התחלה מהירה: הגדר בסיס crm בעשרה שלבים פשוטים

Base CRM הוא בחירת העורכים של PCMag לתוכנת CRM. סדרת הווידיאו שהונחה מיועדת להפעיל אותך עם Base CRM במהירות ובקלות. זה מוביל אותך בכל השלבים הראשונים של הגדרת, ארגון ושימוש בחשבונך. במאמר נפרק משימות כמו התאמה אישית של צנרת מכירות, הגדרת ניהול לידים והגדרת פעולות אוטומטיות.

תוכן העניינים

• שלב ראשון: סקירה כללית של לוח המחוונים
• שלב שני: התאמה אישית של ההודעות שלך
• שלב שלישי: הפניות לעומת אנשי קשר
• שלב רביעי: יצירה וניהול של עסקאות
• שלב חמישי: התאמה אישית של צינורות המכירה שלך
• שלב שישי: הוספת שדות מותאמים אישית
• שלב שביעי: זימון מינויים
• שלב שמונה יצירה והקצאת משימות
• שלב תשע שילוב הדוא"ל שלך
• שלב 10 הגדרת פעולות אוטומטיות

סקירה כללית של לוח המחוונים התאמה אישית של התראות לידים ואנשי קשר יצירת וניהול מבצעים התאמה אישית של צנרת המכירות שלך הוספת שדות מותאמים אישית תזמון מינויים יצירת והקצאת משימות שילוב הדוא"ל שלך הגדרת פעולות אוטומטיות

שלב ראשון: סקירה כללית של לוח המחוונים

למד כיצד להשתמש בלוח המחוונים של בסיס CRM בסרטון קצר זה כולל סקירה של פעילות חשבון, סיכום צנרת ואפשרויות סינון. ישנם שלושה סוגים של פרופילי Base CRM, שלכל אחד מהם הרשאות שונות: משתמש, מנהל ו- Enterprise. פרופיל המשתמש יכול לראות רק את הפעילות שלהם, המנהל יכול לראות את הפעילות שלהם ואת הדוחות הישירים שלהם ומשתמשים ארגוניים יכולים לראות פעילות עבור צוותים שלמים.

אחרת, לוחות מחוונים נראים זהים בכל הפרופילים, כאשר צינור וסיכום העסקה בצד שמאל, פעילות חשבון במרכז והמשימות והפגישות בצד ימין. תוספת חדשה לממשק המשתמש (UI) היא כפתור הוספה אוניברסלי, שניתן להשתמש בו להוסיף אנשי קשר, לידים ורישומים חדשים מכל מסך, כולל לוח המחוונים.

אתה יכול לראות מידע ברמה העליונה על העסקאות שלך, שסוננו על ידי צנרת, כמו גם את הפעילות של 30 הימים האחרונים, כולל סיכום של עסקאות שזכו ואובדו או סומנו כבלתי מסווגים. פעילות החשבון מאורגנת על ידי הערות, משימות שהושלמו ומבצעים. בעמודה זו תראה בכל פעם שמישהו מוסיף עסקה חדשה, איש קשר, הערה, משימה או משנה את הסטטוס או השלב של הובלה או עסקה. לבסוף, המשימות והפגישות הקרובות הן בצד ימין; משימות איחור מוצגות באדום. צפו בסרטון הווידאו לטיפים לסינון תוכן והתאמה אישית של לוח המחוונים לצרכים הספציפיים שלכם.

שלב שני: התאמה אישית של התראות

סרטון זה מדריך אותך כיצד לנהל התראות. ב- Base CRM ישנם שלושה סוגים שונים של התראות: התראות מוגדרות מראש, התראות מותאמות אישית והודעות אינטרנט.

התראות מוגדרות מראש כוללות פעילויות תוכנה כגון כאשר מוקצה לך ליד, עסקה או משימה וכן תזכורות למינוי ומשימות. ישנן גם התראות מערכת כמו למשל השלמת ייבוא ​​או ייצוא או כאשר נוצר לידים חדשים מטופס ללכידה. עבור כל אחד מאלה אתה יכול לבחור להתראה באינטרנט, להתראה בדוא"ל או לכבות התראות.

משתמשים יכולים ליצור התראות בהתאמה אישית שקשורות להפניות, אנשי קשר ומבצעים. עבור כל אחד, תחילה תבחר מסנן, כמו לידים ששייכים לצוותים או משתמשים מסוימים או עסקה שנמצאת בשלב מסוים. ואז אתה בוחר טריגר. לדוגמה, ייתכן שתרצה לקבל התראה כשמוסיפה משימה לעסקה חדשה או כששונה שלב של עסקה בצנרת. בהודעות יכול להיות יותר מפעלת אחת. אתה יכול לקבל התראות באינטרנט, בדוא"ל ובנייד.

לבסוף, משתמשים שנרשמו ל- Base Voice, או שמשולבים עם ספק שירות קולי עסקי אחר, יכולים להירשם להתראות באינטרנט על שיחות נכנסות והודעות טקסט. Base Voice כולל מספר טלפון ייחודי ויומן שיחות והודעות אוטומטית לידים ואנשי קשר.

שלב שלישי: הפניות לעומת אנשי קשר

אם אתה חדש ב- CRM, יתכן שיש לך בלבול בכל מה שקשור להפניות ואנשי קשר. ב- Base CRM, ליד הוא אדם מוביל, חברה או הזדמנות עסקית שעדיין לא מהווה חלק מצינור המכירות. אלה כוללים אנשים וחברות שגילית באמצעות רשת אך עמם טרם עשית עסקה עסקית. הובלות עוסקות בפוטנציאל. ברגע שמוביל מוביל עניין במוצר או בשירות, ניתן להמיר אותם לאיש קשר. איש קשר יכול להיות גם מישהו איתו עשית עסק בעבר וסביר להניח שהוא יציע עסק חוזר.

הכרטיסיות עופרת ואנשי קשר ב- Base CRM נראות ופועלות באופן דומה, עם מגוון מסנני חיפוש. הובלות מסווגות בשלוש אופנים: חדש, עובד ובלתי מוסמך. אנשי הקשר מפוצלים בין לקוחות פוטנציאליים ללקוחות. ניתן לשייך אנשי קשר לעסקה אחת או יותר. עבור לידים ואנשי קשר כאחד, אתה יכול לראות משימות וקביעות פגישות קשורות בכניסה שלהם וכן מסמכים משויכים. ניתן להמיר לידים לאנשי קשר, אך לא ניתן להפוך את הפעולה הזו.

שלב רביעי: יצירה וניהול של עסקאות

מבצעים הם הזדמנויות מכירות הקשורות להוביל או ליצירת קשר. הם עוברים דרך צינור המכירות שלך, המייצג את תהליך המכירה שלך. כל צנרת מסתיימת באחד משלושה שלבים סגורים: ניצחה, הפסידה או בלתי מוסמכת. ניצח ואובד מסביר את עצמו; סימון עסקה כבלתי מוסמך פירושו שזו לא הייתה דחייה מלאה. סיבות לא מוסמכות יכולות להיות בנושא תזמון, תקציב, ארגון מחדש של חברות או כל מרכיב שאינו בשליטתך. שלושת הדליים הללו למבצעים מקלים על מעקב אחר ההצלחה שלך וממוקדים טוב יותר את צוות המכירות שלך.

בדף המבצעים תוכלו לראות כמה עסקאות יש בכל שלב של הצינור. כמו לידים ואנשי קשר, אתה יכול גם לסנן מבצעים לפי כל אחד מהשדות שבהם אתה משתמש. בכניסה לעסקה תוכלו לראות איזה איש קשר, ליד או חברה קשורים אליו, הפעילות האחרונה, וזה אחוז הערך והסבירות. כל המשימות והפגישות הקשורות אליו מוצגות גם כן. תוכלו גם לשנות את שלב העסקה כאן.

שלב חמישי: התאמה אישית של צינורות המכירה שלך

צינורות מכירות מורכבים משלבים. ל- Base CRM יש שישה שלבים מהקופסה, אך אתה יכול להוסיף עוד או למחוק כל מה שאתה לא מתכוון להשתמש בו. אתה יכול גם לשנות את שמותיהם ולסדר אותם מחדש על סמך תהליכי החברה שלך. ישנם שני סוגים של שלבים: פעילים וסגורים. אמנם באפשרותך לשנות את שמם של כל אחד משלושת השלבים הסגורים, שברירת המחדל היא לניצחון, הפסד ולא מסווג, אך אתה יכול למחוק אותם או להוסיף עוד.

אם יש לך מספר צינורות מכירה, אתה יכול להתאים אישית כל אחד עם שלבים שונים. לכן, אם אתם מוכרים מוצרים ושירותים כאחד, תוכלו לקבל צינורות שמתאימים לכל תהליך.

שלב שישי: הוספת שדות מותאמים אישית

לידים, אנשי קשר ומבצעים יש שדות ברירת מחדל, אך זה לא תמיד מספיק. שדות מותאמים אישית מאפשרים לך לאסוף ולאחסן מידע נוסף על סיכוייך הייחודיים לעסקים שלך. ל- Base CRM מגוון אפשרויות שדה בהתאמה אישית. ניתן ליצור שדות לשורת טקסט יחידה, פסקה של טקסט, תיבת סימון, תפריט נפתח, תפריט רב-בחירות, תאריך, דוא"ל, טלפון, כתובת וכתובת URL. אתה יכול להוסיף שדות מותאמים אישית רבים ככל שתרצה, ולתפריט הנפתח ובחירת הרבים, עד 500 אפשרויות.

שלב שביעי: זימון מינויים

Base CRM מגיע עם תכונה של לוח שנה ותוכל גם לשלב יומן Google אחד או יותר בחשבונך. עליך לבחור לוח שנה אחד כברירת מחדל, שהוא היחיד שתוכל לערוך. מינויים מלוחות שנה שאינם ברירת מחדל מופיעים באפור. כשאתה יוצר פגישה אתה יכול לשייך אותו להוביל, להתמודד או ליצור קשר. פשוט התחל להקליד את השם ובסיס CRM יציע כל רשומה שתואמת.

פגישות אלה יופיעו בכניסה לתפקיד הראשי, ליצירת קשר או לעסקה. שמירת פגישה מוסיפה אותו ליומן שלך ושולחת הזמנות למשתתפים אחרים. אתה יכול להעלות את לוגו החברה שלך כך שהוא יופיע בכל ההזמנות. אתה יכול גם להוסיף פגישות מדפי ההובלה, ליצירת קשר או לעסקה. כשאתה מציג פגישה, אתה יכול לראות אילו משתתפים קיבלו את ההזמנה שלך ודחו אותה.

שלב שמונה: יצירה והקצאת משימות

ב- Base CRM, כל המשימות קשורות לעסקות. אתה יכול להוסיף משימות מהכרטיסייה לוח שנה או משימה או ישירות מכניסה להוביל, ליצירת קשר או לעסקה. למשימות יש מועדים ותזכורות אופציונאליות, אותם ניתן לשלוח שבוע, יום, שעה, 30 דקות, 15 דקות או חמש דקות לפני תאריך היעד או בזמן המדויק של תאריך היעד. משימות איחור מופיעות באדום. בהתאם להרשאות שלך, אתה יכול להקצות משימות לעצמך או למשתמשים אחרים.

שלב תשע: שילוב הדוא"ל שלך

ל- Base CRM כלי אימייל אך הוא משתלב גם עם Gmail וספקי דוא"ל אחרים. שילוב חשבון הדוא"ל שלך פירושו שתקשורת עם לידים ואנשי קשר נרשמת אוטומטית, ומותירה לך זמן לעבודה חשובה יותר. חשבון הדואר האלקטרוני שלך יסונכרן בשתי דרכים: דוא"ל שתשלח ב- Base CRM יופיע בלקוח הדוא"ל שלך ולהיפך. Base CRM ישלח לך דוא"ל לאחר שתסתיים סינכרון הדוא"ל הראשוני.

הדוא"ל שלך מחולק לארבע תיקיות: תיבת הדואר הנכנס, דוא"ל שלא הועבר, נשלח והועבר לארכיון. תיבת הדואר הנכנס שלך מכילה דוא"ל המחובר ללידים, אנשי קשר ומבצעים בחשבונך. כתובות אימייל שלא הועברו הן הודעות שאינן משויכות לחשבונך. מהתיקיה הזו, אתה יכול להוסיף דוא"ל כמוביל או איש קשר. בתיקיה שנשלחה, אתה יכול לראות אם הודעת דוא"ל נצפתה וכמה פעמים היא נצפתה. בדרך זו תוכל לזהות הודעות שאולי נפלו בסדקים או עברו לכתובת דוא"ל שגויה. אתה יכול למחוק הודעות או לארכיב אותן ברגע שהן כבר לא חשובות.

שלב 10: הגדרת פעולות אוטומטיות

אם אתה מוצא את עצמך מבצע את אותה משימה שוב ושוב, אז מדוע לא להפוך אותה לאוטומטית? ל- Base CRM יש כמה אפשרויות ליצירת משימות אוטומטיות בהתבסס על אירועים מסוימים. עליך להיות משתמש ברמת מנהל שהוא מנהל חשבון כדי ליצור פעולות אוטומטיות. דוגמאות לכך כוללות יצירת משימות כאשר עסקה עוברת לשלב חדש או עדכון שדה מותאם אישית בעת יצירת עסקה חדשה. ראשית, אתה בוחר את האירוע שיפעיל את הפעולה. האפשרויות כוללות: כאשר נוצר לידים חדשים; כאשר נוצר איש קשר חדש, נוצרת עסקה או כאשר עסקה מועברת לשלב אחר. לחלק מהאירועים הללו יש אפשרויות יותר פרטניות כמו סינון לפי חברה, צינור או שלב עסקה.

בשלב הבא אתה מחליט מה המשימה צריכה להיות, להקצות אותה למשתמש, ובאופן אופציונלי להוסיף תאריך יעד. ניתן ליצור משימות מרובות לכל פעולה אוטומטית.