ביקורת ודירוג של הוצאות רבות

העובדים רוצים שתהליכי תוכנת מעקב ההוצאות יהיו כה פשוטים שהם לא צריכים לקרוא מדריך. עם זאת, מנהלים ורואי חשבון רוצים שליטה מכוונת על מדיניות עסקית ותהליך עבודה באישור. עבור מרבית הטכנולוגיות במצב זה, אתה יכול לומר "לעולם לא ייפגשו השניים", אלא עם ExpenseBot (שמתחיל ב -9 דולר לחודש) שאולי לא יחזיק מעמד. אפליקציית חשבונאות ההוצאות אינה מציפה את העובדים בבחירות, ובכל זאת היא מציעה לצוות הנהלת חשבונות אפשרויות התאמה אישית ייחודיות. רק תהליך ייצוא מעט מצומצם והיעדר תהליך רכישה בשירות עצמי, מחזיקים אותו מאחורי הזוכים בבחירת העורכים שלנו מאשרים עכשיו ומחירים.

תמחור ותכונות

מנוי ExpenseBot עולה 9 דולר לחודש למשתמש פעיל, עם מינימום 99 דולר לחודש. יש הנחות שלא פורסמו עבור חוזה שנתי או חברות עם יותר מאלף משתמשים. עם זאת אינך יכול להתנסות בכדי ללמוד אם ExpenseBot היא התוכנה המתאימה לך, מכיוון שאין לה גרסה חינמית או ניסיון חינם. התחלת העבודה דורשת שיחת דוא"ל עם החברה; זה לא שירות עצמי.

עובדים לא ימצאו שום תכונה מפוארת, ורובם יהיו אסירי תודה. אתה מזין נתוני הוצאות ל- ExpenseBot באמצעות דפדפן אינטרנט, דרך האפליקציה הסלולרית, על ידי העברת קבלה למזהה דוא"ל ייעודי, או ישירות באמצעות עסקת כרטיסי אשראי (באמצעות חברה רשומה או כרטיס אשראי אישי). כל אחד לוכד את הנתונים החשבונאיים הרלוונטיים, כגון שם הספק, קטגוריית ההוצאות ותאריך העסקה, לפני שתקצה את ההוצאה לדוח. ניתן לסמן הוצאות כניתנות לחיוב, כך שתוכל להעביר עלויות ללקוח.

כמו בכל האפליקציות הללו, רוב האנשים פונים ראשונים לאפליקציה לנייד כדי לתפוס קבלות. אם לא בנקודת המכירה, אז בסוף כל יום, בעוד אתה עדיין יכול למצוא את הנייר המקומט בכיסך ולזכור למה הוא נועד. האפליקציה לנייד פשוטה למדי, עם קטגוריות לדוחות, הוצאות, קבלות והגדרות. בעוד שאחרים (כמו Expensify) מנסים לתת לך את כל הכלים בהישג ידך, ExpenseBot לא ממלא הכל באפליקציה.

אין שום סיבה להתלונן על יכולות סריקת הקבלה שלה. ExpenseBot עיבד במדויק מספר קבלות, כולל טיפים מקושקשים, ונזכר בקטגוריות ושמות הספקים ששימשו בעבר. התהליך אינו תובעני וממזער את קבלת ההחלטות. אם אתה מקשר כרטיס אשראי אישי או ארגוני, לאחר ש- ExpenseBot סורק ומתמלל קבלה, הוא מנסה להתאים את הקבלה לעסקאות בכרטיסי אשראי.

אתה יכול להגיש הוצאות קילומטראז באופן ידני. לחלופין, אם אתה מקליד את כתובת ההתחלה והסיום, ExpenseBot קורא למפות Google לבדוק את המרחק בפועל (תכונה המשותפת על ידי ExpensePoint). זה בהחלט שימושי לטיול חד כיווני, אם כי יהיה נחמד יותר אם היית יכול לומר, "עכשיו הכפיל את חישוב הקילומטראז הזה, מכיוון שפגשתי מישהו במרכז העיר ואז חזרתי למשרד." תשובה טובה יותר עשויה להיות בדרך: עד סוף השנה, כך אומרים בחברה, ל- ExpenseBot תהיה שילוב GPS ויומן. לפיכך, אם יש לך פגישה מתוזמנת, היא תגיד "אתה הולך לקוח-א 53 מיילים משם; אתה רוצה להוסיף אותה לדו"ח שלך?"

נחמדות יוצאת דופן אחת: כל עובד יכול למנות ציר, ונותן לאותו אדם יכולת ליצור הוצאות ודוחות. אם יתמזל מזלכם שיש צוות תמיכה במשרד לניהול ההוצאות שלכם, זה יתרון משמעותי.

פשוט לא אומר פשוט אופקים

ExpenseBot עשוי להחיל על העובדים את העיקרון "שמור על טיפש טיפש" (KISS), אך הוא מעניק למנהלים ורואי חשבון שפע כוח להתאמה אישית. המאשרים יכולים לדחות הוצאה בודדת ולאשר את שאר הדו"ח, כך שהפריט בסך 5 $ שעליו אתה מתכרבל לא צריך להחזיק החזר עבור שאר 2, 500 הדולר שהוצאת לטיול בסן פרנסיסקו. ניתן לאשר הוצאות באמצעות דואר אלקטרוני, כך שמנהל המחלקה לא צריך להשקיע זמן רב בלקוח האינטרנט. ExpenseBot בודק אם מדובר בהוצאות כפולות אפשריות, ומציע גם למזג אותן. ("שני ביקורים בסטארבוקס באותו היום באותה כמות? האם שתית הרבה קפה, או הגשת את זה פעמיים?")

ExpenseBot מגיע עם קטגוריות חשבונאות בסיסיות שהוגדרו מראש, ובאופן טבעי ניתן להוסיף עוד. ניתן לקשור כל קטגוריית הוצאות לספר חשבון כללי או לקוד חשבון, לדרוש טווחי תאריכים או רשימות משתתפים ותמיכה בשדות מותאמים אישית (כגון "מספר חנות"). אתה יכול לארגן את הדברים גם באופן הגיוני, כך שדמי הטיסות וכבודת המטוסים יעברו במלואם, אך עם כללים ומדיניות משלהם.

ניהול מדיניות מאפשר לך לשלוט בהוצאות המשתמש מוציא בקטגוריה מסוימת, כגון מגבלה חודשית של 40 $ בעלויות אינטרנט ביתיות. אתה קובע אם משתמשים יכולים להגיש הוצאה העולה על המדיניות (ולהציג אזהרה למאשר) או למנוע הגשת הדוח עם עבירה במקום. ההתאמות האישיות מורחבות לדוחות ולא רק להוצאות; לדוגמה, רשת מזון מהיר עשויה לדרוש את מספר החנות בכל דוח.

זה רק מדגם. ExpenseBot תומך במספר אישורים, פרופילי מחלקות ומשתמשים (הבוסים זוכים לטיפול שונה), הזדקנות הוצאות ("עליך להגיש את הדו"ח תוך 30 יום", שהוא פשוט ממוצע) והמון מטבעות.

לרוע המזל, עבור כל כוח ההתאמה האישית שלה, ExpenseBot חלשה בשילוב עם מערכות הנהלת חשבונות של צד שלישי. ניהול דוחות הוצאות הוא תהליך נפרד, אך יש לרשום את תוצאותיו במערכות אחרות, בדרך כלל לפחות מערכת הנהלת חשבונות ולעיתים יותר. עם זאת, באמצעות ExpenseBot תוכלו להשתלב רק ב- Intuit QuickBooks כאשר הגיע הזמן להחזיר את העובד בפועל. יותר מצער, בהשוואה לחלק מהמוצרים האחרים שסקרתי, החברה מודה כי שילוב ה- QuickBooks שלה "מחייב שימוש במחבר האינטרנט Intuit וקצת עדינות להתקנה." האפשרות היחידה הנוספת היא לייצא נתונים לפורמט CSV ואז לפתוח אותם עם יישום אחר, כמו Microsoft Excel.

לעומת זאת עם המתחרים של ExpenseBot, כמו שילוב Expensify לא רק עם QuickBooks אלא גם עם Xero, NetSuite ו- Intacct. עם כל היכולות האלה אתה מקבל הרבה אחיזה מהחברה. למעשה, אינך יכול להימנע מכך; ExpenseBot עובד עם כל לקוח באופן אישי כדי להגדיר דברים.

בזמן כתיבת שורות אלה ExpenseBot הוא שילוב של "הו כמה מגניב" ו"למה זה לא עושה את זה? " זוהי בחירה טובה עבור כל מי שרוצה פשוט לעשות דברים למשתמשים, מבלי למזער את הפקדים הניהוליים. אך היעדר ממשק לשרת עצמי, תמיכה באינטגרציה של QuickBooks בלבד, ומחיר שאינו נראה ידידותי ככל שיהיה, כולם משתלבים בכדי לשמור על כך שהוא פשוט נמצא מתחת לכלים המנצחים על ידי עורכי הכלים שזכו בבחירה, אשרו אותם עכשיו ומפיצים. עם זאת, אם השליליות לא רודפות אחריך מייד, אני קורא לך לשקול את ExpenseBot לעסק שלך. מאזן הפשטות והעוצמה שלו נחמד באמת.