Office 2016: שיתופי פעולה יותר, אבל לא ממש שם

למותר לציין שמיקרוסופט אופיס היא לא רק חבילת הפריון המשרדית הפופולרית ביותר, היא גם החזקה ביותר. מוצרים כמו LibreOffice ו- Corel WordPerfect הם מתחרים ישירים, אך פשוט אינם באותה מעמד. במקום זאת, התחרות הגיעה מאפליקציות סלולריות ומחלופות מקוונות, והבולטת ביותר היא כונן / אפליקציות של גוגל, שמציעה יותר ויותר שיתוף פעולה, יחד עם היתרונות של אחסון נתונים מקוון.

בחודשים האחרונים מיקדה מיקרוסופט את Office מחדש כדי להילחם בחזיתות הללו, עם גרסה חדשה של הסוויטה ל- iOS ולאנדרואיד, אפליקציות אינטרנט משופרות, ולאחרונה, באופיס 2016, גרסה חדשה של חבילת שולחן העבודה שנראית כמיועדת במיוחד נגד את יתרונות שיתוף הפעולה של יריביו. בחזית זו, Office 2016 מצליחה באופן חלקי בלבד; תכונות מסוימות עובדות טוב, אך רבות מהתכונות שתרצו פשוט אינן עדיין. לאחר השימוש בו בחודשים האחרונים, זה מרגיש כמו הגרסאות הישנות יותר של אופיס - זה עובד טוב, והוא עדיין ראש וכתפיים מעל לתחרות, אך הוא עדיין לא משתף פעולה כמו שהיית רוצה שיהיה.

במבט ראשון, נראה שמיקרוסופט אופיס 2016 אינה שונה בהרבה מהגרסאות האחרונות של אופיס. כן, סרגל הכותרת שינה את צבעו ונראה שסרגלי הסרט והתפריטים הותאמו כך שהם עובדים טוב יותר כשאתה עובד על טאבלט (או כל מחשב עם מסך מגע). אך הפונקציות הבסיסיות לא השתנו רבות - הפקודות הן כל המקום שבו אתה מצפה שיהיו, פורמטי הקבצים אינם משתנים ודברים כמו מקרואים ותוספות זהים. כפי שאני משתמש בו במהלך החודשים האחרונים, באופן כללי, מצאתי שזה עובד טוב, אבל זה לא שינוי גדול - עד שתתחיל לשתף פעולה עם אנשים אחרים.

אכן, היתרונות העיקריים של Office 2016 הם תכונות שיתוף פעולה משופרות וקצת יותר שליטה עבור ה- IT על ניהול המערכת. מבין אלה, התכונות השיתופיות - המאפשרות לשני אנשים או יותר לעבוד יחד על מסמך - באמת בולטות.

גרסאות קודמות של Office היו עם כמה תכונות שיתופיות, אך Office 2016 מרחיק זאת הרבה יותר ומאפשר לראות מייד שינויים במסמך Word (כמו שמישהו מקליד). אמנם זהו צעד גדול, אך התכונות השיתופיות עבור גרסאות שולחן העבודה של Excel ו- PowerPoint עדיין חסרות, אם כי מיקרוסופט הבטיחה עדכונים בחודשים הקרובים.

עריכה שיתופית רחוקה מלהיות רעיון חדש. זו התכונה שגרמה ל- Google Docs להתבלט לפני שנים, ומאז מיקרוסופט הוסיפה מספר תכונות שיתופיות ל- Office, במיוחד בגירסאות המקוונות ברשת ב- Office Online. בגירסאות אלה, אנשים רבים יכולים לערוך את אותו המסמך, הגיליון האלקטרוני או המצגת בו זמנית. זוהי תכונה נהדרת, שימושית לגיליונות אלקטרוניים שבהם אנשים רבים יכולים להזין מידע בשורות שונות, או לעבוד יחד על מסמך על ידי עריכת קטעים שונים.

למרבה הצער, יישומי האינטרנט אינם חזקים כמעט כמו יישומי שולחן העבודה. הגרסאות המקוונות חסרות תכונות עוצמתיות לעיצוב; למעשה, אני מגלה שהעיצוב במסמכים מורכבים יכול להתבלגן אם תנסו לבצע שינויים קטנים למדי במראה המסמך (שינוי הטקסט אינו מהווה בעיה) והגרסאות המקוונות חסרות את המקרו כי משתמשים מתקדמים רבים תסתמך על גירסת שולחן העבודה. זה לא אומר שגירסאות האינטרנט גרועות, אך בהחלט אינן תחליף לגרסאות שולחן העבודה. הדבר נכון גם לגבי אפליקציות iOS ו- Android - הם עושים עבודה טובה בשמירה על העיצוב בתוך הקבצים שלך, ונוחים להיות להם על הכביש, אך לצורך עריכה רצינית ויצירת מסמכים, אתה הרבה יותר טוב בשולחן העבודה.

החל מ- Word 2013, מיקרוסופט הפכה כמה תכונות שיתופיות לזמינות ביישומי שולחן עבודה. ב- Word 2013 ראית אינדיקציה לכך שאנשים אחרים עורכים את המסמך, אך למעשה לא יכולת לראות את השינויים שלהם עד ששמרת (כשהם מודגשים).

בגירסת שולחן העבודה של Word 2016 אתה לא רק רואה אינדיקציה למי שעושה את השינויים, אלא אתה יכול לראות שינויים אלה בזמן שהם מקלידים. בבדיקה מצאתי שזה עובד די טוב, אם כי בהתאם לחיבור שלך, השינויים אינם תמיד מיידיים.

כל זה מחייב שהמסמך שלך יאוחסן בחנות מסמכים של מיקרוסופט כמו OneDrive או SharePoint. זו תהיה מגבלה רצינית עבור אנשים מסוימים. בהרבה חברות, קבצים משותפים מתארחים בשרת קבצים מסורתי, ואנשים רבים משתמשים בשירותים שאינם OneDrive לאחסון ושיתוף. מיקרוסופט מציעה אחסון של OneDrive בחינם לכל אחד ואנשים שקונים את המוצר באמצעות תוכנית המנויים של Office 365 יש גישה מלאה ל- OneDrive. אני אוהב את הרעיון של OneDrive, אבל בהחלט שמתי לב לבעיות עם סנכרון קבצים בין מחשב ל- OneDrive; כלי הסנכרון מהדור הבא נמצא כעת בבדיקת תצוגה מקדימה, ואני מקווה שזה יפתור את הבעיה בקרוב.

לעתים קרובות אני עובד בתוך מסמך משותף של Word (המאוחסן בשרת מקוון של SharePoint) עם מידע שהצוות שלי מעדכן. אנו משתמשים בגירסת שולחן העבודה המלאה של Word ולא באפליקציית האינטרנט, מכיוון שהעיצוב עובד כמו שאנו מצפים ממנו. אני יכול לראות היכן זה יעבוד הרבה יותר טוב כאשר נוכל לראות את שינויי ההקלדה ב- Word 2016.

החיסרון הגדול, לפחות לעת עתה, הוא שמבחינת אפליקציות שולחן העבודה, הדבר מוגבל רק ל- Word. PowerPoint שומר על תכונות העריכה המשותפת שהיו בגירסת 2013 (ודומות ל- Word 2013), בעוד שלגרסת שולחן העבודה של Excel אין הרבה. מיקרוסופט אמרה כי גרסאות עתידיות של Excel ו- PowerPoint המהוות חלק מ- Office 2016 יזכו בעתיד הקרוב ליכולת עריכה משותפת בזמן אמת, וכי שדרוגים אלה יהיו זמינים למי שרוכש את Office בתוכנית המנויים השנתית של Office 365, אך לא למי שקונה את גרסת שולחן העבודה העצמאית. בינתיים, גרסאות האינטרנט של היישומים ממשיכות להציע שיתוף פעולה, שלא ממש מטפל בנושא. יש לי יישומים שבהם מספר אנשים מזינים נתונים בגירסה מקוונת של גיליון אלקטרוני של Excel, אך אז עליהם לפתוח את הגרסה המלאה של Excel לצורך עיצוב ומקרואים מתקדמים.

Word, Excel ו- PowerPoint

תכונה חדשה ומעניינת של יישומי הליבה נקראת "ספר לי מה אתה רוצה לעשות", שמופיעה בשורת התפריטים ב- Word, Excel ו- PowerPoint. לדוגמה, אתה יכול פשוט להקליד "הוסף טבלה" וזה יעשה זאת, או להפנות אותך למערכת העזרה המסורתית. מצאתי שזו תוספת נחמדה, אך ברור שיש עדיין מקום לשיפור. לדוגמה, עדיין אין לו חיפוש קולי (והוא גם לא משולב עם Cortana ב- Windows 10), ובאופן כללי מציג אפשרויות תפריט שונות במקום פשוט לעשות עבורך דברים.

בתוך Word, תכונה מעניינת נוספת היא "בדיקה חכמה", המציגה פאנל מחקר עם מידע מוויקיפדיה וממקורות אינטרנט אחרים. אתה פשוט לוחץ על מילה או בחר שלב, ואז בוחר חיפוש חכם מהתפריט המוקפץ (שמכיל דברים כמו חתוך, העתקה והדבקה). גרסאות קודמות של Word אפשרו לך לחפש מילים על ידי מעבר לחלון דפדפן נפרד והיה לה "חלונית מחקר", אך עם שנת 2016 זה גם נוח יותר וגם עצמאי יותר.

אם אתה משתמש במכונה עם מסך מגע ועט, אתה יכול כעת להוסיף משוואה על ידי ציור; זה לא משהו שאני עושה הרבה, אבל אני יכול לראות איפה זה יכול להיות מועיל.

עם Excel השינויים הבולטים ביותר עוסקים בתרשימים, עם סוגי תרשימים חדשים כמו פרטו וגרפי מפלים. זה גם מוסיף כמה אנימציות, ופיצ'ר חדש שנקרא תחזית. תכונות ה- PowerPivot מובנות כעת במקום תוסף, ותוכלו לפרסם נתונים בקלות רבה יותר ל- Power BI. זה נחמד עבור משתמשי כוח ובמצבים ספציפיים, אבל אני משער שרוב המשתמשים יועילו טוב יותר על ידי חלק מהתכונות המוערכות של המוצר שהוצגו בגרסאות קודמות, כמו בחירת טווח ופגיעה ב- Control-Q כדי להעלות ניתוח מהיר, או בחירת תפריט הכנס לטבלאות מומלצות וטבלאות ציר.

תוכניות כמו Google Apps, Corel WordPerfect ו- LibreOffice מציעות עיבוד תמלילים חזק מאוד בימינו; הם לא תואמים את Word, אבל הם מספיקים לרוב האנשים. עם זאת, עבור מרבית המשתמשים הרציניים Excel נמצא בכיתה בפני עצמה. מיקרוסופט עשתה עסקה גדולה כשהבטיחה כי Office 2016 לא תראה שינויים במאקרו או בפורמטים של קבצים מגירסאות קודמות - דבר שחשוב מאוד לאור התפקיד הקריטי של Excel בהגדרות ארגוניות רבות.

נראה כי PowerPoint לא השתנה הרבה, למרות שמובטחים תכונות שיתוף הפעולה. מיקרוסופט כוללת כלי מצגות חדש ושונה בשם Sway, המיועד ליצירת דפי אינטרנט שתוכלו לגלול בהם כדי לשמש מצגות; זה מעניין, אבל עוד לא ממש מצאתי צורך בזה. באופן דומה, אין הרבה שינויים ב- OneNote.

Outlook וכלים אחרים

ב- Outlook יש שינויים נוספים - שוב עם דגש על שיתוף פעולה - אם כי לא הצלחתי לבדוק אותם הרבה, מכיוון שרוב משתפי הפעולה שלי עדיין מריצים את הגירסה הישנה. למשתמשים עסקיים, הוא מוסיף תכונה של קבוצות המאפשרת לך להעביר במהירות הודעה לצוות מסוים בקונספט שנראה דומה מאוד ל- Slack, ותוכל להציג שיחות אלה בנפרד באפליקציה לנייד. זה גם מאפשר לך לשתף קבצים ולוחות שנה לצוות ביתר קלות. זהו מושג חשוב, ואני מצפה לראות באמת אם זה יעזור בשיפור התקשורת.

תכונות חדשות אחרות כוללות הקלה על שליחת קישור לקובץ OneDrive ולא שליחתו כקובץ מצורף (משהו שהיה באפליקציית האינטרנט מזה זמן), וכן תכונת "העומס" למשתמשים ארגוניים שאוספת הודעות דואר. שזה לא חושב שהם ספאם, אבל חושב שעדיפות נמוכה יותר. זה רעיון מעניין.

בעוד שכותב משותף הוא התכונה החדשה הגדולה, ישנם עוד כמה תוספות חדשות לסוויטה, במיוחד עבור לקוחות עסקיים. אלה כוללים פרסום טוב יותר ל- PowerBI, כלי הבינה העסקית המחובר ל- Excel והגרסה האחרונה של Skype for Business. יש כלי חדש בשם Delve, שנועד לעזור לך למצוא מסמכים חשובים ולשתף אותם, ומפת הדרכים כוללת את Office 365 Planner, כלי שיסייע לצוותים לארגן את עבודתם ונראה הרבה יותר פשוט וקל לשימוש מאשר לנסות להשתמש ב- SharePoint או פרויקט מלא, אך עדיין אינו זמין. עד כה אלה רעיונות מעניינים, אם כי הם לא נראים בוגרים מספיק עבור מרבית העסקים.

בצד הארגוני, Office 2016 כוללת שיפור במניעת אובדן נתונים ותמיכה באימות רב-פקטור, כמו גם אפשרות פריסה חדשה בשם Current Branch לעסקים, המאפשרת למחלקות IT לפרוס עדכונים משמעותיים רק שלוש פעמים בשנה, מה שמאפשר להם יותר זמן לבדיקה.. במסגרת תוכנית זו, הגרסה הראשונה של Office 2016 תושק למשתמשים עסקיים בפברואר הבא, עם התכונות מהמהדורה הכללית הראשונית בתוספת עדכוני אבטחה חדשים.

האם אתה צריך לשדרג?

כשיש לך מוצר בכל מקום כמו אופיס, השאלה האמיתית עבור מרבית המשתמשים היא האם השדרוג שווה את זה או לא. אם אתה רק צריך עריכה בסיסית, גרסאות המובייל החינמיות או אלטרנטיבה כמו LibreOffice או Google Apps ישמשו את הצרכים שלך; הם לא חזקים, אבל הם בהחלט פחות יקרים. אם אתה רק משתמש פרטני של Office שרק לעתים רחוקות משתף קבצים, פשוט אין כל כך הרבה בגירסה זו; ככל הנראה לא תבחין בהבדל רב ביחס לשמירת Office הקיים שלך. דגם המנוי של Office 365 מעניק לך את הגרסה המעודכנת פלוס אחסון OneDrive, אך דגם הרכישה החד-פעמי הישן יכול להיות זול יותר אם אינך זקוק לתכונות החדשות.

עבור עסקים קטנים, תכונות שיתוף הפעולה הנוספות יהיו נחמדות, אך שוב, רבות מהן עדיין לא אפויות במלואן. עבור ארגונים שנמצאים בהסכם ארגוני או בתוכנית מנוי, הגרסה החדשה היא שדרוג ברור יותר, אבל אני בהחלט יכולה לראות את הטיעון להמתנה עד שחלק מהקינקים בעריכה משותפת של Word יסתיימו, או עד שאקסל תקבל את התכונות האלה.

בשורה התחתונה שלי, Office נותר התוכנית החזקה ביותר בקטגוריה שלה, ונראה שהיא מכוונת בכיוון הנכון, אבל הלוואי שכמה מהתכונות החדשות לשיתוף פעולה היו קצת יותר בוגרות ממה שהן במהדורה זו.

לקבלת מידע נוסף, עיין בסקירת PCMag על Office 2016.