סקירה ודירוג בענן המסמכים של אדובי

אדובי היא המותג המתייחס אליו בכל מה שקשור לפרסום שולחני ותכנים יצירתיים. במקביל, החברה היא המובילה בתחום קבצי PDF כמו גם עם Acrobat. על ידי שילוב של שני תחומי חוזק אלה, אדובי מסוגלת להציע פלטפורמת ניהול מסמכים כמו Adobe Document Cloud (שמתחילה ב -12.99 דולר לחודש).

לא תופתעו, בהתחשב במותג Acrobat ובחוזקותיו, החברה ממקדת את רוב כלי הענן של Adobe Document בטיפול בקבצי PDF כמו גם באזורים הנשלטים בדרך כלל על ידי מדגיש, נייר, עט ושליח. אמנם המשמעות היא שאתה עשוי למצוא אותה מוגבלת יותר ממנהלי מסמכים שהם פחות ספציפיים לפורמט, כמו הזוכים בבחירת העורכים שלנו Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud הוא עדיין בחירה סולידית לעסקים קטנים שהתקנו על תקן PDF או סתם רוצים לאסוף חתימות, ולשתף ולעקוב אחר מסמכים חשובים.

חבילות ענן של מסמכים של אדובי

אתה יכול להירשם כמנוי ל- Adobe Document Cloud לבד או כחלק מ- Creative Cloud, חבילה של תשעה כלים של אדובי הכוללת גם את Adobe Illustrator ו- Adobe Photoshop. ענן המסמכים של אדובי מגיע עם Adobe Acrobat DC, מוצר שולחני, אם כי כל אחד יכול גם לעמוד לבד. זה מגיע גם עם Adobe Sign לבקשת חתימות דיגיטליות ומעקב אחר המסמכים המשויכים. אין גרסה חינמית או גרסת ניסיון בחינם של Adobe Document Cloud, אך היא כלולה בחבילת Creative Cloud של אדובי, אשר אכן יש ניסיון חינם למשך 30 יום.

לענן המסמכים של אדובי יש שתי תוכניות בתשלום. התוכנית הסטנדרטית עולה 12.99 דולר לחודש (אותם סקרנו) עם מנוי לשנה, או שתוכלו לעבור חודשי תמורת 22.99 דולר לחודש. באמצעות תוכנית זו, אתה יכול ליצור, לערוך ולייצא קבצי PDF ולשלוח מסמכים שיחתמו עליהם אלקטרונית. התוכנית הרגילה כוללת את Acrobat Standard DC התואם רק ל- Windows 7, 8 ו- 10.

תוכנית ה- Pro עולה 14.99 דולר לחודש עבור מנוי לכל שנה או 24.99 $ לחודש עבור תוכנית חודשית. זה מגיע עם רישיון ל- Acrobat Pro DC, שמוסיף את היכולת להכניס קבצי שמע ווידאו לקבצי PDF ולערוך מסמכים סרוקים. Acrobat Pro DC הוא גם Windows וגם Mac תואם (OS X v10.9 ו- v10.10). זה כולל גם גישה של 30 יום ל- Adobe Photoshop, Lightroom ותוכנות Creative Cloud אחרות. שתי תוכניות המנויים כוללות עדכונים בחינם. אם תבחר לרכוש את Creative Cloud, התוכניות הכוללות את Adobe Document Cloud מתחילות במחיר של 49.99 דולר לחודש.

תחילת העבודה עם Adobe Document Cloud

כדי להירשם באמצעות Adobe Document Cloud, אתה יכול להיכנס לחשבון שלך או ליצור חשבון עם Adobe. בין אם תחליט להירשם ל- Creative Cloud או סתם ל- Adobe Document Cloud, אתה צריך לספק את פרטי הקשר והתשלום שלך, ולהחליט אם אתה רוצה תוכנית חודשית או שנתית.

ככל הנראה השתמשת במוצר של אדובי בעבר, גם אם רק כדי להציג קבצי PDF, כך שממשק המשתמש של Adobe Document Cloud (UI) עשוי להיראות מוכר. הפונקציות מחולקות בין שירותי PDF ושירותי Adobe Sign. מלוח המחוונים שלך אתה יכול לגשת לקבצים שלך, ולייצא, לערוך וליצור קבצי PDF. אתה יכול גם לשלב קבצים ולהשתמש בשלושה פונקציות עסקיות: מילוי & סימן, שלח ומעקב ושליחה לחתימה. ענן המסמכים של אדובי תואם לממשקי המשתמש במסך המגע.

שיתוף ושיתוף מסמכים

ענן המסמכים של אדובי עוסק פחות באחסון קבצים ויותר בזרימות עבודה שיתופיות עם PDF, בין אם אתה עורך ומעדן מסמכים ארגוניים, או שאתה צריך לשלוח חוזים למספר חתימות. ענן המסמכים של אדובי תומך באחסון של סוגי קבצים מרובים, אך יש להמיר קבצים אלה לפורמט PDF כדי לאפשר עריכה. מגבלה זו ניתנת לעבודה במקרי שימוש מסוימים, כמו שיתוף פעולה בין-משרדי עם עמיתים לעבודה עם רישיון Acrobat משלהם, אך זו יכולה להיות מחדל קריטי עבור ארגונים המתאמים עם משתמשים חיצוניים ליצירת מסמכים. לאחר מעשה ניתן לייצא קבצים כ- Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint או כקבצים אחרים. מצד שני, Adobe Acrobat DC (לא Adobe Document Cloud אלא היישום שולחן העבודה Acrobat כמו גם האפליקציות הסלולריות) יכולים לפנות לספקי אחסון בענן, כמו Microsoft OneDrive for Business ו- DropBox Business כדי לנהל קבצי PDF שיש לך בהם אחד מאותם מיקומים.

ישנם מספר כלים לטיפול במשימות נפוצות עם קבצי PDF ב- Adobe Document Cloud, כולל יצירת מסמכי PDF (באמת, המרת מסמכים ל- PDF מכיוון שאינך יכול ליצור אחד מהם מאפס), שילוב של מספר קבצים ל- PDF, ארגון מחדש של דפי PDF וייצוא. קבצים ל- PDF. בהחלט כלים אלה אינם בלעדיים לממשק המשתמש של Adobe Document Cloud, שכן משתמשים מורשים יכולים לבצע את אותן המשימות ב- Adobe Acrobat DC או באפליקציות סלולריות באנדרואיד או iOS. עם זאת, אפשרות של אפשרות מבוססת ענן למשרות אלה בהחלט מציעה יתרונות מסוימים למשתמשים שעשויים לבצע עבודה ממספר מחשבים. קבצי PDF שנערכו ב- Adobe Document Cloud יכולים אפילו למנף זיהוי תווים אופטי (OCR) כדי להמיר קבצי PDF סרוקים לטקסט הניתן לעריכה או לחיפוש. זוהי תכונה שמועילה במיוחד לארגונים עם ספריית מסמכי נייר קיימים.

היכן שהענן של מסמכי אדובי באמת בא לידי ביטוי זו היכולת שלו להתמודד עם משימות הנחוצות בדרך כלל לאחר שמסמך הגיע למצב סופי או כמעט סופי. זה לא צירוף מקרים שזו אותה נקודה מתוקה שאדובי חיה בה Acrobat ובפורמט PDF באופן כללי מזה למעלה מעשור. תכונות שמשתמשים רבים מקבלים כמובן מאליו, כמו היכולת להטביע גופנים, לדחוס תמונות ולטפל ביכולות טופס, הופכות את Acrobat לבחירה איתנה לכל דבר, החל מפרסום מסמכי מכירות וכלה במדריכי מוצרים וכלה בין מסמכים משפטיים.

חברות המבלות כל זמן על ניתוב מסמכים הלוך ושוב לבדיקה או חתימה יכולות להפיק תועלת אדירה מ- Adobe Document Cloud. השימוש בדוא"ל למשלוח מסמכים להדפסה, חתימה, סריקה ושליחת דוא"ל אינו יעיל להפליא בהשוואה ליכולתו של Adobe Document Cloud לטפל בניתוב מסמך למספר חתימות. אפשרויות כגון הגנת סיסמא, תזכורות יומיות או שבועיות ויכולות מעקב הן, למען האמת, המסמרים הסופיים בארון הקבורה של כל ויכוח לגבי עלות - תועלת של ענן המסמכים של אדובי. כמו כן ראוי לציין כי יכולות החתימה שנצברו באמצעות Adobe Document Cloud נמצאות בקלות ברובד העליון של מערכות ניהול המסמכים שבדקנו. Microsoft SharePoint Online מביא פונקציונליות דומה למשחק ותומך בפורמטים נוספים של קבצים, אך אינו מטפל בקבצי PDF בצורה די טובה כמו גם ב- Adobe Document Cloud.

אתה יכול למלא טפסים בקלות על ידי שימוש בתכונה מילוי & סימן. בנוחות, אתה יכול לשמור שדות נפוצים, כולל שמך, כתובת, דוא"ל וטלפון, כך שלא תצטרך להקליד שוב ושוב מידע זה. לאחר מילוי טופס, אתה יכול לשמור אותו כקובץ PDF או להדפיס אותו. אתה יכול לשתף קבצים עם כל אחד (בתנאי שיש לך את כתובת הדוא"ל שלהם) באמצעות Send & Track ולבחור לקבל התראות כאשר הנמען מציג את הקובץ. תכונות אלה זמינות גם עבור כל קובץ שאחסן בחשבון Creative Cloud.

לאחר שתבחר קובץ, תוכל להוסיף שדה חתימה, שדה התחלתי או חסימת חתימה וכן שם ותאריך. לאחר מכן ניתן לשמור את המסמך הסופי בספריית המסמכים שלך לשימוש עתידי, וזה מועיל אם תשלח את אותו חוזה באופן עקבי. הנמענים יכולים לבחור להאציל את החתימה למישהו אחר. אחרת, הם יכולים למלא את כל השדות הדרושים וליצור חתימה אלקטרונית על ידי הקלדת שמם, רישום או העלאת קובץ תמונה. אפשרות ההקלדה מייצרת כמה אפשרויות חתימה. לאחר שהנמען יגיש את הקובץ החתום, הוא יכול להוריד עותק או להירשם לניסיון חינם של 14 יום של Adobe Sign (9.99 דולר לחודש ומעלה).

בעיה אחת עם תכונה זו היא שהיא מפנה אותך לממשק המשתמש של Adobe Sign ולא ברור מייד כיצד לחזור ל- Adobe Document Cloud או למרכז השליטה של ​​Creative Cloud. אנו נחסוך לך זמן: לחץ על הלוגו של Adobe Sign שבצד ימין למעלה של המסך.

ענן המסמכים של אדובי תומך גם בתבניות ספריה, שהן עצמים שניתנים לשימוש חוזר (מסמך או שכבת טופס) שניתן למנף אותם לביצוע משימות חוזרות ויעילות יותר. תבניות מסמך כוללות את תוכן המסמך ואת הטופס שדות, והם אידיאליים לשליחה מסמכים מלאים לחתימה (חשבו הסכמי לקוחות, הסכמי אי גילוי וכו '). שכבות על של טפסים מעט מעורפלות יותר אך נותנות לך את האפשרות להוסיף טופס מוגדר מראש לכל מסמך עם אותה פריסה. זה שימושי לדברים כמו חסימת חתימת מכתבים עסקיים, טפסים הדורשים מיתוג שונה, או מילול תלוי בלקוח, בתוספת מספר רב של מקרי שימוש אחרים.

לאדובי יש כמה אפליקציות סלולריות לאנדרואיד ו- iOS שמרחיבות את התכונות של Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile משקף את מה שאתה רואה בשולחן העבודה שלך ובאינטרנט. באפשרותך להציג ולערוך קבצי PDF תוך כדי תנועה. אתה יכול גם לגשת לקבצים הכלולים ב- Dropbox, OneDrive או ספקי אחסון בענן אחרים אם חיברת את חשבונך. Adobe Sign Mobile מאפשר לך לחתום על מסמכים באופן אלקטרוני, לבקש חתימות אלקטרוניות מאחרים ולעקוב אחר ההתקדמות. אתה יכול גם ללכוד בקלות את החתימה שלך באמצעות מסך המגע של הטלפון שלך, לשמור אותה ולהשתמש בה בכל ענן המסמכים של אדובי. אתה יכול להיכנס לאפליקציה באמצעות מזהה הכניסה שלך או מזהה Adobe שלך ​​כך שהוא מקושר לחשבונך.

ניתן להשתמש ב- Fill & Sign Mobile כדי למלא ולחתום טפסים תוך כדי תנועה, אם כי יישום זה אינו מחובר עם חשבון Adobe שלך. למעשה, אינך צריך מזהה של Adobe כלל. בעזרתו, תוכלו אפילו לצלם תמונה של טופס ולמלא אותה במכשיר הנייד שלכם. אם כבר מדברים על תמונות מצליפות, Adobe Scan הופך את המצלמה של המכשיר הנייד שלך לסורק מסמכים נייד, ואפילו מאפשר לך להעלות PDF ל- Adobe Document Cloud, שם OCR יכול להמיר את המסמך שלך מתמונה פשוטה לטקסט שאתה יכול לערוך או להעתיק.

Adobe מציעה עזרה רבה אם תיתקל בבעיות. אתה יכול לחפש אצל אדובי יסודי תיעוד תמיכה מקוון, אם כי נתקלנו במספר הודעות שגיאה בעת ביצוע חיפושים פשוטים. אתה יכול גם לבקר בפורומים של משתמשים. אם אתה צריך ליצור קשר עם Adobe אתה יכול להשתמש בצ'אט חי הזמין 24/7 או להתקשר צוות התמיכה בימי חול בין השעות 5 בבוקר עד 19 בערב (PST). עם זאת, לפני שתוכל ליצור קשר ישיר עם אדובי, תחילה עליך למלא טופס אינטראקטיבי ספציפי הבעיה שלך. זה קצת מטרד (אם כי הוא מנסה להציע פתרונות אפשריים לפני שאתה מתקשר או מפעיל צ'אט).

שירות חתימה ושיתוף פעולה אלקטרוני מוצק

באוקטובר, Adobe הציגה עדכונים ל- Adobe Document Cloud הכוללים רכזת מסמכים מרכזית ותמיכה באפליקציות סלולריות מחוברות. החברה גם אמרה כי היא מייעלת ביקורות על מסמכים והוסיפה עריכה המותאמת למגע בטאבלטים. בנוסף, תכונה של בינה מלאכותית (A) בשם Adobe Sensei מסייעת לאוטומטי של משימות שחוזרות על עצמן בעת ​​שימוש ב- Adobe Scan ו- Adobe DC.

ענן המסמכים של אדובי אינו אמור להיות שירות ניהול מסמכים מן המניין, כלומר אינו משתווה עם Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online מבחינת תמיכה בסוג קבצים רחב, סנכרון, אבטחה חזקה והתאמה אישית. להיות הוגן, למרות זאת , Adobe Document Cloud מצטיין במתן פונקציונליות מרכזית בתחומי המיקוד עבור לקוחותיה. בנוסף, אדובי מציעה גם שילוב במערכות ענן ארגוניות מרכזיות כמו Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce, וכמה אחרים. שילובים אלה משמשים לייעול העסק שלך על ידי מינוף החוזקות של שירותי ענן מרובים, מאפשרים לך לבצע משימות עבודה נפוצות במסגרת תחום המיקוד שלך - בין אם זה פרסום מסמך לאתר SharePoint לצורך תגובה או שליחת מסמכי חוזה עבור חתימה ללקוחות מתוך Salesforce.

אם העסק שלך צריך להיות יעיל יותר בשיתוף ומעקב אחר ניירת חשובה ואיסוף חתימות, Adobe Document Cloud עושה את העבודה. זה במיוחד כאשר הוא משולב עם Acrobat DC, שיש לו יותר תאימות קבצים, שילובים ואפשרויות עריכה. לקבלת יכולות ניהול מסמכים מלאות, סביר להניח שתרצה לחפש במקום אחר, אם כי קיימת אפשרות חזקה שעליך לשקול את Adobe Document Cloud גם אם זו לא הבחירה שלך למערכת ניהול מסמכים. הזמן הוא כסף ויכולות החתימה והטפסים הדיגיטליים בלבד יכולות להפוך את ענן המסמכים של אדובי להשקעה כדאית ולחלק חיוני בעסק שלך.