התארגנו: כיצד לשתף פעולה במשרד של מיקרוסופט בחמישה שלבים פשוטים

התכונה החדשה הגדולה ביותר ב- Microsoft Office 2016 היא שהיא מאפשרת עריכה שיתופית בזמן אמת. לאפשר ליותר מאדם לעבוד על קובץ בו זמנית ולגרום לכל הצדדים לראות את השינויים כפי שמשתפי הפעולה גורמים להם, זה כבר זמן רב מכירת חליפות משרדים מתחרות, כלומר גוגל דרייב עם המסמכים, הגיליונות והאינטרנט המקוונים שלו. אפליקציות לפריון. עריכה משותפת בשידור חי ב- Office היא תוספת מבורכת, אם איחרה, ליישומי Office. השימוש בתכונות העריכה השיתופיות דורש מעט התקנה וקצת ידע. חמשת הצעדים הללו יעזרו לכם להתחיל.

1. בדוק את שמך

איך אנשים יידעו מי אתם כשאתם נכנסים לקבצים שלהם ומתחילים לערוך? פתח יישום, כגון Word או Excel, ועבור לקובץ> אפשרויות ואז בכרטיסייה כללי תראה כותרת בשם "התאם אישית את העותק שלך של Microsoft Office." משתמשי מקינטוש ימצאו אפשרות זו בהעדפות> משתמש. כאן תוכלו לעדכן את שמכם, ראשי התיבות ומידע מזהה אחר. סביר להניח שתראה כמה פרטים שכבר מולאו על סמך חשבון Microsoft שלך, או מידע כלשהו שנמסר על ידי מנהל חשבון העסק שלך.

בכל מקרה, עדכון השם והראשונים מועיל אם אנשים מכירים אותך לפי דבר אחר שאינו שמך החוקי או השם שהוזן. בחירת ראשי תיבות שמאפשרת לזיהוי עוזרת גם אם אתה משתף קבוצה של ראשי תיבות עם משתפי הפעולה שלך. לדוגמה, שיניתי את ראשי התיבות הנפוצים מאוד שלי, JD, ל- JED.

2. שמור קבצים בענן

אף אחד לא יכול לעבוד איתך על קובץ אם הקובץ לא נשמר במרחב משותף. יהיה לך זמן קל יותר לעקוב אחר הקבצים שלך אם תשמור אותם במרחב משותף מההתחלה, במקום לחכות ל- Office 2016 שיבקש ממך ליצור עותק לחלל משותף (מה שיעשה בכל פעם שתעשה נסה לשתף קובץ שנשמר באופן מקומי).

עבור אל קובץ> שמירה בשם ובחר מיקום ב- OneDrive (משתמשי בית יבחרו באפשרות ראשונה זו), OneDrive for Business או SharePoint.

3. הזמן משתפי פעולה

כדי להזמין משתפי פעולה, תזדקק לתפריט אפשרויות שיתוף שנמצא בפינה השמאלית העליונה. חפש את הסמל "אדם עם סימן פלוס". מכאן אתה יכול לבחור "הזמן אנשים".

Invite People פותח תיבה ממש באותו חלון שבו אתה מזין כתובות דוא"ל, מוסיף הודעה אופציונלית ושתף את הקובץ באמצעות דואר אלקטרוני. בגירסת ה- Mac של Office 2016 עבור Mac, כפתור השיתוף מציע גם אפשרות העתקת קישור ושליחת קבצים מצורפים, שמשתמשי Windows יכולים למצוא בחלונית קובץ> שיתוף. בתחתית חלונית השיתוף נמצאת בחירה "קבל קישור שיתוף", אשר מעתיקה קישור לקובץ אל הלוח שלך, שתוכל להדביק אותו בכל פלטפורמת התקשורת או שיתוף הפעולה שאתה רוצה.

4. כאשר עריכה בזמן אמת לא מופיעה, רענן לראות שינויים

אם אתה וכל משתפי הפעולה שלך משתמשים באותו מיקום ב- OneDrive for Business או SharePoint לצורך שמירת קבצים, וכולכם משתמשים באותה גרסה של Office 2016, עליכם להיות מסוגלים לראות שינויים בקובץ כפי שהם מתרחשים, כאשר הקלדת כל אחד מסומנת על ידי צבע וסט מזהים של ראשי תיבות או תמונה.

אבל, אם משתפי הפעולה שלך ניגשים לקובץ ששיתפת בדרך אחרת, למשל דרך הגירסה המקוונת של Word, כפי שעשה משתף הפעולה שלי במהלך הבדיקה, יתכן שלא תראה שינויים מופיעים בזמן אמת. הייתי צריך לרענן ידנית או לעדכן את הקובץ שלי.

בתחתית החלון, חפש שורה שאומרת "עדכונים זמינים."

רענן את המסמך על ידי לחיצה על טקסט זה, והשינויים של משתפי הפעולה שלך יופיעו.

5. נעילת תוכן כדי למנוע שינויים

לפעמים אתה מזמין משתפי פעולה לעזור לערוך מסמך, אבל יש תוכן שהם לא צריכים לשנות. אתה יכול לנעול אותו באמצעות הכלי Block Authors, שלא נקרא כך באופן אינטואיטיבי. זה נשמע כאילו היא תבטל הרשאות עריכה, כאשר למעשה היא פשוט נועלת תוכן שבחרת בעריכה.

הדגש את התוכן שברצונך לנעול. עבור לסקירה> חסימת מחברים. בקטע המודגש יופיע כעת אייקון לצידו שמעיד שאיש מלבדך אינך יכול לשנות אותו.