התארגנו: 5 דרכים בהן אתם מחבלים בפריון

אני מבלה זמן רב בקריאת מחקרים על ארגון ופרודוקטיביות, ואני מבלה הרבה זמן עם בילויים עם חובבי טכנולוגיה. מכיוון שמצאתי תיאוריות ושיטות עבודה מומלצות בנושא מקסום הפרודוקטיביות ושמירה על סדר, ראיתי גם הרגלים נפוצים בקרב אנשים שאוהבים טכנולוגיה המחבלים ישירות ביכולתם לתפקד במיטבם.

אנשים מדברים הרבה על פרודוקטיביות, אך לעיתים רחוקות מבזבזים זמן רב בדיון במה מדובר. עבורי, הפרודוקטיביות היא אישית מאוד, אך בסופו של דבר מדובר בהשגת יעדים.

מטרה יכולה להיות כל דבר, החל ממקסום הרווחים בעסק, ועד ביצוע עבודה של תשעה עד חמש מהר יותר כך שישארו לך כמה משאבים נפשיים ופיזיים כדי לעסוק באינטרסים אישיים. יש אנשים שרוצים לצאת מהמשרד מהר יותר מדי יום כדי לבלות יותר זמן עם המשפחה שלהם. יש אנשים שרוצים להכניס שעתיים של עבודה בכל לילה בכתיבת תסריט קולנוע.

לא משנה מה תרצו לעשות, להיות עצמך היצרני ביותר פירושו:

1. לחשוב מה אתה שואף לעשות, 2. להבין מה אתה יכול לעשות אם אתה יוצר סביבה אופטימלית, ו

3. המשך יצירת סביבה אופטימלית והשלמת המשימות שלך או השגת היעדים שלך.

כמובן שהמעקב בדרך כלל הוא הבעיה. הרשה לי להצביע על כמה מהדרכים הנפוצות ביותר בהן אני רואה חובבי טכנולוגיה בפרט מחבלים בפריון שלהם.

1. הופ-אפליקציה

אם אתה אוהב טק, כנראה שאתה גם אוהב אפליקציות. אתה תמיד מוריד את האפליקציה האחרונה. אתה גאה בכך שאתה מאמץ מוקדם. עם זאת, אתם מחבלים בעצמכם אם אתם מיישמים אפליקציות לייצור פרודוקטיביות. אפליקציות פרודוקטיביות הן אפליקציות ושירותים המסייעים לכם לבצע את העבודה, כולל רשימות מטלות, אפליקציות לניהול משימות, שירותי סנכרון קבצים, אפליקציות לרישום הערות, לוחות שנה וסוויטות משרד.

עם כל אפליקציה חדשה, תהיה השקעה בזמן להגירה וללמוד כיצד להשתמש במערכת. הוסף התאמה אישית, ובזבוז הרבה זמן שיכולתם לבזבז ביצירתיות. בנוסף, ייקח לך זמן לפתח הרגלים חדשים לשימוש באפליקציות האלה שאתה כנראה משתמש בהן מדי יום. זה זמן אבוד יותר, ולעתים קרובות יותר "עבודה על עבודה".

עם זאת, עליכם להיפטר מכל אפליקציה או שירות שאינו עונה על הצרכים שלכם. אבל החלטה זו צריכה להיות מבוססת על האם הכלים הקיימים שלך עושים את מה שאתה צריך, ולא אם אתה חושב שהדשא יכול להיות ירוק יותר בעזרת אפליקציה אחרת.

עצה: בחר אפליקציה אחת לכל אחד מצרכי הפרודוקטיביות שלך והצמד לה.

2. נפילה לדואר האלקטרוני חור שחור

רוב חובבי הטכנולוגיה יודעים שאסור להם לבזבז יותר מדי זמן בדוא"ל, ובכל זאת הם נשאבים לתוכו במשך שעות כל יום. כמה גרוע בעיית הדוא"ל שלך? האם אתה אפילו יודע כמה זמן אתה מבזבז?

אחת הדרכים למדוד זאת היא להשתמש ב- RescueTime, כלי freemium שעובד באופן בלתי נראה ברקע כדי לרשום כמה זמן אתה מבלה בכל אפליקציה ואתר שאתה משתמש בו, כולל אימיילים.

RescueTime יכול לפקוח את עינייך לחומרת בעיית הדואר האלקטרוני שלך, אך זה לא יכול למנוע ממך להשתמש בה. התוסף Stayfocusd יכול אם אתה משתמש בדוא"ל מבוסס אינטרנט. הוסף את אתר הדוא"ל שלך לרשימת הדומיינים שתמנע ממך גישה, ואז קבע את השעות בהן יש לאכוף את המגבלות. StayFocusd יחסום אותך מהאתר.

אם כבר מדברים על פעמים, דרך נוספת לבלום בעיית דוא"ל היא ליצור הרגלים חדשים כשאתה בודק דוא"ל. מומחים מסכימים בדרך כלל כי אחת הדרכים הגרועות ביותר שאנשים מחבלים בפריון שלהם היא באמצעות פתיחת דוא"ל ברגע שהם מגיעים לשולחן העבודה שלהם. עדיף להתחיל את היום במשימה יצרנית ביותר ולשמור דוא"ל למועד מאוחר יותר.

"אבל, " אתם מוחים, "מה אם יש דוא"ל חשוב שעליו עלי לפעול בדחיפות?" אם דוא"ל הוא צווארון כלבים סביב צווארך, בדוק את דוא"ל העבודה בסמארטפון שלך, ופעל רק בנושאים דחופים. עשה הרגל לבדוק אותה רק בטלפון, מה שיקל על סגירת אפליקציית הדואר האלקטרוני והגעה לעבודה אמיתית. בצע לפחות 45 דקות של עבודה אמיתית לפני שאתה בסופו של דבר משיק דוא"ל במחשב שלך. אולי פשוט תמצאי את עצמך נשאבת למשימה החשובה ההיא ומתעלמת מדוא"ל עד הרבה אחר כך, וזה הרגל נהדר להתפתח.

כשכל השאר נכשל, אני רוצה לחזור על המנטרה הזו: אני לא מקבל תשלום עבור לענות לדוא"ל.

הערה: יתכן שתצטרך לשנות את המנטרה אם אתה באמת משלם כדי לענות לדוא"ל.

עצה: השתמש ב- RescueTime בכדי לכמת את בעיית הדוא"ל שלך. לעולם אל תפתח את אפליקציית הדוא"ל שלך דבר ראשון בתחנת העבודה שלך. מכוון להשלים לפחות 45 דקות של עבודה אמיתית לפני שנכנסים לדוא"ל.

3. להאמין כי ריבוי משימות אינו פרודוקטיבי

אנשים שקוראים על טכנולוגיה, תרבות טכנולוגית ופרודוקטיביות יודעים כי ריבוי משימות אינן יצרניות.

ובכן, סליחה, אבל זה פשוט לא נכון.

מחקרים בנושא ריבוי משימות מראים שהוא מאוד פרודוקטיבי, אך רק לנקודה מסוימת (ראו עבודה של Diwas KC ו- Narayan, למשל). כאשר תרשים אותה, לערך של ריבוי משימות יש צורת U הפוכה. קצת זה טוב, אבל יותר מדי זה פחות גרוע כמו אף אחד בכלל.

מחקרים גם מראים כי הערך של ריבוי משימות משתנה בהתאם לפרט ולסוג העבודה הנעשית. למען האמת, אני מאמין שרוב האנשים יודעים מי מהם

המשימות מתאימות ולא מתאימות למשימות מרובות. תקוע בפגישה שלא ממש רלוונטית לך בכלל? קדימה, תתעדכן במייל! לנסח הצעה של מיליון דולר? עדיף שתתמקד במשימה הזו בלבד.

עצה: הפסיקו להגיד לעצמכם כי ריבוי משימות זה רע וחבקו אותו למשימות מתאימות. אבל אל תדחוף אותו.

4. יצירת ללא כוונה חשבונות כפולים

כמה פעמים נרשמת לחשבון מקוון, רק כדי להבין מאוחר יותר שכבר היה לך קשר קשור לכתובת דוא"ל אחרת? זו בעיה שכיחה בקרב מאמצים מוקדמים שמתגאים בהרשמה לאתרים ושירותים מקוונים חדשים ברגע שהם יהיו זמינים.

קיום יותר מחשבון אחד יכול להיות בעיה אם שקעת זמן בהגדרת החשבון הראשוני. זו גם בעיה אם שמרת נתונים כלשהם בחשבון הראשון שעשוי להיות לך שוב.

הדרך הקלה ביותר להימנע מיצירת חשבונות כפולים היא להשתמש במנהל סיסמאות. מנהלי סיסמאות מנהלים את שמות המשתמש והסיסמאות שלך, וכתועלת לכך הם גם מנהלים מעקב אם יש לך כבר חשבון באפליקציה, אתר ושירות כלשהו.

אני בודק באופן אישי תוכנה ושירותים מקוונים כחלק מתפקידי, וכתוצאה מכך יש לי יותר מ- 450 חשבונות מקוונים. לעולם לא אוכל לעקוב אחר ההרשמות המקוונות שלי ללא מנהל סיסמאות. אני משתמש ב- Dashlane, שהיא בחירת עורכי PCMag. ישנן שתי אפשרויות נוספות של עורכים: LastPass Premium ו- Sticky Password Premium.

עצה: השתמש במנהל סיסמאות כדי למנוע מעצמך ליצור חשבונות כפולים שלא במודע.

5. תזמון פגישות כשאתה הכי חריף

אתה אוהב להיות חד במהלך פגישות, נכון? למרבה הצער, אלא אם פגישות הן ליבת העבודה שלך, תזמון פגישות כשאתה הכי חריף שלך הוא מאוד לא פרודוקטיבי.

בדומה לדוא"ל, פגישות נחשבות "עבודה על עבודה". העבודה האמיתית היא מה שאתה עושה אחרי הפגישה. לכן עדיף לתאם פגישות בשעות ביום בהן אתם בדרך כלל צונחים, בדרך כלל אחר הצהריים, ומגנים על השעות החשובות שלכם בהן תוכלו להתמודד עם הדברים הקשים.

מה זה קשור להיותו חובב טכנולוגי? ובכן, חברי הגיקים, אם אתם מחוברים סופר ומשתמשים בכל הפתרונות האחרונים הקשורים ליומן ולכלי תזמון, כמו דודל, אז אולי הקולגות והשותפים שלכם יכולים לראות מתי אתם פנויים ומתי אתם עסוקים. קל לכל אחד להציע להיפגש בבוקר אם זו הפעם הראשונה ביום, באופן כרונולוגי, כשכולם חופשיים.

אז חסום בלוח השנה שלך בכל שעה ביום שאתה בשיאיך. עבור מרבית האנשים, מדובר בשעות הראשונות של יום העבודה. תייגו הפעם "עבודת מיקוד", או סמן אותה כפרטית כדי שאנשים יוכלו לראות שאתה עסוק אבל לא יודעים מה אתה עושה. חסימת שעות פרודוקטיביות גם תמנע אתכם מלתזמן דברים לא פרודוקטיביים אחרים בשלב זה, כמו פגישות עם רופאים. שמור את הדברים האלה בזמנים של יום בו אתה שרוף.

עצה: אל תזמן פגישות או פגישות בשעות הפריון הגבוהות שלך. חסום את הפסק זמן הזה בלוח השנה שלך לעבודה.