בדיקת תובנות ודירוג של מערכות Cobblestone מערכות

CobbleStone Systems Contract Insight (שמתחיל ב -59 $ למשתמש לחודש) היא מערכת ניהול חוזים נוספת הניתנת להתאמה אישית מאוד המציעה מגוון של תכונות שונות המאפשרות את תהליך ההתקשרות. החברה, שקיימת כבר 20 שנה, משרתת מגוון רחב של לקוחות - ממשלות לקבוצות קטנות ועד ארגונים גדולים. הערה חשובה היא כי Contract Insight היא אחת ממעט מערכות ניהול חוזים יחסית המציעות גרסת ניסיון נגישה חופשית ישירות מאתר האינטרנט שלה. עם זאת, בעוד שחלק גדול מתובנות החוזה ניתנות להגדרה, Agiloft, אחד הזוכים בבחירת עורכי PCMag, כולל אפשרויות התאמה אישית אפילו יותר גדולות. בנוסף הוא מציע שירות ברמה חופשית, כלומר תוכל להעריך אותו לתוכן ליבך ללא פרק זמן קצוב.

מחירים ותוכניות

יש שלוש מהדורות שונות המציעות רמות שירות שונות: Enterprise, Express ו- Group Group. Cobblestone מציעה תרשים השוואה של המהדורות השונות באתר האינטרנט שלה, אך למעשה, המהדורות של Enterprise כוללות יכולות זרימת עבודה נוספות, אינדקס טקסט מלא, ייבוא ​​בכמויות גדולות, מעצב דוחות מקוון ומערכת דירוג חוזה של ספק-לקוח. כל המהדורות מגיעות עם אחסון בלתי מוגבל לחוזים ונתונים.

ניתן לפרוס את הפתרונות של Cobblestone באתר עם הלקוח או לארח אותה על ידי החברה במודל Software-as-a-Service (SaaS), והמחירים נבדלים בהתאם לאפשרות שאתה לוקח. האפשרויות מבוססות האינטרנט מתומחרות בשיעורים חוזרים נמוכים יותר ואילו באתר גבוה יותר וחד פעמי. המהדורה של קבוצת העבודה אינה זמינה כ- SaaS ומהדורת האקספרס אינה זמינה במקום. המהדורה של אקספרס מתחילה ב 59 $ לחודש למשתמש. מהדורת Enterprise מתחילה ב -5, 000 דולר לשנה עבור חמישה משתמשים. בדומה למספר מוצרים אחרים בסבב זה, כולל Blueridge Software Contract Assistant ו- Great Minds Software Contracting Advantage, Contract Insight דורש מופע של Microsoft SQL Server 2005 ואילך כדי להפעיל את המהדורה הארגונית.

ממשק פשוט

לממשק עיצוב פשוט: רקע לבן עם גווני כחול משתנים כדי לציין סורגים וכפתורים. ישנם סמלים לצד התפריטים הנפתחים שנראים כאילו הם "חותכים" את הטקסט. נראה כי אפשרויות התפריט פוגעות בכל קטגוריות הפעולות העיקריות שמנהל חוזים יצטרך בהן, כולל חוזים, עובדים, חברות, דוחות וחיפושים, וניהול והגדרה.

כאשר משתמש נכנס לראשונה, תצוגת ברירת המחדל היא לוח חוזים אליו מוקצה המשתמש. ניתן להגדיר זאת כך שיכלול, או יוחלף על ידי, "לוחות מחוונים" ו "רציפים", שהם למעשה דוחות מותאמים אישית אשר יתעדכנו אוטומטית. לדוגמה, משתמש יכול לקבוע את תצורת המזח המציג את כל החוזים הפעילים שאליהם הם מוקצים או אחד שמציג את כל החוזים שפג תוקפם במהלך 30, 60 או 90 הימים הבאים. תכונה זו מעניקה למשתמש את המידע הרלוונטי ביותר לו או לימין בעת ​​הכניסה אליו.

בדומה לבחירת העורכים שלנו Agiloft, אחת התכונות הבולטות ביותר במערכת היא עומק ההתאמה האישית. תובנה של חוזה נמצאת בשכבה העליונה של מערכות ניהול חוזים המאפשרות למנהלי מערכת ליצור ולשנות שדות נתוני חוזים, להפוך אוטומטית ולכוון את תהליך האישור, ולהגביל את גישת המשתמשים ברמה הפורמאלית, כולל לפי סוג החוזה, חוזה ספציפי או תחום מסוים..

מתחילים

תובנה על חוזה מגיעה עם סרטוני הדרכה שמובילים משתמשים חדשים דרך הגדרת המערכת וביצוע משימות נפוצות. הסרטונים מראים למשתמשים כיצד לבצע בדיוק את הפונקציות הללו ולהגדיר תובנה על חוזה בדיוק לטעמם. אבל בעוד שמצאתי את הסרטונים קלים מאוד לעיכול, וויקי העזרה של המערכת, לעומת זאת, היה מעט קשה לניווט. רוחב התכונות העצום של המוצר הופך אפילו את החיפוש החכם של הוויקי למטלה. עם זאת, לאחר שנמצא, תיעוד העזרה מוצג בבירור, כולל איורים.

הוספת חוזה חדש למערכת היא קלה: פשוט לחץ על "הוסף חוזה." עם זאת, Contract Insight מוסיף כאן שכבת פרופיל של חוזה. זהו מידע על מסדי נתונים וזרימת עבודה שהמערכת צריכה לעבד את המסמך ולנהל את מחזור החיים שלו. ניתן ליצור את פרופיל החוזה יחד עם העלאת קובץ החוזה או ליצור אותו על סמך פרטי הספק או הלקוח. תהליך הקלט בפועל כרוך במילוי הטפסים הרלוונטיים, הניתנים להתאמה אישית בשילוב כמעט בלתי מוגבל על ידי מנהל המערכת או Cobblestone אם אתה משתמש בתוכנה במודל SaaS. ניתן להוסיף או להסיר שדות על סמך סוג החוזה, להגביל על סמך זיהוי משתמש או סוג המשתמשים, ולהגדיר אותם רק לקבלת סוגים מסוימים של מידע, כגון מספר שלם, תאריך, מטבע או פריט מרשימה נפתחת.

לאחר הזנת כל הנתונים, המשתמש יכול להתאים אישית את פרופיל המסמך של החוזה. קיימת רשימה בצד ימין של פרופיל החוזה המספקת למשתמשים מגוון אפשרויות כולל משימות ודואר אלקטרוני, הקצאת עובדים, הדפסה, רענון, חוזי קישור, הצגת היסטוריה ודואר אלקטרוני. בנוסף, משתמשים יכולים לצרף מספר בלתי מוגבל של קבצים לפרופיל החוזה.

הוספת פרופילי עובדים וחברות אינה מהירה וללא כאבים באמצעות סרגל התפריט הראשי. על ידי מילוי טופס פשוט להוספת העובד או החברה למערכת, המשתמשים יכולים להגן מפני אי דיוקים בחיפוש ודיווח. לדוגמה, אם לא היו פרופילי חברה קיימים מראש, משתמש אחד יכול היה לכתוב ב- "XYZ Corp." והשני יכול לכתוב ב" XYZ Corporation ", שעלול לגרום להשמטת חוזים מתוצאות חיפוש ודוחות.

חיפוש הוא גם עניין הניתן להתאמה אישית רבה. ניתן לבצע חיפוש בכל שדה ואז לצמצם עוד יותר על סמך כל קטגוריה של מידע משויך. ניתן לשנות בקלות עמודות נתונים ולהגדיר אותן לפי רצונו של המשתמש. לאחר הגדרת החיפוש כראוי, ניתן להדפיס או לייצא את הדוח ל- Word, Excel או PDF. בנוסף ליכולות הניתנות להתאמה אישית שלה, המערכת מגיעה עם מספר חיפושים ודוחות מוגדרים מראש, וגם המשתמשים יכולים ליצור חיפושים אד-הוק משלהם לשימוש עתידי.

מעבר ליסודות

תכונה מועילה היא בקשות, שעשויות להיות מועילות יותר עבור חברות גדולות יותר. כפי שניתן היה לצפות, תכונת הבקשה מאפשרת למשתמשים לבקש חוזה חדש מהאדם המתאים. המשתמש לוחץ על "הוסף בקשה חדשה" ומוסיף את המידע הרלוונטי. מנהלי מערכת יכולים להגדיר מי יקבל הודעה על הבקשה על סמך המידע שנמסר.

למשתמשים מתקדמים יותר, ל- Contract Insight יש תכונה שימושית באמת למי שמשתמש לעתים קרובות בחוזים מבוססי תבניות. באמצעות התכונה חבילות, מנהלי מערכת יכולים להגדיר תבניות המושכות את המטא נתונים מפרופיל חוזה או חברה. מנהלי מערכת יכולים גם להגדיר ספריות סעיף כדי לסייע ביצירת חוזה.

Cobblestone מאפשר להתאים אישית את Contract Insight באמצעות מגוון רחב של מודולי תוספות. אחת התוספות המועילות ביותר היא מודול שיתוף פעולה ומסמך eSign המסמך, המהווה למעשה את גרסת Cobblestone System למערכת חתימות מקוונת. המודול מאפשר לבצע את החוזה באופן מקוון, הן על ידי חברי הארגון והן על ידי הצדדים הנגדיים. זה מאמת את זהות החותם. אם הארגון שלך מעדיף להשתמש ב- DocuSign, Cobblestone יכול גם לשלב את התוכנית הזו במחזור החיים של החוזה.

ישנם מודולים אחרים הזמינים למגוון נסיבות אחרות והם בדרך כלל מתמקדים בענף או סוג עבודה מסוים. לדוגמא, אחד המודולים הזמינים הוא פורטל הגישה הציבורית המאפשר לפרסם חוזים מסוימים ברשת. תכונה זו תשמש בעיקר לגופים ציבוריים אשר יהיו כפופים לחוקי חופש המידע. ישנם גם מודולים לניהול הזמנת רכש, יחסי ספק-לקוח ומחבר Salesforce בכדי להזכיר כמה. תוספות אלה מאפשרות התאמה אישית גדולה עוד יותר על פי צרכי המשתמש.

תובנה על חוזה היא פיתרון הניתן להתאמה אישית מאוד אך יהיה מבלבל ומרתיע עבור חלקם. מערכות דומות כמו Agiloft, הקלו על כמה מבעיות מורכבות ההתאמה האישית באמצעות גישה של אשף מיושם בקפידה. עם זאת, Contract Insight מציע מודולים ותוספות רבים שיעזרו להתאים את המוצר לצרכי הלקוח, ולכן כדאי מאוד להסתכל על חברות עם זרימות עבודה רב-צדדיות ודרישות יצירת חוזים מורכבות.