סקירה ודירוג מתכנן של מיקרוסופט

מתכנן מיקרוסופט נועד להיות מקום בו חברי הצוות מנהלים ושוחחים בעבודה בשיתוף פעולה, בשיטת קאנבן. כדי לקבל מתכנן, עליך להירשם לחשבון Office 365 בכיתה עסקית. בגלל דרישה זו, מאוד לא סביר שמי שאינו כבר מנוי יבחר להשתמש בה. אבל אם יש לך את זה ומשתמש באפליקציות אחרות של מיקרוסופט, המתכנן מתקשר בקלות לשאר עבודותיך, בין אם זה בסיסי מידע, דוא"ל או לוח השנה שלך.

המתכנן הוא שירות בסדר, אך אינו מעולה. היתרונות העיקריים בשימוש בו קשורים לעובדה שהוא משתלב בקלות עם אפליקציות אחרות של Office 365. על הנייר שילוב זה נשמע נהדר. בפועל, זה מדהים. אתה יכול להשיג חוויה דומה או יותר טוב על ידי חיבור כל האפליקציות הטובות ביותר של קאנבן - כגון Editors 'Choice Asana, או אפליקציה אחרת בעלת דירוג גבוה כמו Volerro, Wrike או Leankit - לאימייל שלך, לאחסון ענן, לאפליקציית הערות, ו הלאה.

תמחור ותוכניות

כאמור, כדי לקבל מתכנן של מיקרוסופט, יש לך חשבון Microsoft Office 365 בכיתה עסקית. אלה הכוללים מתכנן הם יסודות עסקיים, פרימיום עסקי (אך לא זה שנקרא בפשטות עסקים) וחשבונות ארגוניים. Essentials Business עולה 6 $ לאדם לחודש, עם הנחה אם אתה משלם מדי שנה. Premium Business עולה 15 $ לאדם לחודש, גם עם הנחה לתשלום מדי שנה. זכור כי חשבונות אלו כוללים שלל אפליקציות ושירותים אחרים: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, ובמקרה של חשבון Premium, גם כל אפליקציות הליבה של Microsoft Office. מבחינת ערך, אתה באמת מקבל הרבה תמורת המחיר.

עם זאת, ישנם כלים לשיתוף פעולה עצמאי בסגנון קאנבן שתוכלו לקנות ולהתחיל להשתמש בו מייד, ללא קשר אם יש לכם חשבון מיקרוסופט, והם נמכרים במחירים שונים.

KanbanFlow היא אחת האפשרויות הפחות יקרות. תוכנית פרימיום בתשלום עולה 5 $ לאדם לחודש, או אם אתם מעדיפים לשלם מדי שנה 54 $ לאדם בשנה. גם ל- Volerro יש מחיר נמוך, במחיר של 7.99 דולר לאדם בלבד לחודש עבור חשבון הצוותים העסקיים שלו. טרלו, אחד מאפליקציות הקאנבן הפופולריות ביותר, גובה 119.88 דולר לאדם לשנה, שווה ערך ל -9.99 דולר לאדם לחודש. בחירת העורכים אסאנה עלתה 11.99 דולר לאדם לחודש, או 119.88 דולר לאדם אם אתה משלם מדי שנה.

בקצה הגבוה של טווח המחירים נמצאים LeanKit וזנקית. Leankit גובה בכל מקום בין 228 $ לאדם לשנה ל- 588 $ לאדם בשנה, שווה ערך ל -19 $ ו- 49 $ לאדם לחודש, בהתאמה. זנקית עולה 348 ​​דולר לאדם בשנה, שווה ערך ל 29 $ לאדם לחודש.

לרבים מהיישומים הללו יש גם שירות שירות בחינם שתוכלו להשתמש בו עם מגבלות מסוימות, אם כי Microsoft Planner אינה עושה זאת.

מתכנן כקאנבן

המתכנן פועל כאפליקציית אינטרנט, למרות שיש גם אפליקציות להורדה עבור Windows, iOS ואנדרואיד.

אם אינך מכיר את קאנבן, דוגמה קלאסית המסייעת להסביר כיצד פועלת קאנבן היא להכין עמודות שכותרתן לעשות, לעשות ולבצע. ברגע שהעמודות הללו מוגדרות, מכניסים לתוכן כרטיסים. דמיין פתקים דביקים מסודרים לטורים על לוח. על כל כרטיס או פתק דביק כתוב עליו משימה. הקלפים מתחילים בעמודה 'מטלה'. לאנשים יש משימות שהוקצו להם. כאשר הנמען מתחיל לבצע את המשימה, היא מעבירה את הכרטיס לעמודה עושה. כאשר היא עובדת על המשימה, היא עשויה להוסיף הערות לפתק הדביק לגבי התקדמותה. הבוס שלה עשוי לכתוב גם הערות בכרטיס המשימות. לאחר סיום המשימה, מקבל הזז את הכרטיס לטור בוצע.

אינך צריך לדבוק בהסדר 'לעשות, עושה' ובוצע. אפליקציות קאנבן, כולל המתכנן, מאפשרות לתת שם לעמודה ככל שתרצו. עם זאת, הערה אחת: במתכנן העמודות נקראות "דליים".

במתכנן, לכל כרטיס יכול להוסיף אליו מגוון רחב של פרטים, כגון כותרת (בדרך כלל שם המשימה), תיאור, אישור, תאריך יעד, קבצים מצורפים, הערות של משתפי פעולה אחרים, רשימת בדיקה ותאריך התחלה. לכל כרטיס במתכנן יש גם בחירה נפתחת לשלושה שלבים: לא התחל (ברירת המחדל), בתהליך, והושלם. בסיום המשימה תבחר באפשרות הושלמה, או שתוכל פשוט לפגוע בתיבת סימון במקום זאת. כרטיסים שהושלמו נעלמים מהנוף, אלא אם כן בחרתם להציג אותם מתוך אפשרות בתחתית כל עמודה.

אני מסביר את ההגדרה הזו לפרטי פרטים כי קרה שמשהו בלתי צפוי כשבדקתי את האפליקציה. כאשר העברתי כרטיסים שהושלמו מדלי / טור אחד למשנהו, הם חזרו למצב Not Started. בתרחיש שלי כיניתי את העמודה האחרונה מימין הושלמה, ורציתי לשמור את כל המשימות שהושלמו שם לבדיקה. אבל כאמור, כשגררתי כרטיס מדור אחר לקוד זה, הכרטיס פתאום סימן את עצמו כ- Not Started. אם סמןתי שוב את התיבה כדי לסמן אותה כשלמה שוב, היא נעלמה מהעין לגמרי. בתחתית העמודה מצאתי משהו שיכולתי ללחוץ עליו כדי להראות לי משימות שהושלמו. כשלחצתי על מנת לאפשר אפשרות זו, הקלפים שלי הופיעו מחדש, אפורים והחליפו, כפי שקיוויתי בתחילה וציפיתי. כעת כשאני גורר כרטיסים שהושלמו לדלי זה, הם נשארים במצב הושלם רק אם אני ממקם אותם בתחתית העמודה בין שאר הפריטים שהושלמו.

הדרך בה זה עובד, יש יותר מדי מקום לטעויות. זה עניין גדול למשימה לעבור מ- הושלמה ל- לא התחילה רק בגלל שאתה גורר אותה לחלק הלא נכון של הקולמן הנכון. מידע כוזב כזה יכול לזרוק צוות שלם. עבודה שנעשתה תופיע בדוחות כי לא נעשתה ואולי גם איחרה.

היבטים רבים אחרים של Microsoft Planner עובדים כצפוי, וחלקם עובדים טוב יותר מהצפוי. לדוגמה, כשפותחים כרטיס בכדי לראות את פרטיו המלאים ומוסיפים להם, יש תיבות סימון ששואלות אם ברצונך לכלול את פיסת המידע בתצוגת הלוח של הכרטיס. כשאני מעלה קבצי תמונות לכרטיסים, אני אוהב לראות את התמונות האלה, מכיוון שהם בדרך כלל תזכורות חזותיות טובות לתוכן הכרטיס, אם כי אנשים אחרים עשויים להעדיף להסתיר אותם כדי לחסוך שטח מסך. זה נחמד שיש את האפשרות. בטרלו ובכמה אפליקציות נוספות של קאנבן, בדרך כלל אין לך אפשרות לכלול או לשלול פרטים מלהופיע בכרטיס בתצוגת הלוח. אפילו נתקלתי באפליקציה אחת, KanbanFlow, שכלל לא הראתה תמונות המחוברות לכרטיסים בתצוגת הלוח.

תכונה מועילה נוספת, תצוגת התרשימים, מציגה סיכום של משימות שלא התחילו, מתבצעות, איחרו והושלמו. תצוגה זו מספקת פירוט של משימות שהוקצו גם לכל אחד מחברי הצוות ומצבם.

מוזרים ומה חסר

למתכנן יש יותר מכמה מוזרויות. לפעמים לקח לי כמה דקות להבין כיצד לבצע פעולות פשוטות מאוד, כמו להוסיף לוח לרשימת המועדפים שלי. באפליקציות אחרות נדרש מעט יותר מללחוץ על כוכב בראש העמוד, בעוד שבמתכנן לא היה כוכב כזה; רשימה של מועדפים לא הייתה בהגדרות (יתר על כן, אפשרות ההגדרות מעבירה אותך להגדרות עבור Office 365, ולא מתכנן); ולא יכולתי לעשות זאת על ידי גרירת סמל הפרויקט ממיקומו הנוכחי לרשימת המועדפים, שכן גרירה ושחרור אינה נתמכת בשורת התפריטים. בסופו של דבר מצאתי אפשרות "הוסף למועדפים / הסרה מהמועדפים" בתחתית התפריט שנפתח מאליפסה. מרבית הבחירות האחרות ברשימה זו לוקחות אותך ליישום Office אחר, כך שעדיין לא נראה לי הגיוני מדוע הוסף / הסר מהמועדפים הוא בין האפשרויות האלו.

אין סרגל חיפוש, מחדל חריג. אם אתה זקוק לכרטיס משימה מסוים, הדרך היחידה לגלות זאת היא לגלול דרך הלוח ולצוד. הופתעתי גם לא למצוא כלי סינון. דוגמה נפוצה לכלי סינון היא אחת המציגה את כל המשימות שאחרות או כל המשימות עם תג או תווית מסוימים, או את כל המשימות שהוקצו לאדם או מחלקה מסוימים - אך עדיין מונחות על לוח הקאנבן כפי שאתה סידר את זה.

ב- Planner, הקרוב ביותר לכלי סינון הם אפשרויות בלחיצה אחת כדי להציג את כל המשימות על ידי מקבל או על ידי מצב התקדמות. עם זאת, גם אלה אינם כלי סינון נכון. בשני המקרים, כאשר המתכנן מראה לכם את התוצאות, כותרות העמודות משתנות. במילים אחרות, אם היו לך דליים להזמנות שהתקבלו, עיבוד הזמנות, מילוי הזמנה, משלוח שנשלח, כל אלה נעלמים ומוחלפים בשלושה מצבי התקדמות של המתכנן (לא התחלתי, מתבצעת, הושלם) או בשמות של מורשים. למרות שאתה יכול לראות את כל המשימות שהוטלו על קלייר, מארק ואיבון, אתה מאבד את ההקשר של הסדר הלוח שלך.

אכזבה נוספת היא שאין @ אזכורים במתכנן. יש להם יישומי Asana, Trello, Wrike ואפליקציות אחרות של קאנבן. השימוש בסמל @ לפני שמו של מישהו פירושו שאתה רוצה להתריע בפני אותו אדם על התגובות או השאלה שלך. יישומי שיתוף פעולה רבים משתמשים בהם, ולא רק באפליקציות של קאנבן. האדם שאתה מזכיר מקבל הודעה, בדרך כלל עם קישור שמעביר אותו ימינה לתגובה הרלוונטית. המתכנן צריך שיהיה להם באמת. אחרת, משתפי פעולה עשויים בסופו של דבר לחזור לדוא"ל כדי לדון בעבודה, וזה נראה כמנוגד לכל העניין של אפליקציית שיתוף פעולה.

לא תמצאו טיימר במתכנן, אף על פי שלראייק וקאנבאנפלו יש אותם. אתה גם לא מקבל מטוסי שחייה, כלומר מראה של הלוח בו ניתן גם לקו האופקי ערך באותו אופן כמו כותרת העמודה. תצוגת מסלול שחייה טיפוסית באפליקציית קבאן עשויה לסנן שורות על ידי הממונה או האחראי למחלקה. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm, ואפליקציות אחרות כוללות אותם.

שילובים

השילוב ללא מאמץ של המתכנן עם אפליקציות אחרות של Office הוא יתרון אמיתי, אך הוא גם כזה שלא צריך להיות מכר יתר. זה נכון שאתה יכול בקלות רבה למשוך קבצים מ- OneDrive כדי לחבר לכרטיסים, או למנף את SharePoint בצורה דומה, אבל חלק מהיכולות הללו ממש לא שונות בהרבה מחיבור אסאנה ל- Google Drive או Dropbox, או כל ספק אחסון מקוון שתשתמש בו.

רוב אפליקציות הקאנבן משתלבות עם אחסון בענן, והם לא נדרשים להתקנה רבה מלבד אימות. אינטגרציות אחרות אפשריות לרוב עם כלים נפוצים, כגון דוא"ל ולוחות שנה. ליישומים מעורפלים יותר, או לאוטומציות ספציפיות בין אפליקציות שאתה משלב, לעתים קרובות אתה יכול לפנות לעזרה ב- Zapier. זאפייר הוא שירות שיוצר אינטגרציות ואוטומציות בין שירותים מקוונים לאפליקציות בשבילכם, מבלי שתדרוש מכישורי תכנות כלשהם. טרלו, אסאנה, רייק, ועוד כמה אפליקציות קאנבן אחרות נתמכות על ידי זאפייר. מתכנן מיקרוסופט אינו נמצא ברשת זאפייר.

יכולות שילוב אחרות במתכנן היו פחות מרשימות כשאני מעמיד אותן במבחן. לדוגמא, קיוויתי שלחיצה על כפתור שכותרתו שיחה תפתח פורום דיונים עבור אותו מועצה, כאשר כל החברים יוזמנו אוטומטית. במקום זאת הוחלפתי ל- Microsoft Outlook, שם האפשרויות שלי היו לנסח דוא"ל חדש לכל מי בקבוצה, להוסיף תוכן שכולם יוכלו לראות באמצעות SharePoint, להעלות קבצים לשיתוף באמצעות דואר אלקטרוני, או לחיבור אפליקציות אחרות. אפליקציות לשיתוף פעולה מסתכנות באבדן הערעור שלהן אם הן מחזירות אותך לדוא"ל או כל הכלים הישנים שלא היו עונים מלכתחילה על צורכי שיתוף הפעולה שלך.

שימוש מוגבל

לשיתוף פעולה קל וניהול עבודה, מתכנן העבודה עושה את העבודה, אך הוא חסר במספר תחומים. חסרים כמה דברים שהייתי מחשיב עליהם בסיסיים, כמו סרגל חיפוש, פילטרים והתראות עבור @ אזכורים, כמו גם כמה תכונות שהייתי מצפה רק בגירסאות מתקדמות של כלי קאנבאן, כמו טיימר למשימות ושדות שחייה. אם אתה זקוק לאפליקציית קאנבן עוצמתית, הייתי ממליץ במקום זאת על בחירת העורכים אסאנה, או על היישומים האחרים המדורגים המדורגים, רייק, וולרו ולינקיט. אם כבר יש לך חשבון Office 365 שכולל גישה למתכנן ועדיין לא החלטת אם אתה אפילו זקוק לאפליקציית קאנבן לשיתוף פעולה, אולי אתה מוכן לעשות זאת, אך רק אם העבודה שאתה צריך לנהל בהירה למדי.