התארגנו: 11 טיפים לניהול דוא"ל בצורה יעילה יותר

אימייל יכול לגרום לנו להרגיש שאנחנו נאבקים לשמור על הראש מעל המים. האם דפי תיבת הדואר הנכנס שלך ארוכים? האם אתה מתחיל כל יום לקרוא דוא"ל, חושב שאתה תשיב להודעות החשובות ביותר, רק כדי להביט ולהבין ששעה חלפה ולא עשית כלום עד כה? נגמר לך שטח הדוא"ל שלך כל כמה ימים? האם דוא"ל מרגיש כמו מכפיל פריון, או רוצח פריון?

דרוש רק כמה טריקים פשוטים כדי להתייעל בהתמודדות עם דוא"ל כך שלא תרגיש מכביד על ידי זה. חלק מהטיפים הללו מסתמכים על פונקציות שנמצאות ברוב תוכנות הדואר האלקטרוני, אך אחרות הן דרכים לשנות את ההרגלים שלך כך שהאינטראקציות הקטנות והיומיומיות שיש לך באמצעות דואר אלקטרוני עוזרות לך להמשיך ולעקוב אחר ניהולן.

חשוב על זה כמו לנקות את השיניים. יש הבדל בין היגיינת שיניים יומית לפנייה לרופא שיניים, אך עליכם לעשות את שניהם. עליכם לצחצח פעמיים ביום ולהשתמש בחוט דנטלי פעם ביום, והרגלים אלה חשובים ביותר לשיניים בריאות. כל חצי שנה עליכם לבקר אצל רופא שיניים לניקוי יסודי יותר, צילומי רנטגן וטיפול מונע אחר. היגיינה יומית מונעת התפתחות של בעיות גדולות יותר. ביקורים אצל רופא השיניים עוזרים לכם לתקן ולפתור בעיות מתפתחות לפני שהם יוצאים משליטה.

כמובן שגם עם שיניים הדברים יכולים להשתבש. תאונה עלולה להפיל אותם, או שהגנים שלך עלולים בסופו של דבר להשפיע עליהם, בדיוק כמו שפרויקט חדש או שינוי מיקום המשרה עלולים לגרום לפתע לפיצוץ של דוא"ל. בכל מקרה, זה לא אומר שעליך להפסיק להשתמש בחוט דנטלי או לראות רופא שיניים באופן קבוע - או לנקות את הדוא"ל שלך כל יום. אם יש לך בעיה לא צפויה, אתה עדיין צריך לעקוב אחר הרגלים טובים כדי להשאיר את כל הסקירה.

כשאתה משנה את האופן שבו אתה מתקשר עם דוא"ל בטווח הקצר - מתי ואיך אתה בודק את זה, באיזו תדירות אתה מוחק הודעות וכן הלאה - זה מקל על חייך בטווח הרחוק.

להלן מספר טיפים עיקריים להפחתת נטל בדוא"ל. הרשה לי להזהיר אותך כי טיפים אלו מושרשים בשכל ישר ואינם מספקים כדור קסם, מה שאומר שהם לא יפוצצו את דעתך ולא יהפכו לתחושה של בן לילה. אבל אף אחד לא ייעשה שימוש בחוט דנטלי.

1. מחק תחילה

הדבר הראשון שצריך לעשות כשפותחים את תיבת הדואר הנכנס שלך הוא סריקה כדי לראות מה אתה יכול למחוק. התבונן בשורת הנושא ובשולח. האם זה זבל? האם זה אימייל לקידום מכירות שלעולם לא תקרא? האם זו הודעה של עמיתך לעבודה באומר בשורת הנושא שהם יהיו בחוץ היום, ואין כמעט שום סיכוי שמידע נוסף בגוף המייל יהיה רלוונטי עבורך? אם כן, זרוק אותו.

יש לבחור את כל ההודעות שאתה מזהה כלא חשובות ולהעביר אותן לאשפה בכמויות גדולות. אם אינך ממהר בבוקר מסוים, אולי אפילו תנסה לזהות דוא"ל רגיל או שניים לביטול המנוי שלך.

מדוע חשוב לעשות את הצעד הזה קודם? כשאתה מוחק מייד הודעות לא רלוונטיות, אתה מקל על הצגת ההודעות שנותרו. כשתוכלו לראות את ההודעות הנותרות, תוכלו לשלוט במהירות את ההודעות החשובות. אם אתה יכול לזהות אפילו חמישה או עשרה אחוזים מהדואר הנכנס היומי שלך כ"סביר להניח שלא דורש פעולה "כדי שתוכל למחוק אותו מייד, תהיה במצב טוב בהרבה כדי להתחיל את היום שלך באופן פרודוקטיבי.

2. השתמש יותר מכתובת דוא"ל אחת

אני לא יכול לסבול מיילים שיווקיים או אישורי משלוח, פחות תזכורות מהבנק שלי לשלם את חשבון כרטיס האשראי שלי כשהוא כבר מוגדר לתשלום אוטומטי. (ד"ר) כל ההודעות האלה היו עמוסות על תיבת הדואר הנכנס שלי ומקשות על מיילים חשובים, פרט לכך שיש לי אסטרטגיה להתמודד איתן.

אני משתמש בכתובת דוא"ל נפרדת לכל ההודעות הללו בעלות חשיבות נמוכה.

יש כמה דרכים לעשות זאת. אתה יכול להגדיר חשבון דוא"ל חדש לחלוטין למטרה זו, וכך אני עושה זאת, או ליצור כתובת כינוי באמצעות חשבונך הנוכחי. רוב ספקי הדוא"ל מאפשרים לך לעשות זאת. לאחר מכן, אתה יוצר כלל או מסנן בחשבון הדוא"ל שלך כך שכל ההודעות שנשלחות לכינוי מדלגות על תיבת הדואר הנכנס ונכנסות לתיקיה אחרת. תקראו לזה תיבת הדואר הנכנס 2 או חשיבות נמוכה או כל מה שתרצו.

אחד היתרונות של שימוש בכתובת דוא"ל נפרדת למטרה זו הוא לשמור את הדואר הלא-זבל הזה, הנקרא לעיתים דואר אפור, נפרד מהדואר החשוב שלך. בנוסף, אם חברה מוכרת את כתובת הדוא"ל שלך לרשימת תפוצה אחרת, גם הודעות שיווק חדשות ובלתי רצויות יגיעו לתיבת הדואר הנכנס העיקרית שלך. היתרון השלישי הוא שאתה לא מסיח את דעתך מהודעות אלה, בהתחשב שאתה צריך להיכנס לתוכנית דוא"ל אחרת או לנווט לתיבת דואר נכנס אחרת כדי לגשת אליהם.

3. כתוב קצר

כשאתה כותב מיילים, אמור למה אתה מתכוון, היה ברור והיה תמציתי. למה? כתיבת קיצור עוזרת לאנשים שקוראים את ההודעה שלך להגיע לעניין ולעבד את הדוא"ל שלהם בצורה יעילה יותר. הם עשויים להעלות את הטון שלך ולהשיב בעין, מה שיקל עליך.

במצבים מסוימים נדרש משפטים שלמים ושפה רשמית, אך קטעים יכולים להיות יעילים ביותר בדוא"ל. השתמש בהם כשזה הגיוני. משטרת הדקדוק לא תגיע אחריך. בהחלט, לפעמים אתה צריך להיות מפורט מאוד ולנצל את היבט הנייר של הדואר האלקטרוני - יש תיעוד של הכל. באופן כללי ברירת המחדל היא שפה תמציתית, ברורה וישירה.

לא כולם מיומנים בקיצור וזה יכול להיפגע כקורט. כדי להימנע מלהישמע לא ידידותי, אתה יכול להוסיף נקודות אמוג'י או קריאה. או פשוט הודע לאנשים שאתה מנסה להיות תמציתי בדוא"ל והם לא צריכים לקחת את זה באופן אישי.

4. השתמש בקבוצות או ברשימות תפוצה

אם אתה שולח הודעה לאותה קבוצה של אנשים שוב ושוב, הגדר כינוי קבוצה או דוא"ל. ב- Outlook זה נקרא רשימת תפוצה. ב- Gmail, עבור אל אנשי קשר (contacts.google.com), בחר את האנשים שאתה רוצה להוסיף לקבוצה ולחץ על סמל התווית. תן לקבוצה שלך שם. ברגע שזה נשמר, תוכלו להקליד את השם הזה כדי לחבר הודעה באופן אוטומטי לכל מי בקבוצה.

השימוש בקבוצות לא רק חוסך זמן על ידי ביטול הצורך להקליד את שמו של כל אחד כשאתה שולח לקבוצה, אלא גם מגדיר אותך לטקטיקות למחיקה קלות, כפי שאני מסביר מעט אחר כך.

5. צור תבניות או תגובות משומרות

אם יש הודעה שאתה שולח שוב ושוב, אל תכתוב אותה מאפס בכל פעם. עשה שימוש חוזר במה שכבר כתבת על ידי ביצוע תבנית או תגובה משומרת, כמו ש- Gmail מכנה זאת.

כמה דוגמאות להודעות שאנשים שולחים לעיתים קרובות הן בקווי:

• תודה שהגעת לשטח, אבל אני לא מעוניין,
• אישור קבלה. תודה אנא הודע לי אם אתה זקוק למשהו אחר מהסוף שלי
• זה נשמע כמו עבודה עבור המחלקה המשפטית שלנו. נקודת הקשר הטובה ביותר היא…

לאחר שתקבעו כמה תבניות, תוכלו לענות להודעות שלרוב היו גוזלות זמן מיותר בלי אפילו לחשוב הרבה על זה, ומאפשרות לכם להמשיך בעבודה חשובה יותר.

6. שימוש חוזר בקווי נושא

שימוש חוזר בהודעות שנשלחו באמצעות תבניות ותגובות משומרים מגדיל את היעילות שלך על ידי צמצום הכתיבה. שימוש חוזר בשורות נושא מאפשר לך למחוק או לארכוב הודעות ישנות ביתר קלות ובמהירות. אני אסביר איך הלאה.

7. מיין למחוק

מגבלות נתונים יכולות להתגנב על כל אחד, אפילו על אנשים מסודרים מאוד. הדרך לפנות מקום היא למחוק הודעות שאינך זקוק בכמויות גדולות. זה סוג של מטלות שאתה יכול לחשוב עליה כאילו זה דומה לפנייה לרופא השיניים. אתה לא צריך לעשות את זה כל יום, אבל לעשות זאת מעת לעת ובאופן קבוע יעזור במניעת בעיות גדולות יותר. אני מוצאת שלוש שיטות למחיקה מועילות במיוחד.

ראשית, מיין את הדואר שנשלח לפי גודל קובץ או קובץ מצורף וזרוק את הגדולים שאתה לא צריך. הסיבה שאני מתמקד בהודעות שנשלחו היא מכיוון שאם שלחתי קובץ מצורף, יש סיכוי טוב שברשותי הקובץ ולכן יש לי עותק נוסף שנשמר במקום אחר.

השיטה השנייה היא למיין דואר שנשלח לפי שורת נושא ולחפש הודעות שאתה שולח על בסיס קבוע. אם אתה שולח הודעה שבועית עם שורת הנושא "ניקוי מקרר בשעה 16:00 היום", תוכל לראות, לבחור ולמחוק את כולם בבת אחת.

שלישית, מיין את ההודעות לפי נמען. כנראה שיש לך כמה קולגות, חברים או קבוצות אנשים שאתה שולח אליהם בדוא"ל לעתים קרובות. סביר להניח שרבים מההודעות שנשלחו בינך לבינם אינם חשובים במיוחד. אם לעולם לא תזדקק להם שוב, בחר מספר הודעות בבת אחת ומחק אותן בהמוניהן.

8. כבה את ההתראות, סגור דוא"ל למיקוד

קבלת התראה על המסך על כל הודעה נכנסת היא מפריעה ומסיחה להפליא. הייתי משער שרובם המכריע של העובדים יהיה טוב יותר עם התראות דוא"ל מושבתות לחלוטין. זה מועיל רק במקרים הנדירים ביותר. אז כבה את ההתראות שלך.

באופן דומה, סגור את יישום הדוא"ל שלך או את כרטיסיית הדפדפן שלו כשאתה צריך לבצע עבודה ממוקדת מאוד למשך 30 דקות לפחות. כואב לי לכתוב את הטיפ הזה, בידיעה שכמעט אף אחד לא יבוא אחריו. מעט מאוד אנשים אכן עושים את זה, אבל הלוואי והייתי יכול לשכנע יותר אנשים לנסות. דמיין כמה יהיה קל יותר למצוא את הזרימה שלך כשאינך מוסח על ידי הדוא"ל.

חשוב בחזרה לפעם האחרונה שעבדת במצב לא מקוון, בין אם זה היה במטוס ללא Wi-Fi או כשהאינטרנט שלך היה במצב לא פעיל. או שאולי עבדת מאיזור זמן בו אין לך הרבה קולגות אחרים ולכן לא הייתה לך הפרעות בדוא"ל למשך זמן ארוך של היום שלך. בסגירת דוא"ל אתה מתקרב לשכפל את החוויה של אי הפרעה, ובכל זאת אתה יכול לגשת למידע מקוון אחר לפי הצורך.

9. בחרו בתגובות אוטומטיות

הקשורים לטיפ הקודם, נניח שלא תסגור את חלון הדוא"ל שלך מכיוון שאתה חושש שמישהו ינסה ליצור איתך קשר בעניין דחוף ותתגעגע אליו. הדרך לעקיפת הבעיה? הגדר הודעה שאינה משרדית או תשובה אוטומטית שאומרת "אם זה עניין דחוף ביותר, אנא שלח / שלח / שלח לי הודעה ב…" ותן את מספר הטלפון שלך, הידית המרושלת או קו העדיף של תקשורת.

10. מחק! או הגיש דואר לתיקיות

דוא"ל לא מחובר הוא לרוב כוונה טובה שלא הושמה. דע מתי להרפות. אל תיתקע בהודעות אם ככל הנראה לעולם לא תעשה איתן דבר. השארת הודעות לא חשובות בתיבת הדואר הנכנס היא מאוד לא פרודוקטיבית, מסיחה דעת, ורק מזכירה לך מה היית רוצה לעשות בעולם מושלם, אבל לא יכולה.

הם לא נותנים לך חסד בכך שהם נמצאים בתיבת הדואר הנכנס שלך.

אם מחיקת הודעות נראית חמורה, העבר אותן לתיקיה חדשה במקום זאת. התקשר לתיקיה זו בהמתנה או בכוונות טובות. הדבר החשוב הוא להוציא אותם מתיבת הדואר הנכנס. חכה כמה חודשים. ראה כמה אי פעם חפרת או הגבת אליו. אם התשובה היא אפס, אולי תשקול מחדש את מחיקתם מלכתחילה.

11. רוקן את האשפה מדי פעם

רוקן את האשפה מדי פעם. מחיקת האשפה מנקה מקום. לרוב תוכניות הדואר האלקטרוני, כולל Outlook, יש הגדרה להטלה אוטומטית של האשפה כשאתה יוצא מהאפליקציה. אם אתה אף פעם לא זוכר לזרוק את האשפה, אני ממליץ להפעיל את התכונה הזו.

רוב האנשים כנראה לא צריכים לרוקן את האשפה יותר מפעם בחודש או פעם ברבעון. יש סכנה במחיקת האשפה לעתים קרובות מדי, מכיוון שהאשפה היא המקום אליו אתה הולך להציל מיילים שחשבת שאתה לא צריך, אך מסתבר שכן. חילצתי לרבים הודעה מהפח, בדרך כלל באותו יום שהעליתי אותה שם.

כיצד למשוך את כבל החירום

עכשיו, אם אתה נואש לצפחה נקייה עם תיבת הדואר הנכנס שלך, הנה טריק אחרון שאתה יכול לנסות:

1. צור תיקיה חדשה. תן שם לתיבת הדואר הנכנס הישנה או לדואר לפני יולי 2019 (או החודש והשנה הנוכחיים).

2. בחר הכל בתיבת הדואר הנכנס שלך. העבר את הכל לתיקיה החדשה.

• עצות של Gmail שיעזרו לך לכבוש דוא"ל. 38 טיפים של Gmail שיעזרו לך לכבוש דוא"ל
• הדחיפה לאפס דוא"ל הדחיפה לדוא"ל אפס
• 4 דרכים להילחם בעומס דוא"ל במשרד 4 דרכים להילחם בעומס דוא"ל במשרד

וואלה. אתה באפס תיבת הדואר הנכנס ואפילו לא היית צריך לזרוק הודעה אחת.

אף אחד לא מצפה מכם לשפץ בן תיבת תיבת דואר נכנס כאוטית. התאם כמה הרגלים חיוביים לאט לאט. בצע כמה מהפעולות התקופתיות, כגון ריקון האשפה או מחיקת דואר אלקטרוני שנשלח בכמות גדולה כדי לעזור לך להרגיש שאתה מתקדם.