סקירה ודירוג של עוזרי חוזי תוכנה של Blueridge

החל מ 899 $ עבור המהדורה הסטנדרטית, Blueridge Software Contractant עוזר הוא דבר מהכניסה לבית הספר הישן בשוק ניהול החוזים. איפה שרוב כל התחרות שלה אימצה מודל פריסת ענן, Blueridge דבקה בשיטת ההתקנה המיושנת יותר של הורדות והפעלה מקומית. עדיין מדובר בפתרון עשיר למדי בתכונות שנמצא בשימוש כבר למעלה מ 15 שנה עבור לקוחות כמו איגודי אשראי, בתי חולים, חברות תרופות וארגונים אחרים שצריכים לשמור נתונים מאחורי חומת האש שלהם.

מאז הסקירה הראשונית שלנו, עוזר חוזים עבר שיפורי צג והתאמה אישית של תכונות. אולם שלוש מהדורות של המוצר (Standard, Pro ו- Enterprise) עדיין דומות מבחינה ויזואלית, עם מגוון רחב של תפריטים ותכונות בהשוואה לממשקי המשתמש הדלילים יותר (UI) של אפשרויות חדשות יותר מבוססות ענן. על פי תוכנת Blueridge, היא בחרה להישאר במרחב תוכנת הלקוח / השרת ולא להתחרות בעשרות אפשרויות דומות מבוססות ענן.

עוזר חוזים אינו מציע יכולות של שיתוף חוזה, משא ומתן או מובנה בשיתוף פעולה. אתה יכול לפנות למגזין הבחירה של קונקורד או של עורכים לשם כך. גם עוזר חוזים אינו ניתן להתאמה אישית או עמוס בתכונות ניהול מחזורי חיים מקצה לקצה כמו בחירת העורכים Agiloft. עם זאת, אם העסק או הארגון שלך מעדיפים אפשרות פרוסה מקומית לאחסון חוזה מאובטח (עם אפשרויות סיווג פירוט ותכונות ניהול), אז Contract Assistant הוא כלי מאובזר היטב. זה נותן לך דיווח והתראה חזקים פלוס מדריכים נהדרים למשתמשים שיעזרו לך להיות מהירה.

תמחור ותוכניות

כאמור, עוזר Contract מגיע בשלוש מהדורות שונות: Standard, Pro ו- Enterprise. המהדורות השונות מספקות רמות שירות משתנות בהתאם לגודל העסק שלך או למספר המשתמשים. המהדורות נעות במחיר של $ 899 ל- 8, 999 $. עוזר חוזה מתחיל במחיר של 899 דולר עבור המהדורה הרגילה, שהיא גרסת משתמש יחיד המותקנת במחשב האישי שלך. גרסה זו אידיאלית לבעלי יחידים או ארגונים בהם נדרש רק מנהל יחיד כדי לפקח על החוזים במערכת שלך.

מהדורה זו ברמת הכניסה מגיעה עם רשומות אלקטרוניות מלאות, תמיכה מרובת מסדי נתונים, שדות בסיסיים ותמיכה בקבצים, ו"אירועים מדאיגים "בלתי מוגבלים או התראות לכל חוזה. אתה מקבל גם חיפוש פשוט, מתקדם, דוחות והתאמה אישית של קטגוריות חוזים ושדות. לקבלת פונקציונליות נוספת של דוחות שנבנו בהתאמה אישית, תוכלו להזמין את המהדורה הרגילה פלוס במחיר של 1, 198 דולר. זה נותן לך גישה למעצב הדוחות האופציונלי. בשונה מתמחור התוכנה כשירות (SaaS) של מוצרים מבוססי ענן, התמחור הבסיסי עבור כל מהדורה הוא עלות חד פעמית לעומת עלויות המנוי החוזרות על כל מוצר מבוסס ענן שנבדק בסבב זה.. כל המהדורות מגיעות גם עם ניסיון חינם למשך 30 יום.

אחד ההבדלים העיקריים בין שלוש המהדורות הללו הוא היכולת להזין חוזים או מסמכים ישירות למאגר. במהדורות הסטנדרט וה- Pro, המשתמש יכול לקשר את הגרסה המקומית של המסמכים לפרופיל שלה ב- Assistant Contract. במצב זה, ניתן לקשר את פרופיל המסמך ב- Contract Assistant למיקומו בכונן או בשרת, אך המסמך אף פעם לא מועלה למסד הנתונים. יש להניח, שמשתמשים במהדורות הסטנדרט וה- Pro, האחסון במסד הנתונים לא היה נחוץ מכיוון שניתן היה לשמור באותה מסמכים באותה קלות במחשב האישי של המשתמש או בכונן משותף לקבוצה קטנה. עם זאת, עבור חברות או חברות גדולות, הסדר כזה עשוי להוכיח לא מועיל הן מבחינת הביצועים והן משיקולי האבטחה.

מהדורת ה- Pro היא מוצר רשת מקומית (LAN) המיועד לעסקים קטנים ובינוניים (SMB) או קבוצות עבודה קטנות בתוך ארגון. מחירו 3, 499 דולר עבור רישיון הבסיס (חמישה משתמשים), אם כי ניתן להוסיף מושבים נוספים בתוספת תשלום. תכונה חכמה, מהדורת ה- Pro כוללת שילוב של ניהול מסמכים עם Laserfiche ותמיכה מרובת משתמשים עם אבטחה והרשאות בסיסיות.

לבסוף, מהדורת Enterprise מתומחרת ב -8, 999 דולר עבור רישיון הבסיס (חמישה משתמשים). זהו מוצר SQL Server / Client LAN / WAN (רשת רחבה) שמגיע עם מערך מלא של תכונות סיווג ואחסון מסמכים מתקדמות. תכונות אלה כוללות ארונות ותיקיות משנה, חיפוש בטקסט מלא, התראות חוזרות, התאמה אישית מלאה, אחסון מסמכי מסד נתונים ודיווחים מותאמים אישית הקשורים לרמת הרשאת המשתמש. תחזוקה שנתית אופציונלית היא 18 אחוז מסך מחיר הרכישה של כל התוכניות. זה מאפשר לך לקבל זמינות לעדכוני מוצרים וגישה לתמיכה טלפונית (להבדיל מתמיכה חופשית בדוא"ל בלבד). ניתן לשדרג לגרסה אחרת בכל עת. רישיונות משתמשים נוספים מתומחרים בסולם מדורגת בו מחיר הרישיון יורד ככל שעולה הנפח למהדורות ה- Pro וה- Enterprise:

מהדורת המקצוענים:

רישיונות 1-4: 299 דולר

5-9 רישיונות: 269 דולר

רישיונות 10+: 229 דולר

לדוגמה, אם היום אתה רוכש שני רישיונות נוספים, אתה תשלם 299 דולר לכל אחד. אם אחר כך תרכוש שלושה רישיונות נוספים, תשלם 269 דולר עבור כל אחד מאותם.

גרסה לארגונים:

1-9 רישיונות: 599 דולר

10-24 רישיונות: 529 דולר

רישיונות 25-49: 449 דולר

רישיונות 50-99: 379 דולר

רישיונות 100+: 299 דולר

רישיונות ללא הגבלה: 59, 999 $ (כולל רישיון הבסיס)

לדוגמה, אם היום אתה רוכש שלושה רישיונות נוספים, אתה תשלם 599 דולר לכל אחד. אם תרכוש מאוחר יותר שמונה רישיונות, תשלם 529 דולר עבור כל אחד מאותם.

מתחילים להתקין

ניתן להתקין את המהדורות Pro ו- Enterprise של Assistant Contracts על מחשבי מחשב של משתמשים או וירטואליזציה (כלומר, להתקין בשרת יישומים שמריץ Citrix או Terminal Services, או כאפליקציית אינטרנט המארחת עצמית באמצעות Citrix XenApp.) במילים אחרות, עוזר Contract הוא לקוח / תוכנת שרת המתארחת ברשת שלך, ללא נתונים השוכנים בענן. כדי לאפשר גישה למסד נתונים בעסקים גדולים יותר, פירוש הדבר שתצטרך להתקין את Microsoft SQL Server עם מהדורת Enterprise. הקפד ליצור קשר עם תוכנת Blueridge לקבלת פירוט מפורט לגבי הדרישות העומדות בסביבה שלך. גלה איזו גרסה של SQL Server ו- Windows Server נדרשת והאם ניתן להפעיל משאבים אלה באופן כמעט או לדרוש שרת פיזי משלהם.

כדי לבדוק את המהדורה הסטנדרטית לסקירה המעודכנת שלנו, הקמתי תקופת ניסיון בחינם והורדתי את התוכנה למחשב Windows 10 שלי. תוכנת Blueridge אינה מספקת הורדות מקינטוש. החברה טוענת שהיא תומכת ב- Windows 7, 8 ו- 10, אך לאחר הורדת חבילת התוכנה התבקשתי להוריד גרסה ישנה יותר של.NET Framework לפני שתתקין ההתקנה. זה היה נתק תאימות קל. אבל לאחר הורדת.NET Framework 3.5 SP1 (בניגוד לגירסה הנוכחית 4.7) ההתקנה הושלמה במהירות והייתי במצב פועל.

לאחר פתיחה, עוזר חוזה זורק לעברך הרבה תכונות ואפשרויות. אבל זה עושה זאת במערך שמאורגן טוב יותר מהמבחר התפריטים המכריע של Great Minds Software Contract Advantage ו- Coupa Contract Life Management. עוזר חוזים מציע משאבי עזרה ותיעוד מעולים לסיוע בהתקנה, ניווט ושימוש. קיבלתי מייד חלון קופץ ל"התחלתי בעשרה שלבים קלים "שעובר על מפת הדרכים של המוצר ומדריך ה- QuickStart. פרקים צמודים לאינדקס וניתנים לחיפוש כך שתוכל ליצור מועדפים משלך במדריך ובכל משאבי העזרה של תוכנת Blueridge. תיעוד העזרה והקלות השימוש הכללית במשאבים הקלו עלי ובקלות להגיע לנוחיות עם ממשק המשתמש.

בראש לוח המחוונים נמצאות כרטיסיות לניהול חוזים, בסיס נתונים ודיווח, אפשרויות וכלים, עדכוני המונים (עריכת רשומות מרובות, רשומות או משתמשים) ועזרה. יש גם סרגל כלים דמוי מיקרוסופט עם לחצנים ליצירה ושמירה של ערך חוזה חדש, בתוספת כפתורי מחיקה, ביטול וחיפוש. בצד שמאל מופיע אינדקס חוזים אלפביתי לחיפוש מהיר בבסיס הנתונים שלך, מחולק לקטגוריות ותיקיות תיקים. אזעקות חוזה ש"צלצולים "(כלומר עם מועדי חוזה דחופים שייפתרו) מוצגות באדום.

מתחת לסרגלי התפריט יושב סביבת העבודה המחולקת לחלונות בגודל מתכוונן. החלונות מקובצים לפי סוגי מידע, ומציעים כרטיסיות עבור אינדקס חוזים, מידע על חוזים, תאריכי מפתח, קטגוריות, רכיבי מפתח / סעיפים, סקירה כללית, קישורי קבצים והערות והערות (שזה היקף תכונות השיתוף של עוזר החוזה). ספריית הסעיפים דומה למה שתמצאו ב- Agiloft ומבנה התיוג המותאם אישית דומה לזה של ContractWorks.

ניהול מחזור חיי החוזה

לאחר השלמת מדריך QuickStart, יש מדריך למשתמש מועיל לא פחות עם הוראות לכניסה ותצורות מתקדמות יותר. מדריך למשתמש נותן הוראות מדויקות מאוד ליצירת בסיסי נתונים ותצורת שדות הנתונים השונים.

תהליך ניהול החוזים עצמו קל וניתן להתאמה אישית במיוחד. בעת הוספת רשומות חוזה חדשות או עריכת קבצי חוזה, באפשרותך לשנות שמות או להסתיר שדות, להוסיף כותרות משתמשים (בכרטיסייה אפשרויות וכלים) ולנהל תאריכים והתראות מפתח. אתה יכול גם להוסיף ולנהל קטגוריות ולחלץ סעיפים באמצעות החלונות בצד ימין של דף פרטי החוזה. במהדורות ה- Pro ו- Enterprise אתה עושה זאת באמצעות מודול הניהול. כמו ב- Agiloft ו- ContractSafe, מנהלי מערכת יכולים להוסיף משתמשים ולהגדיר הרשאות להצגת חוזים או אלמנטים מסוימים בממשק המשתמש. אם כי, שלא כמו בכלים אלה, אינך צריך להיכנס לחלונית ניהול כדי לעשות זאת. כל השדות ניתנים לעריכה מהעמוד הראשי. מהדורת ה- Pro מעניקה לך אפשרויות לקריאה בלבד או הרשאות מלאות. אך למהדורת Enterprise יש אבטחה יותר פרטנית עבור רשומות ספציפיות ובסיסי הנתונים השונים שאליהן משתייך המשתמש. מהדורת Enterprise Assistant Contract יכולה גם ליצור מה שנקרא "תצוגות" כדי להסתיר שדות ספציפיים עבור קבוצות משתמשים או חברות שונות, או כדי להציג ארון או תיקיה מסוימים. הוספת רשומה חדשה היא קלה כמו לחיצה על הכפתור חדש והפקת עותק של תבנית רשומה קיימת.

מכיוון שאתה מסווג רק חוזים קיימים ועומדים ועומדים, אתה לא ממש יוצר חוזה חדש, אלא רק את מסד הנתונים עבורו. מבחינת חיפוש אתה יכול להריץ שאילתות לפי טקסט, מילת מפתח, תאריך או שדות כגון מטבע או סוג חוזה. ניתן לחפש בכל השדות וניתן להעביר אותם לדוחות סטנדרטיים או מותאמים אישית. עם זאת, אין חיפוש בזיהוי תווים אופטי (OCR) מכיוון שצופה החוזה דורש שהמסמך יהיה טקסט הניתן לעריכה או חוזה PDF לפני שמסד הנתונים יוסיף אותו לאינדקס.

ארגון זה חשוב מכיוון שהאופן בו עוזר חוזה מסובך סביב מסדי נתונים רבים. אין הגבלה למספר בסיסי נתונים שמשתמש יכול ליצור, אם כי אתה יכול רק לפתוח בסיס נתונים אחד בכל פעם. עבור מנהלי ארגונים, זוהי דרך שימושית לניהול חוזים רגישים שהארגון שלך מעדיף להפריד מטעמי הרשאות או מטעמי אבטחה.

ניתן להפיק דוחות במגוון דרכים, כולל בפרופיל חוזה פרטני, באינדקס מסד הנתונים, או רק בקבוצת משנה של חוזים העומדים בקריטריונים מסוימים. ניתן ליצור דוח במהירות על חוזה נבחר או על כל החוזים במאגר מסוים, אותו ניתן להזמין ולסדר במגוון דרכים.

משתמשים יכולים גם להפיק דוח על ידי שימוש בתוצאות של חיפוש מסוים, מה שמאפשר להם להגביל את החוזים המדווחים על פי הקריטריונים הרצויים. כמו כמעט כל שירות, ככל שגדלה כמות ההתאמה האישית, כך היא מורכבת יותר. ישנם פילטרים בסיסיים ומתקדמים. תכונת החיפוש הבסיסי מתכופפת לחלוטין לרצונות המשתמש אך עושה זאת באמצעות מערך של תיבות סימון ותיבות סינון. ניתן לסנן את החיפוש הבסיסי לפי שדות הסינון הסטנדרטיים או השדות המוגדרים על ידי המשתמש. משתמשים מנוסים יותר יכולים לעבור לחיפוש המתקדם, שהוא גיליון אלקטרוני המגיב ללוגיקה הבוליאנית. עוזר חוזים הוא הכלי היחיד שבדקנו כדי לתמוך בחיפוש בוליאני.

למהדורת Enterprise יש יכולות חיפוש נוספות, המאפשרות מסמכים, הערות ותווי אלמנטים מצורפים מצורפים. ניתן לשמור פרמטרים של חיפוש שישמשו שוב ושוב לשימוש עתידי. ערכתי חיפושים אחר חוזים פעילים ועומדים והוספתי מסנני תאריכים מתקדמים יותר. כאשר נוצר דוח, הוא מוצג בחלון נפרד. זוהי תכונה מבורכת מכיוון שהיא משמשת כתצוגה מקדימה מיידית של הדוח. ברגע שהמשתמש מרוצה מהדוח, ניתן לייצא אותו במגוון פורמטים כולל HTML, PDF, טקסט עשיר, טקסט רגיל, TIF או Microsoft Excel. זה לקח כמה קדימה ואחורה, אבל בסופו של דבר הצלחתי להביא את הדו"ח שלי לרצוי. עם זאת, הדבר עלול להיות בעייתי עבור ארגונים גדולים יותר או אנשים המנסים לייבא קבצים גדולים יותר.

ניהול חוזים של בית ספר ישן עשה נכון

עוזר לחוזה הוא אפשרות זו לעסקים וארגונים שאינם רוצים מוצר ענן מנוהל באופן מלא. פלטפורמה ותיקה זו מעניקה לך שליטה מלאה מאחורי חומת האש על מסד הנתונים שלך ועל חוזים. זה מגיע עם מקורות עזרה מקיפים שיעזרו לך לנווט בממשק המשתמש המסורתי שתוכנן ולהתאים אישית את כל מה שנראה לעין. אין תזרימי עבודה אוטומטיים, אין שילובים ישירים ושום דבר בדרך ליצירת חוזה מקורי, שיתוף פעולה, משא ומתן או חתימה אלקטרונית. Agiloft ו- Concord הן אפשרויות טובות יותר אם אתה רוצה פלטפורמה מבוססת ענן שתנהל את מחזור חיי החוזה המלא ועבודה עם גורמים חיצוניים. אבל אם ניהול חוזים מקומי מאובטח זה מה שאתה מחפש, אז עוזר חוזים הוא אפשרות מנוסה וניתנת לך את מה שאתה צריך.