ניהול חוזים לקוי יכול לעלות כסף לעסק שלך

64% מהחברות טוענות כי תהליכי אישור חוזים גורמים לדחיית עסקאות, כך עולה מדו"ח חדש של חברת SpringCM. האתגר הגדול ביותר שעומד בפני ארגונים הוא ניהול תזרימי חוזים וקבלת כניסה מבעלי עניין עיקריים. המחסום הגדול ביותר איתם מתמודדות חברות, על פי הסקר, הוא היעדר תהליכים לניהול ולעבור חוזים. שישים אחוז מהחברות משתמשות בדוא"ל לניהול חוזים, ואילו רק 32 אחוז מהחברות משתמשות בכלי לניהול חוזים. שישה אחוזים מהחברות אומרים כי אין להם כלל שום ניהול ניהול חוזים.

"לנסות להשיג חוזים באמצעות תהליכי אישור פנימיים וחיצוניים זו רק חוויה אומללה", אמר אריק סווינגהאוס, קצין אסטרטגיה וברית הברית הראשי ב- SpringCM. "חוזה הוא נתונים בלתי מובנים ביסודם שאתה עובד בשני ארגונים שונים עם שני קבוצות של כלים ותהליכים שונים. בסופו של יום אם אתה מבצע באמצעות אימיילים וקבצים מצורפים, מה שקורה הוא שאף אחד לא רואה את התהליך. ואף אחד לא יכול לייעל את התהליך."

"אם אתה מסתכל על הסקר ואת האתגרים הגדולים ביותר של המשיבים, " אמר וויל וויגלר, מנהל השיווק הראשי של SpringCM, "ארבעת המובילים הם זרימת עבודה, יצירת חוזים חדשים, מעקב ואישור. אלה תהליכים עסקיים שתקועים. אנשים אפילו לא יודעים איפה חוזים בתהליך. מי נכנס לתיבת הדואר הנכנס? מי משיג את זה הבא?"

(תמונה דרך: SpringCM)

מה ניהול חוזה יכול לעשות

כלים לניהול חוזים מציעים לעסקים אפשרות לאחסן, לעקוב אחר משטח ולהפעיל מחדש דוחות על נתונים מבוססי חוזים. בדרך כלל זה כרוך בתוכנה מבוססת ענן שיכולה לקרוא ולצבור נתונים באופן אוטומטי, כמו גם למסור התראות לבעלי העניין כשמגיע הזמן לנקוט בפעולה על חוזה ספציפי. Severinghaus אמר כי חברות המנסות לנהל תהליכים אלה ללא תוכנה נאבקות לתאם נתונים משבעה או שמונה סוגי מסמכים או קבצים שונים ואז מתרגמים את המידע לחוזה או חשבונית סטנדרטיים. בתרחישים אלה, הוא הסביר, "בטח יש טעות אנושית."

למעשה, אפילו חברות המנצלות תוכנת ניהול חוזים עדיין נאבקות להימנע מטעויות נפוצות. 32 אחוז מהטעויות בניהול חוזים מיוחסים לבני אדם, לטענת המשיבים. שבעה אחוזים מהחברות אומרים כי טעויות אנושיות מתרחשות לעתים קרובות מאוד. Severinghaus אמר סנגהאוס: "איש מכירות אוהב לדבר עם לקוחות, אוהב לבנות מערכות יחסים, אבל בדרך כלל הם שונאים מתמטיקה, חשבון, מימון ועבודה ידנית של תרגום מספרים במערכות שונות. "אם אתה מנסה להם להעביר דברים אלה באופן ידני, אתה לא צריך להיות מופתע אם אתה רואה שגיאות בתהליך."

(תמונה דרך: SpringCM)

רבע מכל העסקים שנסקרו טוענים כי ה- IT מעורב בתהליך זרימת העבודה של החוזה, מהלך שעשוי לסייע בקיזוז חלק מהטעייה האנושית הכרוכה ברישום ועיבוד חוזים. לפני שמוכרי תוכנה לניהול חוזים מדברים עם לקוחות פוטנציאליים, מחלקת ה- IT עבדה בדרך כלל עם אנליסטים עסקיים כדי לסייע בהגדרת זרימת עבודה סטנדרטית המתחשבת בתהליכים עסקיים, טכנולוגיה וכל סוגיה קודמת המשלבת את השניים (למשל מדוע גיליונות אלקטרוניים לא יתורגמו ל חשבוניות).

לדוגמה: כלי ניהול החוזים הטובים ביותר שסקרנו מציעים דברים כמו אוטומטים של זרימת עבודה, פונקציונליות צ'אט בתוך האפליקציה והתראות בדוא"ל המזהירים אנשים מתי הגיע הזמן לפעול על חוזה. חלק מהתכונות הללו ניתן למצוא בכלי הבחירה של העורכים כמו Agiloft ו- Mitratech Getting Contracts Done, כמו גם SpringCM.

תכונות אלה יכולות גם לעזור להאיץ את מחזור החוזים ולחסוך כסף לחברות. אורך מחזור ההתקשרות הטיפוסי של נשאלי הסקר היה בין חודש לחודשיים (33 אחוז). 22 אחוז מהנשאלים אומרים כי מחזור ההתקשרות שלהם נמשך יותר מארבעה חודשים. עשרים אחוז מהנשאלים טוענים כי השימוש בתוכנת ניהול חוזים חסך את הכסף העסקי שלהם.

ניהול חוזים עתידי

כשמוסיפים לתערובות טכנולוגיות מתפתחות כמו בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונות (ML), לניהול חוזים יש פוטנציאל להועיל אפילו יותר למשתמשים. "AI הולך להיות חשוב להפליא, " אמר Severinghaus. "ישנם מקרי שימוש המתהווים בהם AI מאפשרת הסכמי הדדיות על אי גילוי נאות. AI יכולה לבצע בחינת חוזים בסיסית וסיווג חוזים."

לרוע המזל, AI לא תפתור את האתגר הקשה של פיתוח תהליך ניהול חוזים, שהוא הצעד הראשון בדרך לאוטומציה. "אנחנו דרכים מחוץ לפיתוח AI לפתור את האתגרים של תהליכים עסקיים, " אמר Severinghaus. "טכנולוגיות חדשות מתעוררות וכולם חושבים שהם יהיו כדור הקסם. מכיוון שהטכנולוגיה הזו קיימת עכשיו הם חושבים שלא נצטרך לעשות את העבודה הקשה ולנתח את התהליכים העסקיים שלנו. AI בפרט זה בנקודה זו שבה אנשים אומרים שהם ניצחו לא צריך לעשות את העבודה הקשה כי AI יעשה עבורנו את עבודת הקסם. למעשה, AI הוא התמצית של מערכת שתלויה בנתונים מובנים ותהליך מובנה להכשרת אותם אלגוריתמים."

היעדר סטנדרטיזציה זו היא הסיבה לכך שחברות כמו SpringCM מפצירות בעסקים לפתח תהליך לניהול חוזים עוד לפני שיחות עם ספק. "אי קיום תהליך הוא מתכון לבעיות בכל השלבים, " אמר וויגלר. "אינך יכול לבצע בקנה מידה של עסק ללא תהליך לניהול אופן ניהול החוזים." כדי להתחיל לקודד את תהליך ניהול החוזים אמר וויגלר כי עסקים חייבים לשאול את עצמם את השאלות הבאות, "מה אתה עושה עכשיו? מה ניתן לבנות מבחינת תהליך שניתן לזהות?" לאחר שתזהה מה היה התהליך שלך וצריך להיות, תוכל לעבוד עם ספקי IT ותוכנה כדי ליצור מערכת שעובדת. לחלופין, כמו שאמר וויגלר, "אתה לא יכול לעשות אוטומציה למשהו אם אתה לא מבין מה זה קודם."

SpringCM סקר 1, 409 מרואיינים, 32 אחוז מהם מחברות המונות פחות ממאה עובדים, ו -16 אחוז מהם מחברות של יותר מ 8, 000 עובדים.