5 טעויות שיש להימנע מהן בעת ​​בחירת תוכנת הנהלת חשבונות

אם אתה מוטל למצוא את התוכנה הטובה ביותר לניהול ספרי החברה שלך, ישנם גורמים חשובים רבים שעליך לקחת בחשבון. בראש ובראשונה, חשוב שתקבע אם החברה שלך זקוקה לשירות חשבונאות מקוון לעסקים קטנים או תוכנה ברמה ארגונית שיכולה להיקבע ככל שפעילותך תגדל. לאחר שתקבל את ההחלטה, יש מגוון רחב של פתרונות מעולים שיעניקו לך בדיוק את מה שאתה צריך כדי לשמור על חשבונותיך בצורה מעולה.

לאלו מכם הזקוקים רק למשהו קטן וזריז, אינכם יכולים להשתבש עם Intuit QuickBooks ו- Freshbooks. שתי המערכות אידיאליות לחנויות אמא-ופופ קטנות שאינן דורשות תחכום רב אחורי. עם זאת, אם החלטת שהארגון הגדול שלך זקוק לכוח סוס חשבונאי, עליך לבדוק את Intacct.

ללא קשר לבחירתך, ישנן חמש טעויות מכריעות שעליך להימנע מהן בעת ​​יישום תוכנת החשבונאות שלך. עליכם לדעת מה הם, מדוע להימנע מהם וכיצד להפיק את המרב מהמערכת החדשה שלכם.

1. אל תהיה זול

כפי שציינתי לעיל, עסקים גדולים זקוקים למערכות גדולות. Sure, Intuit ו- Freshbooks מציעים פתרונות נוחים ויכולים להקל וקל ליישום. אבל חברות עם צוותי עובדים גדולים ופעולות רב-לאומיות ירצו להוציא עוד קצת מטבע עבור מערכת שיכולה לשדרג ולהשתלב בכלים מקווי עסקים אחרים. לדוגמא: מערכות ברמה ארגונית יכולות להתמודד עם שאילתות מתוך מערכות הבינה העסקית הרחבה ביותר (BI), ניהול פרויקטים וניהול קשרי לקוחות (CRM).

בנוסף, תוכנת הנהלת חשבונות ברמה ארגונית מאפשרת לך לבנות מערכת ייחודית על בסיס הצרכים הספציפיים של החברה שלך. הם מציעים אפשרויות שונות עבור אנכיים שונים, וניתן להתאים אותם לפי גיאוגרפיות ומטבעות שונים. אבל אם תבחר בתוכנה זולה יותר, אתה תקוע באמצעות מערכת plug-and-play שהיא בגודל אחד מתאים לכל אחד.

2. (כנראה) אל תקנו במקום

אם אתה מצפה מהעסק שלך לצמוח, אינך רוצה לרכוש מערכת אשר נשענת על תשתית מרכז הנתונים שלך. עם מערכות מבוססות ענן, תגרום לך לשלם אגרה קטנה בכדי להגדיל את דרישות התשתית של הספק, אבל זה כלום לעומת מה שתשלם אם תצטרך לשדרג את המערכת האקולוגית שלך.

הגדלת קנה המידה של תוכנת הנהלת חשבונות מקומית תחייב אותך לשלם יותר בדמי רישוי ותחזוקה. תצטרך גם לשדרג ללא הרף את החומרה שלך לשרתים בעלי יכולת ומרחיבה יותר כדי להתמודד עם דרישות הנתונים הנוספות, והמשמעות היא עלויות אנרגיה רבות יותר, ותוכנה רבה יותר לפיקוח על ביצועי הרשת שלך. כפי שציינתי קודם, פתרונות מבוססי ענן עדיין ידרשו מכם לשלם קצת יותר ככל שצרכיכם יגדלו, אך העלויות לא יהיו דרמטיות כמעט כמו במערכת מקומית. עכשיו אם אתה יכול להרשות לעצמך לשדרג לרוחב הכלל, או סתם להרגיש בנוח יותר לשכן את הנתונים שלך במרכז הנתונים שלך, התעלם מכל מה בסעיף משנה זה.

3. אל תתעלם מהמאגר

לא משנה אם אתה בוחר בתוכנה מקומית או לא מקומית, אתה רוצה לזכור את מסד הנתונים שאתה משתמש בו כדי לאחסן את כל המידע שלך. אם תבחר למשתמש יחיד או למערכת המדף, סביר להניח שתסתמך על מסד הנתונים של הספק שיכלול את כל הנתונים שלך. ספקים מסוימים מגבילים את כמות הנתונים שאתה יכול לאחסן במערכות שלהם, כך שתצטרך לעבור תוכנה אם החברה שלך תתרחב באופן דרמטי.

למרבה המזל, רוב הפתרונות מהמחלקה הארגונית יכולים להתמודד עם מגוון מסדי נתונים, ולכן חשוב לקבוע אם מסד הנתונים והמערכת יכולים לעבוד טוב אחד עם השני כדי למקסם את הביצועים האחוריים שלך. שרת SQL של ​​מיקרוסופט הוא בחירה מסוגלת וסטנדרטית שרבים מכם כבר משתמשים. MYSQL היא בחירה פופולרית נוספת. רוב מערכות החשבונאות מתערבבות בשני מאגרי המידע די טוב. עבוד עם מחלקת ה- IT וצוות החשבונאות שלך כדי לקבוע איזו מערכת היא הבחירה הטובה ביותר לסנכרון עם הנתונים שלך, במיוחד אם החברה שלך משתמשת בנישה או בשפת תכנות ייחודית למסדי נתונים.

4. אל תשכח לכלול HR

תוכנת הניהול של משאבי האנוש שלך (HR), כמו למשל BambooHR, Editing Choice Choice של העורכים שלנו, תתקשר עם תוכנת החשבונאות שלך יותר מרוב המערכות האחרות שאתה משתמש. כישלון להבטיח שילוב חלק בין שני הכלים כמעט יבטיח שתצטרך לעבור לסירוגין זה או אחר.

שילוב של שתי מערכות אלה מעניק לך מבט ממעוף הציפורים על השפעת עובדיך בשורה התחתונה. תוכל להבין טוב יותר את ההשפעה של מעבר הכל על ניהול ניהול ההוצאות, עלות הגיוס ועלות הפיטורים. תוכל לשרוד מבלי לשלב את המערכות, אך פעולותיך יהיו איטיות, פחות אינטליגנטיות ופחות אוטומטיות מהמתחרים ששמעו לעצה זו.

5. אל תזניחו את נקודת המכירה (קופה)

תתפלאו כמה פתרונות הנהלת חשבונות אינם מציעים שילוב קופה. זה נושא ענק, במיוחד לעסקים ומסעדות לבנים וטיט המנהלות חבורה של עסקאות קטנות על פני מספר מיקומים.

הפיתרון הנכון יוכל לאסוף, לארגן ולסנכרן אוטומטית עסקאות בתוך הפיתרון החשבונאי שלך. שילוב זה מקטין באופן דרמטי את כמות הזנת הנתונים הידנית הנדרשת מצוות החשבונאות שלך, והיא מעניקה לצוותי הכספים שלך פיקוח על היכן ומתי נוצרים הכנסות. שלא לדבר על האופן בו ניתן ליישם מיידית הון זה על יתרות החוב של החברה.