התארגנו: 10 אסטרטגיות לרשימות מטלות טובות ויעילות יותר

כמה יעיל רשימת המטלות שלך? האם זה עוזר לך לתכנן את היום שלך? האם זה עוזר לך לתעדף? או שמא מדובר ברשימה בלתי נגמרת של דברים שאתה מרגיש אשם על כך שלא עשית עדיין וכעת לא סביר שתעשה בכלל?

לרשימה טובה למטלות יש את הכוח לא רק לעצב את היום שלך, אלא גם למקד את תשומת הלב שלך בכל מה שהכי חשוב לך. על ידי רישום המשימות שלך אתה בפירוק מחלק את היעדים הגדולים שלך לחלקים הניתנים לניהול יותר. משימה שבועית של ניקוי ניירות שהצטברו על שולחנכם עשויה לעזור לכם להשיג את המטרה הגדולה יותר להישאר מסודרים וללכת ללא נייר. אפילו רשימת קניות למכולת יכולה להעיד על מטרה גדולה יותר לאכול טוב או לבשל בבית יותר.

כשאתה לומד כיצד ליצור רשימת מטלות יעילה אתה יכול לשמור על דעתך טובה יותר למטרותיך האמיתיות. רשימת מטלות טובה צריכה לתת לך הדרכה, לא למלא אותך באימה. להלן מספר טיפים להכנת רשימות מטלות טובות יותר.

1. בחר באפליקציה המתאימה למשימה עבורך

השלב הראשון להכנת רשימת מטלות טובה יותר הוא ההחלטה היכן לשמור אותה. אין שום דבר לא בסדר עם רשימת מטלות לעיתון. אם זה עובד בשבילך, נהדר. עם זאת, ישנן סיבות רבות לכך שאפליקציית רשימת מטלות ממש טובה היא מעולה:

• לאפליקציות למשימה יש תזכורות מובנות.
• קל יותר לערוך רשימות דיגיטליות מאשר רשימות נייר, כך שתוכל להתאים את סדר העדיפויות שלך ולהבהיר את המשימות שלך לפי הצורך.
• אינך יכול לאבד רשימה דיגיטלית שנשמרת בענן. אם אינך אדם מאורגן באופן טבעי, זה עשוי להיות יתרון מרכזי.
• תצוגות שונות באפליקציה מטלה מאפשרות לראות רק משימות הרלוונטיות כרגע.
• יישומי רשימת מטלות יכולים להיות שיתופי פעולה; אתה יכול להקצות משימות לאנשים אחרים ולקבל התראה לאחר השלמתם.
• אתה יכול לבחור אפליקציית רשימת מטלות עם תכונות המניעות אותך, בין אם זה עיצוב יפה או חוויה מהודקת.

יש מספר עצום של יישומי רשימת מטלות. אתה יכול לאבד את הפרודוקטיביות בשווי שלמים שלמים ולבחון את כל האפליקציות לניהול משימות המופיעות בחיפוש בכל חנות אפליקציות. לאחר שבדקתי רבים מהם, אלה שאני ממליץ עליהם ביותר הם:

• טודואיסט
• כל דבר
• אסאנה
• דברים

כמה אפליקציות אחרות שהן נהדרות בנסיבות מסוימות הן משימות של גוגל (לשילוב עם אפליקציות G Suite), Microsoft To-Do (אם אתה משתמש ב- Microsoft Office או Windows 10), Habitica (אם אתה אוהב משחק) ו- Omnifocus (לאלה שמוסיפים המון פרטים למשימות שלהם). עם זאת יש כל כך הרבה אחרים. אם אף אחד מאלה לא מתלהב, שאל את חבריך (במיוחד את המאורגנים שלך) במה הם משתמשים. נסה כמה ובחר אחד שאתה אוהב וזה מגבה את המידע שלך לענן כך שלעולם לא תאבד דבר.

אם אתה זקוק לעזרה במעקב אחר המשימות מכיוון שהם נראים תמיד בעיצומם או בהמתנה, אפליקציית לוח קאנבן, כמו טרלו, עשויה לשרת אותך טוב יותר מאשר רשימת מטלות מסורתית יותר.

2. עשה יותר מרשימה אחת

למעט מאוד אנשים יש רק רשימת מטלות אחת. צור רשימת מטלות לעבודה ורשימה נפרדת למשימות אישיות. יתכן שתהיה לך רשימה משותפת של משימות ביתיות, רשימה ביום מן הימים שבה תרשום דברים שאתה רוצה לעשות אך אינם דחופים ועוד.

קביעת יותר מרשימה אחת עוזרת לך להתמקד. כשאתה בעבודה ומוכן לקחת על עצמך משימות הקשורות לעבודה, אתה לא רוצה שיוסח מהעובדה שאתה צריך לאפות עוגת יום הולדת ביום החופש שלך.

כל האפליקציות הנהדרות למשימה מאפשרות לך להכין רשימות מרובות. התחל עם כמה קלים וברורים, כגון:

• עבודה
• אישי
• בית

אולי זה הגיוני יותר שיהיה לך פרויקט A ופרויקט B ולא רשימת עבודה כללית. מה עוד אתה צריך? אתה תמיד יכול לשנות את רשימת הרשימות שלך אחר כך.

3. הוסף משימות חדשות במהירות האפשרית

כאשר משימה חדשה קופצת לראש שלך, כתוב אותה ברשימת המטלות שלך במהירות האפשרית. אם ליישום המטלות שלך יש קיצור מקשים כלשהו להוספת משימה חדשה, למד אותה. אם לאפליקציה שלך יש קיצור דרך לטלפון נייד, הגדר אותה.

כשאתה מוסיף משימות לרשימת המטלות שלך ברגע שאתה חושב עליהם, אתה יכול למנוע מעצמך להתעכב עליהם. ברגע שזה ייכתב, אתה לא צריך לזכור אותו יותר.

4. הקצה תאריכי יעד

כאשר למשימה יש תאריך יעד, הוסף אותה לרשימת המטלות שלך. תאריכי תאריך יעד יעזרו לכם לתעדף.

לא כל משימה זקוקה לתאריך יעד קשה ומהיר בחיים האמיתיים כדי לקבל משימה ברשימת המטלות שלך. הקצה תאריך למשימות בכל פעם שאתה יודע בערך מתי אתה חושב שאתה יכול לעשות את זה.

זה יעיל משתי סיבות: ראשית, רוב האפליקציות המטלות מאפשרות לראות את המגיע "היום", "מחר" ו"השבוע ", ללא קשר לאיזו רשימה הם נמצאים. אז אתה יכול לראות את כל המגיעים" היום "בכל רשימת העבודה שלך, ברשימה האישית וכן הלאה. שנית, על ידי מתן תאריכי יעד למשימות, אתה מתכנן ביעילות את השבוע שלך, שהוא אסטרטגיה מצוינת לניהול זמן.

5. בחינה יומית

התחל כל יום על ידי השלכת עין על רשימת המטלות שלך ליום והערכה האם זה סביר. ואז לשנות את זה. אם יש לך יותר מדי משימות היום ואתה יודע שלא תגיע לכולם, אתה מגדיר את עצמך לכישלון.

6. הגבילו את עצמכם בין שלוש לחמש משימות יומיות

ביום ממוצע אני בודק בין שלוש לחמש משימות. אם תכננתי שלא במתכוון 12 משימות ליום, אני יודע שלא אגיע לכולם, מה שאומר שעלי לתעדף מחדש ולשנות את תאריכי היעד שלהם. אם אני מגלה את הבעיה הפוטנציאלית הזו לפני שהיום שלי מתחיל, אני יכול להסתגל ולא להרגיש לחוץ בגלל כל המשימות שהתכוונתי לבצע ולא עשיתי.

מהי מגבלת המשימה היומית שלך? זה תלוי באילו סוגים של משימות אתה כותב וכמה קשה להם לבצע. עם הזמן, אם תעקוב אחר כמה משימות שתסמן בכל יום - היישומים הטובים ביותר לעשות זאת בשבילך - תלמד את המקסימום שלך. ברגע שאתה יודע את המקסימום שלך, אתה יכול להגביל את המטלות היומיות שלך למספר סביר.

7. רשמו משימות, לא יעדים או יעדים

מה שאתה כותב ברשימת המטלות שלך משנה. אוכלוס את הרשימות שלך באמצעות משימות, במקום יעדים ויעדים. לשם כך עליכם לדעת מה ההבדל בין השניים.

יעדים הם הישגים של תמונה גדולה או תוצאות רצויות. בדרך כלל הם קשים לכימות. דוגמה לכך היא "הפך שוטף בהינדי." לשים את זה ברשימת המטלות שלך לא יהיה יעיל במיוחד.

היעדים הם סמנים בדרך להשגת המטרה. הרבה יותר קל לבלבל בין אלה למשימות מכיוון שהיעדים ספציפיים יותר וניתנים לכימות. דוגמה למטרה יכולה להיות "לנהל שיחה בהינדית על הסרטים האהובים עלי".

אז מה הן משימות? המשימות הן הפעולות שאתה מבצע כדי להגיע למטרה. לשבור מטרה ויש לך את המשימות שלך. לעיתים קרובות הם אירועים יחידים, אם כי הם עשויים לחזור. משימה עשויה להיות "ללמוד שלושה פעלים הינדים חדשים" או "ללמוד במשך 30 דקות."

משימות - לא יעדים או יעדים - הן השייכות ברשימת המטלות.

8. שמרו על יעדים ומטרות שלכם נפרדים

הגדרת המטרות והיעדים שלך היא חלק חשוב בהפיכת רשימות מטלות טובות ויעילות יותר. בעולם מושלם, המשימות שאתה מבצע הן בעיקר בחיפוש אחר היעדים שלך. אם לא, מדוע אתה מבזבז את זמנך בעשייתם? אתה צריך לדעת מה המטרות שלך, אבל אתה לא צריך אותן ברשימת המטלות שלך.

רשמו את היעדים והיעדים שלכם במקום אחר. אם רשימת המטלות שלך כוללת קטע הערות, הכניסו אותם לשם. אם אתה מנהל יומן, אתה רשאי לרשום את היעדים שלך ולשנות אותם רבעוני או שנתי. התייחס למטרות שלך מעת לעת, אך אל תתן להם להסיח את דעתך מהדברים הספציפיים שאתה צריך לעשות היום.

9. התבונן ברשימת המטלות שלך לעתים קרובות

רשימה יעילה לביצוע מדריכה אותך לאורך יומך. התבונן בזה בתחילת השבוע כדי לתכנן את הזמן שלך. התבונן בזה בתחילת היום כדי לשנות את התוכנית שלך ליום. התבונן בזה אחרי ארוחת הצהריים כדי שתדע על מה עוד אתה צריך להתמקד למשך שארית היום. כשאתה מרגיש אבוד במשימה או זקוק להפסקה ממנה, חפש ברשימת המטלות שלך משהו קטן וקל שתוכל להתמודד איתו בינתיים.

ככל שתסתכלו ברשימה שלכם כך תוכלו לסמוך עליה. ככל שתסמכו עליו יותר, עליכם לזכור אילו משימות עליכם לבצע. ככל שעליך לזכור פחות, אתה משחרר את דעתך להתמקד במשימה העומדת בפניך.

10. אפשר לסרוק את רשימת המטלות שלך

אם אתה מסתכל לרשימת המטלות שלך לעיתים קרובות - ואני חושב שאתה צריך - מהר מאוד תביני כמה מועיל לראות מה אתה צריך במבט חטוף ולא דרך קריאה מעמיקה.

השתמש בשפה הדוקה או בקצרים כדי לכתוב את המשימות שלך. לאפליקציות רבות יש דירוגי עדיפות או כוכבים שתוכלו להוסיף, המאפשרים לכם להדגיש משימות מכריעות. צבע את המשימות שלך אם זה עוזר. החל סמלים המספקים מידע נוסף על המשימה, למשל אם היא דורשת שיחת טלפון או קשורה לבריאות. לא משנה כמה מהר אתה מסתכל על רשימת המטלות שלך, אתה אמור להיות מסוגל לקצור מידע רב על מה שצריך לעשות.

לב הפרודוקטיביות

רשימת מטלות מעולה עומדת בבסיס הפריון האישי. כל כך שמחה למצוא אפליקציה ותהליך לניהול משימות שעובד בשבילך. בדיקת פריטים ברשימה נותנת תחושה של הישג והיא מרכיב מרכזי בהתארגנות. מערכת אמינה למטלות עושה את החיים קלים יותר וגם פחות מלחיצים.