ביקורת ודירוג של נקודת הוצאה

כל תוכנה שמתיימרת לשחק במרחב דיווח ההוצאות חייבת לשרת שתי קהילות משתמשים: המנהלים ורואי החשבון המנהלים את כספי החברה והעובדים שרוצים לקבל תשלום עבור הכסף שהם הניחו מטעם החברה. באופן אידיאלי, שני סוגי המשתמשים שמחים, אך כאשר הצרכים מתנגשים, המנהלים בדרך כלל מנצחים. אחרי הכל, הם האנשים שבוחרים בתוכנה. זו דרך ארוכה ומפותלת לומר ש- ExpensePoint (שמתחיל ב -7.50 דולר לחודש) עלול לגרום לדלפקים של שעועית להתפתל כמו גור שמח שהבטן שלו משפשפת.

עם זאת, מנקודת מבט של משתמשים, כלומר לוחמי הדרכים חסרי האונים המנסים לגרד את קבלות הארוחות השונות שלהם יחד ולשים אותם בתהליך OCR, ExpensePoint אינה האפליקציה הכי ידידותית שראינו בסיכום זה. זה מונע את זה מאחורי זוכה בחירת העורכים שלנו Certify ו- Rydoo.

תמחור הגיוני

ExpensePoint נותן לך המון המון כסף. זה עולה 7.50 דולר למשתמש בחודש, ללא רמות מנוי מורכבות הנדרשות לתכונות נוספות. כל המנויים מאפשרים לך לתפוס קבלות והוצאות אחרות על ידי שימוש ביישום הנייד, ייבוא ​​כרטיסי אשראי ותמונות סרוקות וכן באמצעות זרימת עבודה מלאה לאישור (משתמש, אישור ומנהל).

קל להתנסות בזה באמצעות ניסוי ללא תשלום של 15 יום; זה מנחה אותך דרך הפונקציונליות הבסיסית עם הדרכות קלות למעקב. עם זאת, לאחר שתתעורב יותר, צפה לחברה אינטראקציה אחת נוספת לאחת. בעוד שהאפליקציה אמורה להיות אוניברסלית, צוות ExpensePoint בהתאמה אישית של קודים וקטגוריות של ספר חשבונות כללי של כל לקוח וגם של לקוחות עם הכשרת מנהלים; מה שמדמה מאוד את היישומים לתכנון משאבים ארגוניים (ERP) שבהם שירותי מכירת ערך מוספים שאחרי המכירה יכולים להיות בסופו של דבר דרישה שיכולה להעלות את עלות הבעלות הכוללת שלך.

הזנת נתונים, סגנון ישן-בית ספר

כמו ברוב האפליקציות בסבב זה, יש לך כמה דרכים להכניס את התקבולים ל- ExpensePoint, החל מאפליקציה סלולרית, ממשק דפדפן אינטרנט וזרם נתוני כרטיסי אשראי. ל- ExpensePoint יש גם אפליקציית שולחן עבודה של Windows שתוכלו לגשת אליהם במצב לא מקוון (למשל בטיול במטוס) ואז לסנכרן נתונים עם הענן בהמשך. ו- ExpensePoint אפילו מאפשר לך לשלוח פקסים באמצעות גיליון שער ייעודי המצויד בברקוד. זו פונקציונליות מצוינת, אם כי הממשק שלה היה מעט קשה לשלוט, אפילו יותר מאשר Expensify, שיש לו בעיות משלו.

שלא כמו רוב המתחרות שלה, שמור ExpensePath, ExpensePoint אינו משתמש בזיהוי תווים אופטי (OCR) כדי לקרוא קבלות. במקום זאת, היא משתמשת בתכונה הנקראת Reader Reader המעסיקה זיהוי תווים אנושיים חיים - כלומר, הספק, התאריך והסך הכל בקבלה מועברים, נקראים על ידי אנשים אמיתיים ואז מאוכלסים בשדות המתאימים. באופן מפתיע, זה לא לוקח הרבה יותר זמן מכמה מהמוצרים המשתמשים ב- OCR כמו Certify, אם כי התהליך יכול להרגיש מעט מסורבל ופוטנציאלי פולשני. לאחר שתודיעו על קבלת הקבלה, תוכלו להקצות אותה לדוח ולמלא את כל שאר השדות הדרושים, שיכולים לכלול את קוד GL, פרויקט שיכול להפנות בצורה מבלבלת את הלקוח או לפעולה. משם תוכלו להגיש את הדוח.

יש דברים שאני אוהב מאוד ב- ExpensePoint, מספיק שהם בהחלט הופכים את הפיתרון לשווה מבט מקרוב. לדוגמה, כאשר אתה יוצר הוצאת קילומטראז ', אתה יכול להזין את כתובת ההתחלה והסיום. ExpensePoint מחשבת את הקילומטראז 'על בסיס מפות גוגל ומציגה תמונת מפה כתיעוד. זה יכול להחיל עלויות שונות לכל מייל (מכיוון שדלק עולה יותר בצרפת מאשר בארה"ב). זה גם עושה עבודה טובה מאוד בזכור את ההגדרות בהן השתמשת להוצאות קודמות, כך שלא תצטרך לומר שוב לתוכנה שצריך לסווג את מריוט תחת נסיעות במלונות. ניתן לשייך הוצאות לפרויקט או לקוח. אתה יכול גם לפצל הוצאות כדי לפרוס את עלות שירות החדרים מעלות המלון. וזה קל מהרגיל להתאים את תקבולי ההוצאות למידע שנשלף מכרטיסי האשראי של החברה באמצעות האפליקציה לנייד.

בנוסף, אישורים יכולים להירשם לדוח הוצאות מצד לקוחות שולחן העבודה או הנייד מבלי להיכנס לאתר. אם הבוס בדרך, זה יכול להאיץ את ההחזר. לוח מחוונים מציג דוחות הוצאות ממתינים וכן מגמות הוצאות לפי חודש וקטגוריה. מנהל המערכת יכול לבחור אילו קטעי וידיאו שימושיים באמת להצגה בלוח המחוונים של המשתמש, מה שעשוי לצמצם את זמן הבילוי כיצד לחשב, למשל, לפצל הוצאות.

כל היתרונות של חשבונאות יכולים לרצות כמעט

בעוד שאפליקציות אחרות מציעות שליטה מסוימת על הסכום שעובד יכול להוציא על השכרת רכב, ExpensePoint מרחיק לכת הרבה יותר. לכל קטגוריה יכולות להיות קשורות תוויות שדה ייחודיות (כגון דרישת שם פרויקט או רשימת משתתפים); זה יכול גם לזהות ספקים שאושרו מראש (מכריח את העובד להסביר מדוע בחר Sixt על פני הרץ) או להגביל אילו קבוצות עובדים יכולות לקחת הוצאה כזו (מדוע השכיר שוכר רכב?). וכמו בכל היישומים האחרים, שדות עשויים להיות מסומנים בתווי חובה, כך שלא ניתן להגיש דוח הוצאות אלא אם כן הם מלאו.

יש גם הרבה פירוק בסוגי התשלומים: כרטיסי אשראי ארגוניים (החברה משלמת את החשבון או שהעובד מקבל ופיצוי), שילם עובד, עובד כדי להחזיר חברה, תשלום מקדמה במזומן או דמי פקס. ExpensePoint מודע גם לנושאים בינלאומיים כמו מבני מס אזוריים ותרגום מטבעות. קיימות בקרות אבטחה רבות יותר מאשר ביישומים אחרים, כמו היכולת לאלץ סיסמא לשנות כל "n" יום או לשלול שימוש חוזר בסיסמה.

כל תוכנת ניהול דוחות ההוצאות שסקרתי יכולה לשמור או לייצא נתונים לקובץ CSV, אך קשה לדמיין דרך חזקה יותר להתאים אישית את ייצוא הנתונים מאשר כיצד עושה ExpensePoint. לדוגמה, עבור כל תבנית שאתה יוצר, אתה יכול להגיד ל- ExpensePoint לשנות את שם השדות או לשלוט על סדר הצגת הנתונים, וכל זה יקל על הייבוא ​​למערכת הנהלת החשבונות שבחרת.

ל- ExpensePoint אין שילוב רגיל ל- Intuit QuickBooks או לתוכנית חשבונאות סטנדרטית אחרת. במקום זאת, החברה משתמשת במנהל אוטומציה שיכול להפוך אוטומציה לייצוא נתונים למערכות הנהלת חשבונות של חברה, וזה כמעט טוב. ואפילו ללא גשר אינטגרציה ייעודי, אתה יכול להחזיר עובדים מתוך התוכנה באמצעות מעבד אצווה אוטומטית (ACH), אשר ישלח כסף מחשבון ארגוני ויפקיד אותו בחשבון העובד (בדרך כלל תוך שלושה ימים, בהתאם ל- ExpensePoint). ובכל זאת, למרות שהמשמעות היא שההחזר יקרה במהירות, זה עדיין משאיר לאנשים החשבונאים שלך תהליך ידני לייבוא ​​נתונים אחוריים.

ובכל זאת, אתה יכול לסלוח על חולשות אלה כשאתה חוקר את הדוחות הניתנים להתאמה אישית של 30 משונים המובנים ב- ExpensePoint, שלמים עם גרפים ומסננים, מדוח הזדקנות אישור ועד ניתוח תשלומי כרטיסי אשראי. הם די מרשימים.

ExpensePoint בנויה בעיקר עבור מחלקת הנהלת החשבונות, ולמרות שהיא הותאמה מאז הסקירה האחרונה שלנו בכדי להפוך אותה ליותר ידידותית עבור משתמשי הקצה, היא עדיין יכולה להיות מעט מרתיעה. יש לו כמות מדהימה של מידע למי שצריך לעקוב אחר הוצאות, בין התאמה אישית ובקרה מפורטות לפי קטגוריה לבין דוחות הניתוח, ובכל זאת ExpensePoint לא עולה יותר ממתחרות התכונות הבסיסיות שלה. תהליך זיהוי האופי האנושי מעניין אם הוא קצת מסורבל; ברגע שזה מוחלף, והממשק הופך פשוט יותר למשתמשים היום-יומיים, יהיה זה מתמודד רציני להתמודד עם כלי הבחירה של העורכים Certify and Expensify.