סקירה ודירוג של Agiloft

תכונות ממשק וליבה

Agiloft מתאימה כל יישום בהתבסס על צרכים עסקיים אישיים, ולכן מה שאתה רואה ב- Agiloft קשור לחלוטין לתפקיד המשתמש שלך ולזרימות העבודה הספציפיות לניהול חוזים המותאמות לארגון שלך. בניגוד לפלטפורמה כמו ניהול מחזור חיי חוזה של קופה, הממוקדת את ניהול החוזים שלה אך ורק בתרחישים של ניהול הוצאות ורכש, Agiloft הוא צפחה ריקה שתוכל להתאים לכל מקרה לשימוש עסקי.

ממשק המשתמש של וניל (UI) יכול להיראות מתוארך במידה מסוימת אם משתמשים בו מבלי ליישם התאמה כלשהי. אבל Agiloft מאפשרת לך להתאים את הצבעים, המיתוג והפריסה לטעמך או להתאים לאתר החברה שלך. כדי לבדוק את הפלטפורמה המעודכנת, התחברתי לארבעה פורטלים שונים המותאמים אישית לתפקידים ספציפיים. תלוי אם התחברתי כמנהל, מנהל חוזים, אישור חוזים או כמשתמש בחוזה, ראיתי סידור שונה של תכונות ושדות זמינים.

בכל לוח המחוונים המוגדר על ידי המשתמש, הדבר הראשון שאתה רואה הוא לוח מחוונים בהתאמה אישית עם תרשימים ווידג'טים ותפריט ניווט משמאל שמציג "טבלאות" זמינות של הפלטפורמה, רשומות וחוזים שנפתחו לאחרונה וכל משימה שתציין. הוקצו לנו. ישנו סרגל חיפוש אוניברסלי בראש ממשק המשתמש שיכול להריץ שאילתות בכל חוזה, קובץ, עמוד ורישום במסד הנתונים. לצורך סקירה זו בדקנו מנקודת המבט של מנהל חוזים, אישור ומשתמש מממשקי המשתמש המותאמים אישית השונים.

כניסה לפורטל מנהל החוזים קיבלתי מייד תרשימים מבוססי יישומונים של חוזים בעיצומם ופקיעות חוזים וחידושים צפויים. ניתנה לי גם רשימת רשומות לניהול חוזים פעילים. סמל דואר ליד כל חוזה נתן לי אפשרויות להגדיר התראות או פעולות אוטומטיות על פעולת חוזה מסוימת או להקצות משימה למשתמש אחר. מדף זה יכולתי גם לייבא ולייצא חוזים, לבדוק את החוזה שרציתי לערוך בהמונים וכו '. כמנהל חוזים היו לי שלל אפשרויות בתפריט השמאלי. הצלחתי להציג רשימות ספריות של כל האנשים והחברות הקשורים לחוזים בתוך הארגון ומחוצה לו, וכן את כל החוזים במערכת עם סמל עץ. זה מאפשר לי לראות תרשים יחסים של המשתמשים והחברות הקשורים לחוזה זה. בדומה לניהול חוזים של Onit ובדיקת ואישור חוזים, יש גם זרימות עבודה לאישור למעקב אחר חוזים, כמו גם סוגי חוזים והיכולת ליצור תבניות שונות. Agiloft מאפשרת לך גם לחפש לפי הסעיפים הספציפיים בחוזה ולחפש בספריה ספציפית. כדי להמחיש את ההבדל בתפקידי המשתמש, פורטל אישורי החוזים הראה רק את טבלאות הספריות הבסיסיות ואישור החוזה ללא אף פונקציונליות עמוקה יותר; המשתמש בחוזה לא יראה את אפשרות האישורים.

כדי לבדוק כיצד Agiloft מטפל במחזור חיי החוזה, יצרתי חוזה חדש, הקמתי עבורו זרימת עבודה ומעקבתי אחר החוזה מראשיתו לחתימה. כאשר אתה לוחץ על כפתור החוזה החדש, Agiloft פותחת חלון מפורט עם מגוון מסחרר של אפשרויות. כל רשומה חדשה מקבלת כברירת מחדל מספר תעודת זהות ואז הייתה לי אפשרות לבחור אם הרשומה הזו הייתה חוזה, קבלת משנה, הסכם אב או תיקון לחוזה קיים. יש גם סוג חוזה, שנותן לך את כל הסוגים והתבניות המותאמים אישית שהעסק שלך יצר לבחירה. סוגים ותבניות אלה כוללים חוזה שירות לקוחות כזה, הסכם אי גילוי, הסכם העסקה, ספק וחוזה שותף.

בחרתי בחוזה שירות לקוחות והקציתי אותו לצוות הלקוחות הפנימי (Agiloft מאפשרת לך ליצור קבוצות, צוותים ומחלקות בהתאמה אישית). משם, קבעתי את התצורה של חוזה בדיקת ה- PCMag שלי לחידוש אוטומטי כל 12 חודשים, ואז הזנתי את תאריך ההתחלה ותאריך הסיום, הסכום ומידע על החברה הקשורים לחוזה. אתה יכול להכנס לעומק הפרטים שאתה רוצה באמצעות אשף החוזים. אשף זה מאפשר לך לשייך מסמכים ונכסים מצורפים, להגדיר מיילים ומשימות וכמובן להגדיר זרימות עבודה וחתימות אישור עם היסטוריה מלאה ושביל ביקורת המשויך לרשומה. קבצים מצורפים ונכסים קשורים יכולים אפילו לכלול תעודות ביטוח הקשורות לחברה או לחוזה.

בהתאם להרשאות המשתמש שלך, לאחר שתסיים, מנהל חוזה או מנהל יכול לשמור את השינויים שלהם בחוזה או ללחוץ על כפתור "שלח לבדיקה" כדי לשלוח אותו לשלב הבא בתהליך. בסך הכל, תהליך ההקמה של החוזים הרגיש מעט מכריע בהשוואה לחוויות היעילות יותר של פלטפורמות כמו Concord ו- ContractWorks. אבל זה רק בגלל שאגילופט נותנת לך אפשרויות ושדות יותר פרטניים מכל פיתרון אחר שבדקנו. יכולת ההתאמה האישית מאפשרת לך להפוך את זרימת העבודה של ניהול החוזים לפשוטה או מורכבת ככל שתרצה.

זרימות עבודה, דוחות ואינטגרציות מתקדמות

Agiloft מאיר כשמדובר בתכונות מתקדמות לניהול חוזים ואוטומציה של זרימת עבודה. מפורטל הניהול תוכלו לראות את מכלול הפונקציונליות הכלול בפלטפורמה, אם תחליטו להתאים אותה במידה זו. זה מתחיל בחיפוש מתקדם ויכולות עריכה מקוריות דינאמיות יותר.

סרגל החיפוש המהיר החדש ברירת מחדל לחיפוש טקסט, כך שתוכל להקליד כל מילת מפתח ואגילופט תסרוק את כל הטבלאות במסד הנתונים יחד עם כל מסמך וקובץ PDF במערכת באמצעות OCR. באפשרותך גם להגדיר את התפריט הנפתח של חיפוש לחיפוש שדות ספציפיים, כגון מציאת כל חוזה שיש לו סטטוס בהמתנה. מנהלים בוחרים אילו שדות יופיעו בתפריט הנפתח של חיפוש, ותוכלו גם לשמור חיפושים עבור שאילתת חזרה מהירה. אם חיפשת רשומה ספציפית וברצונך לבצע שינויים תוך כדי תנועה, אז עריכת טבלה חדשה ותכונות עריכת קבצים ישירות מאפשרות לך לבדוק ולערוך מסמך ב- Microsoft Word. לאחר מכן תוכל לשמור אותו בסיום, ביומן השינוי המלא אך ללא צורך לשמור עותק מקומי של המסמך.

הדיווח הוא גם נרחב. בממשק הניהול, כל כרטיסייה בתפריט השמאלי כוללת אפשרות תרשימים / דוחות המאפשרת לחלץ ניתוחים על כל היבט של מחזור חיי ניהול החוזים שלך. במשימות, למשל, תוכלו לראות את הזמן הממוצע שלוקח לעובדים לסגור משימות, או לחלק את המידע לפי צוות או מחלקה. דוחות אישורים יכולים לעזור לך לזהות צווארי בקבוק עבור חוזים ממתינים. דוחות המופעלים על כל מסד הנתונים של החוזים יכולים לעזור לך לתעדף לפי ערך כספי, תפוגה, התקדמות או שלל גורמים אחרים. בעת יצירת דוח חדש, הייתי יכול לבחור מבין 10 סוגי תרשימים שונים (שורה, סרגל, מספר צירים, מודדים, פאי, משפך וכו '), להוסיף מסנני תאריכים ורשומות, להוסיף עיצוב והתאמה אישית נוספים, לתזמן את הדוח כך שיחזור כל בסיס, ושלח את הדוח בדוא"ל למשתמשים, מחלקות או צוותים מסוימים. התרשימים והדוחות הסופיים אינם היפים ביותר בהשוואה לניהול מחזור חיי חוזה של קונקורד או קופה, אך אגילופט מציעה ללא ספק את ההתאמה האישית המתקדמת ביותר לדוחות שבדקנו.

אם אתה משיג את יכולות העבודה BPM של Agiloft (ללא עלות נוספת אם יש לך תוכנית בתשלום), אתה יכול לשכבה אוטומציה חזקה של זרימת עבודה על גבי מחזור חיי ניהול החוזים שלך. עורך זרימות העבודה הגרפי המשופר נותן לך סקירה של כל המצבים בהם רשומה יכולה להיות, ועל כל העסקאות שמתרחשות בתהליך חוזה. משם, קל להוסיף פעולות ומפעילים לכל שלב באותו מחזור חיי חוזה, המופעל על ידי שינויים ברשומה. לכן, אם חוזה יגיע 60 יום לפני שהוא יחודש, אתה יכול להגדיר טריגר דוא"ל לנתק דוא"ל בשלב זה של זרימת העבודה.

לבסוף, Agiloft מציעה רשימה חזקה של שילובים וגישה לממשק תכנות יישומים (API). הפלטפורמה אינה מציעה תכונה eSigning קניינית, ובוחרת במקום זאת להתאים אישית את החוויה עם שילובי Adobe Sign ו- DocuSign בהתאם לצרכים העסקיים או להעדפותיהם. Agiloft מציעה גם שילוב מובנה עם Salesforce לאנשי מכירות לסנכרון אנשי קשר, חברות ורישומי חוזים ישירות עם מערכת ניהול קשרי הלקוחות שלך (CRM). Agiloft מציעה גם שילובי לוח שנה עם Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange ו- Rescue על ידי LogMeIn. בחיבור API ובחזית האבטחה, Agiloft מסתנכרנת עם OAuth 2 ו- SAML 2. היא משתלבת גם בפרוטוקולי LDAP ו- Active Directory (AD). אם אתה מנוי לתוכנית הארגון, תקבל גישה גם לממשק ה- REST של API של Agiloft, ל- API של האינטרנט, ל- Python ו- Perl, ולשילוב JSON.

איפה ההתאמה האישית פוגשת את הפשטות

Agiloft היא מערכות הניהול המתאימות ביותר להתאמה אישית בשוק. הגישה המבוססת על אשף להתאמה אישית מקלה על התצורה בהשוואה למערכות רבות אחרות. זה יכול להיות מוכן לצאת מהקופסה ורמת השירות החופשית שלו הופכת אותו למימוש כביכול עבור עסקים קטנים כפי שהוא רב עוצמה עבור ארגונים גדולים. אגילופט הייתה כבר כלי בחירת העורכים בעבר, והשיפורים שלו בשימושיות, עריכה דינאמית ואוטומציה של זרימת עבודה רק מחזקים את מיקומה בראש שטח ניהול החוזים.