Rubex על ידי efilecabinet סקירה ודירוג

Rubex מאת eFileCabinet (שמתחיל ב -15 $ למשתמש לחודש) הוא ניהול מסמכים של תוכנה כשירות (SaaS), פתרונות אחסון בענן ושיתוף קבצים המיועדים לסייע לעסקים להיעדר נייר ולארגן ביעילות את הקבצים שלהם מסמכים. אידיאלי לעסקים קטנים ובינוניים (SMB) הדורשים פיתרון מבוסס ענן, Rubex by eFileCabinet מקל על שיתוף מאובטח של מסמכים בתוך ארגון ומחוצה לו, כמו גם הגדרת שמירת מסמכים ותאימותם. Rubex מאת eFileCabinet שומר אוטומטית על היסטוריית אורך החיים של המסמך, כולל אילו שינויים בוצעו, מי עשה זאת ומתי. זה שומר באופן יזום את כל המידע הדרוש למסלולי ביקורת עתידיים.

Rubex מאת eFileCabinet מתהדרת בתכונת חיפוש מקיפה, בזרימות עבודה אוטומטיות, ביצירת תבניות ושיתוף קבצים עם בקרת גרסאות שמטרתה להגדיל את היעילות שתואמת היטב את Microsoft SharePoint Online, הבחירה של העורכים שלנו עבור פתרונות DM. תוכלו למצוא גם מגוון רחב יותר של אפשרויות שיתוף פעולה מ- Ascensio System OnlyOffice, שהיא הבחירה השנייה של העורכים שלנו בבחירת סיכום תוכנת DM שלנו.

ניהול מסמכים ואחסון מאובטח

Rubex by eFileCabinet הוא פורטל אינטרנט משולב ל- DM ושיתוף קבצים, שמכניס את התכונות של שירותי eFileCabinet Online ו- SecureDrawer של החברה לפיתרון מודרני אחד מבוסס אינטרנט. Rubex by eFileCabinet, שמטרתה לסייע ל SMB- חברות להיעדר נייר ולהגדיל את היעילות שלהן, כוללת פונקציות ארגון, אחסון ושיתוף של מסמכים חכמים. זה גם מוסיף בקרות מדויקות עבור הרשאות קבצים וניהול מדיניות שמירת נתונים.

Rubex על ידי eFileCabinet, שתוכנן סביב שיתוף פעולה, הוא ההתפתחות האחרונה של eFileCabinet Online, הכוללת חבילה שלמה של פונקציות DM לשיתוף קבצים מאובטח. כדי לחזק את האבטחה של אחסון ושיתוף מסמכים, Rubex מאת eFileCabinet מעסיקה הצפנה של 256 סיביות ומשתמשת בשירותי האינטרנט של אמזון (AWS).

Rubex מאת eFileCabinet היא חדשה מאוד; אתר eFileCabinet ממשיך להדגיש את שירותי eFileCabinet הישנים ועם זאת יותר מזוהים יותר, אשר יכולים להיות מבלבלים. העתיד הוא בבירור Rubex של eFileCabinet, שלכאורה מציע את כל התכונות שיש לשני היישומים הללו, אך בממשק משתמש חדש ורענן (UI). אפליקציות ה- Android ו- eFileCabinet המקוונות מתייחסות באופן דומה ל- eFileCabinet Online, גם אם הגישה אליהן היא Rubex של eFileCabinet.

תמחור ויכולות

החל מ- 15 $ למשתמש לחודש, Rubex by eFileCabinet כולל שיתוף קבצים מאובטח עם אחסון של 25 ג'יגה-בייט, אך ללא תכונות או פונקציונליות של DM. מנוי ה- step-up הוא שכבת ה- Advantage שעולה 30 $ למשתמש לחודש עם נפח אחסון כולל 1 TB. זוהי הצעה חזקה יותר שתמשוך את מרבית חברות ה- SMB, אך ניתן לגשת אליה רק ​​עם מינימום של שלושה משתמשים. מנויי יתרון כוללים מערכת DM של eFileCabinet, שיתוף קבצים מאובטח, אפליקציית SideKick, שמירה (ממשל), אימות דו-גורמי (2FA), הגדרות אבטחה אינדיבידואליות, כלי תאימות ושילוב חתימה אלקטרונית. זה כולל גם שילוב של Microsoft Office, גישה לשילוב ממשק תכנות יישומים (API), מסלול ביקורת, תמיכה ושירות וגישה לנייד. מערך התכונות של שכבה זו יהיה אידיאלי עבור מרבית חברות קטנות ובינוניות אשר מפעילות את צרכי ה- DM לענן שלהם. התמחור הוא בערך ממוצע של מוצר בטווח זה, אך הדרישה שיהיו לו לפחות שלושה משתמשים כדי לגשת אליו, מרגישה כמו אסטרטגיה להכריח משתמשים לעלות לרמה הבאה.

הרובד הבא הוא המנוי לעסק, שעולה 55 דולר למשתמש בחודש וכולל שטח אחסון של 5 TB. לרובד העסקי יש את כל התכונות של שכבת היתרון, והוא כולל אוטומציה של תהליכים עסקיים, לכידת תווים אופטי (ZCR), לכידת זרימת עבודה, מעצב זרימת עבודה וספריות אוטומציה. שכבה זו כוללת גם כלים למטוס, אישורים, תהליך מסגרת זמן, הסלמה אוטומטית של תהליכי עדיפות, ניתוב קבצים ספציפי לנתונים ושמות ואחסון קבצים אוטומטיים. יש גם אפשרות ארגונית, אך התמחור עבור זה תלוי בדרישות התאמה אישית ואחסון ספציפיות. כל תוכניות התמחור של Rubex על ידי eFileCabinet מחויבות על בסיס שנתי.

פונקציונליות ממוקדת בארגון

Rubex מאת eFileCabinet מתמקדת בארגון וביעילות בדיגיטציה, ניהול ושיתוף מסמכים. פונקציונליות המפתח והשליטה של ​​האתר מתחיל מהצד השמאלי של המסך ונעשה גרגיר יותר ככל שמתקדמים לצד הימני. הפיתרון המקוון מציג חווית משתמש מושכת ואינטואיטיבית (UX). הסרגל העליון, שצבעו כחול כהה, כולל תפריט המבורגר בן שלוש פסים לגישה לתפריטי המשנה דף הבית, מנהל מערכת, חיפוש, בקשות קבצים, צ'ק-אאוט וההגדרות שלי. ניתן בקלות להסתיר את התפריט הזה כדי למקסם את שטח המסך.

קטע הניהול הוא המקום בו תוכל להוסיף משתמשים, אורחים וקבוצות. מכאן תוכלו לנהל רישיונות למשתמשים ואורחים ולראות את פעילויות המשתמש. קטע הניהול הוא המקום בו ניתן להוסיף תבניות, ואיפה ניתן לקבוע מדיניות ממשל ואבטחה. אפשרויות מדיניות אבטחה הן מקיפות עם דרישות מורכבות שונות של סיסמאות, תדירות שינוי סיסמא ובחירות אימות דו-גורמי (2FA) זמינות לאבטחה מיטבית.

בסרגל הכחול יש גם תפריטים נפתחים עבור חדש, שתף, ערוך וקיצור דרך ליישום תבניות. כתום "זקוק לעזרה?" כפתור קורא שאלות נפוצות ותיבת חיפוש גדולה בולטת בצד ימין. יש גם קישורים למדריך QuickStart למשתמשים חדשים וסמל משימה חושף את החלק של מרכז הפעילות המפרט העלאות והתראות אחרונות.

שלושה סמלים מרכזיים נופלים תחת הלוגו של Rubex. הראשון הוא אייקון של הבית לבית, שמעלה את החשבון שלי, שיש בו אייקון בניין המיועד לעסק. משתמשים יכולים ליצור ארונות מרובים לאחסון הקבצים שלהם; אפשר ליצור מגירות מקוננות גם בארונות הקבצים. בניית מבנה קבצים אינטואיטיבי והגיוני היא דבר פשוט.

הסמל העיקרי השני הוא המניות שלי. זה מורכב מנקודות מחוברות זה בזה ומפרט את כל המסמכים המשותפים ואת הסטטוס שלהם לגבי הגישה אליהם או לא, וכמה זמן הם נשארים זמינים. האייקון השלישי, מזוודה, מיועד לתיקים שלי, שם תוכלו לאחסן את כל המסמכים המצורפים לפרויקט או ללקוח ספציפי.

בקטע 'החשבון שלי' ישנם סמלי חלונות קופצים בצד הימני הקיצוני הכוללים פרטים, הערות (שבהם משתמשים יכולים להשאיר הערות של פוסט-וירטואלי), פרופיל והרשאות (למיתוג הרשאות קריאה, כתיבה ומחקה עבור משתמשים וקבוצות). יש חלון קופץ של ממשל להגנה מפני קבצי עריכה (או מחיקה), יומני ביקורת וביקורת. ממשל הופך לתכונה קריטית ככל שיותר עובדים ניגשים למסמכים חשובים. הגדרת ממשל טובה מבטיחה שמנהלים יוכלו לראות אילו קבצים נמחקו ועל ידי מי, בנוסף היא מחייבת אישורים ממנהלים לפני שקבצים יגרסו לחלוטין מהמערכת.

התמהיל של ניווט ברור ושכבה ובקרות מבוססות אייקונים מקל על המשתמשים בכל רמת מיומנות להכיר את Rubex על ידי eFileCabinet. אבל תהיה עקומת למידה למשתמשים שמגיעים מממשק המשתמש eFileCabinet המקוון הישן שהיו יותר כלים ואפשרויות זמינים במבט ראשון. בהשוואה לממשק המשתמש של eFileCabinet Online, Rubex by eFileCabinet הוא מינימליסטי מבחינה חזותית ועם זאת דינמי פונקציונלי יותר. בעוד eFileCabinet Online נראית ומורגשת כמו אפליקציה מקורית של מיקרוסופט בסגנון אופיס, שלמה עם ממשק המשתמש של הסרט, Rubex של eFileCabinet נראית כמו אפליקציה לנייד הדורשת מספר לחיצות נוספות כדי להגיע לפריטים בתפריט. חלק מהמשתמשים עשויים להעריך את המראה הנקי, אך יש יתרון בכך שיש אפשרות להציג יותר אפשרויות בתפריט בכל עת.

לווידי היישומים הניידים eFileCabinet ל- iOS ולאנדרואיד מוסיפים נוחות מסוימת ומאפשרים למשתמשים להעלות תמונות ומסמכים ישירות מהמכשירים הניידים שלהם. עם זאת, משתמשים שונים דיווחו על בעיות בכניסה או להעלות את הקבצים שלהם. השתמשתי באפליקציית אנדרואיד במהלך הבדיקה ונתקלתי בבעיות בהעלאת קבצים.

מכניס את כוח החיפוש ל- DM

שימוש בסמלים לארונות, מגירות ותיקיות מביא תיוק משרדים וארגון כנסים לחלל הדיגיטלי. זה הופך את העבודה על DM למוכרת, ואפשר ליצור מבנה מסודר ומקונן לקבצים. אחד התכונות הגדולות ביותר של Rubex על ידי eFileCabinet הוא מנוע זיהוי האופי האופטי (OCR), שיכול לקחת מסמכים סרוקים וקבצי PDF ולהפוך את התוכן שלהם לחיפוש. כאשר אתה לוחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מסמך ב- Rubex על ידי eFileCabinet, אתה יכול לבחור הגדרה "הפוך אותו לחיפוש (OCR)" כדי להוסיף את תוכן המסמך לבסיס החיפוש. השימוש ב- Zonal OCR, הכלול במנוי עסקי של 55 דולר למשתמש לחודש, הוא מחלץ רק את שדות הנתונים החשובים ביותר ממסמך סרוק ואוחסן את הערכים שחולצו בבסיסי נתונים מובנים.

ישנה גם אפשרות להוסיף מטא נתונים, תגים ושמות פרופילים כדי לסייע טוב יותר בהגשת מסמכים וחיפושם. חיפוש חוסך זמן רב ככל שהיקף הקבצים והמסמכים גדל. משתמשים יכולים להגדיר מטא נתונים, תגים ושמות פרופילים יכולים לעזור להתאים את מה שחיפש הכי הרבה, תלוי במה שחברה זקוקה לה. פונקציית החיפוש פועלת במהירות ובמדויק, ואף עוזרת למצוא מילות מפתח שנמצאות במסמכי PDF סרוקים.

עריכת מסמכים וקבצים ישירות מ- Rubex על ידי eFileCabinet אינה אפשרית, אך קיים תהליך צ'ק-אין / צ'ק-אאוט המאפשר למשתמשים לבדוק את המסמך ולבצע שינויים בפורמט המקורי של המסמך. לאחר שמשתמשים בודקים שוב את המסמך עם השינויים שביצעו, Rubex מאת eFileCabinet תיצור גרסה חדשה של המסמך לבקרה וביקורת גרסאות מדויקות יותר. Rubex by eFileCabinet מאפשרת למשתמשים להערות, להוציא מחדש ולחתום מסמכים אלקטרוניים בזמן התוכנית, אך יש לבצע שינויים בפועל בחוץ.

אפשר להוסיף חתימות אלקטרוניות למסמכים, אך האתר יקפיץ משתמשים באתר לאימות מ- Citrix RightSignature; שילוב עם DocuSign זמין גם הוא. פונקציונליות השיתוף משולבת בתפריט לחיצה ימנית. כשמעבירים מעל קובץ במגירה או בארון, תוכלו ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי להציג אפשרויות נוספות. לאחר שתלחץ על אפשרות השיתוף, היא תפתח חלון שמדגיש את הקובץ המשותף ומאפשרת לך להזין כתובת דוא"ל והודעה לנמען. קבצים משותפים הם לקריאה בלבד כברירת מחדל, אך לחיצה על הכרטיסייה מתקדם מגלה אפשרויות שונות, כולל הרשאות קריאה, כתיבה ומחק; העלה, הורד ומחק התראות, וכן תאריך תפוגה באמצעות ממשק משתמש לוח שנה קל לשימוש.

פיתרון מקיף עבור חברות קטנות ובינוניות

Rubex מאת eFileCabinet ממזג בהצלחה את הגמישות של eFileCabinet Online ואת פונקציית האחסון והשיתוף המאובטחת של SecureDrawer, ומוסיף OCR עוצמתי ופונקציות חיפוש מקיפות. עם התמקדות בארגון מסמכים, ביקורת קלה ובקרת ניהול, Rubex על ידי eFileCabinet הוא פיתרון DM מקיף למדי שיכול לסייע לחברות קטנות ובינוניות לעבר מטרתן לחדש ולהתפתח למשרד יעיל ללא נייר. אבל אם אתה זקוק למגוון רחב יותר של אפשרויות שיתוף פעולה, בדוק תחילה את אפשרויות העורך שלנו Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online.