התארגנו: כיצד לעבוד עם היסטוריית הגרסאות במסמכי Google

יתרון אחד בשימוש ב- Google Docs הוא שהוא תמיד חוסך את העבודה שלך באופן אוטומטי. דבר נוסף הוא שגוגל שומרת היסטוריה של כל השינויים שאתה מבצע במסמך. מכיוון שיש לך גישה להיסטוריית הגרסאות שלך ב- Google Docs, אתה יכול לשחזר גרסה ישנה יותר של קובץ או ליצור עותק של גרסה קודמת ולהפוך אותה לפרויקט אחר.

שים לב שאתה יכול לראות ולהחזיר גרסאות קודמות בלבד של קבצים אם יש לך הרשאת עריכה. אם מישהו משתף איתך קובץ ונותן לך הרשאה לקריאה בלבד, לא תוכל לראות את ההיסטוריה שלו. שימו לב גם כי הגרסה העסקית של Google Docs נקראת G Suite; טיפים אלה צריכים לעבוד עבור כל אחת מהגרסאות.

ככה זה עובד.

כיצד לראות גרסאות ישנות יותר של Google Doc

אתה יכול לראות רשימה של היסטוריית הגרסאות עבור כל Google Doc ב- שלוש דרכים.

1. בתפריט, בחר קובץ> היסטוריית גרסאות> ראה היסטוריית גרסאות.

2. השתמש בקיצור הדרך של Windows Ctrl + Alt + Shift + H או Command + Option + Shift + H ב- macOS.

3. לחץ על קבוצת המילים בקו תחתון ממש מימין לתפריט עזרה. מילים אלה משתנות בהתאם למצב הקובץ. כשאתה עובד באופן פעיל על מסמך, הוא אומר "שומר…" וזו הפעם היחידה שלא תוכל ללחוץ עליו. אחרת כתוב "כל השינויים שנשמרו בכונן" או "העריכה האחרונה בוצעה" ואחריו התאריך. לחץ על אחד מאלו, והיסטוריית הגרסאות שלך מופיעה.

רשימה של היסטוריית המסמכים שלך מופיעה בעמודה חדשה בצד ימין. גרסאות הפרט קרסות תחת כותרת עבור כל תאריך. הרחב כל אחד מהם כדי לראות יותר גרגיריות בשינויים.

כדי לחזור לגרסה הנוכחית, לחץ על חץ הגב בפינה השמאלית העליונה של החלון.

שימו לב שאולי אין לכם היסטוריה מושלמת, עם זאת, מכיוון שגוגל מציינת בתיעוד שלה כי “מדי פעם יתמזגו תיקונים עבור הקובץ שלכם בכדי לחסוך מקום אחסון.”

כיצד לשחזר גרסה של Google Doc

ברגע שיש לך גישה להיסטוריית הגרסאות של Google Doc, אתה יכול לשחזר כל גרסה קודמת. מרשימת הגרסאות שמופיעה מימין, פשוט לחץ על הקובץ שברצונך לפתוח.

בראש החלון מופיע כפתור כחול גדול שאומר "שחזר גרסה זו." אם תשחזר את הגרסה שנבחרה, אתה עדיין שומר על כל הגרסאות האחרות, אפילו אלה שנוצרו לאחר הגרסה שנבחרה.

כיצד ליצור עותק של גרסה מוקדמת יותר של Google Doc

בנוסף לשחזור גרסה ישנה של קובץ, באפשרותך ליצור עותק ממנו. יצירת עותק מאפשרת לך לסובב במהירות גרסאות שונות של אותו קובץ. לדוגמה, זה טריק נהדר כשאתם מגישים מועמדות למשרות ואתם רוצים להפוך כל קורות חיים ומכתבים ייחודיים, אך אינכם רוצים להתחיל כל פעם מחדש.

כדי ליצור עותק, פתח את היסטוריית הקבצים שלך, בחר את הסמל הרצוי לך, לחץ על הסמל של שלוש נקודות מוערמות ובחר באפשרות צור עותק.

טיפים לעריכה ובקרת גרסאות ב- Google Docs

1) תן שם לגרסאות שלך

עכשיו כשאתה יודע למצוא את היסטוריית הגרסאות שלך ב- Google Docs, אתה יכול להפיק ממנה יותר על ידי שמות של גרסאות שונות. על ידי שמם של אותם, תוכלו לזהות בקלות את הגרסאות שאולי תרצו לשחזר אחר כך או להסתובב למטרה אחרת. אם לא תשנה את שמם, שם ברירת המחדל יהיה חותמת השעה והתאריך. אתה יכול לשנות את שמם באמצעות אחת מהשיטות הבאות:

• פתח את היסטוריית הגרסאות שלך, לחץ על הסמל עם שלוש נקודות ובחר שם גרסה זו.
• בתפריט, בחר קובץ> היסטוריית גרסאות> שם גרסה נוכחית.

2) עקוב אחר שינויים במסמכי Google

בצד שמאל למעלה של שורת התפריטים נמצא לחצן תפריט שאומר עריכה כברירת מחדל. לחץ עליו, ושתי אפשרויות חדשות יופיעו: הצעה והצגה.

כשאתה עובר להצעה, זה בעצם מאפשר לעקוב אחר שינויים במסמך. כשאתה ומשתפי הפעולה שלך משתמשים בו, Google Docs שומר את כל החומר החדש שלך והשינויים כהצעות. הם מופיעים בצבע אחר כדי להראות אותם בקלות. אתה יכול לקבל אותם או לדחות אותם בזה אחר זה או בהמוניהם .

3) השתמש בכלי התגובות לשאלות ודיונים

סופרים ועורכים לומדים לעיתים קרובות את הדרך הקשה שבהצבת הערות בקו אחד עם החומר המיוצר פירושו שניתן לפרסם בטעות עם העותק הסופי. ל- Google Docs יש כלי הערות המאפשר לסופרים ולעורכים לדון בתוכן מבלי להכניס מילים מיותרות לדף. תהיה אסיר תודה שהשתמשת בזה.

4) השתמש ב- @ Messaging

הפנה את תשומת ליבו של מישהו לעריכה או תגובה באמצעות @ messaging - או אולי עלי לומר + הודעות, מכיוון שגוגל משתמשת בסמל אחר שרוב היישומים האחרים. למעשה, אם אתה מקליד @ במקום +, גוגל משנה את זה בשבילך.

כדי לסמן את תשומת ליבו של מישהו, צור תגובה והקלד סימן פלוס (+) ואחריו שם האדם או כתובת הדוא"ל שלו. Google מציעה אוטומטית את ההתאמה הקרובה ביותר מאנשי הקשר שלך. אם האדם עדיין לא נמצא באנשי הקשר שלך, פשוט הזן את כתובת הדוא"ל שלו. קח את הזמן שלך וקבל אותו ממש לפני שאתה פגע ב- Enter. כל מה שתקליד יעבור לאדם זה בדוא"ל באופן מיידי, יחד עם קישור למסמך. אם אתה מבצע שינויים בתגובה, האדם מקבל גם התראות על אלה. אז חסוך מהם את הספאם וחשוב דרך ההערות שלך לפני שתלחץ על Enter.

5) כתוב וערוך במצב לא מקוון ב- Google Docs / Drive

האם ידעת שאתה יכול להשתמש ב- Google Docs גם כשהמחשב או המכשיר הנייד שלך אינם מחוברים לאינטרנט? אתה יכול. חברי אריק רוונסקראפט כתב מאמר שלם כיצד להגדיר את Google Drive במצב לא מקוון, להשלים עם הוראות שלב אחר שלב.

6) השבת התראות דוא"ל

אם אתה משתמש ב- G Suite כדי לכתוב ולערוך הרבה, קבלת דוא"ל עבור כל שינוי במסמך זה יכול להוות מטרד. כך תשבית את ההודעות האלו. עבור אל Google Drive. לחץ על סמל גלגל השיניים בצד ימין למעלה ופתח את ההגדרות שלך. בצד שמאל, בחר התראות ואז בטל את הסימון מהתיבה עבור דוא"ל.

ההוראות הקצרות הן: Google Drive> הגדרות> התראות> דוא"ל

טיפים נוספים לסוויטת G

אם אתה משתמש ב- Google Docs מדי יום, לימוד כמה מהטיפים השימושיים שלנו ל- G Suite יעזור לך לחסוך זמן ולהיות יעיל יותר עם התוכנית. כשאתה יודע מה התוכנה שלך יכולה לעשות, זה יכול גם לפתוח רעיונות חדשים למה שאתה יכול לעשות בעבודה שלך.