התארגנו: בחרו את הסורק המתאים להיעדר נייר

אם אתה עובד על התארגנות וניקיון חייך הדיגיטליים, בוודאי עבדת על אסטרטגיה להיעדר נייר. בטח גם גילית שזה לא קל כמו שזה נשמע. סוגים מסוימים של נייר, כגון מסמכים בודדים וקבלות, קלים מספיק כדי לספרת דיגיטציה עם כל סורק ישן. אבל הכניסו ערימה של 63 כרטיסי ביקור מהוועידה האחרונה שלכם, או קופסת מתכונים ישנים שתרצו לסרוק שנקרעו ממגזינים או עדיין קשורים בספרים, ואתם מתמודדים עם בעיה אחרת לגמרי, כזו שתוכלו לספוג עליה לא נפתור עם אותו סורק ישן.

לא עבודה עבור MFP שלך

בבית, למשל, יש לי מדפסת רב תכליתית בת שש וסורק שטוח. אני מתאר לעצמי שאנשים רבים אחרים מחזיקים במשהו גם בקווים האלה. למשימות חד פעמיות, כמו דיגיטציה של הקבלה האחרונה שלי מהאופטומטריסט להגשת תביעות בתחום הבריאות, זה עובד מצוין.

אבל זה לא מהיר. ופונקציית ההזנה מעולם לא עבדה ממש כמו שצריך, כך שאיני יכולה לסרוק ערימות נייר. בנוסף, זו מפלצתיות בצבע מרק שתופסת טביעת רגל אדירה על השידה שלי (מעולם לא מצאתי מקום טוב יותר לזה).

כאשר מכשירים הם מגושמים, מכוערים ולא אמינים, איננו משתמשים כמעט ככל שיכולנו. הפעולה העצומה של הכוח שלהם מרגישת כמו טרחה. אם אתה רוצה לסרוק את דרכך לחיים נטולי נייר, אתה באמת זקוק לסורק שאתה אוהב ואחד כזה שנבנה במיוחד כדי לעזור לך לנהל חיים נטולי נייר.

סורקים ייחודיים

למרבה המזל, יש קטגוריה שלמה של סורקים (ואפליקציות שילכו איתם) בדיוק למטרה זו. הם קומפקטיים ויעילים, והם יכולים להתמודד עם מגוון עבודות סריקה בהם משתמשי הבית ועסקים קטנים מאוד נתקלים בהם.

אמנם אני לא אוהב את ה- MFP המגושם שלי, אבל אני לגמרי מתלהב מכמה מהסורקים הקיימים כיום. הם עולמות טובים יותר בסריקה מאשר ה- MFP שלי בן שש, וגם הם מהירים. כמו כן, כמה סורקים מייצאים בנוחות את הסריקות למקומות שבהם אתה מעוניין לשמור עליהם, כגון Dropbox, Evernote ושירותי אחסון ענן אחרים - ולא לתיקיית ברירת מחדל במחשב Windows או Mac.

ניסיתי לאחרונה שני סורקים שבאמת תפסו את עיניי. שתיהן אידיאליות לשימוש ביתי, ושני יכולות להתאים גם לעסקים קטנים. הם הסורק של NeatDesk ו- Fujitsu ScanSnap iX500. (ל- Neat יש למעשה דגם חדש יותר בשם NeatConnect שיש לו ממשק מגע, אבל אני אישית מכיר יותר את הדגם האחר.)

Fujitsu ScanSnap

מה שאני אוהב בפוג'יטסו ScanSnap הוא הדרך בה הוא מאפשר לייצא את כל מה שאתה סורק ל- Evernote, Dropbox, Google Drive, דואר אלקטרוני (כקובץ מצורף), SugarSync, ומקומות אחרים שסביר להניח שבסופו של דבר תגרור את הפלט הסופי בכל מקרה.

סרקתי ערימת כרטיסי ביקור (אני ממש שונאת כרטיסי ביקור) ושלחתי את כולם ל- Evernote, שם הייתי מכניס אותם במהירות למחברת שנקראת אנשי קשר ותייג אותם כראוי, הערתם ובאופן אחר לנהל אותם. חלק מכרטיסי הביקור היו בעובי נייר שונים ורוחבים שונים, אך הסורק אפילו לא הילה. זה הכוח של שימוש בסורק שנועד לעזור לך להיות ללא נייר.

מצאתי עם ScanSnap שכאשר הכנסתי את סריקות כרטיסי הביקור לאוורנוטה, הייתי צריך לסובב אותם ולתת אותם כראוי. (עם זאת, Evernote יכולה לבצע OCR בכל מה שאתה סורק, מה שהופך את הטקסט לחפש למרות שהוא תמונה.)

עם זאת, ההיבט החביב עלי ביותר על ScanSnap הוא שהוא מתקפל כדי לצמצם את כמות השטח שהוא תופס. זה נחמד.

NeatDesk

NeatDesk, בינתיים, הוא פיתרון משכנע אם אתה מוכן לקנות לחלוטין בסביבה של Neat. כשאתה משתמש בפתרון האחסון בענן, NeatCloud, ובאפליקציה לנייד של Neat, בנוסף לאחד הסורקים של החברה, אתה באמת מקבל תוצאות הדוקות זה לזה. הסביבה של Neat עושה הרבה כדי לסווג אוטומטית טפסים שאתה סורק - במיוחד מסמכי מס. בכל מקרה אתה צריך לשלם תשלום חודשי עבור הקטע NeatCloud, והמחירים מתחילים ב -5.99 דולר לחודש.

ל- NeatConnect, בהם השתמשתי רק כמה פעמים, יש ממשק למסך מגע, בדומה ל- ScanSnap, מאפשר לך לשלוח מסמכים ישירות למכולות אחסון בענן, כמו Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive ו- Evernote.

הנוחות היא המפתח

NeatDesk היה אחד הסורקים הראשונים בהם השתמשתי אי פעם שהתמקדו מאוד במשקי בית ועסקים קטנים לצאת ללא נייר, ואני מתרשם כמה מהר זה מוצץ ויורה ערימות נייר. אתה יכול לטעון בעדכון מגוון של ניירות, מכיוון שיש חריצים למסמכים, קבלות וכרטיסי ביקור, והמכונה פשוט מעבדת את כל הפיצול למחשבים.

ScanSnap מרושע ומרשים לא פחות. אני אוהב להיות מסוגל פשוט לזרוק מסמכים ולבטוח בכך שהמכונות המעוצבות היטב יאכילו אותם דרך הסורק בקלות.

Neat מייצרת אוטומטית כמה דברים יותר מ- ScanSnap, כגון תמונות מסתובבות. אבל ScanSnap מגיע עם תוכנה שתוכל להשתמש בהן כדי להשיג את אותן תוצאות, ובמקרים מסוימים היא עושה הרבה יותר. החבילה שלי כללה את ABBYY Fine Reader, אחת מתוכניות ה- OCR החזקות ביותר שיש. זה הגיע גם עם Adobe Acrobat, על כך שאתה עושה כל מיני דברים עם קבצי PDF שאתה תמיד צריך לעשות, אבל לא יכול לעשות עם Adobe Reader החינמי.

שניהם מסוגלים מאוד, בסך הכל. אם במקרה ידעת הרבה על סורקים, סביר להניח שתרצה לדעת ש- ScanSnap עובד מעט אחרת מאשר רוב הסורקים האחרים בכך שהוא לא משתמש במנהלי התקנים הרגילים. אתה יכול לקרוא מעט על כך בסקירה המפורטת של PCMag על מהדורת ScanSnap Evernote, הדומה למדי ל- iX500. אבל אם אתה נוטה פחות מבחינה טכנית, כל שעליך לדעת הוא שזה עובד מהר, נראה מצוין בתצוגה ושולח את המסמכים הסרוקים שלך לאן שאתה רוצה שהם ילכו.

הנקודה לנסוע הביתה היא זו: אם אתה רוצה ללכת ללא נייר, ולהפוך את חוסר הנייר לחלק מאורח החיים שלך, אתה זקוק למכשיר שאתה לא שונא. זה צריך להיראות טוב. זה צריך לעבוד במהירות, לשים את העיתון הקודם שלך איפה שאתה יכול למצוא אותו בקלות, ולהריץ חיפושים על הטקסט הכלול. למרות שהם עולים כמה מאות דולרים, סורקים מתמחים שווה לקנות אם אתה מחויב לצאת ללא נייר. ה- MFP שלך פשוט לא מתכוון לחתוך אותו.