בינה עסקית לכולם

בינה עסקית (BI) חמה עכשיו. עצירה מוחלטת. פשוט וקל. בין היתר, החברה שלי מספקת משאבי כוח אדם לחברות גדולות, ובתשעת החודשים האחרונים, בקלות, מחצית מההזדמנויות שהתבקשנו למלא הן קשורות ל- BI.

לחברות גדולות יש משאבים להעסיק מומחי BI, אך חלק ממה שהופך את ה- BI לנושא כה חם כיום הוא שמומחי BI אינם עוד דרישה מוחלטת לעסקים לקבל ערך מהטכנולוגיה הזו. אנו עובדים בעידן הזהב של טכנולוגיית שירות עצמי אשר מעניקים לאנשים שאינם טכניים את היכולת ליצור אינטראקציה ישירה עם מספר טכנולוגיות אשר דרשו בעבר ידע מיוחד: IT, אבטחה, ובוודאי BI.

ואם אתה מומחה BI, אל תיבהל. הרעיון העומד מאחורי BI בשירות עצמי אינו לסלק את העבודה שלך. זה למצוא דרכים להשיג ערך חדש מהנתונים הקיימים. על ידי מתן אפשרות למשתמשים עסקיים חזיתיים לשאול ישירות בחנויות הנתונים של הארגון שלהם, התיאוריה היא שהם ימצאו דרכים רעננות להסתכל על העסק. זה בשום דרך לא מבטל את מה שמומחי נתונים עושים היום מכיוון שתמיד יהיה צורך בשאלות אלה. אך עם BI בשירות עצמי, משתמשים בחזית יכולים לנהל בעצמם שאילתות ברמה גבוהה שיש סיכוי גבוה יותר להתייחס ישירות למשרות שלהם, ולהשאיר למומחי נתונים יותר זמן להעמיק עוד יותר בשפל של נתונים חדשים ולגייס תובנה עוד יותר. בצורה זו.

עבור אלו העובדים בתקציבי IT קטנים ובינוניים (SMB), BI בשירות עצמי מייצג גם דרך לקבל גישה ליתרונות טכנולוגיים שבעבר היו מחוץ להישג ידם פשוט מבחינת עלות. זו התפתחות פנטסטית, במיוחד עכשיו שאפילו העסקים הקטנים ביותר מייצרים כמויות אדירות של נתונים הניתנים לצריבה דרך דברים כמו ניהול קשרי לקוחות (CRM), שיווק בדוא"ל, מעקב אחר התנהגות לקוחות מקוונים, מעקב אחר אתרים ועוד. כלים כמו אלה מייצרים כמויות אדירות של נתונים שיכולים לספק כל מיני תובנות אודות העסק שלך באמצעות BI בשירות עצמי. כל מה שאתה צריך כדי לרתום את כוחם של BI בשירות עצמי, הוא (1) נתונים, (2) הכלי הנכון ו- (3) איזשהו רעיון קונטקסטואלי כיצד להסתכל על הנתונים שלך.

יש יותר נתונים ממה שאתה חושב

קבלת הנתונים היא העבודה שלך, ובעוד שאני לא יכול לעזור לך בזה ישירות, אני יכול לומר לך שרוב חברות קטנות ובינוניות יושבות על הרבה יותר נתונים ממה שהן מבינות. אתה רק צריך לנתח את מערכות התוכנה השונות בהן משתמשת חברתך ותתקל במהירות בהמון נתוני מפתח. אם ניקח כדוגמת מימון, דבר עם אנשי הכספים ואנשי ה- IT כדי לגלות אם החברה שלך משתמשת ב- Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle או Exact לצורך נתונים פיננסיים. אולי Salesforce, Siebel, או אולי Zoho CRM ליצירת קשר עם מכירות וניהול הזדמנויות. Adobe Analytics או Google Analytics עבור ערכי אתרים. הרשימה נמשכת ונמשכת.

אבל, לא פחות חשוב כמו לזהות איזו תוכנה מייצרת נתונים היא למידה (1) כיצד עמיתים לעבודה שלך משתמשים בכלים האלה כדי להפיק נתונים ו (2) היכן נתונים אלה. כדי להבין את הקודם, עליכם לשבת איתם ולגרום להם להנחות אתכם כיצד הם משתמשים בתוכנה כדי לבצע עבודה - זו הדרך הטובה ביותר להגיע להבנה ברמה גבוהה של הנתונים המאוחסנים. לאחר שעברתם על זה, עבדו עם ה- IT כדי לוודא שלכלי ה- BI בשירות עצמי יש גישה לחנויות הנתונים הנכונות עם הרשאות מתאימות.

המון כלים ועוד בכל יום

אם אתה תקוע באילו כלים להשתמש, PCMag פרסם לאחרונה סיכום סקירה של כלי BI בשירות עצמי, אז בדוק את זה. עם זאת, יש לי כמה מועדפים משלי ששווה להזכיר. ראשית, Microsoft Power BI בעיקר מכיוון שהוא נהדר לאלה עם תקציב קטן (אתה יכול להשיג את מרבית הפונקציונליות שלו בחינם) אך עדיין חזק מאוד ובוודאי הקל ביותר ללמוד את כל הכלים בהם השתמשתי עד כה. עם זאת, אני אוהב גם את Zoho Reports ומצאתי שרבים מלקוחותיי שעובדים בצד הפיננסי של דברים כמו טבלו. כרגיל, ככל שאתה מוכן להשקיע יותר, כך תוכל לקחת בחשבון את הרשימה. אבל אם אתה רק מתחיל, אני ממליץ מאוד על Microsoft Power BI או על Zoho Reports, מכיוון ששני הכלים עושים עבודה טובה בהקלת משתמשים חדשים ביסודות BI.

דברים שצריך להסתכל עליהם

זה המקום בו אני נכנס. BI עוסק במבט - בחינת המספרים שלך, הסתכלות על מערכות יחסים, בדיקת דברים בזמן שהם מתרחשים ועוד. שקול להלן סקירה כללית ומנה ראשונה של כלי BI בשירות עצמי ושיטות עבודה מומלצות.

ייצוגים חזותיים:

קשה להבין כמה חבורה של מספרים על המסך, אבל לראות תרשימים מייד מאירים מגמות ותובנות חשובות אחרות. כלי BI טובים מגיעים עם תרשימים ודוחות מוגדרים מראש כדי להדגיש מגמות עסקיות קריטיות. ביקורים באתר, מכירות לפי יום / שבוע / חודש, תעריפי דוא"ל שיווקיים וכן הלאה. אינך צריך לדעת מה לראות ככלי BI טוב שיעזור לך לצבוע לפי מספרים - תרתי משמע.

אני מתפרנס כיועץ אז אני שונא להגיד את זה, אבל כלי BI טובים יכולים להחליף חלק ממה שהיועצים עושים. בעבר, אחת התרומות שיועץ טוב יביא לשולחן הייתה המלצות על אילו יחסי נתונים יש להסתכל על מנת להשיג תובנות עסקיות. כלי BI טובים מביאים אוטומציה ליצירת דוחות המציגים מערכות יחסים אלה. זה כמו שיש יועץ בחינם על המסך לפניך. מוטב, חברות שיוצרות כלי BI יכולות להעסיק יועצים מובילים שידריכו אותם בדוחות שהם יוצרים עבורך. (אמנם, יועץ טוב עדיין יכול להוסיף תובנות חשובות מניסיון. יש את התקע שלי לערך המתמשך של המקצוע שלי, אבל כלי BI יכולים להוכיח כמסייע רב עוצמה לעזור לך להבין את העסק שלך.)

תצוגות מאוחדות:

בדרך כלל כלי BI מציגים את הדוחות שלהם בלוח המחוונים. מסך אחד עשוי לכלול מספר תצוגות של נתונים הקשורים למכירות. דבר אחר עשוי להעניק לך תובנות לגבי המשאבים הפנימיים אליהם ניגשים לעובדים בשעות שונות ביום (ומסוגים שונים של מכשירים). קביעת תרשימים ודוחות מרובים הקשורים לאותו המסך לא רק חוסכת לך זמן, אלא לראות ערכים קשורים זה לצד זה יכול לעזור לך לאתר מגמות ומערכות יחסים שאולי אתה מפספס.

תובנות בזמן אמת:

אחד הדברים הגדולים בלוח המחוונים של ה- BI הוא שהייצוגים והדוחות הם דינאמיים. עם זרימת נתונים חדשים התרשימים והדוחות שלך מתעדכנים אוטומטית. בחלק מהמרכזי לוח המחוונים מוצגים מדדים שמתנודדים ממש כשאתה צופה בהם עם קבלת נתונים חדשים. אחרים מרעננים במרווח מוגדר או כאשר אתה לוחץ על כפתור כדי לרענן את התצוגה. זה באמת תלוי בעסק שלך, כמה נתונים אתה צריך לנתח, כמה מהר נכנסים נתונים חדשים ואילו סוגים של תובנות אתה צריך להשיג.

זמן אמת, בזמן אמת:

רוצים להיות בזמן אמת אמיתי? (כמו למשל, כאשר אחד הילדים שלי היה שואל את השני, "האם אתה אוהב אותו או אוהב אותו?" איכשהו הכמות הנוספת הזו עושה את כל ההבדל.) אז להיות בזמן אמת אמיתי , אתה לא רק צריך זמן אמיתי גישה למקורות הנתונים שלך, אתה זקוק לכלי BI המאפשר לך לגשת לדוחות שלך בזמן אמת אמיתי - וזה אומר שצורך שלך כלי BI שיש בו אפליקציות סלולריות.

עדיף, בחר בכלי המאפשר לך להגדיר התראות כך שתקבל הודעה באופן יזום כשנתוני המפתח ישתנו. ככה אתה יכול להיות נוכח פיזית ונפשית במשחק הכדורסל של בתך במקום להסתכל על לוח המחוונים של ה- BI באייפון שלך כל הזמן. אבל אתה עדיין יכול להיות סמוך ובטוח שאם קורה משהו קריטי, תקבל הודעה ותוכל לבדוק במהירות את לוח המחוונים שלך במכשיר שלך.

ייצא את הדוח:

התבוננות בדו"ח BI היא בעלת ערך בפני עצמה, אך מה שטוב יותר הוא להיות מסוגל לחלוק תרשימים מעניינים עם עמיתיך לעבודה. לעובדיך הפחות-מודעים, זה יכול להיראות כאילו היית צריך לבזבז שעות על פריצת מספרים וליצור תרשימים. אבל עם הכלי BI המתאים, תתחיל לקבל הדמיות חזקות כמעט באופן מיידי. כלים מסוימים מקלים גם על פרסום התוצאות שלך באינטרנט כדי לשתף עם העולם.

יכולות תרגול-למטה:

מאפיין רב עוצמה נוסף של לוחות מחוונים BI הוא היכולת להתעמק בנתונים. אולי אתה רואה שעלות הסחורות שנמכרו (COGS) עלתה כאחוז מהמכירות בשבוע שעבר. למה? תרשים סטטי לא יעזור. אבל לוח מחוונים BI טוב מעניק לך את היכולת לבצע תרגיל בנתונים כדי להבין מדוע.

שאלות אמיתיות, תשובות אמיתיות:

בימים הראשונים של חיפוש באינטרנט היית צריך להזין מחרוזות טקסט קריפטות כדי למצוא את מה שחיפשת. אם אתה יכול להוסיף כמה מפעילים בוליאניים, אתה יכול להיות משתמש יעיל למדי של AltaVista. (נקודות בונוס אם יש לך מושג מה היה AltaVista; הכפל את הנקודות אם אי פעם השתמשת בה.) בימינו, פשוט שאל את מנוע החיפוש שאלה ובינג, קורטנה, גוגל או סירי יעניקו לך נתונים רלוונטיים. חלק מכלי ה- BI הופכים חכמים מספיק כדי לאפשר לך לעשות את אותו הדבר עם הנתונים שלך. רק תשאלו "מה היה הרווח שלי מקווי מוצרים בחודש שעבר?" ותן לכלי להביא את הנתונים (והתובנות) אליך.

10 יחסי נתונים כדי להתחיל

מוקדם יותר ציינתי שכלי BI טובים יובאו מראש עם דיווחים נהדרים. דוחות אלו הם היועצים האוטומטיים שיעזרו לכם להבין את העסק שלכם. לכן, שקול רשימה זו של 10 דוחות או הדמיות כדי לבדוק כדי להיות פשוט פריימר שיעזור לך להתחיל (בהנחה שהמערכות שלך יכולות לספק לך נתונים אלה וכלי ה- BI שתבחר יכול לעזור לך לחזות אותם):

1. איזה אחוז מהלקוחות שלך מבטל את השירות שלך בתוך x ימים / שבועות / חודשים והאם אחוז זה עולה או יורד לאורך זמן?

2. אילו מוצרים (או קווי מוצרים) מניבים את הרווחיות הגבוהה ביותר ברוטו?

3. אילו ימים בשבוע (או חודשי השנה) מניבים את תוצאות המכירה הטובות ביותר שלך, ובמכירות באותם ימים / חודשים האם מגמת או יורדת לאורך זמן?

4. בהתבסס על איזה דף באתר הלקוחות שלך מבקר תחילה, כמה זמן הם נשארים באתר שלך? מה טוב בדפים שגורמים למשתמשים להישאר יותר זמן, או מה רע בדפים שמרחיקים את המבקרים מהר יותר?

5. למי מאנשי המכירות שלך יש את התעריף הסגור הגבוה ביותר עבור העסקאות שהם נכנסים לצינור שלהם?

6. באילו מחלקות יש את מספר השיחות הגבוה ביותר לדלפק העזרה של ה- IT?

7. כשמשווים מכירות של לקוחות למספר שיחות דלפק העזרה, אילו לקוחות עולים לך ביותר בעלויות הקשורות לדלפק העזרה?

8. אילו לקוחות מדברים עליך יותר מדי במדיה החברתית והאם הערותיהם בדרך כלל חיוביות או שליליות?

9. באילו אתרים עוברים העובדים שלך לרוב במהלך היום, ולכמה זמן?

10. כמה פרויקטים הושלמו בזמן, ולאלה שלא, כמה ימים / שבועות / חודשים הם איחרו.

עם גישה לנתונים הנכונים, כלי שיכול לעזור לך להבין את כל זה (ובפחות זמן מחוץ ליום שלך ממה שאתה עשוי לחשוב), אתה יכול להיות בחור או בחורה הנתונים עבור הצוות שלך, המחלקה שלך או שלך חברה. ומי יודע, בפעם הבאה שהחברה שלי מחפשת למלא תפקיד עבור מומחה BI, יתכן שנקיש על דלתך.