סקירה ודירוג ארגונים שולחניים של Quickbooks

כל מי שעוסק אפילו בחשבונאות לעסקים קטנים מכיר את השם Intuit ואת פלטפורמת ה- QuickBooks הנערכת בו. אף שהחלה למקד את השיווק שלה בגרסה מכוונת ענן, שכונתה Intuit QuickBooks Online, שם היא מתמודדת עם תחרות קשה, Intuit נותרה מותג חזק להפליא ואפילו ספורט את המקבילה הבינונית שאנו סוקרים כאן, המכונה המהדורה המהירה של QuickBooks Desktop Enterprise. גרסה זו של התוכנה מכסה חשבונות בינוניים, כולל ספר חשבונות כללי וניהול מלאי, והיא מורשית למושב, כאשר המחירים מתחילים ב -1, 100 דולר לשנה למנוי שנתי יחיד. עם מנויים שונים הזמינים לגישה לרמות שונות של פונקציונליות, כולל דיווח מתקדם, שכר שכר מתקדם, ודרגות תמיכה שונות, לקוחות QuickBooks Desktop Enterprise יכולים לתכנן פתרונות ממוקדים למדי לצרכים ספציפיים. עם זאת, מסד נתונים קנייני, מגבלת משתמש מקסימאלית נמוכה למדי והסתמכות על קהילת המשתמשים שלה לתיעוד עזרה, שומרים על מערכת זו מעט מאחורי Acumatica ו- Intacct, הזוכים הנוכחיים בבחירת העורכים בקטגוריה זו.

אתה יכול גם לשלם עבור המנוי על בסיס חודשי, החל מ 75.60 $ לחודש עבור רישיון למושב יחיד. מרבית היישומים העסקיים הקטנים והבינוניים (SMB) שנבדקו בסבב זה פועלים על גבי מסדי נתונים כבדים כמו Microsoft SQL Server, Oracle או SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise משתמש במסד נתונים קנייני אינטואיטיבי והדרגיות מוגבלת ל -30 משתמשים סימולטניים בלבד. זוהי מגבלה חמורה כאשר ניתן לדרג את היישומים של הספקים האחרים שנבדקו, למאות ואף לאלפי המשתמשים. מצד שני, רבים מאותם מתחרים, ביניהם Intacct ו- NetSuite OneWorld, נועדו בסופו של דבר לגדול את הלקוח ולהרחיב את הפלטפורמה לסביבה אמיתית של תכנון משאבים ארגוניים (ERP). ל- QuickBooks Desktop Enterprise אין יעדים כאלה שכן היא נועדה אך ורק לחשבונאות.

בנוסף, QuickBooks Desktop Enterprise ו- Microsoft Dynamics GP היו שני המוצרים היחידים שלמעשה הייתי צריך להתקין במקום, אם כי שניהם זמינים כפלטפורמות המתארחות בענן (באמצעות שירותי אירוח שונים המשמשים כשותפים להוסיף ערך ליצרנים שלהם). Intuit מציעה גם גרסת אירוח ענן של QuickBooks Desktop Enterprise עצמה, תמורת פרמיה קלה על הגרסה המקומית.

ההתקנה התנהלה במהירות, ללא בעיות. סוגי ישויות ברירת מחדל כגון בנייה, מלכ"רים, שירותים מקצועיים, ייעוץ ואחרים זמינים במהלך תהליך ההתקנה ויש לבחור אותם כדי להגדיר את המערכת בצורה נכונה. בחירת סוג עסק משפיעה על תרשים החשבונות המוגדר כברירת מחדל, ותהליך זה זהה לזה של גרסאות אחרות של QuickBooks, כך שהוא יהיה מוכר עבור לקוחות קודמים. בשונה מרוב התוכנות האחרות בסבב זה, אתה יכול לרכוש את QuickBooks Desktop Enterprise ישירות מ- Intuit או דרך רשת המשווקים הרחבה של הספק. אמנם ניתן לחלוטין לקבוע תצורה והתאמה אישית של QuickBooks Desktop Enterprise בעצמך, אך מומלץ לשקול להשתמש ב- ProAdvisor מוסמך אם אתה חושב שתזדקק להתאמה אישית רחבה או אם אתה חושב שההגדרה שלך עשויה לדרוש תצורה לא סטנדרטית. יתכן מאוד שהרואה החשבון שלך הוא יועץ מוסמך או שהוא עובד עם אחד, לאור השימוש הרחב של האפליקציה, כך שפיתוח מערכת יחסים לאורך קווים אלו יכול להועיל אם אתה חושב שתשתמש בפלטפורמה במשך זמן רב.

אם אינך מסתכל מקרוב, נראה כי QuickBooks Desktop Enterprise משתמש בתרשים חשבונות הנקרא בקפדנות, ללא המספרים המוכרים שמערכות חשבונאות אחרות משתמשות בהן. במציאות, מספרי החשבון נמצאים שם, פשוט לא מוצגים כברירת מחדל. בתפריט עריכת העדפות, ישנה תיבת סימון "השתמש במספרים". QuickBooks Desktop Enterprise משתמש באותה מערכת מספור בעלת ארבע ספרות (1000 סדרות לנכסים, 2000 להתחייבויות, 3000 לחשבונות הון, 4000 להכנסות, ו 5000 להוצאות) בהן משתמשות גרסאות אחרות של QuickBooks. וכמו בגירסאות אחרות של QuickBooks, באפשרותך להיות בעלת מספר שכבות של חשבונות משנה כדי לספק מעקב פרטני יותר אחר החשבונות העיקריים, או להגדרת חלוקות או מיקומים. בצד המינוס, QuickBooks Desktop Enterprise אינה מספקת תכונות אמיתיות של חברות רבות, אם כי ככל הנראה תוכל לתקן את תרשים החשבונות כדי לדכא זאת. עם זאת, יש לו יכולת לטפל במספר מטבעות.

כל המשימות בסיפון

השקת QuickBooks Desktop Enterprise מנחיתה אותך בדף הבית, המהווה קבוצה של תרשימי זרימה של תהליכים. QuickBooks היה בין הספקים הראשונים ששילבו ממשק משתמש זה (UI), וזה הפך להיות משהו בסטנדרט מכיוון שהוא עוזר מאוד לסייע למשתמשים באמצעות סדרת משימות ספציפית לתהליך. מה שמוצג בתרשים הזרימה של דף הבית נקבע על ידי האופן בו אתה עונה על סדרת שאלות במהלך ההתקנה. חברת הבדיקות בהן השתמשתי לצורך הסקירות הללו כללה שלושה שכבות אופקיות: ספקים מלמעלה, משימות עובדים בתחתית ומשימות לקוחות בשכבה האמצעית. משימות ספציפיות כלולות או לא נכללות בהתאם לשאלה אם אתה משתמש בתכונה. לדוגמה, אם אינך משתמש בהצהרת לקוח, אייקון לביצוע משימה מסוימת זו לא יוצג (אם כי תוכל להוסיף אותה במועד מאוחר יותר). שתי חלוניות אנכיות נוספות בצד ימין הכילו משימות של חברות ובנקאות. ניווט נוסף מסופק על ידי סרגל הסרט העליון, וסרגל תפריט אנכי בקצה המסך השמאלי ביותר, אותו ניתן להסתיר אם תרצו.

כל האפליקציות החשבונאיות שסקרתי הציעו לוח מחוונים מסוג כלשהו. גם QuickBooks Desktop Enterprise עושה זאת, וזה נקרא תובנות. לוח המחוונים מופנה באמצעות לשונית בפינה השמאלית העליונה של מסך הבית. בדומה למרכזי לוח מחוונים רבים, ריחוף הסמן מעל נקודת נתונים מעלה את הערך המספרי של הנקודה, ותוכלו לקדוח מספר שכבות לעסקאות בודדות ישירות ממסך התובנות. זמין גם משהו ש- Intuit מכנה תמונות תמונות, שניתן להגיע אליהם מהתפריט בצד שמאל. זה מציג את מה שרוב הספקים האחרים מכנים אינדיקטורים לביצועי מפתח (KPI).

לצבוט כאן, לצבוט שם

כמה מהתוכניות שסקרתי, כולל SAP Business One Professional ו- NetSuite, מאפשרות לך להתאים אישית כמעט כל היבט באפליקציה. החלק החיצוני של הגמישות הוא שאתה יכול לכוונן את התוכנה כך שתתאים בדיוק לתזרימי העבודה של החברה שלך. החיסרון הוא שהבנת איך לעשות זאת היא חיה, וזו הסיבה שלקוחות בדרך כלל סומכים על שותפים להוסיף ערך לפרויקטים כאלה.

QuickBooks Desktop Enterprise אינו מציע דרגה זו של התאמה אישית. עם זאת, באפשרותך להוסיף ולמחוק עמודות ושדות נתונים בטפסים ודוחות. ביצוע ציוצים מסוג זה הוא קל ובמידה רבה אינטואיטיבי. מסנני דוחות מעניקים לך מידה רבה של שליטה על המתרחש בדוח. המסננים של QuickBooks Desktop Enterprise הם פשוטים לשימוש אך סביר להניח שלא תזדקק להם. עבור חברות רבות אשר מוצאות את QuickBooks Desktop Enterprise בכושר טוב, המספר הרחב של הדוחות הסטנדרטיים יעבוד בסדר גמור. ישנם אפילו דיווחים לקשירת חשבונות לקווים ספציפיים על החזרי מס ויתרה לניסיון מותאם (כלומר, עבודה). שניהם נהדרים בסגירת סוף השנה.

לקוחות רבים לא יצטרכו להתאים אישית דוחות או תבניות להזנת נתונים. קהילת המשתמשים הנרחבת ב- QuickBooks משמשת לא רק כמקור מצוין לתמיכה בעזרה, אלא מציעה מספר רב של דוחות ותבניות מותאמים אישית שנוצרו על ידי משתמשים אחרים והעלו באופן מקוון להורדה בחינם. הם שם בשביל לקחת. ומכיוון ש- QuickBooks קיימת כל כך הרבה זמן, יש גם תוספות של צד שלישי זמינות להרחבת היכולות של QuickBooks Desktop Enterprise, אך בדוק תחילה את ה- freebies.

בחסרון, QuickBooks Desktop Enterprise אינו מספק פונקציית ייצוא אמיתית. אתה יכול לייצא חלק מהרשימות, כגון לקוחות וספקים, לפורמט CSV. אך כדי לקבל גישה למסד הנתונים הבסיסי, תזדקק לכלי שירות של צד שלישי. מה שיש ל- QuickBooks Desktop Enterprise הוא היכולת לייצא עותק של הנתונים שלו לרואה החשבון שלך, שיכול לבצע רשומות יומן והתאמות מרחוק ל"העתק רואה החשבון "ולמזג שינויים אלה לנתונים הקיימים שלך. עם זאת, באפשרותך לייבא קבצי Microsoft Excel למערכת ולהוריד הצהרות בנקים וכרטיסי אשראי מהבנקים הגדולים וחברות כרטיסי האשראי התומכים בפלטפורמת QuickBooks.

קבלת מלאי של ניהול מלאי

המהדורה המהירה של Enterprise Enterprise ש- Intuit סיפקה לי לבדיקה כללה את הדיווחים המתקדמים לעיל, שכר שכר משופר, תמיכה בשדה והגנת נתונים, אך כללה גם מלאי מתקדם. מודול זה הוא גנרי במובן זה כי אינטואיט מתכוון אליו לרוב כל סוג של ישות, אך מפרק את זה לאפשרויות הבאות שתצטרך לבחור אחת מהן בעת ​​הגדרת המודול: בניה, עמותה, קמעונאות, ו ייצור וסיטונאות, שהוא סוג הישות שבחרתי.

הפעלת מודול המלאי המתקדם מספקת תכונות של מערך הגון של תכונות לניהול מלאי, כולל עלות FIFO (First-In First-Out), בנוסף למחיר הממוצע המשוקלל המסופק במהדורת הבסיס, קידוד בר, מעקב אחר מספרים סוריים ותמיכה ותמיכה לאחסון מרובה. בשונה ממערכות כמו Acumatica, המלאי המתקדם של QuickBook אינו יישום מסוג ייצור אמיתי מכיוון שהוא אינו מספק תכונות כמו עבודה בעבודה ומעקב אחר מלאי על פני רצפת הייצור. ושוב, זה פחות יקר משמעותית ממרבית מערכות תכנון המשאבים הארגוניים (ERP) המספקות תכונות אלה.

הכניסה למודול המלאי היא פשוטה. יש כרטיסיית מלאי בשורת הסרט העליונה, כמו גם סמל פעילויות מלאי במסך הפעלה / דף הבית בקטע החברה. שניהם לוקחים אותך למרכז המלאי, המפרט את פריטי המלאי הזמינים ואת מצבם. את מרכז המלאי ניתן להתאמה אישית ותוכל להוסיף בקלות דוחות ומדדי ביצוע אחרים (KPI).

המלאי משולב גם באופן הדוק במכירות וגם ברכישה, כביכול, כאשר מלאי מתעדכן כאשר מתבצעות מכירות או כאשר נרכשים מלאי חדש. מלאי של QuickBooks אינו מאפשר מלאי שלילי, אך מספק הזמנה ו דגלים אחוריים כאשר אין לך מספיק חלקים להשלמת הבנייה למוצרי משלוח. יהיה נחמד לקבל איזשהו חיזוי מלאי, למשל כמות סדר כלכלית (EOQ), אבל זו תכונה שנמצאת בדרך כלל במערכות מלאי מתקדמות יותר של ERP. מה שאתה מקבל במלאי של QuickBooks הוא יכולת של חומרי BOM (BOM) בה אתה יכול לבנות מכלול של פריטי רכיבים. עם זאת, חסרה פונקציונליות הגליעה הגרעינית יותר, אשר אפילו אפליקציות לניהול מלאי ברמה התחתונה כמו Summit Mountain Denali Summit תמכו.

QuickBooks מוגבלת במידה מסוימת גם כשמדובר בשיטות תמחיר. היעדר עלויות LIFO (Last-In First-Out) לא יהיה משמעותי עבור מרבית המשתמשים מכיוון שהוא משמש לעיתים רחוקות מאוד בימינו. עם זאת, הדאגה רבה יותר היא היעדר תמחיר רגיל וספציפי. QuickBooks מסתמך בעיקר על תמחור ממוצע כשיטה בסיסית למחיר מלאי, אם כי המלאי המתקדם שבדקתי הוסיף FIFO, שהוא פופולרי מאוד.

הדיווח הוא תיק מעורב. ישנם רק כמה דוחות מלאי סטנדרטיים, אם כי אלו הזמינים מועילים. בצד החיצוני, קל להתאים אישית את הדוחות האלה, ודיווח מתקדם מאפשר לך להפיק דוחות אד הוק ככל שתזדקק להם. ציוץ נחמד כאן הוא שבמקום בו שחקנים נמוכים יותר כמו קוגר מאונט או Zoho Inventory מסתמכים על מנוע נפרד כמו SAP Crystal Reports או Zoho Reports כדי לבצע דיווח בהתאמה אישית או אד הוק, QuickBooks כולל יכולת זו בחבילת הבסיס. ניתן לשמור דוחות אלה לשימוש עתידי.

בהתחשב בשוק שאליו אינטואיט מתמקד באמצעות QuickBooks Enterprise, התכונות שהוא מכיל, כולל יישום הדיווח המתקדם, יכולות עיצוב דוחות בהתאמה אישית, ומספר עצום של דוחות שתרמו משתמשים צריכים לספק את הדרישות של משתמשים רבים במחיר שווה לכל נפש. זה למעשה מעלה תכונה אחת רצויה שאינטואיט מציעה שאינה כלולה בתוכנה, כלומר הבסיס העצום של משתמשי QuickBooks ויועצים מקצועיים. אם יש לך בעיה או צורך בהתאמה אישית, רוב הסיכויים כי לרשת רחבה זו יש פיתרון עבורך איפשהו וככל הנראה כזו שלא תשבור את הבנק.

עם זאת, ישנם מספר פורעי עסקאות פוטנציאליים. אם אתה זקוק לתמחור מעבר למה שמוצע, כמו תמחור רגיל או תמחור פריט ספציפי, אזי אין לך מזל. התוכנה גם לא מציעה מעקב אחר רצפות בחנות, שהוא די סטנדרטי במלאי ייצור / ייצור אמיתיים. חסרה גם כל יכולת כמות כלכלית להזמנה, תמיד תכונה נחמדה שיש במערכת מלאי. אם אתה זקוק (או רוצה) את התכונות האלו, רוב הסיכויים שתצטרך לעבור יוקרתי למערכת ERP אמיתית כדי למצוא אותם. אך עבור רבים ממגוון משתמשי ה- QuickBooks שם בחוץ, שדרוג למלאי מתקדם ודיווח מתקדם יתאים לחשבון מאוד יפה.

עדיף על כניסה ברמת כניסה אך לא ממש ERP

QuickBooks Enterprise הוא ללא ספק אפשרות ברת קיימא עבור משתמשי QuickBooks קיימים שמרגישים שהם מגדילים את הגירסה בה הם משתמשים כרגע. זהו מעבר ללא כאבים, עם תפריטים מוכרים ודרך שדרוג קלה. עם זאת, בהשוואה לאפליקציות האחרות בהן סקרתי, מדובר יותר במערכת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים ולא של אפליקציית חשבונאות אמיתית עבור עסק קטן יותר עם צורך בפונקציונליות נרחבת של חברות או רב-מדינות. למען ההגינות, אינטואיט לא ממש ממקד לפתרונות ארגוניים למשתמשים אלה.

התאכזבתי גם מהתיעוד של אינטואיט, שהוא בעיקר קבצי עזרה. במידה מסוימת זה מורכב מקהילת משתמשים ענקית וקולית, וסביר להניח שכל שאלה שלא ניתן לענות עליה באמצעות מקש העזרה, כבר עונה באמצעות פוסט מקוון איפשהו. אם אתה מתכוון להשקיע ב- QuickBooks Desktop Enterprise (או בכל מהדורה אחרת של QuickBooks לצורך העניין), אז תוציא מעט כסף נוסף ואסוף עותק של QuickBooks 2016, המדריך החסר על ידי Bonnie Biafore. זה למעשה משאב חובה עבור מנהל QuickBooks, והוא עולה פחות מ -30 דולר.

לבסוף, אם תרצה לגשת ל- QuickBooks Desktop Enterprise ממכשיר נייד, תצטרך ללכת על הגרסה המתארחת. גרסת הבית שסקרתי לא תמכה בגישה מרחוק מסמארטפון או טאבלט; זה רק מספק לו שירות תוספות.

כל מה שנאמר, אם אתה לקוח QuickBooks הנוכחי שרק צריך להוסיף משתמשים נוספים, תגלה ש- QuickBooks Desktop Enterprise הוא שדרוג ללא כאבים עם מינימום דרישות הסבה. אך וודא שניהול חשבונאות וניהול מלאי גנרי הוא כל מה שאתה רוצה. אם אתה חושב ש- ERP עשוי להיות יום אחד בעתיד החברה שלך, אתה תרצה פלטפורמה שיכולה לצמוח למערכת כזו מבלי שתזדקק להעברת מלגזות, ואינטואיט לא בנתה את QuickBooks Desktop Enterprise עם דרך הצמיחה הזו בחשבון.