תובנה בענף: לאן הולך ניהול מסמכים?

כלים לניהול מסמכים (DM) נותנים למשתמשים עסקיים את הכוח לא רק לערוך קבצים אלא לשנות את התוכן, לייעל זרימות עבודה ולנהל עסק מסודר יותר. כלים אלה, הממנפים לעיתים קרובות קבצי PDF, היו כל כך נפוצים עד שאתה בטח משתמש בניהול DM בחיי העבודה היומיומיים שלך מבלי להקדיש לכך מחשבה רבה. ובכל זאת, התחום ממשיך להתפתח ולמודרניזציה כל הזמן.

שוחחנו לאחרונה עם יוג'ין שיונג, מייסד ו יו"ר חברת Foxit Software Inc., על האופן בו הנוף התחרותי משתנה בכל מה שקשור לטכנולוגיית PDF וכמה מהאתגרים שעומדים בפני עסקים עדיין בכל מה שקשור לטכנולוגיה כל-לא-קיימת זו. בדיוננו, סקרנו את הכיוון הנוכחי של DM וכמה תחזיות לגבי תכונות אינטליגנטיות במרחב.

PCMag (PCM): לאן אתה רואה את שטח DM בכללותו במהלך 18 החודשים הקרובים?

יוג'ין שיונג (EX): דבר אחד אנו רואים באופן מיוחד הוא ש- DM מגדילה את ההתמקדות במתן המסמך האינדיווידואלי תחושת זהות חדשה. קשה מאוד לקבל זרימת עבודה דיגיטלית מלאה עם מערכות DM סטנדרטיות של ימינו. לפעמים צריך להוריד את הקובץ מהמערכת ואז להשתמש בכלי אחר כדי לעבד אותו. במקרה כזה, מסמך זה יוצא לחלוטין משליטה במערכת המסמכים.

לפני מספר שנים פיתחנו טכנולוגיה שאנו מכנים ConnectedPDF . הרעיון הבסיסי היה שאם ננצל את החיבורים המוטמעים במסמך זה ייתן לקובץ משמעות רבה יותר. PDF מחובר עובד כך: לאחר שיתוף של מסמך, היוצר יכול לעקוב אחר מי קיבל אותו, מה הוא עשה איתו ולראות מתי הושלמו המשימות. זה גם מציע בקרות גישה חזקות למשתמשים בודדים. כל זה קורה בזמן אמת. באפשרותך להגדיר הרשאות PDF גם לאחר שליחת הקובץ.

כאן הבנו שהנוף המשתנה של חלל ה- DM קשור לחברות שליטה רבה יותר על ה- PDF שלהם ולהפוך אותו לחוש הרבה יותר "חי" מאשר מסמך סטנדרטי. אני חושב שבעתיד, במסגרת הזמן שציינת, תוך שנה-שנתיים, אני חושב שמערכות DM יעבירו את המיקוד על המסמך עצמו. זו תהיה המגמה במקום סתם להיות מערכות שונות שאינן עובדות יחד. זה מה שאנחנו מקווים לנסות לעשות: לקדם את המסמך למרחב פנוי יותר המבוסס על סטנדרטים פתוחים וגם שירותי ענן. אנו בונים ענן המחבר את כל המסמכים השונים יחד.

PCM: אילו סוגים של טכנולוגיות עתידים להשפיע על DM בעתיד? האם אתה רואה את חלל ה- PDF מיישם תכונות של בינה מלאכותית (AI)?

דוגמה: אני למעשה לא חושב שזה מתאים. זה הרבה נתונים לא מובנים ב- PDF. אם אתה פשוט לוקח כל מיני מסמכי PDF שונים ומכניס אותם למנוע AI, זה לא מניב תוצאות משמעותיות. מה שאנחנו מנסים לעשות זה בעצם להבין את המסמך קצת יותר, החל מיצירת הקובץ, אנו מקצים מסמך מזהה למסמך. זה מאפשר למסמך לנסוע למקומות שונים ולהבין מה אנשים עושים בקשר לתיק. ברגע שיש לנו מספיק נתונים על המסמך, נוכל לגשת ליישום AI על ידי התבוננות בחלק מהנתונים המובנים יותר. זה הולך לייצר הרבה תוצאה משמעותית יותר.

מסמכים כשלעצמם מכילים נתונים לא מבניים. קשה מאוד לחלץ נתונים בצורה אמינה ועקבית ממשהו כמו נייר לבן PDF. אני חושב שזה מאוד קל בימינו לקדם AI אצלך מוצר כי זה טק מאוד מרגש. האמת היא שמסמכים תוכננו לצריכה אנושית בלבד. יש להם נתונים רבים שלא מובנים כי טכנאי ה- AI הנוכחיים פשוט לא יכולים לפענח ביעילות. עם זאת, נראה יותר יוזמות לחילוץ נתונים מובנים - דברים כמו תמחור של מידע, כותרות ושמות - וזה יביא מודיעין מסמכים משמעותי יותר למשתמשים ולמנהלים. זה יספק עזרה הרבה יותר גדולה מבחינת הפריון המוגבר לעובדי הידע.

PCM: על מה צריכים עסקים קטנים ובינוניים (SMB) לחשוב כשמדובר ב- DM?

דוגמה : זו שאלה טובה, ועסקים קטנים צריכים להקדיש מחשבה רבה ל- DM. פוקסיט עצמה אינה מפעל גדול; אנו עדיין SMB בעצמנו. וגם אז, אנו עדיין רואים כמויות אדירות של מידע המוחלף בתוך הארגון שלנו וביננו לבין חברות אחרות. התשובה לכך היא בניית פיתרון מסמך מלא שהוא מבוסס ענן ומבוסס אינטרנט.

הרבה עסקים קטנים עלולים להיבהל כשמדברים על DM. הם צריכים לשלם הרבה כסף וגם לעבור מאמץ רב לפריסה, תצורה ותחזוקה כאלה של מערכות DM. אנו רואים שבעתיד הקרוב רבים מהספקים, כולל אנחנו כאן בפוקסיט, הולכים לספק פיתרון שלם - לא רק מערכת DM אלא גם כלי פריון לתיעוד. יש לנו גרסת PDF קלה לשימוש, המבוססת על דפדפן, המציעה את כל תכונות ההתאמה האישית כמו כל מוצר אחר, אך היא אינה דורשת התקנה נוספת. עסקים קטנים יותר צריכים להיות ממוקדים באימוץ פתרונות קלים וחכמים יותר לפעולות ה- PDF שלהם.