תוכן עניינים:
תוכן
- הדחיפה לאפס דוא"ל
- דוא"ל Sans תקשורת
בשנת 2011 הצהיר תיירי ברטון, מנכ"ל ויו"ר אטוס הצרפתית, את ההצהרה הנועזת כי הוא מתכנן למגר דוא"ל של החברה בתוך שלוש שנים. הרעיון עורר מחלוקת לא פחות משבחים. עכשיו שלוש השנים האלה תמו. אז איך החברה הצליחה?
מצאתי טלפונית את מארק בובנס, מנהל התוכניות הגלובלי של אפס דוא"ל באטוס, כדי לגלות אם החברה הצליחה להטביע את חותמה. בובנס הסביר כי הדחיפה לעבר אפס דוא"ל הייתה למעשה חלק ממיקוד גדול יותר בבריאות העובדים. אנשים באטוס (כמו כמעט כל מי שיושב מול מסוף המחשבים כל היום) הרגישו המומים באמצעות אימיילים, וליתר דיוק, בגלל עומס המידע שהדוא"ל גורם.
אטוס אינו סטארט-אפ קטן. החברה מעסיקה למעלה מ- 76, 000 עובדים בכל 52 מדינות. Atos הינה חברת שירותי IT בינלאומית, העובדת עם מגוון רחב של עסקים - הכל מתעשיית הבנקאות וכלה בהגנה וביטחון. איך משיגים את כל אותם אנשים, עם מגוון עצום של עבודה שהם מבצעים, הרחק מתקשורת זה עם זה באמצעות הדוא"ל?
ג'יל דאפי: זה היה בשנת 2011 כאשר אטוס הודיע על המטרה להיפטר מכל הדואר האלקטרוני הפנימי בתוך שלוש שנים. הסימן הזה לשלוש שנים עבר עכשיו, ואני תוהה: איך זה הולך?
מארק בובנס: התקופה של שלוש שנים הסתיימה מוקדם יותר השנה בפברואר. השגנו באמת כמה אבני דרך חשובות לתוכנית, זו החשובה ביותר שמתייחסת לעומס מידע.
כבר פרסמנו וכתבנו שהשגנו ירידה של 60 אחוז בדוא"ל. וכמובן, זה מתוגמל על ידי עבודה בדרך אחרת ושימוש במערכת כלים חדשה לצד Outlook לדוא"ל.
ג'יי.די: האם אתה יכול לספר לי על כמה מהכלים שבהם אתה משתמש?
ברור שלושת אלה משולבים היטב. מתוך פלטפורמת ZEN-BlueKiwi, למשל, שילבנו את Lync לנוכחות. אנשים יכולים ללחוץ על כל תמונה ולהתחיל העברת הודעות מיידיות או להתחיל שיחה דרך האינטרנט. יש לנו שילוב טוב בין קהילות לאתרי SharePoint כך שאנשים יכולים להתחבר בקלות לקהילת שיתוף הפעולה של BlueKiwi.
כדי להתייחס מעט לשאלה מה היו השלבים [של הפעלת תוכנית הדואר האלקטרוני], בשנה הראשונה בילינו הרבה זמן במה שאנחנו מכנים "נימוס דוא"ל". התחלנו גם להכשיר את צוותי הניהול שלנו.
ג'יי.די: כשאתה אומר "נימוסי דוא"ל", אתה מתכוון מתי זה מתאים לעומת כשלא מתאים להשתמש בדוא"ל לתקשורת?
מגה: נכון. בצורה חיובית, רצינו להניע אנשים לשיחות פנים אל פנים, למשל, כאשר הדבר המתאים ביותר. הייתה לנו עלייה חדה באימוץ Lync. אנשים באמת התחילו להשתמש בהודעות מיידיות, אך גם בשיתוף אפליקציות ובוועידות וידיאו דרך Lync. באמת, זה היה שינוי בהתנהגות על ידי שימוש בכלי המתאים ליישום הנכון.
ג'יי.די: איך אתה חושב שזה שינה את התרבות של החברה?
מגה-בייט: היה קל יותר להיות ממוקד לקוחות הרבה יותר. אטוס, כידוע, היא חברה גדולה באמת. צמחנו הרבה במהלך השנים ברכישה. אנו ממוקדים במה שאנו מכנים הכנסות חוזרות, כך אנשי קשר ארוכי טווח. זה [מעבר לשימוש בכלי תקשורת אחרים] הביא באמת רמה חדשה למיקוד הלקוחות. למה? מכיוון שאנשים כל כך קלים להקים קהילות לקוחות ולקיים עבודות צוות ברחבי העולם בכדי להתמודד עם אתגרי הלקוח בקהילה. בעבר, באמצעות דוא"ל, תקבל כמות מיילים מיותרת, למשל, הנגרמת על ידי אנשים שלא עובדים במלואם יחד. אז זו אחת התוצאות העיקריות של התוכנית הזו.
השנייה היא שהפכנו את אטוס שוב לקטן. העובדה הפשוטה שיש לך רשימה של פרופילים שאנשים מתחזקים ברשת החברתית הארגונית, בשילוב כמובן עם נוכחות Lync, מקלה כל כך למצוא את בני גילך לפתוח בדיון, או להצטרף לקהילה שאתה חושב שהיא מעניין. אז זה הופך את אטוס לקטן, והוא בונה אמון.
יש לנו המון מומחים בתחומים שונים, אך הם מפוזרים בכל רחבי העולם. לאנשים קל יותר לעבוד יחד כשיש לך קצת אמון במערכת היחסים, קצת להבין את המומחיות של זה, ולהיות מסוגלים לעבוד יחד הרבה יותר קל. זה החזיר את זה - ואולי אני מלנכולי מדי - אבל זה החזיר את התחושה הנעימה הזו של חברה שבה אנשים יכולים לעבוד יחד. זה לא דבר שאתה יכול לעשות רק באמצעות דואר אלקטרוני או רק עם SharePoint.
זו באמת תוצאה של הדרך שעשינו את זה, שהיא עדיין די ייחודית. חברות רבות החלו ביוזמות לשיתוף פעולה חברתי. הם עושים טייס. אחר כך הם עושים טייס נוסף, והם מנסים להרחיב אותו עד שבסופו של דבר יופיעו באימוץ כולו של החברה. אבל עשינו את זה אחרת. בהתחלה בילינו הרבה זמן בהסבר לאנשים שאנחנו צריכים לשנות את ההתנהגות השיתופית שלנו, שאנחנו צריכים למשל שמנהלים ישנו את סגנון הניהול שלהם.
יש לנו תוכנית אימונים גדולה למנהלים להבין את היתרון בשיתוף פעולה, ושעבורם גם לעבוד בצורה חכמה יותר בהקשר זה של עבודה משותפת בקהילות ברשת החברתית הארגונית.
ג'יי.די: כשהחלטת לצמצם דוא"ל פנימי - ואני שמח לשמוע 60 אחוז; זה מספר מרשים באמת - מה היה הדחף המקורי לעשות זאת?
מגה: זה מה שאנחנו מכנים תוכנית. אחת השאיפות של אטוס היא להתקדם בדירוג להיות מקום נהדר לעבוד בו על ידי הקדיש זמן ותשומת לב למה שצריך לשפר על סמך הקלט והמשוב שאנו מקבלים מהעובדים שלנו.
באותה תקופה באמת קיבלנו איתותים חזקים על כך שהדוא"ל הופך לבעיה - ואולי לא "דוא"ל" אלא עומס יתר שנגרם כתוצאה מדוא"ל.
כל השימוש לרעה בדואר האלקטרוני הביא לכך שאנשים לא נוחים מאוד. משך הזמן שאנשים בילו בדוא"ל התקרב, בחלק מהצוותים שלנו 30 או אפילו 40 אחוז מזמן החברה!
בשילוב העובדה שהתחלנו לשאול כל מיני שאלות כמו "אתה חושב שזה זמן טוב?" כי אולי זו לא בעיה שאנחנו מבזבזים 40 אחוז מזמננו בעבודה עם דוא"ל, וממיינים מיילים, ומגיבים לדוא"ל. אך באופן כללי, זה נחשב לרוב לא פרודוקטיבי.
אז הנה אנו, הנהלת חברה גדולה, ועובדיכם מסבירים כי 40 אחוז ממה שהם עושים מפוקפקים מבחינת הערך לחברה.
