חזרה לעסקים: רשימת בדיקות לתחילת השנה עבור smbs

אם אתה מנהל משרד טיפוסי לעסקים קטנים ובינוניים (SMB), חשוב להתחיל את השנה ברגל ימין. חברות קטנות ובינוניות צריכות להתקדם במהירות כדי להגיב להזדמנויות חדשות ככל שהן מתעוררות, ולקיים בסיס משרדי איתן שעליו לבצע את העבודה זה קריטי להצלחה. למרבה המזל, וודא שהעסק שלך במצב טוב יכול להתבצע די מהר. נכון, זו קרנית של ביקורות. רק היה אסיר תודה שאף אחד מהם אינו ממס הכנסה. עקוב אחר רשימת הבדיקה של שש נקודות למטה והמשרד שלך יהיה מוכן להתמודד עם כל אתגר שעשוי 2016.

1. התכונן לעונת המס

בעולם העסקי אתה כמעט תמיד מתכונן לשלם מיסים בדרך זו או אחרת. אבל תחילת השנה (אם זה עולה בקנה אחד עם שנת הכספים של החברה שלך) חשובה במיוחד. התחל בלשבת עם הראש הכספי שלך כדי לערוך ביקורת תמונה גדולה על ספרי השנה שעברה.

בטח, אתה עלול לפרוץ זיעה קרה כאשר משתמשים בבדיקת "ביקורת" ו"כספים "באותו משפט, אך תתגבר על זה: איננו מדברים על הצבת סוכני מס הכנסה. זהו ביקורת שנועדה לתת לך, למנהיגות שלך ולכל משקיעים נוכחיים או פוטנציאליים שהמימון שלך - ובהרחבה את הארגון שלך - פועל כפי שהם צריכים להיות. אתה מאמת את המספרים של השנה החולפת, מעריך את הנהלים העסקיים והפיננסיים ומתאים את מה שקרה באמת גם למה שציפית שיקרה וגם למה שדיווחת שקרה. אתה יכול לבצע את הביקורת על ידי הפניות החשבונאיות הפנימיות שלך או על ידי חברה חיצונית או רו"ח. אתה יכול אפילו ליצור כוח משימה קטן שיעשה את העבודה כקבוצה. מה שאתה מחפש כולל:

כל ההכנסות שהופקו בשנה הקודמת ומאיזה מקור,

כל ההוצאות שבוצעו בשנה הקודמת, באילו אמצעי תשלום, לאילו מקבלים והוקצו לאיזה תקציב; שימו לב במיוחד להוצאות משרד, טכנולוגיה, שירות של צד שלישי ותשתיות עסקיות,

ביקורות על דוחות בנק,

מס הכנסה ומס ארנונה (אם בכלל) מגישים ביקורות,

ודא כי נוהלים הנהלים חשבונאיים מתאימים; אם לא, הבין מדוע זה יכול לנבוע מתהליך עסקי ספציפי שעשוי להזדקק לתיקון

הכניסו את תוצאות הביקורת לדוח הדוק (זהו כלי שאתם רוצים להשתמש בו בפועל במהלך השנה, אז הפכו אותו לקצר, מאורגן ובעל ערך - לא כל כך נפח שלא תוכלו למצוא שום דבר).

בוצע כראוי, ביקורת זו לא צריכה להימשך יותר משבוע, והדוח שלה מספק כלי יסוד שכנגדו ניתן להשתמש הכל - החל מתוכניות רכישה ועד יעדי מכירות.

2. ביקורת חומרה

מנקודת מבט של מנהל משרד, הידיעה איפה הכסף הופך להיות רק הצעד הראשון. עכשיו אתה צריך לדעת איפה גם כל השאר. התחל עם חומרת טכנולוגיה. זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל זה הופך במהירות לאזור סכנה עבור חברות קטנות ובינוניות רבות - במיוחד כאלה הנוטים יותר לכיוון הבינוני מאשר הקטנים. זה בגלל הביטוי תביא מכשיר משלך (BYOD). כל כך הרבה אנשי IT שונאים, ומשתמשים רבים כל כך משתמשים בכדי להשתמש בכל החומרה שהם יכולים לשים עליהם - מכל מקור שהוא ומשלמים עליו לעתים קרובות בדרכים מוזרות או ערמומיות. לכל הפחות, הכנס מידע זה לגיליון אלקטרוני מסודר אליו תוכלו להפנות במהלך השנה הבאה. אפילו יותר טוב, הכניסו את המידע לאפליקציית ניהול שולחן עבודה ייעודית כמו Microsoft System Center Configuration Manager או MMSoft Pulseway.

התחל עם דוח הביקורת משלב 1 מכיוון שהוא אמור לספק רשימה רשמית של רכישות החומרה שלך. לאחר מכן, עקוב אחר המכשירים שמפעילים אותם בפועל (מובטח שתגלה כמה הפתעות). חלק מהעובדים ישתמשו במכשירים אישיים ששילמו עבורם לצורך ביצוע עבודות, בעוד שאחרים ישתמשו במכשירים צרכניים הן לעבודה והן למשימות אישיות ששולמו על ידי החברה. גלה למי יש מה, האם משתמשים בו כראוי, וזה יעזור לך להחליט אם יתכן שיש דרך טובה יותר לשלם עבור זה.

ואחרי ששכחתם במצוקה הטכנולוגית החדשה הזו, אל תשכחו לבצע את ביקורת החומרה המסורתית כדי לחפש מחשבים אישיים, שרתים, מדפסות וחומרה משרדית אחרת שמתקרבת לסוף החיים או סוף החיים. שכירות כדי שתדעו מה יהיה צורך לרענן השנה ומתי. עבוד עם נציגי מכירות חומרה ומחלקת הנהלת החשבונות שלך כדי לפתח תוכנית לפרוש חומרה ישנה זו ולהחליפה ביחידות חדשות.

3. ביקורת תוכנה

לביקורות תוכנה מטרה בסיסית זהה לביקורת חומרה: גלה מה התקנת, היכן התקנתה, כיצד שילמה עליה (כלומר, לאיזה תקציב הוקצה), ואילו רישיונות או מנויים מגיעים לחידוש. הקפד לסמן את אלה בלוח השנה שלך.

בדיוק כמו ביקורת חומרה, לעומת זאת, זמנים מודרניים הפכו את ביקורת התוכנה למעט יותר מסובכת. בדומה לעובדים המשתמשים במכשירים אישיים לעבודה, רבים משתמשים גם בשירותים מבוססי ענן משלהם. זה יכול לקרות מכיוון שמשתמש בודד מחליט להירשם לשירות מסוים, או אפילו צוות שלם פורש שירות ענן רק בינם לבין עצמם.

לעתים קרובות, שירותים אלה משולמים באמצעות חיובים חוזרים המוקצים לכרטיסי אשראי אישיים או ארגוניים, והנהלת חשבונות יכולה להיות תקופה קשה להבין מה קונים. זה יכול להביא לטעויות חשבונאיות, אך אלה הן מינוריות בהשוואה לבעיות IT פוטנציאליות כאשר שירותי ענן אלה מבקשים מהמשתמשים להוריד תוכנה (שלא רק שלא נבדקו על ידי ה- IT אלא עקפו אותם לחלוטין). השקע תוכנה כזו, וודא שמשלמים אותה כראוי ואז מחליטים אם לשמור אותה או להחליף בפיתרון יעיל יותר.

בחזית המסורתית יותר, השתמש בביקורת התוכנה שלך כדי לשים לב במיוחד לתוכנות אבטחה - אנטי-וירוס, רשת וירטואלית פרטית (VPN) והצפנה הן שלוש דוגמאות. אלה אבני בניין פתרונות שיכולים לעצור תהליך במסלוליו אם הרישיונות שלהם מחליקים, אז וודא שאתה יודע מתי יש לחדש את הרישיונות והמנויים ואילו משתמשים יזדקקו להם.

בסביבות זמן ביקורת תוכנה, כדאי גם לבדוק את נהלי הגיבוי והבטיחות של הנתונים שלך. בדרך כלל זה כרוך בחומרה וגם בתוכנה, אך זו דרישה עבור מרבית תהליכי התוכנה, לכן אל תספק את זה קצר. בצע פעולות בדיקה של גיבוי והתאוששות מאסון (DR) כדי לוודא שהם עדיין עובדים, ביקורת של גיבוי נתונים הן מקומית והן בענן כדי לוודא שהם לא פגומים, ותראו מה שילמתם עבור הפתרונות הללו בשנה הקודמת כדי לראות אם אתה יכול לעשות יותר טוב.

4. ביקורת רשת

תזדקק להוביל ה- IT שלך כדי לעזור עם זה. ביקורת רשת מאפשרת לך:

דע באיזה תשתית רשת אתה משתמש כרגע (פיזית וגם בענן),

התאם את התשתית הזו לתהליכים העסקיים הפועלים עליה כדי לאמת יכולת, ו

הערך לא רק מה אתה משלם אלא אם אתה מקבל את מה ששילמת; זה חשוב במיוחד עבור כל ספקי האינטרנט והרשתות הסלולריות.

נתח את חיבור האינטרנט שלך, לא רק למשרד אלא גם לכל שרתי רשת חיצוניים, שירותי ענן או טלקומטרים ואתרים מרוחקים. קיבלתם את ההופעה ששילמתם עבורם? אם מחלקת ה- IT הפנימית שלך אינה בטוחה כיצד לבדוק מידע זה, דבר עם יועץ רשת צד ג '. לבסוף, וודאו כי ה- IT מעדכן את הנתבים המשרדים, המתגים וחומרת הרשת האחרת כך שהם מפעילים את הקושחה העדכנית ביותר - וודאו שהכל נבדק עם החבילה הנוכחית שלכם של אפליקציות קריטיות לעסקים לפני שתגלגלו את הכל. אם יש לך אתרים מרוחקים או טלקומטרים שמתחברים מהבית, וודא שגם חומרת הרשת שלהם מהבהבת ומאובטחת.

5. צאו לטיול במשרד

זה אולי נשמע הפוך, אבל זה צעד רציני. אינך יכול לגלות את כל מה שאתה צריך לדעת על העסק שלך באמצעות גיליון אלקטרוני או לוח מחוונים לניהול. קום ועשה את הסיור. שוחח עם העובדים על איך הם מבצעים את עבודתם, ובמיוחד מובילי צוותים ותהליכים. הבנת אופן ביצוע העבודה היא המפתח לא רק לפריסת הכלי המתאים לתפקיד הנכון, אלא לעיתים קרובות לגלות הזדמנויות חדשות לחיסכון או הכנסות.

בצד היומיומי יותר, דאגו למראה המשרד שלכם ומתפקד ברמה הפיזית. שים לב ל:

ריהוט משרדי,

ציוד פריצה ומכשירי מטבח,

לוחות ישיבות לחדרים, מסכים, טלפונים, ו

מכשירים משרדים משותפים - מגרסות, מדפסות, מכונות פקס.

ודא שדברים אלה נחוצים, במצב תקין, ומלאים באספקה ​​הדרושה להם להפעלה (למשל, טונר, נייר וכו ').

6. נתח את תוכניות העסק והשיווק שלך

נפלת בראש המספרים על המספרים. עכשיו הגיע הזמן להרים את הראש ולהסתכל בתמונה הגדולה של הארגון שלך, וזה תמיד מתחיל בתוכנית העסקית שלך. שב עם צוות ההנהגה שלך ועבור על התוכנית שלך בפירוט. האם אתה נמצא איפה שאתה צריך להיות (כלומר, איפה שהתכנית שלך אומרת שאתה תהיה)? האם הדרך בה אתה מנהל עסקים היא עדיין היעילה ביותר? שאל שאלה זו ללא קשר לשאלה אם העסק מתפקד בצורה מיטבית או לא; תמיד יכולה להיות דרך טובה יותר. רשום את התהליכים העסקיים שלך, התייעץ עם עובדי מפתח לגבי תהליכים אלה, ממפה אותם צעד אחר צעד ואז שקול אותם בפירוט. האם יש כלים, תוכנה או שירותים יעילים יותר שבהם אתה יכול להשתמש כדי להיות תחרותיים יותר? האם האנשים הנכונים מבצעים עבודות אלה? האם תהליכים יעילים או מיותרים? המטרה כאן היא לא לפטר אנשים או לנהל מיקרו; זה להבין לגמרי איך העסק שלך עושה עסקים, מרק לאגוזים.

עיין בתכנית השיווק של השנה שעברה בעין דומה. בדוק תוצאות ושאל אם אתה באמת איפה אתה צריך להיות כשמשווים תוצאות מול הוצאות. איפה אתה חלש ואיך אתה יכול להשתפר? שימו לב במיוחד ל:

מחקר שוק,

קידום ופרסום,

אירועים, ו

יחסי עיתונות.

כחלק מתרגיל זה, אל תשכח לנתח את פרופילי האינטרנט והרשתות החברתיות המקוונות שלך. האם הם מגיעים ללקוחות הנכונים? האם הם מעודכנים? האם עודכנו תיאורי מוצרים או שירות, מחירים, ואפילו שמות מנהלים? בדוק את הפרטים האלה במרץ מכיוון ששום דבר לא מכבה לקוחות מקוונים מהר יותר מאשר להכות באתר שלדעתם אינם מתוחזקים.

בטח, קל יותר לכתוב את ששת הצעדים האלה מאשר לעשות אותם. אנחנו מדברים על עבודה לא מבוטלת, ללא עוררין. אבל, אם תתכופף ותשיג את האנשים הנכונים לעזור, הכל ניתן להשיג תוך מספר שבועות. ושבועיים אלה יכולים לשלם דיבידנדים משמעותיים בתהליכים, הוצאות ואפילו רווחים עבור העסק שלך למשך שארית השנה.