תובנה בענף: פעולות לקויות עלולות להרוג את שימור העובדים

למצוא ולשמור על הכישרון הנכון עשוי להיות יותר קשור לאופן בו החברה שלך עובדת מאשר לכמה החברה משלמת. לדברים כמו זרימות עבודה, שיתוף פעולה וניהול פרויקטים כוללים יש השפעה מאסיבית על האם העובדים מרוצים וימשיכו לעבוד עבור העסק שלך או אם הם יתחילו לחפש מקום עבודה אחר.

שוחחתי עם מנכ"ל Wrike, אנדרו פילב, בנושא זה. כחברת תוכנה של ראש הממשלה, Wrike מושקעת במציאת דרכים לעזור לחברות לשפר את התפעול, שיתוף הפעולה והתקשורת בין עובדים למנהלים. כדי לעזור לך להבין טוב יותר את הנהלים הללו, Wrike סקר לאחרונה יותר מ -1, 000 אנשי מקצוע ברחבי ארה"ב לגבי פעולות החברות שלהם.

PCMag (PCM): כיצד פעולות החברה משפיעות על דברים כמו מורל, גיוס ושימור?

אנדרו פילב (AF): על פי הממצאים של, מסתבר שלפעולות לקויות יכולות להיות השפעה שלילית מאוד על השמירה והן על התרבות. כ -42 אחוז מהנשאלים לסקר שלנו אמרו שהם חיפשו עבודה חדשה מתוך תסכול מהפעילות בעבודה, וכ -15 אחוז אמרו שהם למעשה פסקו (במשך אלף בני אלף שנה זה היה בערך 18 אחוזים). קחו בחשבון את העלות העצומה של גיוס הכישרונות המובילים, וראו שמדובר בניקוז עצום מבחינה כלכלית, מבלי שאפילו יבחנו את עלות חוסר היעילות עצמה.

פגיעה עוד יותר בטווח הארוך יכולה להיות ההתנתקות מהעובדים. שלושים וחמישה אחוזים מהנשאלים אמרו שהם התנתקו מכיוון שהם היו מתוסכלים מפעולות ועוד 15 אחוזים דחו למעשה את המשימות.

כשאתה מחשיב את המספרים האלה, הסיבה מאחוריהם עשויה להיות ברורה. אם אתה שוכר אנשים מלאי תשוקה שמתגאים בעבודה שלהם, הם יובאו לדימוראליות כשהם מרגישים שדברים פשוט לא נעשים - וזו הסיבה שאני מאמין שמצוינות תפעולית היא קריטית עבור חברות, במיוחד כאשר איכות וחדשנות היא מבדיל מוביל של המותג שלך.

PCM: לחברות שמעולם לא חשבו על נושא זה, מה הדבר הראשון שהם יכולים לעשות כדי להפוך את הפעילות?

א.פ: אחד הדברים שלמדנו במחקר שלנו הוא שהייתה פער מאוד משמעותי בין ההנהלה לבין הלא-מנהלים כמעט בכל הקשור בכל הנוגע לאופן בו הם תופסים את הפעולות, כאשר ההנהלה היא בעלת נוף הרבה יותר שמשי. לדוגמה, 69 אחוז מהמנהלים אמרו שהחברות שלהם פועלות ביעילות גבוהה יותר מהמתחרים המובילים שלהם לעומת 54 אחוז מהאנשים שאינם מנהלים שאמרו אותו דבר (ומגמה זו נמשכה ברבות מהשאלות שלנו). מנהלים היו גם בעלי סיכוי גבוה יותר בכ -12 אחוזים לומר כי הצוותים שלהם יכולים להתמודד עם עלייה של 20 אחוז בעומס העבודה בקלות יחסית.

נקודת פתיחה טובה עשויה להיות פתיחת ערוץ באופן פנימי לאיסוף משוב על פעולות. שליחת סקר לכל העובדים והמנהלים בכדי לראות איך הם מרגישים לגבי פעולות ולשאול שאלות ספציפיות לגבי חסמי הביצוע שלהם, עשויה להיפתח. וודאו שלכולם יש השקפה מציאותית של הסטטוס קוו. במחקר שלנו מצאנו שהאתגרים הגדולים ביותר לביצוע קשורים לשיתוף פעולה בין צוותים, אישורים ממושכים ויכולת, אך אלה עשויים להשתנות מחברה לחברה.

אם החברות שלהם נאבקות בכל אותם תחומים כמו המשיבים שלנו, יישום מערכות ניהול עבודה שיכולות להביא תהליכים ודיביות לעבודה הוא קריטי להתגברות על חסמים אלה. אם תשווה את הטרנספורמציה הדיגיטלית הנוכחית לשינוי התעשייתי של מאות שנים בעבר, תוכלו לראות כמה הקבלות. חגורת המסוע הביאה מדרגיות לייצור ואפשרה לתעשיות כמו כלי רכב להתרחב באופן אקספוננציאלי בתוך שנים ספורות. תוכנת ניהול עבודה מביאה פס ייצור לעבודה דיגיטלית כדי להביא לאותה רמה של הדירות. ואם אתה בענף שמנסה להתחרות בפייסבוק, אמזון, נטפליקס, AirBnB או שיבוש דיגיטלי דומה, אתה הולך להילחם בקרב עלייה אם אתה לא מצייד את הקבוצות שלך באותם כלים שהם אני משתמש.

PCM: כאשר תוכנת ה- PM מתפתחת, כיצד ישפיעו דברים כמו בינה מלאכותית (AI) ולמידה במכונה (ML) על היסוד האנושי המעורב ב- PM?

AF: מנהלי פרויקטים נמצאים בעמדה נהדרת להיעזר ב- AI ו- ML, ליתר דיוק, בעזרתם להעריך ולמצוא סיכונים וחוסר יעילות בתהליכי עבודה שניתנים לחזרה. מנהלי פרויקטים יעבדו בהדרגה לעבודה המדגישה יותר מיומנויות אנושיות כמו יצירתיות, אסטרטגיה ואמפתיה, החיוניים להצלחת הפרויקטים.

דינמיקה זו אינה חסרת תקדים במקום העבודה. לדוגמה, לפני גיליונות אלקטרוניים דיגיטליים, עבודות הנהלת חשבונות היו כרוכות רבות במתמטיקה ידנית או במתמטיקה בעזרת מחשבונים פשוטים. זו הייתה עבודה גוזלת זמן רב, אולי מוחצת נשמה, ולחברות היו צוותים של אנשים שעשו זאת. כאשר גיליונות אלקטרוניים התקרבו, עבודות אלה הוסבו מאריתמטיקה לניתוח, מה שהפך אותם ליותר יקרים עבור חברות ומעניינים יותר עבור עובדים. זה לא הורג מקומות עבודה, זה הגדיל את הערך שלהם. גיליונות אלקטרוניים דיגיטליים ומקוונים נמצאים בשימוש כבר עשרות שנים והעסקה של רואי חשבון צפויה למעשה לגדול 10 אחוזים משנת 2016 ל 2026, מהירה מהממוצע עבור כל העיסוקים.

PCM: מנסיונך, האם היית עד להבדל בהשפעת עובדים צעירים ועובדים מבוגרים יותר מהליך תפעולי? איך תוכנת ראש הממשלה יכולה להפוך את כל הדורות אם לא מאושרים, אז לפחות שמחים יותר מהדרך בה העבודה מתבצעת?

AF: מרבית ההבדלים שמצאנו היו מבוססי תפקידים ולא מבוססי דור, מה שמראה כי לאתגרי חוסר היעילות התפעולית לא אכפת בהכרח בן כמה אתה או כמה ניסיון יש לך. שני החסרונות הגדולים ביותר המדווחים בארגונים בכל הקשור לכלים שעשויים לשפר את הפעולות הם "מקור יחיד לאמת" ו- "אוטומציה", ותוכנת ראש ממשלה יכולה בהחלט לשפר את הפעולות בעניין זה.

מקור יחיד לאמת מבטיח שכולם עובדים עם המידע המעודכן ביותר ומצמצם את משך הזמן שהם משקיעים בהמתנה לאחרים כדי להעניק להם גישה לנתונים, קבצים או החלטות שהם צריכים לגשת אליהם לעשות את עבודתם. תוכנת ניהול עבודה בענן יוצרת יישור בין צוותים ומעניקה לכולם ראות למצב הפרויקטים.

אוטומציה מסייעת בהפחתת עבודות חוזרות ונשנות בעלות ערך נמוך, כך שעובדים יכולים להתמקד בחלקים החדשניים והמעניינים ביותר בעבודתם, מבלי להיקבר בכניסה, שכפול והפצה של נתונים. תוכנת ניהול עבודה אוטומטית את מבנה העבודה, ומשמשת כמו מסוע כדי להבטיח שכל פרויקט פועל אחר צעדים דומים כך שהם יביאו לתוצאות עקביות ואיכותיות, אפילו בקנה מידה.

PCM: לעתים קרובות מדי, כשאנחנו מטפלים בשאלות אלו, אנו נוטים לחשוב עליהם במונחים של משרד (כלומר מבנה פיזי בו אנשים נפגשים ועובדים). אך ככל שיותר עסקים מאפשרים עבודה מרחוק או עבודה מרחוק באזורים מרובים בשפות שונות, מה תוכנת ראש הממשלה והבנה תפעולית טובה יותר לעשות כדי לעזור לחברות אלה?

א.פ: המחסום הגדול ביותר בעבודה על פי הסקר שלנו הוא "לגרום לצוותים אחרים לבצע את העבודה הדרושה לי." עבור עובדים מרוחקים, אני משערת כי יתכן שהבעיה הזו תהיה מורכבת מכיוון שקשה יותר ללכת לשולחן של מישהו ולהזכיר להם שאתה מחכה למשהו. תוכנת ראש הממשלה מייצרת בדרך רצפת מפעל וירטואלית לעבודת ידע בה תוכלו לראות מה נמצא בתור, מה הסטטוס שלה, ולצבור בעדינות את הקולגות שלכם אם משהו נראה כאילו הוא עלול ליפול דרך הסדקים.

ב- Wrike יש לנו צוותים המתפרסים על מספר משרדים ומשתמשים בפתרונות בענן; אנחנו תמיד משתפים פעולה, גם כשאנחנו לא עושים זאת במפורש. כל אחד יכול לעסוק בפרויקטים, להשאיל את המומחיות שלו ולהבטיח שאיש לא עובד על אי, אפילו אם הם הווריקר היחיד באזורם. זה מאפשר לנו לשתף ידע, לסיעור מוחות רעיונות ולהרחיב את התרבות שלנו לשיפור מתמיד ברחבי העולם.