ביקורת ודירוג ניהול מחזור החיים של קופה

אם אתם מחפשים פלטפורמת ניהול חוזים שמאמצת בכל ליבם את דגם ה- SaaS של תוכנה כשירות, הרי שניהול מחזור חיי חוזה של קופה אינו בדיוק מה שאתם מחפשים. עם זאת, מדובר במוצר פונקציונאלי ביותר אם במקרה אתה הקהל המיועד לו. הסיבה לכך היא שקופה היא פלטפורמה ייעודית המיועדת במיוחד לאלה המתמקדים בניהול ורכש של הוצאות ארגוניות. ואילו קופה הציגה פונקציונליות מתקדמת בתהליך זרימת העבודה של ניהול ההוצאות, כולל ניתוב זרימת עבודה ומפעילים אוטומטיים, הסימון מחדש ושינוי שינויים, והפעלה רחבה יותר של חוזים במערכת. אבל זה גם הפך את ניהול החוזים רק למרכיב אחד ממסגרת היישומים הארגוניים בהרבה הרבה יותר.

כל זה משלב כדי להפוך את ניהול מחזור החיים של קופה לא להתאמה אישית עבור מגוון רחב של מקרי שימוש כמו הזוכים בבחירת העורכים Agiloft או Updraft. זה גם לא כלי חזק למשא ומתן ושיתוף פעולה כמו Onit Contract Management, אם כי הוא דומה לאוניט בכך שהוא חלק ממסגרת יישומים גדולה יותר. עם זאת, אף אחת מהפלטפורמות האחרות לניהול חוזים שבדקנו אינן מציעות את הערך העסקי המאוחד וניתוח מונע מסחר כדי לשלב באופן מלא את מחזור חיי החוזה בשרשרת האספקה.

מבנה תמחור ארגוני

קופה מיקדה מחדש את מה שהיה פעם בחוזה משירות ענן בסיסי לפיתרון ממוקד של ניהול חוזים, שהתמזג עם קנייה, מכירה ועיבוד עסקאות של חברה. על פי קופה, החברה מתמקדת בעיקר בעסקים עם הכנסות שנתיות המתחילות ב -75 מיליון דולר ומעלה. זו אינה פלטפורמה לעסקים קטנים ובינוניים (SMB) ואינה מציעה מנוי תוכנה כשירות (SaaS) בחינם או ברמת כניסה כגון מה שתמצאו ב- Agiloft או Concord. זהו פיתרון לארגונים ארגוניים גדולים וגלובליים.

ניהול מחזור חיי חוזה של קופה נכלל כחלק מהמנוי של קופה להוצאות ניהול. זה כולל חוזים ללא הגבלה, משתמשים, התראה וצריכה ומעקב אוטומטית של הוצאות. שיתוף פעולה בחוזה הנו עמלה מצטברת ומחיר כאחוז מהמנוי של קופה הוצאות ניהול. ניהול מחזורי חיי חוזה של קופה כולל את היכולת ליצור חוזים בלתי מוגבלים הכוללים עריכה, עריכה ו- eSignature עם כל הצדדים, בתוספת הכוונה מחדש ובקרת גרסאות.

ניהול חוזים מונע על ידי סחר

מכיוון שמדובר בסקירה של מערכת לניהול חוזים, מיקדנו את הבדיקות שלנו בעיקר בניהול מחזורי החיים של קופה ובשיתוף פעולה עם חוזה של קופה של פלטפורמת ניהול ההוצאה הכוללת של קופה. לוח המחוונים של קופה מבהיר שכל היבט של החוויה זורם חזרה אל ניהול הוצאות ורכש. מעבר לסרגל הניווט העליון קיימות כרטיסיות עבור הוצאות, בקשות, הזמנות, חשבוניות, מלאי, המקור, הספקים, החוזים והדוחות, יחד עם לוח הגדרות גרגירי במיוחד המאפשר לך להתאים אישית כל היבט של הפלטפורמה המודולרית - מתוכן וספקים ועד רכישת כלים, פעולות אוטומציה של זרימת עבודה, אינטגרציות ועוד. בסך הכל, קופה מציעה רוחב של פונקציונליות הדומה לפיתרון תכנון משאבי ארגוני מלא (ERP).

לוח המחוונים הראשי מעניק לך גם סרגל חיפוש אוניברסלי דינאמי עבור שאילתות בשפה טבעית כדי לנווט ישירות למה שאתה צריך בפלטפורמה הצפופה. זה גם נותן לך פילטרים להתעמקות לפי מחלקות או פריטים ספציפיים. זוהי מערכת המיועדת לזקק פעולת אספקה ​​ארגונית מורכבת עד לנתונים ממוקדים ולתצוגות מותאמות, ואחת אליה תוכלו לגשת מכל דפדפן.

התחלתי בכרטיסייה חוזים, שהיא מאגר משולב יחיד של כל חוזי הספקים במערכת. זה מתואר בתצוגת רשימה דומה למה שתמצא ב- Concord או ContractWorks. הוא מציג פרטים כמו תאריך התחלה ופקיעה, מצב חוזה וקבוצות תוכן בנוסף לאייקונים לעריכה ומחיקת רשומה. סרגל המסנן העליון מעניק לך אפשרויות ליצור ערך חדש לחוזה, חוזים להעלאה בכמות גדולה מקובץ, ייצוא חוזים לקבצי CSV או Microsoft Excel, ומספר פילטרים למיון החוזים שלך לפי שפה, תאריך, מסגרת זמן תפוגה ומתקדמים מסננים המאפשרים לך להתעמק לפי מספר חוזה או מילות מפתח. סרגל החיפוש יכול להריץ זיהוי תווים אופטי (OCR) על מסמכי חוזה וקבצי PDF כדי לזהות מילים וסעיפים ספציפיים.

כל זה סטנדרטי למדי בכל פתרונות ניהול החוזים שבדקנו. המיוחד בקופה הוא שלוח המחוונים של חוזים נותן לך גם תרשימים של הפריטים והסחורות שנרכשו בראש המערכת. זה עוזר לך לתעדף חוזים על בסיס ניהול הוצאות. הכל גם בשליטת הרשאות. לכן, על סמך קבוצות המשתמשים, תפקידי הגישה וקבוצות התוכן של חוזים שונים שהוגדרו על ידי מנהל המערכת בכרטיסיית ההגדרה, כל משתמש יראה משהו שונה. לכל חוזה יכולות להיות קבוצות חוזה אחת או יותר שקושרות אותה למחלקה או לקבוצת משתמשים מסוימת, לחשבון אסטרטגי ספציפי, למדינה או לשפה מסוימת, או לכל תכונה אחרת.

בעת יצירת חוזה חדש, הזנתי את פרטי החוזה הבסיסיים כמו ספק ותקופה. כללתי אפשרויות לבחירת סוגי מסמכים ושירותים, העלאת מסמך חוזה קשור וחיבור החוזה להסכם אב אם ישים. קופה העניקה לי סט של תבניות מוגדרות מראש מהן ניתן לבחור בעת הקצאת ספק. זה מאפשר לי לבחור מבין הספקים המופיעים כרגע במערכת.

לאחר שיצרתם חוזה, או שמצאתם את החוזה שעבורו הגעתם, תוכלו להיכנס לדף הפרטים שלו. קופה נותנת לך לא רק פרטי חוזה, כגון סוג מסמך ומספר גרסה, אלא כוללת גם קטעים על מידע על חשבוניות, דרישות, קבוצות תוכן, מחירים ותנאים, התראות, ופריטים או מוצרים ספציפיים במערכת המסחר האלקטרוני המשויכים לאותו חוזה.. סעיף התמחור והתנאים הוא יפה במיוחד, ומאפשר לך להגדיר מספרי חיסכון בחוזה בכל דרך שתחפוץ, בין אם זה אחוז הנחות ממחירי רשימה או על סמך פרמטרים של הוצאה מינימלית / מקסימלית. זה הולך יד ביד עם הפונקציה "מקור זה", שהיא כפתור שמעלה הצעות מחיר ושירותים יחסית ביחס לסחורות ושירותים בחוזה ספק כשמדובר במשא ומתן חוזר.

יש גם יכולת משולבת מראש עם מודולים אחרים, כך שאתה במרחק לחיצה אחת מלראות הזמנות רכישה לפי מחלקה או סחורה, חשבוניות או כל חלק אחר בפלטפורמה. לקופה יש אמנם תיבת דואר נכנס משלה ולוח המחאות להתראות, אך החברה אמרה כי היא מעדיפה להשתלב עם שירותי צד ג 'כמו Gmail או Slack כדי לשלוח התראות למשתמשים (בכל אפליקציה או ממשק שהם כבר עובדים בהם).

בקופה אתה לא מקבל מודול שיתוף פעולה וניהול משא ומתן בדף זה שאתה מבצע באוניט. לשם כך, לחץ על כפתור "חוזה מחבר" ​​בכל דף פרטי חוזה, כדי להעביר אותך לסביבת שיתוף הפעולה של חוזה קופה. כאן תוכלו למצוא עריכה חוזרת ומתקדמת של חוזים, המאפשרים למספר גורמים לקבל, לדחות ולהגיב על עריכות שנעשו על ידי גורמים אחרים. כל זה נעשה במרחב שיתופי משותף שנועד לחקות Google Doc. זה מגיע עם בקרת גרסאות המאפשרת לך להחזיר שינויים בתוספת מסלול ביקורת עבור כל העריכות והאינטראקציות בסביבה. אתה יכול אפילו לקבוע הסכמים פנימיים ברמת שירות (SLA), ולהגדיר חלונות שהוקצו למשך כמה זמן יש לקבוצות שונות בתוך חברה לנהל משא ומתן. זה נועד לשפר את זמני המחזור עבור חוזים.

עריכת החוזה עצמה מתרחשת בעורך בסיסי של WYSIWYG, עם יומן ביקורת בצד ימין כדי לעזור לך למשוך שפת חוזה שאושרה מראש, דמויות ממקורות אחרים או סעיפים ספציפיים. כשאתה שומר שינויים, קופה נותנת לך אפשרות להציג השוואה בין גרסאות זו לצד זו, כאשר השינויים מסומנים ומסומנים בצבעים. אם תזמין משתמשים נוספים, הם יראו רק שינויים מרגע הזמן שהם התחילו עם ההסכם. המשתמש החדש יראה חלון קופץ אוטומטי עם מי בעל חוזה המפתח. משם, הבעלים יכול לשלוט בהרשאות, להוסיף ולהסיר משתמשים, או להקצות משימות ספציפיות בסביבת השיתוף. תהליך שיתוף הפעולה והמשא ומתן של החוזה הוא ריכוזי ומאוחד יותר ב- Onit. עם זאת, קופה מספקת רמה של שליטה גרגרית בתהליך העריכה שתואם בבדיקה שלנו רק על ידי שינויי הרצועה ואפשרויות העיצוב העשירות של קונקורד.

לבסוף, קופה כוללת שילוב פשוט של DocuSign בסוף תהליך מחזור החיים של החוזה להשלמת תהליך eSignature וביצוע החוזה. קופה מעלה אוטומטית את המסמך שנוצר ל- DocuSign בעזרת חווית קליק ושלט פשוט עבור המשתמש הפנימי וגם עבור הספק או הספק החיצוני שנכנסים להסכם. בקופה, אתה פשוט מקליד את שם החותם, לחץ על סימן וקופה קולט את כתובת ה- IP של החותם. זה מתעד טביעת רגל דיגיטלית ייחודית לביקורת אבטחה. לאחר מכן הספק וכל הגורמים הרלוונטיים מקבלים אוטומטית דוא"ל עם עותק PDF של ההסכם.

דיווח גרעיני

ניהול מחזורי חיי חוזה של קופה מציע גם כמה מהדיווחים והניתוחים המפורטים ביותר של כל פלטפורמות ניהול החוזים שבדקתי. הכרטיסייה דוחות כוללת ערך מותאם אישית שנקרא Perfect Fit Insights, אשר בוחנת את אחוז ההוצאה שלך מול נפח חוזה, סכום דולר או גורמים אחרים כדי לקבוע "מדדי הצלחה" ממוקדים והמלצות לייעול הרווח. דיווח מכירות מכוון יעד זה אינו דומה לכל כלי אחר שבדקתי, מייצר ניתוח לפי חוזה המתויג בירוק, אדום או צהוב כדי לייעד יעדי חיסכון בחוזי ספקים מסוימים. קופה העניקה לי גם המלצות על חיסכון, יעילות ושימוש באופטימיזציה של קטלוגים, חשבוניות ומיקור לטובת החזר השקעה גבוה יותר (ROI). המלצות חכמות אלה אינן קיימות בוואקום; אתה יכול להקצות משימה ישירות מדף ההמלצה להתחיל לפעול על תובנות הנתונים.

ישנם מספר דוחות ומדדים אחרים, שניתן להתאים אותם לקבוצות או מחלקות תוכן ספציפיות או לפרוס אותם לפי ענף. לדוגמה, מיפוי אחוזי ההוצאה מספקי תעשיית הטכנולוגיה לעומת ספקים בתעשיית הייצור. מקופה אמרו כי המלצות המודיעין מגיעות מנתונים אמפיריים אמיתיים שאנונימיות ממאות לקוחותיה הארגוניים ועסקאותיהם. מדדי דיווח אלה קשורים כמובן לתרחיש ניהול ההוצאות והרכש הצר של שירותי הפלטפורמה. אבל האנליטיקס צוללים עמוק יותר בתובנות חוזיות ממוקדות בשורה התחתונה מאשר Agiloft, Onit או כל אחת מהפלטפורמות האחרות לניהול חוזים שנבדקו בסיכום זה.

ממוקד בשורה התחתונה

ניהול מחזורי חיי חוזה של קופה אינו פלטפורמת ניהול חוזים לעשות זאת עבור כל סוג חוזה ועסק בכל צורה ובכל גודל. במקום זאת, מדובר בפלטפורמת ניהול ורכש של הוצאות ארגוניות, עם תכונות לניהול חוזים ודיווח המתמחות במקרה זה. כתוצאה מכך הוא מתקדם בהרבה. ליצירת חוזה גמיש, ניהול משא ומתן וניהול מחזור חיים, Agiloft ו- Concord הם זולים יותר, ידידותיים למשתמש יותר והרבה יותר להתאמה אישית מבחינת הפריסה וממשק המשתמש. זה לא הפיתרון לניהול חוזי SMB. עם זאת, עבור ארגונים ארגוניים גדולים המנהלים מבול של חוזי ספקים ומלאי מוצר עסקי-עסקי (B2B), קופה מציעה רמה של ניהול מחזורי חיים מיוחדים וחזקים עם מדדי מודיעין ממוקדי ROI שזכית בהם '. לא תמצא בשום מקום אחר.