התארגנו: 7 טיפים קלים סוף סוף לצאת ללא נייר

כמה פיסות נייר מונחות על דלפק המטבח, שולחן פינת האוכל או מקום אחר בו הם לא שייכים? האם אתה תולה קבלות למקרה שתזדקק להן שוב? האם יש ערימת ניירות מהווטרינר שאתה שומר למקרה שתצטרך לזכור בדיוק אילו תרופות חיית המחמד שלך לקחה לפני שלוש שנים? כל הנייר הזה יושב שם ומחכה לזמן שתוכל להתמודד עם זה, מה שזה לא יהיה. (זה אומר להביט בכל עמוד ואז לדחוף את כולם לפח המיחזור.) הגיע הזמן להיפטר מהנייר ומכל האשמה שנדמה איתו. הגיע הזמן ללכת ללא נייר.

אני נטול נייר כמעט עשור. בחינם מנייר, אני לא מתכוון שיש אפס פיסות נייר בחיי. אני עדיין זקוק לתעודת הלידה של הנייר שלי, כמובן, ואני משתמש במחברת נייר קטנה לשיעור שפה שאני לוקח. עם זאת, לרוב, אני לא תולה על הנייר. במקום זאת, אני סורק מסמכים חשובים לשירות אחסון ושומר הערות דיגיטליות באפליקציה רושמת הערות. אני כותב גם את רשימת המטלות ואת רשימת הקניות שלי בטלפון, ואני מצמיד המלצות של מסעדות למפה מקוונת. יש הרבה דרכים פשוטות להסיר נייר מחייך.

להיכנס לדיגיטל זה קל. החלק הקשה הוא לא לתת לנייר להתחיל לזחול פנימה. אם אתה מוכן להיפטר מרוב העיתון בחייך, הנה מה שאתה צריך לדעת כדי להתחיל ולעשות זאת.

1) תשכח מהצבא

זה אולי נשמע לא אינטואיטיבי, אבל הצעד הראשון בהליכה ללא נייר הוא לשכוח מכל צבר הנייר שכבר צברתם ובמקום זאת להתמקד בהרגלים החדשים שתצטרכו לאמץ בכדי לצאת ללא נייר החל מהיום. אל תסתכל לאחור: אמצ גישה של קדימה.

תגיע לערימות הנייר הקיימות שלך ביום מן הימים - או שלא. לעת עתה, אל תיתן לעיתונים האלה לעצור אותך. הצורך להתמודד עם צבר יכול להרגיש מהמם, וכשאנשים מרגישים מוצפים הם מתמהמהים. אז תשכחו מזה לעת עתה. במקום זאת, השקיעו את המאמץ שלכם לוודא כי הצבר לא יגדל.

2) קבל את חמשת האפליקציות האלה

יש חמש אפליקציות או שירותים שאתה זקוק להם כדי להיות חסרי נייר. הם:

• אפליקציית רשימת מטלות,
• אפליקציית סריקה,
• שירות אחסון מקוון, ושם אתה שם את הקבצים הדיגיטליים שלך (עוד על זה ברגע),
• כלים לחתימה אלקטרונית (Adobe Acrobat הוא דוגמה טובה) לחתימת מסמכים דיגיטליים מבלי להדפיס אותם
• שירות למסירת מסמכים למשלוח מסמכים רשמיים מבלי להדפיס אותם.

ראה את ההמלצות שלי לכל סוג אפליקציה כאן.

3) בחר שירות אחסון

בואו נחפור עוד קצת באפליקציה השלישית, שירות אחסון, כי זה יותר מסובך מהאחרים. שירות האחסון הוא המקום בו תשמור גרסאות דיגיטליות של מסמכי הנייר שלך.

באופן אידיאלי, אתה רוצה שירות אחסון שמנגיש את הקבצים שלך לא משנה היכן אתה נמצא ומגבה אותם. אפשרות אחת היא להשתמש בשירות אחסון ושיתוף קבצים מקוון, כגון Dropbox או Microsoft OneDrive.

אפשרות נוספת היא להשתמש בשירות שמיועד במיוחד לאנשים שרוצים ללכת ללא נייר. Neat ו- FileThis הן שתי דוגמאות. יש להם כלים מיוחדים לאנשים שהולכים ללא נייר, כמו היכולת לתייג ולתייג אוטומטית סוגי מסמכים שהוא מזהה, כגון מיסים. ל- FileThis שירות "אחזור" שמעתיק אוטומטית מסמכים חשובים שהוא מוצא בחשבון הדוא"ל שלך.

לא משנה באיזה שירות תבחרו, בחרו אחד והצמדו אליו כך שתוכלו לשים את כל המסמכים הדיגיטליים במקום אחד.

4) הירשם לדוחות דוא"ל ותשלומים דיגיטליים

אם אתה עדיין מקבל שטרות והצהרות נייר, הירשם לקבלת אותם באמצעות הדואר האלקטרוני במקום שאתה יכול. אם אתה עדיין שולח צ'קים באופן קבוע, בדוק אם אתה יכול לעבור לביצוע תשלומים באופן מקוון.

בעוד שחברות שירות ובנקים מכבדות תשלומים דיגיטליים במשך שנים, האחזקות האחרונות שלא תמיד מקבלות אותן הן בעלי קרקעות וחברות ניהול. אם אתה תקוע במצב הקשה הזה, נסה להסביר שהם יקבלו את כספם במהירות ובאמינות רבה יותר כאשר הם יקבלו תשלומים דיגיטליים. אפילו העסקים הקטנים ביותר יכולים לקבל העברות בנקאיות ישירות ללא עמלות או מעטות. כאשר אתה יכול לשלם את כל החשבונות שלך באופן דיגיטלי ולא עם המחאות ומעטפות, אתה מתקרב צעד אחד להיות חסר נייר.

5) סריקה וגריסה

עכשיו הגיע הזמן להתחיל לפתח הרגלים חדשים. סריקה וגריסה או מיחזור זה כנראה שתעשה הכי הרבה. אני מעדיף סרוק באמצעות אפליקציה לנייד, אבל אתה יכול גם להשתמש בסורק שולחני או בפונקציית הסריקה במדפסת רב-פונקצית.

קבעו לעצמכם כלל שהולך ומשהו כזה: כשאקבל פיסת נייר חדשה שאני צריך לספרת דיגיטציה, אשתמש בטלפון שלי כדי לסרוק אותו מייד ואז הניח את הנייר בערימת המיחזור או הגריסה. מוטב, השלך אותו ישירות למגרסה. למה לחכות?

לאלץ את עצמכם לעקוב אחר הרגל זה עשוי להיות קשה. "אין לי זמן לסרוק את זה כרגע", אתה יכול לומר. תרגל את ההרגל החדש שלך על ידי סריקת מסמך או שניים מהצבר שלך, רק כדי לנסות את זה. כמה זמן זה לוקח? באיזו אפליקציה השתמשת? יתכן שתגלה שסריקת מסמכים באור טבעי עוברת בצורה חלקה יותר מאשר לעשות זאת עם תאורה פנימית. ברגע שתרגיש איך לעשות זאת וכמה זמן זה לוקח, ייתכן שיהיה לך זמן קל יותר לעבור.

6) פיתוח זרימות עבודה אחרות

סריקה וגריסה היא זרימת עבודה אחת. ככל שתרגיש בנוח עם אורח חייך ללא נייר, תגלה שאתה זקוק לזרימות עבודה נוספות במצבים אחרים.

להלן דוגמא: כשאתה קונה מוצר חדש, אתה יכול לצלם תמונות של מדריך הבעלים, קבלה, אחריות ומספר סידורי, או כל מידע רלוונטי אחר. העלה את התמונות לשירות האחסון שלך ואז היפטר מהניירות הזרים.

זרימת עבודה נוספת שתוכל ליצור היא לשמור ערימת ניירות שאתה חושב שכדאי לגזור, אך אינך בטוח כרגע ואז לעבור אותם ביום ייעודי. בחר שעה ותאריך, בין בכל יום שבת או ביום ראשון הראשון בחודש, והשתמש בשעה זו כדי לפנות את הערימה שלך.

לפעמים מומלץ לסרוק ניירות תוך שמירה על המקור המקור, במקרה של תעודות ביטוח, מסמכי בעל דירה וכדומה. על ידי דיגיטציה של אותם, אתה יוצר עותק גיבוי ומבטיח שיש לך גישה למידע שהם מכילים, גם אם אינך יכול לשים את היד על המקור.

7) אל תחשוב על זה

יש כמה מסמכים שתשאלו האם לשמור על המקור או לספר ולגזור אותם. כשאתה עומד בפני שיחה קשה, אל תחשוב יותר מדי. להיות נטול נייר אמור להפוך את חייך לפשוטים וקלים יותר - לא מלחיצים יותר. הרשם את המקור בתיקיה, קלסר אקורדיון או ארון תיוק. אף אחד לא מתכוון לבוא לקחת את כרטיס המועדון ללא נייר אם תיתקע בכמה ניירות.

הרישומים הרפואיים הם דבר מסובך, מכיוון שאתה אמור לספר ולסגור אותם באופן אלקטרוני אם יש לך מערכת תואמת HIPAA. אתה יכול להחליט פשוט להחליק אותם לתיקיה או קלסר אקורדיון ולנפות דרכם פעם בשנה לכל דבר שמוכן לזרוק.

עם זאת, אל תישאר או תטרח דיגיטציה של ניירות שאין להם מטרה. אם אתה מהסוג של אדם שתלוי בשקידה על הנייר ומאמין שאתה עושה את הדבר האחראי, זה יכול להרגיש מפחיד לגרוס ולמחזר כל דבר . אך האם תזדקק אי פעם לקבלה כריך או הסבר על הצהרות הטבות מלפני שנתיים? גרוס אותם ושחרר אותה.