התארגנו: כיצד להימנע מציצת זמן הדוא"ל

דוא"ל הרס את הפרודוקטיביות, וכמעט אף אחד לא מבין עד כמה רע. משך הזמן שאנשים מבלים בתוכניות דוא"ל הוא מדהים ומרחף קרוב ל -30 אחוז מכל יום. אבל יש דרך להתמודד עם זה. ואתה יכול למעשה לנצח את בעיית הדוא"ל מבלי בהכרח להפחית את הסכום הכולל שאתה מבלה בדוא"ל. הפיתרון, שאני משתף בהמשך, תלוי בהבנה ראשונה של הבעיה טוב יותר.

הדוא"ל גרוע יותר מפייסבוק

על פי המחקר, אימיילים גרועים יותר בפריון שלך מאשר בפייסבוק, והבעיה היא שאנשים לא מבינים כמה זמן הם מבלים בדוא"ל.

רובי מקדונל, סמנכ"ל פיתוח מוצרים ב- RescueTime, מסכים על סמך מה שהוא רואה ושומע מהמשתמשים. RescueTime הוא כלי לניהול זמן העוקב אחר היישומים ואתרי האינטרנט שבהם אתה משתמש במחשב ובמכשיר הנייד שלך. לאחר מכן הוא יוצר דוחות המראים כיצד אתה מבלה את זמנך.

שאלתי את מקדונל אילו מגמות פריון הוא ועמיתיו ב- RescueTime רואים כשהם מסתכלים על נתונים שנאספו מהמשתמשים שלהם במצטבר. "המגמה הגדולה ביותר שאנו רואים היא שזמן של אנשים נוטה להישלט על ידי אפליקציות לתקשורת. דוא"ל ספציפית הוא זה שבנתונים שלנו הוא תמיד נמצא בראש."

"דבר אחד שאנחנו שומעים מאנשים שנרשמים ל- RescueTime הוא 'אני מפחד לראות מה אומרים הנתונים כי אני לא רוצה לראות כמה זמן אני מבלה בפייסבוק או ב- Reddit.' לעתים קרובות, שבוע לאחר מכן הם אומרים, 'זה לא היה נורא כמו שחשבתי, אבל אלוהים אדירים, אני מבלה הרבה זמן בדוא"ל, ' "הוסיף מקדונל.

מדוע אימייל 'רע?'

אז מדוע דוא"ל רע, בדיוק? חלק ממומחי הפרודוקטיביות אומרים שזה בגלל שדוא"ל הוא "עבודה על עבודה" ולא העבודה עצמה. טענה נוספת, שהיא ככל הנראה מדויקת יותר, היא שדוא"ל מפריע לנו כל הזמן. משך הזמן שאנו מבלים בדוא"ל אינו הבעיה. זה שהזמן נפרש לאורך היום.

עובדי ידע במיוחד זקוקים בדרך כלל לתקופות של מיקוד ללא הפרעה כדי לבצע את העבודה החשובה באמת. "מרבית האנשים מבהירים את העובדה שהדוא"ל הוא הפעילות שעומדת למשוך אותך מהמחשבה היצירתית הזו שוב ושוב לאורך היום, " אמר מקדונל.

קריאה של אימייל לא פעם מייצרת עומס יתר ומעייפת אותך, על פי מיקל ברנר, מנכ"ל EasilyDo, אפליקציה שמאפשרת אוטומציה של היבטים קטנים בחייך כדי לעזור לך לפנות זמן. כאשר אנו בודקים דוא"ל לאורך היום, אנו לא ממש מעבדים את הדוא"ל או מטפלים בו, ושניות אלו מסתכמות בזמן המבוזבז. "אם אתה מתכוון לפתוח דוא"ל, עשה זאת איתו משהו, למשל להגיב אליו, או למחוק אותו או לתקן אותו. אל תפתח אפילו דוא"ל אלא אם כן תוכל לעבד אותו ברגע זה."

מה שכן, מערכות תקשורת נועדו להודיע ​​לך כשמגיעה הודעה חדשה. "הם מצמידים לך התראות כל הזמן, " אמר מקדונל. "זה נדיר יותר ויותר שמקבלים יותר מכמה דקות לפני שאתה נמשך לפעילות אחרת." גם אם אתה לא קורא כל דוא"ל שמגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך במלואו, תשומת הלב שלך מתחלקת כשאתה מקבל הודעה על כך שהודעת דוא"ל חדשה הגיעה. וגם אם לא הפעלת התראות, אתה עדיין מפר את המיקוד שלך בכל פעם שאתה בודק את תיבת הדואר הנכנס כדי לראות אם מישהו מנסה לשלוח לך בדוא"ל בעניין דחוף.

"זה לא כאילו 30 אחוז מזמנו של מישהו מבזבזים בדוא"ל בתחילת היום ואז שאר היום מבלה בביצוע דברים אחרים, " אמר. "זה מאוד פרוס, מה שמרמז שאתה כל הזמן מופרע."

כיצד להילחם בדוא"ל

אתה יכול לצאת מהדוא"ל ובחזרה לעבודה האמיתית והקשה. ניתן לעשות זאת תוך מספר שבועות בלבד ובחמישה שלבים פשוטים.

1. התקן תוכנית למעקב אחר זמן, כגון RescueTime או Toggl, ותן לה לעקוב אחר כמה זמן אתה מבלה בדוא"ל בכל יום ומתי. ודא שכל אפליקציות הדוא"ל והצ'אט שלך מסווגות במדויק כתקשורת.

2. המתן כשבועיים כך שיהיו לך מספיק נתונים. לאחר מכן בחר תאריך באופן אקראי והסתכל בדוח השעה שלך. אתה במצב טוב אם השימוש בתקשורת שלך מרוכז לפעם או פעמיים ביום. אתה במצב לא טוב וצריך לבצע שינויים אם השימוש באפליקציות התקשורת שלך מתפרש בפרוסות קטנות לאורך היום, כפי שמוצג בתמונה למטה.

המטרה היא לאו דווקא להפחית את מספר השעות שאתה מבלה בדוא"ל. המטרה היא לגרום לשימוש בדוא"ל פחות לפרוס ומרוכז יותר כך שהדוחות שלך ייראו כך יותר:

3. על סמך התבניות שלך, זיהוי פעם או פעמיים ביום שלא תבדוק דוא"ל. עבור אנשים רבים, הבוקר, עד כשעה לפני הפסקת אמצע היום שלך, ואחר הצהריים, החל משעה לאחר הפסקת אמצע היום שלך, הם זמנים אידיאליים. במהלך תקופות אלה, סגור אפליקציות דוא"ל וחוסם את הדואר האלקטרוני על ידי התקנת כלי ללא הסחת דעת כמו StayFocusd. אם יש לך חשבון RescueTime Premium, אתה יכול להשתמש בכלים שלו כדי לחסום את עצמך מגישה לדואר אלקטרוני.

4. באופן דומה, בחרו שעה שתבדקו דוא"ל. נניח שתקופת המיקוד שאינה שולחת דוא"ל תהיה בין 9:00 בבוקר ועד 11:30 בבוקר, ומפגש הדוא"ל שלך יהיה בין השעות 11:30 עד ארוחת הצהריים. אם השעה 11:10 ואתה מרגיש פיתוי לבדוק דוא"ל, יהיה לך קל יותר למנוע אותה אם יש לך זמן מוגדר מראש לפתוח את תיבת הדואר הנכנס.

5. אם אתה פרנואידי שיגיע הודעה דחופה וחשובה בזמן שאתה מנסה לעבוד, הקם מערכת התראה VIP. למשתמשי iOS כבר יש אחד המובנה ביישום הדואר שלהם. אם אינך משתמש ב- iOS או שאתה רוצה מערכת התראה VIP הכוללת אפשרויות והתאמות אישיות נוספות, נסה את AwayFind. בשני המקרים, אתה יכול לקבל התראה, כגון הודעת דחיפה בטלפון שלך או אפילו הודעת טקסט, כאשר אדם חשוב מאוד שולח לך דוא"ל. פירוש הדבר שתוכל לבדוק דוא"ל רק אם תקבל הודעה, אשר בתקווה תהיה לעיתים רחוקות. כל שאר הדוא"ל יכולים לחכות.

טריק נוסף שאני באופן אישי משתמש בו הוא לדחות את פתיחת יישומי הדוא"ל שלי ברגע שאני מתחיל לעבוד. אני רוצה לדפדף בדוא"ל העבודה בדבר הראשון בבוקר בטלפון שלי, רק כדי לבדוק כל דבר דחוף באמת. הסיבה שאני משתמשת בטלפון היא מכיוון שקל לי יותר לכבות את המחשב הנייד או המחשב השולחני שלי אם אין משהו שדורש את תשומת ליבי המיידית. אם אני רואה דוא"ל חשוב אך לא דחוף, אני יכול להוסיף כוכב. אם זה באמת דחוף, אני עונה ישירות מהטלפון. אבל מכיוון שאני לא אוהב לקרוא או לכתוב בטלפון, אני לא מתפתה להישאב להודעות דוא"ל אחרות שלא ממש דחופות.

זה סוגים של טריקים קטנים שמסתכמים ברווחים גדולים כדי להימנע מאימייל ולהחזיר אותך לעבודה החשובה.