וִידֵאוֹ: Perfect Outlook Configuration for G Suite/Google Apps [How to configure G Suite in outlook] (נוֹבֶמבֶּר 2024)
משתמשים עסקיים התרגלו ל- Outlook. לקוח הדוא"ל של יותר ממיליארד משתמשי מיקרוסופט אופיס בכוכב הלכת הפך לטבע שני. אבל חברות מסוימות מגלות שזה חוסך להן כסף ותחזוקה כדי לאפשר לגוגל לארח את הדוא"ל, היומנים ואנשי הקשר שלהם, למרות שהמשמעות היא שלצד ג 'תהיה גישה לתכני הדוא"ל ומודעות לתצוגה ממוקדות מופיעות בתיבת הדואר הנכנס. אם אתה יכול להשתמש ב- Outlook עם Google Apps Mail שלך (באמת רק Gmail), אינך צריך לראות מודעות אלה ומקבל לוח תצוגה מקדימה, מיון תיבת הדואר הנכנס, עיצוב עשיר, אפשרויות לחיצה ימנית, מחבר חברתי ורוב את שאר הכלים ש- Outlook מציעה.
למרבה המזל, Google Apps Sync עבור Microsoft Outlook מאפשר לך לנצל את רוב הכלים של Outlook - אך רק עבור Outlook 2010 עד כה. אם אתה מנהל את Office 2013, אתה עדיין יכול להתחבר לחשבון Gmail דרך IMAP, אך הדבר יביא לך רק דואר, ללא לוחות שנה, משימות או אנשי קשר. באמצעות Apps Sync, Gmail מחקה גרסה מוגבלת של שרת Microsoft Exchange. אתה משיג את רוב הדברים החשובים - אנשי הקשר שלך, אירועי לוח השנה, המשימות והערות Outlook. אך חלק מהדברים לא יסונכרנו, כמו טיוטות, תאריכי מעקב ותזכורות, כללים, חתימות, עיצוב טקסט עשיר, קבלות מסירה, קבצים מצורפים ליומן, תזכורות למשימות וכניסות ליומן. קיימת רשימה ממצה של מה שאינו מסונכרן בקובץ PDF זה מגוגל.
אם אתה יכול לחיות עם המגבלות האלה והחברה שלך עברה לגוגל אפליקציות, אז השימוש ב- Outlook עם שירות התקשורת החדש שלך הוא עניין פשוט להתקנה ולהפעלה של Apps Sync. זה תואם ל- Windows 7, Vista, XP ו- Outlook 2003, 2007 ו- 2010. שים לב שהוא לא עודכן עבור Windows 8 או Outlook 2013, הגרסה הכלולה ב- Office 365. ומשתמשי Apple Mac של Outlook 2011 הם ללא מזל. יצרנו קשר עם גוגל בנושא זה ונעדכן מאמר זה כשיש התקדמות. אתה יכול להשיג את זה כאן. הורדה זו מספקת לך למעשה שני כלי עזר - בנוסף לסינכרון Apps, תקבל גם את העברת Google Apps עבור Microsoft Outlook, שכפי ששמה מרמז, תוכל להעביר את נתוני Outlook הקיימים שלך ל- Google Apps. תוכל להוריד את כלי ההעברה בנפרד מכאן.
לאחר שהורדת את כלי השירות, וודא ש- Outlook אינו פועל ואז לחץ על כפתור הורד הסנכרון של Google Apps - הוא יתקין את התוכנה באופן אוטומטי לאחר אישור דו-שיח של בקרת חשבון משתמש.
בשלב הבא תראה דו-שיח קטן שמבקש ממך להיכנס לחשבון Google Apps שלך. זה אותו כניסה שאתה משתמש ב- Google Apps או בחשבון Gmail הארגוני שלך.
לאחר כניסה בהצלחה תראה דו שיח מסובך למדי עם תיבות סימון המציין את מה שאתה עשוי לייבא. זה בעצם קצת מבלבל: בחלקו העליון של הדו-שיח כתוב "צור פרופיל Google Apps ב- Microsoft Outlook" שהוא סוגיה נפרדת מייבוא. אם יש לך שירות דואר קיים ששימש אותך עם Outlook, תרצה לסמן את תיבת הסימון העליונה כדי לשמור את ההודעות, אנשי הקשר, היומנים וההערות הקודמים שלך.
אתה יכול לבדוק או לבטל את הסימון של אחת מקטגוריות המשנה האלה אם אינך רוצה לשמור על הכל. בפרט, סביר להניח שתרצה לבטל את הסימון בדוא"ל שנמחק וזבל, הנבדקים כברירת מחדל. הדו-שיח מאפשר אופציונלי לשלוח את נתוני השימוש שלך ל- Google כדי לעזור להם בבטחת האיכות שלהם. יש אפשרות אחת נוספת המוצגת כשאתה לוחץ על מתקדם - כבה את הארכיון האוטומטי. זה נבדק כברירת מחדל, ופירושו שגוגל תשמור עותקים של כל ההודעות הישנות שלך.
לאחר מכן לחץ על כפתור יצירת פרופיל. אם ההתקנה התקיימה כהלכה, תראה תיבת הודעה לכך. תיבת ההודעות מראה גם כיצד הכלי מוסיף אייקון למגש המערכת של Windows ומציע כפתור המפעיל את Outlook.
כשאתה מפעיל את Outlook, תראה את תיבת ההודעות מצב סנכרון ואפליקציית Outlook שלך תאכלס בכל התיקיות והודעות הדוא"ל החדשות שלך. עד 1 ג'יגה-בייט יורדו למחשב המקומי שלך, אלא אם תשנה את המגבלה מאפשרות הגדרת גודל הגודל של תיבת הדואר של סמל המגש.
תיבת הדו-שיח סטטוס נפתחת מכאן והלאה בכל פעם שאתה מפעיל את Outlook, אלא אם כן אתה מבטל את הסימון בתיבת הסימון היחידה בתחתית: "פתח חלון זה כאשר Microsoft Outlook מופעל." אני ממליץ לבטל את הסימון כדי למנוע את הופעתו של דיאלוג מסיח דעת זה כל הזמן; אתה תמיד יכול לקרוא לזה לגבות מסמל המגש. יתכן שתצטרך לעשות זאת אם אתה מבחין בדואר חסר, פריטי לוח שנה או אנשי קשר. כל קטגוריית סינכרון כוללת קישור לסנכרון מחדש שעשוי לרפא את מחלותיך.
עכשיו אתה מוכן להתחיל להשתמש ב- Outlook בדיוק כמו שיש לך תמיד! למידע נוסף על הדחיפה של גוגל לשוק ההודעות הארגוניות, קרא את הסקירה המלאה שלנו בנושא Google Apps. למידע נוסף על Outlook, קרא את הסקירה שלנו אודות Microsoft Office.
