התארגנו: לנקות אנשי קשר ב- Gmail

"איפה פנקס הכתובות?"

זוהי אחת השאלות הנפוצות ביותר שמשתמשי Gmail החדשים שואלים. אם הרבה אנשים אפילו לא יכולים למצוא את אנשי הקשר שלהם ב- Gmail / Google, כדאי שתאמין שהמערכת אינה אינטואיטיבית או קלה לניהול בצורה מדהימה. (לאורך כל המאמר הזה אני משתמש באנשי קשר של אנשי קשר וגוגל ב- Gmail זה בזה. הם אכן אותו דבר.)

גם אם אתה יודע שאזור אנשי קשר ב- Gmail שלך קיים, יש סיכוי טוב שמדובר באזור אסון של כתובות דוא"ל לא מזוהות ואולי אפילו מספרי טלפון, כולם מקובצים במעורפל כאנשי קשר אחרים.

לחשבון ה- Gmail העסקי שלי היו יותר מאלף רשומות בקבוצה אנשי קשר אחרים. החלטתי שזה לא מקובל, אז התחלתי לנקות את אנשי הקשר שלי ב- Gmail. אשתף כאן את מה שעשיתי, את מה שלמדתי, וכמה פתרונות חלופיים שאני ממליץ להשתמש בהם אם אינכם רוצים להתעסק עם אנשי קשר של Gmail מבולגנים.

האפשרות האחרונה הזו, שמשתמשת במשהו אחר לחלוטין, היא למעשה מה שאני ממליץ עליו. ניקוי אנשי קשר של גוגל דורש עבודה ידנית רבה, במיוחד אם יש לך אלפי אנשי קשר "אחרים". יש כל כך הרבה אפליקציות ושירותים מעולים לניהול אנשי קשר שעובדים ממש טוב ומחוברים היישר לחשבון Gmail שלך אם אתה מעדיף לעבור בדרך זו.

5 עובדות על אנשי קשר ב- Gmail / גוגל

אנשי קשר ב- Gmail פועלים בצורה שונה מאשר הרבה מנהלי אנשי קשר אחרים, כך שהכרת כמה עקרונות בסיסיים יכולה לעזור מאוד. להלן חמש עובדות שעשויות לשפוך תובנה מסוימת:

• איך מגיעים לספר הכתובות שלך ב- Gmail? הוא מוסתר מתחת לדואר הגדול בפינה השמאלית העליונה של הממשק. לחץ על דואר ותראה אפשרות נפתחת עבור אנשי קשר. לחלופין, היכנס ל- Google ועבור אל google.com/contacts.
• כשאתה משיב (כולל "השב לכולם") או מעביר דוא"ל, גוגל מוסיפה אוטומטית כל אחד וכולם שנמצאים בשרשור לרשימת אנשי הקשר שלך, אלא אם כן כיבית את התכונה הזו. בנוסף, אם אתה משתמש במכשיר אנדרואיד, אנשי הקשר שלך ב- Google עשויים לכלול רשימות למספרי טלפון שהתקשרת אליהם, בהתאם לאופן התצורה של חשבונך במכשיר.
• לאנשי הקשר של גוגל יש כלי מיזוג, אך זה לא תמיד עובד או נראה כפי שהייתם מצפים (עוד על כך בהמשך).
• אנשי קשר של גוגל מושכים מידע סיווג גם מ- Gmail וגם מ- Google+ (קבוצות ומעגלים, בהתאמה), אך הם אינם מסתנכרנים, למרות שלעתים נראה שאולי הם צריכים לעשות זאת.

עכשיו בואו ניכנס לכמה טיפים והנחיות לניקוי אנשי הקשר של גוגל.

ניקוי אנשי קשר של גוגל

הבן קבוצות אנשי קשר לעומת מעגלים

לאחר הכניסה לאנשי הקשר של גוגל (שוב, לחץ על לוגו הדואר בפינה השמאלית העליונה ובחר אנשי קשר), המקום הראשון לשים לב אליו הוא ברשימות המופיעות במעקה השמאלי.

כפי שאתה יכול לראות בחשבוני, יש לי כמה סעיפים עיקריים: אנשי הקשר שלי, המעגלים, אנשי הקשר הכי גדולים שלי ואנשי קשר אחרים. אנשי הקשר והמעגלים שלי כוללים תת קבוצות. המספר בסוגריים אחרי שם הקבוצה מציין כמה אנשים נמצאים בקבוצה זו.

אנשי הקשר שלי הם אנשים מ- Gmail שהוספתי כאנשי קשר. מעגלים הוא מידע על אנשים שאתה מכיר ועוקבים אחריהם ב- Google+ ואין לו שום קשר לדוא"ל. כשאתה מסתכל על רשימת אנשים מאנשי הקשר שלך ב- Gmail (השתמש בסרגל החיפוש, למשל, כדי למצוא את כולם בשם סמית '), אתה יכול גם לראות אם האנשים האלה נמצאים באחד ממעגלי Google+ שלך, מכיוון שמידע זה נראה רחוק מימין לשמותיהם. אז יש חפיפה מסוימת בין קבוצות אנשי קשר למעגלים, אך לא הרבה, למרות שאנשים במעגלים שלך מופיעים במלואם באנשי הקשר שלך ב- Google.

מבולבל עדיין?

הנפוצים ביותר הם 20 האנשים המובילים איתם החלפתם את המייל הכי הרבה, גם אם שתקתם על חוט. במילים אחרות, זה לא אנשים שאתה שולח אליהם בדוא"ל בצורה בהכרח ביותר, והוא גם לא לאחרונה, מכיוון שהוא מסתכל על כל היסטוריית הדוא"ל שלך. האקס שלך מלפני שלוש שנים עדיין יכול להגיע ל -20 הראשונים שלך.

אותה קבוצה אחרונה אחרונה היא כל אחד אחר מ- Gmail (ואולי מכשיר האנדרואיד שלך, כפי שציינתי קודם) שאיתם יצרת אי פעם קשר.

מצא ומזג

דרך הפעולה הטובה ביותר, לדעתי, היא להתחיל למצוא אנשי קשר כפולים בקבוצת אנשי הקשר האחרים שלך (או בכל אנשי הקשר של גוגל אם עדיין אין לך קבוצות משנה) ולמזג אותם.

לחץ על אנשי קשר אחרים, ואז בחר עוד בראש הדף, ובתפריט הנפתח בחר באפשרות מצא ומזג כפילויות. יופיע סיכום המאפשר לך לעיין בפרטים על המיזוגים הפוטנציאליים לפני שתקבל את הפעולה. הקפד לבדוק ברשימה זו שמות נפוצים שעלולים למעשה להיות שני אנשים שונים.

כעת, אם הרשימה הזו ארוכה באופן מדהים, מכריע, עליכם לבטל ולבצע מחדש את פונקציית החיפוש / מיזוג בקבוצת משנה קטנה יותר של אנשי הקשר שלכם. אתה יכול פשוט לבחור תת-קבוצה אחרת מהרכבת השמאלית ההיא, או שתוכל לבצע חיפוש, כגון חיפוש לפי דומיין (למשל, חפש את כל כתובות הדוא"ל עם pcmag.com). כך או כך, זה ייתן לך פרוסה ניתנת לניהול יותר של כפילויות פוטנציאליות לבחינה. חזור על פי הצורך.

עיין בהוראות הרשמיות של גוגל לאיתור ומיזוג אנשי קשר לקבלת פרטים נוספים.

הקצה אנשים לקבוצות, הוסף פרטים

ממש מתחת לערך זה עבור אנשי קשר אחרים אתה יכול לראות קבוצה חדשה. אם אתה רוצה לסווג את אנשי הקשר שלך לקבוצות שונות, זהו האזור הבא באנשי קשר של גוגל שאמור לתפוס את תשומת ליבך.

כדי שיהיה מישהו בקבוצה כלשהי, עליך לרשום אותם גם באנשי הקשר שלי. ככה זה.

כדי להוסיף אנשים לקבוצות, השתמש בלחצן עם הסמל של שלושה ראשים עליו. משם די מובן מאליו, אך עיין בהוראות עריכת אנשי הקשר של גוגל לפרטים נוספים.

אני עדיין לא נמכר בקבוצות שהן באמת בעלות ערך, מכיוון שהשתמשתי בהן רק במידה מוגבלת, אבל יכולתי לחזות כמה תרחישים שבהם הם עשויים לעזור. קבוצה אחת שהכנתי, למשל, היא מנהלי חברות טק. אם אי פעם הייתי במועד אחר ומייאש להצעת מחיר, זה בטוח יעזור לדעת עם מי בתעשיית הטק התחברתי ישירות (בניגוד לחיבור באמצעות חברת יחסי ציבור) בעבר.

אם היה לי זמן ללא גבול (מי כן?) הייתי מבשר ברצינות את החלק "הערות" של אנשים. לחץ על כל גורם ברשימת אנשי הקשר שלך ותוכל להוסיף מידע על פנקס כתובות טיפוסי, בתוספת תמונה והערות.

בחשבון Gmail האישי שלי, יהיה מועיל להוסיף פרטים לאנשי יחסי ציבור, מכיוון שכתובות הדוא"ל שלהם ואפילו תקשורת קודמת לא תמיד עוזרות לי להבין אם הם מייצגים חברה או מוצר שאני צריך לחקור.

כבה את פונקציית ההוספה האוטומטית

אם לאחר שעיין ברשימת אנשי הקשר האחרים שלך, אתה מבין שזה בעיקר זבל (כתובות "" גנריות וכדומה), הייתי ממליץ לכבות את פונקציית ההוספה האוטומטית.

עבור לסמל גלגל השיניים בצד ימין למעלה ובחר הגדרות. הישאר בכרטיסייה כללי, וגלול מטה כדי למצוא "צור אנשי קשר להשלמה אוטומטית" (זה שניים מתחת לתמונת הפרופיל שלך).

מתעניין באפליקציות ושירותים אחרים?

נניח לאחר שקראתם את המידע הזה, אתם מחליטים פשוט לא להשתמש באנשי קשר של גוגל. אני לא יכול להאשים אותך. הנה כמה מקומות אחרים לשמור את פנקס הכתובות שלך, המאפשרים לך לתפוס ולהוסיף מידע אוטומטית מאנשי הקשר שלך ב- Google.

אנשי קשר של לינקדאין ולינקדאין. הבעיה האמיתית שאני רואה בניהול פנקס הכתובות שלך היא שקשה לשמור על מידע מעודכן. אני לא אמור להיות אחראי לעדכון כותרת העבודה וכתובת הדוא"ל שלך כשאתה מחליף מעסיקים. זה עלייך, חבר. וזו הסיבה שאני אוהבת את לינקדאין כספר כתובות. הרבה יותר קל לקבל מידע מעודכן אם כל אנשי הקשר שלך אחראים על האחזקה.

לינקדאין עובדת די טוב כדי לעזור לך למצוא אנשי קשר ואת המידע הבסיסי שלהם, אך אפליקציה מיוחדת בשם 'אנשי קשר של לינקדאין' הולכת מעט רחוק יותר.

אם אתה מחבר את חשבון הלינקדאין שלך ל- Gmail, אתר הרשת המקוון המקוון ימליץ על "אנשים שאתה עשוי להכיר" על סמך המידע שהוא מוצא בגוגל. יש אנשים שבאמת שונאים את זה, אבל זה יכול להיות בעל ערך, תלוי עד כמה חשבון הלינקדאין שלך הוא בשרני.

בצד האחורי, יש לך גם אפשרות לייצא את אנשי הקשר שלך ב- LinkedIn ואז לייבא אותם ל- Gmail.

אנשי קשר של iOS. אם אתה משתמש באייפון או באייפד, ייתכן שתרצה לסנכרן את אנשי הקשר שלך ב- Google עם מכשיר ה- iOS שלך כך שתוכל פשוט להשתמש באפליקציית אנשי הקשר של אפל כספר הכתובות הראשי שלך. ההוראות שונות במקצת עבור משתמשי Google Apps.

EasyDo ו- iOS. דרך נוספת לנהל את אנשי הקשר שלך ב- iOS היא באמצעות אפליקציית EasilyDo והתכונה החדשה (בתשלום) שלה שנקראת Catch All אנשי קשר. כשאתה מנהל תפוס את כל אנשי הקשר, EasilyDo סורק את השנתיים האחרונות של הודעת הדוא"ל שלך לקבלת מידע ליצירת קשר מגוף ההודעות ושומר אותו באפליקציית אנשי הקשר שלך ב- iOS. אמנם אפליקציית EasilyDo היא בחינם, אך תכונה זו עולה 39.99 $ (פעם אחת) לחשבון דואר אלקטרוני. לרוע המזל, התכונה אינה זמינה עבור משתמשי אנדרואיד. אודות Easy for iPhone ו- EasilyDo for Android בביקורות שלהם.

קלוזה. אפליקציית אינטרנט ואפליקציה לנייד Cloze מאחדת את כל תיבות הדואר הנכנס שלך, כמו גם את עדכוני המדיה החברתית שלך, ומושכת מידע מעניין אודות אנשי הקשר שלך. זה לא בדיוק מנהל אנשי קשר, אבל הוא כן תומך ב- Gmail הישן והטוב. קלוזה יכולה לזהות אנשים שחשובים לכם (כך שתוכלו להגביר את האגו שלהם על ידי חיבה על הפוסטים שלהם בפייסבוק), כמו גם אנשים איתם אתם מאבדים קשר. כמו שאמרתי, זו לא בדיוק אפליקציית ניהול אנשי קשר, אבל היא די מסודרת כדי לתת לך תובנה לגבי אנשי הקשר שלך בג'ימייל, יאהו מייל, טוויטר, פייסבוק וחשבונות מקוונים אחרים.

לקבלת טיפים נוספים בנושא ניהול אנשי קשר, ראה התארגנות: 7 דרכים לארגן אנשי קשר באופן אוטומטי. וכשאתה מוכן לקחת את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail, בדוק 30 טיפים של Gmail שיעזרו לך לכבוש דוא"ל.