ביקורת ודירוג עבודות קבלן

ContractWorks מתחיל ב -600 דולר לחודש, מחויב מדי שנה, ובשביל מחיר זה מספק פלטפורמת ניהול חוזים מעוצבת, המתמקדת רבות בסיווג, מעקב ואישור של חוזים. לרוע המזל עבור חלק זה אומר שאין לה הרבה תמיכה ביצירת חוזים, משא ומתן משפטי קדימה ואחורה, ואף לא תכונות שיתוף פעולה מובנות. מיקוד תכונות ממוקד זה אומר שתצטרך למפות את התהליך העסקי שלך מול יכולות התוכנה בזהירות מכיוון שזה אינו כלי לעשות הכל. זה בעיקר מה שמשאיר את זה מאחורי הזוכים בבחירת העורכים שלנו במרחב הזה, Agiloft ו- Updraft.

תמחור ותוכניות

שלא כמו Agiloft ורוב הספקים במרחב ניהול החוזים, ContractWorks לא מתמחר לפי רישיונות משתמשים. המוצר מתחיל ב -600 דולר לחודש, מחויב מדי שנה, עבור התוכנית שלו ל -12 חודשים. אפשרות התמחור הנוספת היא 750 $ לחודש עבור התוכנית לשלושה חודשים, המחויבת ברבעון. אתה יכול להתחיל בתכנית הרבעונית ולעבור למנוי שנתי בהתאם לצרכים שלך. שתי התוכניות כוללות ניסיון ללא תשלום ומעניקות למשתמשים ללא הגבלה, אחסון מסמכים, תמיכה והדרכה בתוספת יישום חינם. אתה מקבל גם התראות הניתנות להתאמה אישית, דוחות, הרשאות, יומני ביקורת, העברה והגדרת מסמכים, מיתוג בהתאמה אישית, ושלל תכונות אחרות, כולל תיוג מסמכים ופלטפורמות של הפלטפורמה.

הדבר היחיד ש- ContractWorks מקצה מגבלה על המשתמש הוא חתימות אלקטרוניות, שבגינן החברה הפיצה תכונה מקורית של eSignature במרץ 2017. ארגונים מקבלים חמישה משתמשי חתימה אלקטרונית בחינם ללא עלות נוספת, אך משתמשים נוספים מגיעים בחבילות של חמש חתימות אלקטרוניות משתמשים תמורת 1, 200 דולר לשנה. ContractWorks אינו משתלב עם ספקי Adobe Sign, DocuSign או ספקי eSignature של צד שלישי אחרים, ומעדיף לרכז את זה בתוך הפלטפורמה שלו כתכונה מקורית. ContractWorks מציעה גם הנחה לארגונים ללא כוונת רווח וכן חבילות נפח למשרדי עורכי דין או חברות שירותים מקצועיים המעוניינים להציע ניהול חוזים באמצעות ContractWorks כשירות לחיוב.

ניהול מחזור חיי החוזה

ContractWorks שומר על ממשק המשתמש (UI) שלה פשוט. החוויה מבוססת סמל וקל לניווט, והתפריט העליון כולל רק שש כרטיסיות: מסמכים, תגיות / תבניות, משתמשים, דוחות, חתימה והגדרות, וסרגל חיפוש אוניברסלי. ישנם חמישה תפקידי ברירת מחדל עם תצוגות מותאמות אישית של התכונות שאתה מקבל גישה אליהן: מנהל מערכת, גישה מלאה, הורדה בלבד, תצוגה בלבד ללא גישה. אך אתה יכול להוסיף תפקידים מותאמים אישית משלך עם גישה למסמכים, תיקיות ספציפיות, חדרים וכו '. בניגוד לניהול חוזים של Agiloft ו- Onit וסקירת חוזה ואישור, כשאתה מתחבר, אתה לא רואה לוח מחוונים מותאם אישית עם ווידג'טים בזמן אמת. ודיווחים. ContractWorks לוקח אותך היישר למאגר המסמכים שלך כדי לרדת לעסק.

דף המסמכים ערוך כמו תיבת דואר אלקטרוני. יש את הדואר הנכנס הראשי באמצע, מבנה תיקיות בהתאמה אישית בצד שמאל לארגון המסמכים שלך, וכפתורים בחלקו העליון להעלאת חוזה בכמויות גדולות, יצירת תיקיות חדשות, העתקה, הורדה והוספת קבצים מצורפים למסמכים. אתה יכול גם להשתמש בגרירה ושחרור כדי להעביר מסמכים לתיבת הדואר הנכנס ללא צורך להשתמש בכפתור העלאה. תכונת הקובץ המצורף שימושית להוספת הזמנת שינוי או נספחים לחוזה ראשי, וכי הערך בתיבת הדואר הנכנס יציג את המסמכים המצורפים.

אמנם אינך יכול למעשה לערוך חוזים ב- ContractWorks, לחיצה על מסמך תפתח את הצופה ב- PDF המקורי, המציג סימן מים דינאמי המותאם אישית למשתמש כתכונת אבטחה נוספת לשמירה על סודיות חוזה. מאפיין אבטחה נוסף של חמצן הוא אימות דו-גורמי, מה שהניע אותי להזין קוד שנשלח למכשיר הנייד שלי בכל פעם שנכנסתי.

התכונות הייחודיות ביותר ב- ContractWorks נסבות סביב תגים, תבניות וחיפוש. תגיות במערכת יכולות להיות כל תחום שתרצה להפוך לחיפוש או לרשום בחוזה שלך. זוהי תכונת סיווג גמישה במיוחד שיכולה להקיף טקסט, תאריכים, מספרים, אחוזים או תגובה כן / לא. לדוגמה, תוכל ליצור "חידוש אוטומטי?" או "סודיות?" תג כדי להפעיל או לכבות את ההגדרה במהירות עבור חוזה. תגיות נכנסות למבנה הסיווג הגמיש יותר שמגדיר כיצד ContractWorks ניגש לניהול חוזים.

כשאתה יוצר תג חדש, אתה יכול להוסיף גם תפריט נפתח שמוסיף את התג למחלקה מסוימת בעסק שלך או לתבנית חוזה גדולה יותר. לכן, אם אתה מוסיף תגיות לחוזי עבודה, אתה יכול להוסיף את מחלקת משאבי האנוש לתפריט הנפתח ואילו, אם אתה יכול להוסיף את המחלקה המשפטית עבור הסכם אי-גילוי (NDA). קל ליצור תגים בכרטיסייה תגים / תבניות, ואז תוכלו לחזור לתיבת הדואר הנכנס ולשייך תגיות לחוזים מסוימים. ממשק המשתמש של ContractWorks דליל ואינטואיטיבי באופן דומה לזה של קונקורד, אך הרבה יותר מעמיק בסיווג וחיפוש גרעיני.

תבניות הן הרחבה של רעיון זה. הם מקבצים תגים בהתבסס על סוג חוזה, המסייע ללקוחות לעקוב אחר אותם 5-10 הוראות על הסכם שכירות, למשל, לחפש במהירות סוג זה של חוזה לעומת חוזה ספק, הסכם שותפות, NDA או הסכם הלוואה. תבניות אינן קשורות ליצירת חוזה; הם כלי ניהול וסיווג נוספים. רק מנהלי מערכת או משתמשים עם גישה מלאה יכולים להחיל תגיות ותבניות.

בבדיקת הפלטפורמה כמנהל, הצלחתי למשוך תגיות מרובות לתבנית בדיקה ולסמן שדות ברירת מחדל כגון תאריכי התחלה וסיום, טווח וערך חוזה לפי שדות נדרשים. לאחר מכן אוכל להגדיר התראות חוזרות למשתמשים ספציפיים כמו גם עדכונים אוטומטיים ולחידוש אוטומטי בהתבסס על המרווח שקבעתי. זה שימושי לחוזי מנוי המתחדשים על בסיס רבעוני או שנתי. אתה יכול להעלות מסמך שישויך לתבנית חוזה, אך שוב, זו אינה תבנית ליצירת חוזה מלאה כפי שתמצא בכלים כמו Agiloft. עם זאת, תגיות ותבניות של ContractWorks ניתנות להתאמה אישית וקלה יותר לשימוש מגישות מסורתיות, בנוסף הן ניתנות לחיפוש לחלוטין.

לאחר שהעלית מסמכים והוספת תגיות ותבניות, תוכל לנהל חותמים וחתימות אלקטרוניות בכרטיסייה Sign. כמנהל, אתה יכול לייעד את חמש החותמים שלך או להגדיר תבנית חתימה המתואמת עם סוגי חוזים מסוימים. במקרה זה, אתה יכול לסמן מסמך עם המיקומים הספציפיים שעבורם אתה זקוק לחתימה ומיהו המועמד, ואז לשמור את זה כתבנית. אם כבר הגדרת תבנית, תוכל ללחוץ על סמל העט בכרטיסייה מסמכים כדי לשלוח בדוא"ל קישור מאובטח לחתימה. כל החותמים מקבלים עותק PDF מלא של החוזה שנשלח אליהם באמצעות דואר אלקטרוני, ובכרטיסייה Sign ניתן לסנן חתימות שהושלמו, לא הושלמו או בוטלו.

הפונקציונליות של eSigning היא פשוטה, ויכולת החתימה המקורית תשתלב בקרוב ב- Salesforce וזמינה ב- Salesforce AppExchange, שלדברי ContractWorks תוכל לשלוח מסמך שנוצר ב- Salesforce היישר אל ContractWorks לאחסון וחתימה, כמו גם למשוך שדות Salesforce. ישירות לפלטפורמה כתגיות.

דוחות והתראות

ContractWorks עדיין בתהליך לבנות את הפונקציונליות של הדיווח שלה, אך יש מגוון מוצק של תכונות וניתוח שאיתו ניתן לעבוד. בכרטיסייה דוחות, אתה יכול לנהל גם דוחות וגם התראות קשורות בתצוגת לוח שנה. בעת יצירת דוח חדש, הצלחתי לבחור מבין כל התגיות והתבניות שלי כעמודות לצייר, יחד עם היכולת לסנן את הנתונים שהדוח שלי הוצא לפי מילות מפתח או תבנית מסוימת. לאחר מכן ייצאתי את הדוח כקובץ PDF וקובץ Microsoft Excel.

לאחר יצירת דוח, הכרטיסיות לוח השנה והודעות התראות מאפשרות לך להגדיר דוא"ל והודעות קשורות למשתמשים ספציפיים. תוכל גם להציג את כל הדוחות שלך בכרטיסייה דוחות שמורים. והכי חשוב, ContractWorks נותנת לך יומן ביקורת כדי לעקוב אחר כל הפעילות על ידי המשתמש והיסטוריה שלמה של כל חוזה במערכת. דוחות ב- ContractWorks עוסקים יותר בהעברת מסמכים דרך המערכת והפעולות שמשתמשים מבצעים, מעקב אחר העלאה, העברה, שינוי שם של מסמך וכאשר משתנים פרטים כדי להבטיח עקיבות ושגיאות תפיסה. מבחינה זו, מסלול הביקורת, הדיווח וההודעות מבצעים את עבודתם. עם זאת, יכולות הדיווח אינן כמעט מעמיקות או מקושטות בתרשימים וגרפים אינטראקטיביים כמו אלה באגילופט ואוניט, או מדדי המגמה וההמלצות שתמצאו בדוחות שנוצרו על ידי ניהול מחזורי החיים של קופה.

ארון קבצים וירטואלי לחוזים

קל לשימוש ב- ContractWorks, מדקדק בסיווג החוזים שלו, ובין החוויות הטובות ביותר שבדקנו לאחסון ומעקב מאובטח של מסמכי חוזה. הפלטפורמה מאירה גם כשמדובר בחיפוש מהיר באמצעות תיוג ומבנה התבנית שלה. בנוסף, תכונת ה- eSigning המקורית שלה עובדת טוב. אם אתה מחפש עריכת חוזים, דיווח נרחב יותר ותכונות מחזור חיי ניהול ניהול עמוק יותר (כגון אוטומציה של זרימת עבודה, בקרת גרסאות ושיתוף פעולה מובנה וניהול משימות), Choice Agiloft של Editors היא אפשרות חזקה יותר להתאמה אישית. אפשרות. עם זאת, עבור לקוחות שעוסקים בעיקר בניתוב וניהול מסמכים שלאחר היצירה עם אבטחה רבה ויכולת ביקורת מקיפה, ContractWorks הוא פיתרון מעוצב ומבוצע בצורה חכמה עבור אותם היבטים של ניהול חוזים.