הוצאה של ביקורת ודירוג

תפוס הוצאות נתוני ניהול מכל מקום

Expensify משתדל כמיטב יכולתו להפוך את זה כמה שיותר פשוט להיכנס ולהקים חשבון. כשאתה נרשם לתקופת הניסיון בחינם, למשל, בוט שוער מוביל אותך דרך שלבי ההתקנה.

לרוב, אם יש לך פיסת נייר עם מספר עליה, אז ל- Expensify יש דרך לספוג נתונים אלה. Expensify מאפשר לך להוסיף הוצאות באמצעות האפליקציה הסלולרית שלה (זמינה לאנדרואיד ו- iOS), המשתמשת ב- OCR SmartScan. לחלופין, תוכלו לבחור בהעלאות לאתר, קבלות שנשלחו לכתובת דוא"ל ייעודית וחשבונות כרטיסי אשראי ספציפיים (אישיים וגם ארגוניים). אתה יכול גם לצלם תמונות קבלה מדפדפן אינטרנט באמצעות סיומת של Google Chrome, או לייבא אותן באמצעות Dropbox או Evernote. לאתר יש מסך עליו ניתן להזין מספר הוצאות בבת אחת, למלא טופס דמוי גיליון אלקטרוני ואז להעלות או לצרף קבלות קשורות. הבחירה הראשונה ללכידת נתונים היא אפליקציה לנייד. אתה מצלם תמונה של הקבלה בנקודת המכירה, מקצה אותה לדוח ואז נותן לתוכנה לבצע את ההרמה הכבדה. Expensify עושה עבודה טובה בזה (אם כי לא כל כך קלה כמו הצבע והנקודה של בנק הקבלה).

עם זאת, יותר חשוב מממשק משתמש מהנה (UI) הוא הדיוק. היכולת של Expensify לפרש את הטקסט בקבלה סרוקה היא למופת. הוא זיהה כראוי סך הכל שרבוט ושם הספק ללא דחיפה (צילום המסך שלמטה מראה אותו במצב "גולמי" מבלי להניח ניחושים לגבי קטגוריות). המשתמש או המאשר יכולים לפצל הוצאות, כגון הפרדת שהות במלון ומחיובי ארוחות מסוימים; וזה עושה זאת תוך שימוש בתהליך פשוט ואינטואיטיבי מספיק בכדי לגרום ליכולת פיצול ההוצאות ב- ExpensePoint להראות מביכה.

בנוסף לקטגוריות חשבונאיות (לדוגמה, בית מלון או ארוחות), תוכלו לתייג הוצאות עם כל טקסט שנראה לכם כמשמעותי (כגון שם פרויקט או “מועמד לעבודה בראיון”). לוח המחוונים האינטרנטי של המשתמש מספק דיווח צנוע על הסכום שהוצאת לפי קטגוריות, תגיות ותקופות זמן.

גם לא הכל מסתמך על צילום תמונות של קבלה. ניתן לעקוב אחר הוצאות הקילומטראז 'באמצעות קריאות מרחק הקלדה או מרחק מד מרחק, או באמצעות GPS. אמור לאפליקציה שזה בסדר לעקוב אחר נסיעותיכם בתחילת הטיול, והגדילו את הנתונים עד כמה נסעתם. בעוד שאפליקציות אחרות מציגות את המרחק שנסע באמצעות מפות Google, לפעמים אינך עובר מנקודה A לנקודה B (שלא לדבר על התפלגות הכבישים שנאלצת להימנע ממנה).

ממשק המשתמש ברשת נקי וקל להבנה כמו האפליקציה לנייד. זה שודרג לאחרונה, ומציע כעת ארבע אפשרויות: תיבת הדואר הנכנס, הוצאות, דוחות והגדרות בצד שמאל של המסך. כל הוצאה מוקצית לדוח וניתן להגיש אותה לאישור ממסך הדוחות. Expensify מאפשר למנהל להחליט באיזו תדירות יש "לערוך קבלות עובדים" כך שהמנהל לא יטריד כל הזמן קבלות נכנסות.

Expensify לוקח גם על עצמו כמה משימות הנהלת חשבונות לעסקים קטנים. לדוגמה, אתה יכול לחשב חשבונית ללקוחות במשך שעה של זמן נסיעה. בעזרת תכונת החשבונית שלו (בהסתמך על פס) אתה יכול ליצור ולשלוח חשבוניות לכל אחד, גם אם אין להם חשבון Expensify. אתה יכול להתחיל חשבונית מאפס או להשתמש בדוח הוצאות קיים, ואם הכלים הכלולים ב- Expensify אינם מספיקים, התוכנה מקלה על שילובם עם רוב מערכות החיוב והחשבוניות של צד שלישי.

התוכנה מדגימה חשיבה טובה על הוצאות נסיעה ומשתלבת עם אפליקציות אחרות כדי להקל. לדוגמה, בעת ביצוע הזמנות נסיעות באמצעות NexTravel, Egencia, Locomote או אחד משלל שירותים אחרים, מידע על קבלה וטיול מאוכלס אוטומטית ב- Expensify. כל שעליך לעשות הוא למלא כמה פרטים. וגם אז, חלק ניכר מהעבודה עשויה להיעשות עבורך כתכונה לקטלוג אוטומטי המזהה אוטומטית את סוג סוחר כרטיסי האשראי, ומשייך חיובי חברות תעופה לקטגוריית הוצאות הובלה.

זה ניצחון בשילוב גם בתחומים אחרים, כמו שירותי רכב וחניה, שירותי משלוח מזון, חברות קייטרינג ומערכות מערכות נקודת מכירה (POS). למרות כמות הפונקציונליות, זה אף פעם לא מכריע, וסרטוני ההדרכה השימושיים שלהם מנחים אותך בכל אפשרות.

אוטומציה כמה שרוצים

אוטומציה היא תכונה מרכזית בכל הנוגע למעקב אחר הוצאות. שירותי הנהלת חשבונות כמו אסטרטגיות תומכות עושות שימוש בתכונות הדיווח האוטומטיות של Expensify.

כמו באפליקציות אחרות, מנהל המערכת מגדיר מדיניות חברה וממנה משתמשים מסוימים כמאשרים. בין שלל ההגדרות הניתנות להתאמה אישית ניתן למצוא את שיעורי הקילומטראז הסטנדרטיים, תעריפי ברירת המחדל לשעה, חיובים לקבוצה, מגבלות קטגוריות (למשל, 2, 000 דולר לכל היותר עבור חיובי מלונות) ומטבע.

Expensify מארגנת קבלות לדוחות, באופן nominally. לעובדים לא אכפת מהרעיון של דו"ח. הם רק רוצים להחזיר קבלות ולקבל את כספם בחזרה. לכן, Expensify אופציונלי יכול ליצור דוחות באופן אוטומטי כל יום, שבוע או חודש, כאשר "ועידה בלאס וגאס" לא הגיונית. כאשר העובד שולח קבלה למזהה הדוא"ל או באמצעות האפליקציה לנייד, הוא מתווסף אוטומטית לדו"ח הפתוח. כשאופציית הקטיף האוטומטי מופעלת, Expensify בודקת דוחות פתוחים מדי לילה (או בלוח זמנים שתוכלו להגדיר) ומאשרת את אלו התואמים את מדיניות החברה (להתאפק על אלה עם הפרות, שהיא עוברת לדוח הבא כדי להיות מופנה).

אישורים אינם צריכים לבקר באתר כדי לבדוק את דו"ח העובד; הם יכולים לאשר ישירות מתיבת הדואר האלקטרוני שלהם, כולל דחיית הוצאה בודדת. הפרות מדיניות מתויגות ומזהות בבירור, כך שחשבונאות יכולה להחליט אם לרמות את העובד על כך שהוא מסר קבלה באיחור של יותר מ- 90 יום או לגזור שהוא מחכה לו.

אבל רוב ההוצאות אינן מדיניות וטריוויאליות. Expensify מאפשר לך להפעיל מאפיין אישור אוטומטי, המאשר ומחזיר אוטומטית כל דוח ללא הפרת מדיניות. זה מאפשר לרואי חשבון ומנהלי מערכת לשים לב להוצאות המפוקפקות במקום לבזבז את זמנם במבט על תקבולי חניה של $ 5. בנוסף, תכונת סינכרון אוטומטי מאפשרת למנהלי מערכת לסנכרן ישירות עם הכלי החשבונאי של החברה.

אנחנו מאוד אוהבים את עומק הפיצ'רים ב- Expensify, אבל לפעמים הפשטות שלה הופכת בדרך של שימוש בביטחון בתוכנה, כמו למשל להבין מה הכוונה בכך שדוח "סגור" ולא "מעובד". רוב זה עקומת למידה שלא תימשך זמן רב, אך היא מייצרת כמה "הא?" רגעים. כך או כך, הכלי מספיק עשיר בכדי לזכות בכבוד הגבוה ביותר של PCMag כזוכה בבחירת העורכים.