ביקורת ודירוג חוזים

ContractSafe הוא פיתרון חזק לניהול חוזים עם מערך תכונות טוב ומספר רחב של אפשרויות תמחור. עם זאת, כמו כמה שחקנים אחרים בסבב ההפעלה, ContractSafe נמנע מחברתו ובמקום זאת מתמקד באחסון ושיתוף בחוזים, חיפוש ודיווח, אבטחה והתראות. כלים אלה מיועדים יותר לשימוש ממוקד בניהול ולא לניהול מחזור חיים מלא, וזו הסיבה שהוא מונע מחבר וכן להתאמה אישית נרחבת. מסיבה זו היא נשארת מעט מאחורי הזוכים בבחירת העורכים שלנו, Agiloft ו- Updraft.

תמחור ותוכניות

ContractSafe מתחיל ב -99 דולר לחודש עבור תוכנית היזמים, שמעניקה לך 100 חוזים וגישה לחיפוש חוזים עם זיהוי תווים אופטי אוטומטי (OCR). תוכנית היזמים מגיעה גם עם אבטחת ברירת מחדל, ניהול משתמשים וניהול הרשאות, ויכולת לשלוח מסמכים ישירות לפלטפורמה. כל התוכניות כוללות גם ניסיון ללא תשלום, משתמשים ללא הגבלה ותזכורות לתאריכים. לחברה ארבע תוכניות נוספות המציעות יכולת חוזה גדולה יותר ופונקציונליות פרמיום רבה יותר:

תוכנית בסיסית: 299 דולר לחודש עבור 500 חוזים. תוכנית זו כוללת את מערך התכונות הבסיסי בתוספת סוגי מסמכים מותאמים אישית, מעקב אחר תיקונים ויכולת לאחסן מסמכים קשורים ללא הגבלה.

תוכנית סטנדרטית: 499 דולר עבור 1, 000 חוזים. תכונות נוספות כוללות שילוב DocuSign בכיוון אחד, מסלולי ביקורת, שדות מותאמים אישית ותבניות.

תוכנית מקצועית: 699 דולר עבור 2, 500 חוזים. תכנית זו מגיעה גם עם גישה לחדר נתונים וירטואלי, שילוב כניסה יחיד (SSO), שילוב של Active Directory (AD) ושילוב DocuSign דו כיווני. DocuSign היא כרגע ספקית הסימנים האלקטרוניים היחידים הנתמכים, אך החברה אמרה כי היא עובדת על שילובים נוספים.

תוכנית ארגונית: 899 דולר עבור 5, 000 חוזים. תוכנית הארגון כוללת גם שילוב עם Salesforce. החברה מציעה תמחור מותאם אישית עבור ארגונים הזקוקים ליותר מ -5, 000 חוזים.

• תוכנית Enterprise +: תוספת עדכנית זהה לתוכנית Enterprise, אך עומדת על 25, 000 חוזים תמורת 1, 299 דולר לחודש.

ניהול מחזור חיי החוזה

ContractSafe שומר על דברים פשוטים. הפלטפורמה אינה כוללת יצירת חוזים או יכולות עריכה ועריכה עשירות של כלים כמו Concord ו- Updraft, וגם ממשק המשתמש (UI) אינו ניתן להתאמה אישית לאין ערוך כמו Agiloft. אין גם שיתוף פעולה וניהול משימות מתקדמים או אוטומציה של זרימת עבודה. מה שאתה מקבל זה חווית משתמש פשוטה (UX) שהיא רוח לנווט ולחפש בה, עם פילטרים ותגים מותאמים אישית. אתה מקבל גם את כל הנתונים הקשורים, המסמכים, מועדי ההתראות וההתרעות שאתה צריך עבור כל חוזה במערכת.

כשאתה נכנס למרכז השליטה של ​​ContractSafe, הוא לוקח אותך ישירות למאגר החוזים הראשי. במקום מערך מבלבל של כרטיסיות ותפריטים כפי שאתה מקבל עם ניהול מחזורי החיים של קופה, כל מה שאתה רואה ב- ContractSafe הוא רשימת החוזים המיון שלך וסרגל חיפוש אוניברסלי. כל התגים, התבניות והתוויות במערכת ניתנים להתאמה אישית כך שלכל רשומת חוזה תראה את סוג החוזה, שם וכל ערך כספי, צדדים נגדיים ותאריכים הקשורים לחוזה.

ממשק המשתמש מוצג באופן דומה לקונקורד ו- ContractWorks אך הוא ממוקד עוד יותר. אין כרטיסיות או אפשרויות שיעבירו אותך לאזורים אחרים בפלטפורמה. כל מה שאתה מקבל זה לחצנים להוסיף חוזים, להדפיס או לייצא חוזים ולעבור לתצוגת לוח שנה המציגה תאריכי חוזה צפויים. אין הרבה מהדיווח המובנה או הניתוח, כך שתצטרך לייצא נתוני חוזים כקובץ CSV או Microsoft Excel ליישום צד שלישי אם תרצה להפיק דוחות מפורטים בנושא.

האזורים המתקדמים ביותר בלוח המחוונים הראשי הם סרגל החיפוש ואפשרויות הסינון. אם תלחץ על סמל המסנן בצד שמאל למעלה, תוכל לבצע חיפוש מתקדם יותר. ניתן לחפש לפי ערך חוזה, תאריך חתימה, תאריכי תפוגה, חברות, מסיבות, תגיות, סוגים, שדות בהתאמה אישית, ועוד.

כל התגים, הסוגים והשדות המותאמים אישית מוגדרים בכרטיסיית ההגדרות בצד ימין למעלה. האפשרויות "שדות ותבניות מותאמים אישית" ו"סוגי חוזים "מעניקים לך תיבה קופצת פשוטה להוספת פרמטרים וקטגוריות מותאמות אישית לניהול ותיוג חוזים כרצונך. מבנה החיפוש והתיוג של ContractSafe דומה ביותר לזה של ContractWorks ו- Contract Hound בהתאמה אישית הפשוטה שלה. זהו אחד מתכונות הסיווג והניהול הקלות ביותר של חוזים שבדקנו.

תפריט ההגדרות מאפשר גם לכל משתמש להתאים אישית את לוח המחוונים שלו ולהגדיר אילו שדות הם רוצים להציג במאגר שלהם. כאן תוכלו למצוא את כתובת הדואר האלקטרוני הייעודית שלכם למשלוח דואר אלקטרוני בחוזים ישירות אל ContractSafe, אפשרויות לשדרוג התוכנית שלכם, ושם תוכלו להגדיר אימות דו-גורמי (2FA), SSO ו- DocuSign אם נרשמתם ל- חשבון עם התכונות האלה. והכי חשוב למנהלי IT או מנהלי מחלקות משפטיות המפקחים על תהליך ניהול החוזים, כאן תוכלו להזמין משתמשים לפלטפורמה ולנהל תפקידים והרשאות. למשתמשים ניתן לקבל גישה מלאה, גישה לקריאה בלבד, או הרשאות בהתאמה אישית על סמך סוגי חוזים ותגים ספציפיים כדי לעזור לתאר את המחלקות השונות שיכולות לראות.

כדי לבדוק את הפלטפורמה הוספתי כמה סוגי תגיות בסיסיות ותגיות למיון חוזים למחלקות ושימושים שונים ואז העלתי כמה חוזים לדוגמה למערכת. אתה יכול להעלות חוזים על ידי בחירת קבצים או על ידי גרירה ושחרור של מסמכים למערכת וכן שליחת חוזים בדוא"ל ב-.

כאשר הוספתי את חוזה בדיקת ה- PCMag שלי, ContractSafe העניקה לי מגוון אפשרויות סיווג ושדות מידע קשורים. ראשית, קבעתי את סוג החוזה (מרשימה של אפשרויות זמינות, או שתוכלו ליצור סוג חדש ישירות מדף החוזה). יכולתי לשייך את החוזה לחשבון ספציפי אם הייתי רוצה. הצלחתי גם לקבוע ערך חוזה. אתה מסמן גם תיבות אם החוזה פעיל או לא, והאם בוצעו שינויים בחוזה. אתה יכול להוסיף תגיות שניתן לחפש גם. ContractSafe מאפשרת לך גם לקשר מסמכים קשורים לחוזה, בין על ידי העלאת מסמך אחר או על ידי קישור החוזה לקובץ אחר במערכת.

גלילה למטה, קיימות מספר כרטיסיות פרט אחרות שתוכלו להגדיר עבור כל חוזה. הקטע תאריכים / תזכורות הוא המקום בו הוספתי תאריך אפקטיבי ותאריך סיום לחוזה שלי. אתה יכול גם להוסיף תאריכי מפתח אחרים שאתה רוצה לעקוב אחריהם, יחד עם תזכורות. אתה יכול להגדיר תזכורות אימייל אוטומטיות, לעקוב אחר חידוש אוטומטי של חוזים עם התראות תזכורות, ולהגדיר תאריכים חוזרים לתשלומים ופרמטרים חוזים אחרים הניתנים לצפייה בלוח השנה התאריך הקרוב בלוח המחוונים שלך.

להלן מספר סעיפים נוספים על פרטי החוזה. הכרטיסייה צדדים מאפשרת לך להוסיף פרטי חברה ומפלגות נגדיות עם פרטי קשר משויכים. הכרטיסייה שדות מותאמים אישית היא תחום נוסף בו ניתן להגדיר את השדות והתבניות המותאמים אישית שתוכלו לשייך לכל חוזה. החלק הייחודי ביותר הוא הכרטיסייה משפטית, המציעה מספר שדות מעמיקים יותר עבור הצוות המשפטי שלך. שדות כוללים מספרי טפסים, חוקים השולטים, תחומי שיפוט, הוראות בוררות וסודיות ופרמטרים אחרים שתוכלו לקשר לחוזה.

לבסוף, יש קטע הערות בו תוכלו להוסיף מידע נוסף. יש גם קטע צפה במסמך כדי לבחון למעשה את החוזה שלך. סרגל החיפוש במציג החוזים מפעיל OCR אוטומטי עבור מילות מפתח ומונחי חיפוש לא רק במסד הנתונים אלא במסמכי חוזה עצמם. ContractSafe אינו מציע יכולות לעריכת חוזה או עריכה של חוזים, כך שכל מה שאתה יכול לעשות עם החוזים שלך במערכת הוא להציג ולחפש אותם. בסך הכל, לחוויית אחסון וניהול החוזים יש את המשותף ביותר עם ContractWorks, אם כי ContractSafe מפשט את החוויה עוד יותר. קיימת פונקציונליות למעקב אחר ביקורת ותיקון, אך לא במידה והיכולת העמוקה יותר של בקרת גרסאות ושיתופי פעולה בחוזים שתקבלו באגילופט, קונקורד או קופה.

אחסון ישר בחוזה מאובטח

ContractSafe לא מנסה לנהל את כל מחזור חיי הקצה, התיקון והניהול של חוזה מקצה לקצה. הפלטפורמה ממוקדת בהפיכת אחסון ומעקב אחר חוזים לפשוטים ומאובטחים, עם חיפוש נהדר וסיווג הניתן להתאמה אישית, וזה מה שהיא עושה. תכונות האבטחה המוצעות בכל רמות התוכנית הן נרחבות, כולל מרכזי נתונים מאושרים על ידי ISO 27001 ו- PCI DSS, הצפנת AES של 256 סיביות, כשלון אוטומטי, גיבוי מחוץ לאתר, בתוספת פריצה, תוכנות זדוניות וגילוי וירוסים ובדיקת חדירות.

לעסקים המחפשים פלטפורמה מלאה של ניהול מחזורי חיי חוזים מקצה לקצה, כלים כמו קונקורד, יתרון בחוזה ובחירת העורכים Agiloft מעניקים לך יכולות יצירה ועריכה של חוזים דינאמיים, שיתופי פעולה רב-צדדים מקוריים ותיקונים עם בקרת גרסאות, כמו גם אוטומציה של זרימת עבודה מתקדמת ודיווח וניתוח מובנים מקיפים. עם זאת, אם הצרכים שלך ממוקדים יותר ואותם פעמונים ושריקות מיותרים בהשוואה לפלטפורמת ניהול מסמכים פשוטה, מאובטחת וניתנת להגדרה בקלות לכל סוגי החוזים, ייתכן ContractSafe המתאים ביותר לארגון שלך.