התארגנו: אל תתנו לעומס דיגיטלי להרוס לכם את החיים

העומס הדיגיטלי, העומס הגופני, העומס הרגשי… הכל גובה מחיר בחיים שלך. יוני סרוואטרי יודע על העומס. היא מומחית בארגון ופרודוקטיביות, כמו גם מחברת ספר חדש בשם " מאחורי העומס: אמת". אהבה. משמעות. מטרה .

היא אישה על פי ליבי. רבים מהעקרונות המנחים אותה להתארגנות דומים לשלי, המושרשים בשיטות השכל הישר, כמו לבטוח במערכת שלך ולחסל את הסחות הדעת.

קבעתי לראיין את סרוואטרי על ידי סקייפ, אבל דפקתי את התאריכים והשעות של הראיון לא פעם אחת, אלא פעמיים. כשיש לך טור וספר על התארגנות, כמוני, ואתה דופק משהו פשוט כמו התאריך והשעה של פגישה עם מומחה אחר בארגון, ובכן, האירוניה בזה משאירה טעם מר בפה.

הסיבה שדפקתי - וזה כל מה שקשור לעבודתו של סרוואטרי - היא שהתרחשתי יותר מדי בחיי, יותר מדי דברים בראש שזכור לי. משהו היה צריך לתת. לאחרונה עברתי למדינה חדשה, התחלתי אורח חיים חדש, וכעת אני מתכונן לעבור למדינה חדשה. סרוואטרי אולי תגיד שאני זקוקה להטלה נפשית, תרגול יומיומי בו היא רושמת כל מטרה שעולה על דעתה, בלי קשר אם זה כבר ברשימת המשימות שלה. הטיהור ההוא, היא מאמינה, משחרר אותנו להיות לא רק פרודוקטיביים יותר, אלא גם לשלום עם עצמנו.

כאשר התחברנו סוף סוף לסקייפ, סרוואטרי היה מבעבע, ובכל זאת רגוע והיא צחקה לעיתים קרובות, אפילו כשתיארה את הנהלים היומיומיים יותר בהתארגנות. היא התחילה את הראיון שלנו בתשובה לשאלתי הראשונה עוד לפני שהיה לי סיכוי לשאול אותה.

יוני סרוואטרי: הפילוסופיה שלי לגבי העומס, בין אם דיגיטלית ובין אם פיזית, היא שמדובר באותו סוגיה. אנשים נוטים לצבור עומס דיגיטלי מכיוון שהם לא ממש יכולים לראות את זה.

העומס הוא עסק שאינו גמור. העומס נשאר בתמציתיות, ואתה נושא אותו איתך. אם יש לך דברים דיגיטליים ולא שחררת את זה וזה לא משרת מטרה, וקבעת שזה לא מועיל, אז זה הבלגן.

העיסוק הבלתי גמור של, נגיד, כל דבר אחר שעוסק במוחך שלא טיפלת בו, או אי הסליחה שבלבך, או משהו - מכתבי תודה שלא כתבת, הכרת התודה שבך לב שלא בא לידי ביטוי - גם הכל בלאגן.

אז יש רגשי, יש נפשי ואז יש עומס דיגיטלי. יש גם מתאם בינם לבין העומס הפיזי.

ג'יל דאפי: דבר קצת יותר על עלות העומס, בין אם זה דיגיטלי או פיזי.

JS: אנשים מרגישים חסרי עוצמה, לא מלאי אנרגיה, לא אופטימיים, כאילו הם נמצאים בסחרור מטה בחייהם. אנשים אומרים לי שהם מבחינה גופנית חשים שהם נחנקים כשיש להם יותר מדי בלאגן. וזה לא יכול להיות רק עומס פיזי, אלא עומס בראש. זה מהמם. אתה לא יכול להתקדם! אנשים חשים משותקים, נטולי תנועה, חסרי אנרגיה.

בין אם זה העומס הפיזי או הדיגיטלי, הוא קשור לעומס הרגשי והרוחני.

ג'יי.די: בספר שלך אתה נכנס לעלות הזמן של העומס?

JS: כן, כן! אני מאוד נלהב מזה. אני מלמדת ניהול זמן, אני קורא לזה הרחבת זמן, כבר שנים. הכל קשור.

כשיש לך עומס, לוקח לך זמן כפול לעשות משהו או להגיע לאנשהו. אם אתה חושב על להיות בתוך בית, אם השביל עמוס בחומר, ייקח לך כפליים לעבור את הדלת. אתה אפילו לא יכול להגיע לדלת אם יש הרבה עומס!

באותו אופן, ניתן לערוך את המסלול לביצוע פעילות. לדוגמה, אני מדבר איתך, ואני רוצה לנהל שיחה מרתקת, אבל אם יש עומס, יהיה העומס בראש שלי. אם אני חושב על משהו אחר, אני לא ממש נוכח איתך ברגע. אז זה מונע מאיתנו לנהל שיחה מעוררת עניין. מאה הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס גורם לי לחשוב, "אלוהים, מה יש שם שעדיין לא הגעתי אליו?"

יש 86, 400 שניות ביום. אם מישהו היה נותן את אותו המספר בדולרים , כך 86, 400 דולר, ביום אחד ואמר לך, "אתה לא יכול לגלגל אותו, אתה לא יכול להחליט מה לעשות עם זה ביום אחר, " מה היית עושה? הייתם משקיעים זאת בתבונה. תתחיל לבנות בסיס.

הרבה אנשים שנמצאים בפרודוקטיביות ומלאי תשוקה לטכנולוגיה נקלעים לאפליקציות ותוכניות חדשות, והם שוכחים כי ראשית הם צריכים להתחיל עם בסיס. 86, 400 שניות ביום, או 168 שעות בשבוע, או 24 שעות ביממה - מה אתה רוצה לעשות עם זה?

אני מתחיל בתפקידים. אני מתחיל עם הבסיס. מהם התפקידים בחיים שלך? עכשיו תחשוב על זה כמו תרשים עוגה. כמה זמן אתה רוצה להקדיש לשחק כל תפקיד? ואז אתה מסתכל על הזמן שלך כמו פאזל ומעביר דברים.

תמיד יש פחת. אנשים חושבים שיש להם 300 שעות בשבוע, אבל באמת, זה 168.

ג'יי.די: מה זה אומר? יש לך שעות רבות בשבוע כמו ביונסה?

JS: אובמה, מדונה, גאנדי, בודהה, ישו - לכולם יש את אותה כמות זמן בשבוע! כשאנשים מתלוננים שאין להם מספיק זמן, אני אומר "תפסיק את זה", מכיוון שהם נלחמים באמת במה שיש .

אמת, אהבה, משמעות, מטרה. כשאני עובד עם אנשים בזמנם אני שואל, "באמת, מה אתה עושה עם 168 השעות שלך?" ראשית הם צריכים להבין מדוע הם מרגישים שיש להם גירעון ומדוע הם חשים המומים. ואז אני שואל מה האידיאל? איפה אתה רוצה להיות עם 168 השעות?

הנה הפילוסופיה: כשאתה יוצר גבולות ברורים על הזמן שלך, אתה חסר גבולות בתוך מרחב הזמן הזה. כשאתה יוצר גבולות ברורים על דברים אתה יכול להיות חסר גבולות בתוך המרחב הזה.

מה שאנחנו עושים זה להגדיר כוונה. אז למשל, "בשעה זו אני הולך להכין את רשימת המטלות שלי לקראת ההודו." ומה שקורה זה לא לוקח חמש שעות. זה לוקח שעה אחת מכיוון שקבעת את הכוונה הזו.

JD: אז זה קשור לתת לעצמך מגבלה ריאלית, ואז לעבוד בגבול זה.

JS: כן. גבול ריאליסטי, או מה שזה לא יהיה הרעיון שלך לממש. לכל אחד יש רעיון משלה למה זה אומר. כשאתה יוצר את הזמן הזה ואתה מסור לזה, אתה ממוקד בלייזר בזה.

ג'יי.די: מה אנשים רואים כאזור בו הם רוצים לבלות פחות זמן, ברגע שהם בעצם מסתכלים על איך הם מבלים את זמנם?

JS: כמה דוגמאות נכנסות לחור הארנב של המדיה החברתית. כמו כן, בדיקת מיילים לאורך כל היום. עדיף לעשות את זה פעם אחת בבוקר, אולי פעם אחר הצהריים אחרי שתחזור מארוחת הצהריים, ופעם אחת בסוף היום.

אחת נוספת היא הפרעות. במשרד, הרבה אנשים מקבלים הפרעות אם יש לך מדיניות של דלת פתוחה, ואני תמיד אומר שאתה צריך ללמד אנשים איך להתייחס אליך. התבדחתי עם אחד הלקוחות שלי שכולם צריכים לקחת מספר לפני שהם נכנסים למשרדה, במקום רק להיכנס.

הכל קשור למערכות. אם יש לך הפרעות בעבודה ואתה מנהל, אתה צריך ללמד את כל מי שעובד עבורך לכבד את זמנך, אולי על ידי סגירת הדלת שלך. יכולות להיות לך שעות משרה, כאילו היית פרופסור, אולי אומר בין 10:00 ל -12: 00, אני פתוח לכל מי שיש לו שאלות, אבל בין השעה 02:00 ל -3: 30 אני הולך להיות עושה קריאה ומחקר.

הקדיש את הזמן שלך כאילו זה פגישה עם מישהו אחר.

ג'יי.די: זה טיפ נהדר, להתייחס לזמן שלך כאילו היה פגישה.

JS: כן, או תור לרופא. זה חשוב לא פחות.

JD: חלק מהיישומים והשירותים המקוונים האהובים עלי הם כאלה שעובדים באופן בלתי נראה ומבלי שאצטרך לנקוט בפעולה, כמו IFTTT, RescueTime ו- EasilyDo. יש לכם אפליקציות אהובות שיעזרו לכם למקסם את הזמן או לשמור על זמן יקר?

JS: התזכורות נהדרות. זה כמו להיות עוזר אישי וירטואלי. גם באאוטלוק. זו מערכת מנוסה ואמיתית. אתה יכול להגדיר התראה. אתה יכול לנמנם. אתה יכול להעביר אותו למישהו אחר שיטפל בזה. אני אוהב את זה.

אני מנסה לשמור על זה כמה שיותר פשוט ולא שיהיו לי יותר מדי תוכניות. כפי שאתה בטח יכול לספר, אני כמו ילד במובנים מסוימים, ואם זה מסתבך מדי, אני משתעמם והמוח שלי הולך למקום אחר.

הנה דוגמה: סריקת אפליקציות. כל תוכנות הסריקה הנפלאות הללו יוצאות בכל יום. היו לי ארבעה שאני חוקר, ורק רציתי למצוא משהו כדי שאוכל להיפטר מאחד המכשירים שלי. מצאתי אחת כזו, אז עם האחרות, לא לקחתי יותר מדי זמן לנסות אותן. כשניסיתי את האחרים, ברגע שהבנתי שזה לא בשבילי, מחק!

אם אתה בודק אפליקציות שונות ומערכות שונות ומגלה שמשהו לא עובד עבורך, עליך למחוק אותו, גם אם שילמת כסף עבורו. התמקדו בזה שאתה מרגיש מהדהד איתך, וקח את זה לאורך כל הדרך. מה שקורה להרבה אנשים זה שבועיים אחר כך, הם מנסים משהו אחר ואז שוב יש להם עומס דיגיטלי.

ג'יי.די: שמתי לב לאותו דפוס. אנשים שאוהבים טכנולוגיה רוצים לנסות הכל חדש ולא לבחור אפליקציה אחת ולהוקדש לשימוש בה. הם לא רואים בזה השקעה בזמנם.

JS: הם לא מרפים! אני אבדוק את הטלפון העמוס של מישהו, ויהיו להם אפליקציות שהורידו לפני שנה ואף פעם לא השתמשו בהן. אני אומר להם "מחק, מחק, מחק!"

אנשים חוששים למחוק תוכניות שרכשו. אבל זה יחזור שוב אם הם יזדקקו לו.

תוכנית נוספת שאני אוהבת היא PaperKarma. אם אתה מקבל דואר זבל פיזי בפועל, אתה פשוט מצלם את תווית התפוצה עם הברקוד, והם מורידים אותך מהרשימה. ואז זה חוזר אליך ואומר "הצלחה!" כשזה עובד.

JD: אני רוצה לחזור לאאוטלוק לרגע. אמרת שאתה משתמש בתזכורות רבות. האם אתה יכול לתת דוגמא ליום ואיזה סוג של דברים אתה מכניס כתזכורות, למי נועדו חסימות הזמן וכן הלאה?

JS: כן, בואו נתחיל איך התזכורות האלה נכנסות לשם. בתחילת כל יום, אתה רוצה לעשות השלכה נפשית של כל הדברים בראש שאתה צריך לעשות. אל תסווג עדיין רק. בתום שתיים או שלוש דקות, אולי יש לך שם 25 דברים. ואז, בהתבסס על האינטואיציה שלך והיכן אתה נמצא היום, הקצה תאריך מטלה לכל אחד, כך שאתה מתחייב לזה. לאחר מכן, עליך להגדיר כמה קטגוריות לרשימת המשימות שלך, ואתה הולך להקצות קטגוריה לכל אחת מהן. זה חלק אחד מזה.

ואז החלק האחר הוא כאשר אתה מגדיר את לוח הזמנים שלך, אתה צריך להיות גבולות ברורים לזמן שלך. בתחילת ובסופו של כל יום, אתה רוצה להסתכל ברשימת המטלות שלך ולתעדף את אלו שאתה רוצה לעשות. נניח עבורך כסופר, יש לך "כתיבה או מחקר" כקטגוריה. ייתכן שלא תבצע את הקטגוריה של המשימה כל יום. ייתכן שתעשה זאת רק בימי שלישי וחמישי.

ג'יי.די: נראה שההטלה הנפשית נועדה לשחרר את העומס במוח, להוריד את הדברים האלה מדעתך, לצאת מהחזה שלך, להוריד אותם ואז להתמודד איתם בזה אחר זה בצורה מאורגנת ושיטתית מאוד.

JS: כן. וזה הדבר החשוב ביותר: אני לא רוצה שתבדוק אם כבר יש לך משימה זו ברשימה. כל העניין הוא השלכת נפשית. אם תכתוב משהו ורואה שהוא כבר מופיע ברשימת המשימות שלך 10 פעמים - וזה משוגע! - זה מראה כמה פעמים אתה חושב על זה. כעת מדובר בפיתוח מערכת לזכירת המשימה ולביצועה, ולבטוח שהמערכת תעבוד עבורכם, שתוכלו לסמוך על אותה מערכת, שתוכלו לסמוך עליה.

הדבר הראשון הוא להבין את המערכת שמתאימה לך. תשכח ממה שכולם עושים.

הלוואי ואנשים יוכלו לעשות גמילה דיגיטלית במשך שבוע כדי להבין מה באמת חשוב. מה שקורה כשמופלאים לך דברים זה שהכל הופך להיות "חשוב".

מה מורשתך? למה אתה כאן על כדור הארץ? אם אתה מנהל בחברה או יזם, מה המטרה או הצהרת המשימה שלך? אתה כל כך נלכד להיות פרודוקטיבי כדי להיות פרודוקטיבי שאתה מאבד את הכוונה, את הסיבה שאתה עושה משהו.

זה כל כך פשוט! האם אתה אוהב את הזמן שאתה מבלה? מה האמת של התפקיד אותו אתה ממלא? מה האמת של הזמן שאתה מבלה? האם יש לך משמעות? לפעמים אנו מבלים בדברים שיש להם משמעות עבור אנשים אחרים, ועלינו לדעת לאיזו מטרה היא משרתת. אמת, אהבה, משמעות, מטרה. זה כל כך פשוט.

ג'יי.די: מדוע אתה חושב שזה כל כך הרבה אנשים מתקשים לחזור להצהרת המשימה שלהם או למטרתם?

JS: מכיוון שהם מוצפים בלאגן.

אני אומר לאנשים להפסיק, ולהיכנס עם האמת, האהבה, המשמעות והמטרה שלהם, ושיהיה ערנות תמידית. בלי העומס, הכל מתבהר מאוד.

ג'יי.די: אם היית יכול לעודד אנשי מקצוע עסוקים לוותר על סוג אחד על בלאגן או על דבר אחד שעומד על חייהם, מה היית מייעץ להם?

JS: לאחר שתיבת הדואר הנכנס שלך נמצאת באפס.

ג'יי.די: היית ממליץ להם לקבל אפס הודעות, או שתמליץ להם לוותר על המטרה הזו?

ג 'ייס: אמרתי ללקוח אחד, "אם אתה יכול לסלק את תיבת הדואר הנכנס שלך ולהחזיק אותה באפס הודעות בסוף היום, אתה תרגיש כמו מיליון דולר." כוונתי לכך היא שיש מערכת כך שתוכלו להסתכל על הודעה, לגעת בה ולהחליט אם זה משהו שאתה מתכוון להגיב אליו, או להחליט שאתה הולך לקרוא אותו אחר כך ולהכניס אותו ל קרא תיקיה או החליט שאתה מבטל את הרישום לרשימה - אני חושב שזה הדבר האחד לבלאגן דיגיטלי. אם אנשי מקצוע יכולים להביא את תיבת הדואר הנכנס לאפס, אני חושב שזו מטרה נהדרת. ואני לא מתכוון שאתה הולך לנקוט בפעולה על כל דבר. אני פשוט חושב שזה יעזור לך לנקות את עצמך מנטאלית כך שאתה מוכן לכל מה שהיום ימצא לך, או ללכת הביתה ולהיות נוכח ומעורב באופן מלא במשפחה שלך, או אם אתה יוצא לדייט, להיות מאורס לחלוטין עם בן / בת הזוג. זה תרגול רוחני, נפשי, רגשי.