כיצד להגן על מסמכי Word של מיקרוסופט שלך

כתבת מסמך חשוב או רגיש ב- Microsoft Word. ואתה רוצה לשמור עליו באופן פרטי או לפחות מאובטח. אולי אתה רוצה לוודא שרק אתה ואנשים מסוימים יכולים לקרוא או לערוך אותו. אולי אתה רוצה להגביל את סוגי השינויים שמישהו יכול לבצע במסמך. אולי אתה רוצה להבטיח לקוראי המסמך שזו הגרסה הסופית. אתה יכול לעשות את כל זה ועוד אם אתה יודע באילו כלים להשתמש ב- Word ואיך להשתמש בהם.

גרסת Office 365 האחרונה של Microsoft Word מציגה מספר אפשרויות לאבטחת המסמך שלך. באפשרותך להגדיר את המסמך לפתיחה במצב לקריאה בלבד כדי למנוע עריכות בשוגג. אתה יכול להצפין את המסמך שלך כך שאף אחד לא יכול לגשת אליו ללא הסיסמה הנכונה. אתה יכול להגביל את התוכן שניתן לערוך בתוך מסמך ואת האופן בו ניתן לערוך. אתה יכול להוסיף חתימה דיגיטלית כדי לוודא שאף אחד לא יכול להתעסק עם המסמך. ואתה יכול לסמן מסמך כסופי כדי שאנשים יידעו שהוא לא השתנה מאז ששמרת אותו בפעם האחרונה.

עבור טריקים אלה, אני משתמש בגירסת Office 365 האחרונה של Word. האפשרויות שאני מכסה כאן למעשה פועלות זהות ב- Word 2016, 2013, ו- 2010. עם זאת, היכולת לסמן מסמך כסופי ולהפוך אותו לקריאה בלבד הן שתי אפשרויות נפרדות ב- Word 365 ואפשרות אחת משולבת אחת בגירסאות האחרות. של Word.

הגן על המסמך

כדי להתחיל, פתח מסמך ב- Microsoft Word שאתה רוצה להגן. לחץ על תפריט קובץ ואז לחץ על הכפתור כדי להגן על המסמך. מתפריט ההגנה על מסמך, בחר באפשרות הראשונה לפתוח תמיד לקריאה בלבד .



לקריאה בלבד

שמור את המסמך ואז פתח אותו מחדש. Word מהבהב הודעה שהמחבר רוצה שתפתח את זה כקריאה בלבד, אלא אם כן אתה צריך לבצע שינויים. לחץ על כן כדי לפתוח את המסמך במצב לקריאה בלבד. כמובן שכל אחד יכול להגיד לא ולפתוח את המסמך במצב עריכה. המטרה היא להקל על אנשים לפתוח את המסמך כקריאה בלבד כדי להקטין את הסיכוי לבצע שינויים לא מכוונים.



הצפן באמצעות סיסמה

כדי להשבית את אפשרות הקריאה בלבד, פתח את המסמך במצב עריכה. לחץ על תפריט קובץ ובחר באפשרות הגן על מסמך. מתפריט ההגנה על מסמך, בחר באפשרות ' פתח תמיד קריאה בלבד' . הישאר באותו המסך ולחץ שוב על כפתור הגן על המסמך. הפעם, בחר באפשרות הצפנה באמצעות סיסמה .



צור סיסמה

בחלון הצפנת מסמך, צור סיסמה ולחץ על אישור. הקפד להשתמש בסיסמה מורכבת אך בלתי נשכחת. אם תשכח את הסיסמה, מיקרוסופט לא מציעה שום דרך לאחזר או לאפס אותה, מה שאומר שלא תוכל לגשת למסמך. הקלד שוב את הסיסמה כדי לאשר אותה. לחץ על אישור.

שמור מחדש וסגור את המסמך. פתח אותו מחדש. הקלד את הסיסמה כדי לגשת למסמך. לחץ על אישור.



הסר את הסיסמה

להסרת הסיסמה, לחץ על תפריט קובץ ובחר באפשרות הגן על מסמך. לחץ על האפשרות קידוד באמצעות סיסמה . בחלון הצפנת מסמך, מחק את הנקודות שמטשטשות את הסיסמה שלך. לחץ על אישור. שמור מחדש וסגור את המסמך. בפעם הבאה שתפתח אותה, לא תתבקש להזין סיסמה.



הגבל את העריכה

לחץ על תפריט קובץ וחזור לכפתור הגן על מסמך. בחר באפשרות להגביל עריכה .

לאחר מכן המסמך מציג מימין חלונית עריכת הגבלה לצורך מגבלות עיצוב ועריכה. כאן תוכלו לתת לאנשים אישור לקרוא את המסמך שלכם, כמו גם לבחור מה הם יכולים לערוך ואיך.



עיצוב הגבלות

סמן את התיבה כדי להגביל את העיצוב למבחר סגנונות כדי למנוע מאנשים לשנות את העיצוב של המסמך שלך באמצעות תכונת הסגנונות של Word. לחץ על הקישור להגדרות. בחלון המוקפץ עיצוב הגבלות, כל הסגנונות מותרים כברירת מחדל. אתה יכול לשמור את זה כפי שהוא, לשנות אותו למינימום המומלץ, או לשנות אותו ל'אין '. אם אינך בטוח באיזה הגדרה לבחור, בחר בהגדרה למינימום המומלץ.

אתה יכול גם לבדוק כל אחת משלוש האפשרויות תחת עיצוב כדי לאפשר ל- AutoFormat לעקוף את ההגבלות, לחסום את היכולת להחליף ערכות נושא או לחסום את היכולת להחליף ערכות QuickStyle. אם אינך בטוח, השאר את שלושת ההגדרות האלה לא מסומנות. לחץ על אישור כדי לסגור את חלון הגבלות העיצוב.



עריכת הגבלות

תחת הגבלות עריכה, סמן את התיבה כדי לאפשר רק עריכה מסוג זה במסמך. לחץ על התפריט הנפתח שמתחת. כעת תוכל לבחור מבין ארבע אפשרויות: מעקב אחר שינויים מפעיל מעקב אחר שינויים עבור כל קורא במסמך ומגביל את כל סוגי העריכה האחרים; הערות מאפשרות לקוראים להוסיף הערות במסמך שלך אך לא לבצע שינויים אחרים; מילוי טפסים מאפשר לקוראים למלא טפסים שיצרת אך לא לשנות טפסים אלה; ושום שינויים (קריאה בלבד) מכניסים את המסמך למצב לקריאה בלבד, כך שלא ניתן לבצע שינויים. בחר באפשרות הרצויה.



חריגים

אם אתה בודק את האפשרות הערות או אין שינויים (לקריאה בלבד), אתה יכול ליצור חריגים לכל אחד שיוכל לערוך חלקים מסוימים במסמך שלך. בקטע חריגים, סמן את התיבה כל אחד ובחר את כל החלקים במסמך שברצונך שמישהו יוכל לערוך.



אכוף הגנה

לבסוף, לחץ על האפשרות כן, התחל לאכוף את ההגנה . הקלד ואז הקלד סיסמה ולחץ על אישור. שמור מחדש וסגור את המסמך. פתח אותו מחדש. פקדי העריכה ברצועת הסרט אפורים כעת. לחץ על כל חלק מהמסמך שהרשית לערוך, והפקדים הופכים לנגישים.



כבה את ההגנה

כדי לכבות את ההגנה, לחץ על הכרטיסייה סקירה ולחץ על הסמל להגבלת עריכה. לחץ על כפתור עצור ההגנה בתחתית חלונית הגבלת העריכה. הקלד את הסיסמה ולחץ על אישור. לאחר מכן בטל את הסימון של האפשרויות להגבלות עיצוב ועריכה המופיעות בצד שמאל למעלה.



הוסף חתימה דיגיטלית

לחץ על תפריט קובץ וחזור לכפתור הגן על מסמך. בחר באפשרות להוסיף חתימה דיגיטלית . זה אומר לאנשים שקראו את המסמך שלך שאתה ואף אחד אחר לא חתמת עליו, מה שמצביע על כך שהיית האדם האחרון לשנות ולשמור אותו.



תעודת חתימה

כדי ליצור חתימה דיגיטלית, תזדקק לתעודת חתימה. בפעם הראשונה שאתה עושה זאת, Word מהבהב את ההודעה: "כדי לחתום על מסמך של Microsoft Office אתה זקוק לחתימה דיגיטלית, האם תרצה לקבל אחד משותף של מיקרוסופט?" לחץ על כן. דף תמיכה של מיקרוסופט צץ כדי לעזור לך למצוא זיהוי דיגיטלי. נסה את הקישורים עבור הספקים השונים לקבלת תעודת זהות דיגיטלית. לאחר מכן, לחץ על הקישור שבדף האינטרנט כדי להוסיף או להסיר חתימה דיגיטלית בקבצי Office. גלול מטה בדף כדי ללמוד כיצד להוסיף חתימה דיגיטלית.

לאחר שברשותך הזיהוי הדיגיטלי, חזור לכפתור הגן על המסמך ולחץ שוב על האפשרות להוסיף חתימה דיגיטלית . בחלון השלט מלא את השדות הדרושים ולחץ על כפתור הכניסה. יתכן שתתבקש לאשר את החתימה הדיגיטלית. לחץ על אישור.

המסמך שלך חתום כעת דיגיטלי ובוצע לקריאה בלבד. וורד מסביר כי המסמך נחתם וסומן כסופי וכי אם מישהו מתמודד איתו, החתימות הופכות לא חוקיות. כל מי שיפתח את המסמך יראה את הודעת החתימה הדיגיטלית שלך.



סמן כסופי

לבסוף, אם אינך יכול או לא רוצה להשתמש בחתימה דיגיטלית, אתה עדיין יכול לסמן את המסמך כסופי. לחץ על תפריט קובץ וחזור לכפתור הגן על מסמך. בחר באפשרות לסמן כסופי .

הודעה מוקפצת אומרת לך: "מסמך זה יסומן כסופי ואז יישמר." לחץ על אישור. הודעה אחרת מופיעה ואומרת לך: "מסמך זה סומן כסופי כדי לציין שהעריכה הושלמה וזו הגרסה הסופית של המסמך. כאשר מסמך מסומן כסופי, מאפיין הסטטוס מוגדר 'סופי' ו הקלדה, עריכת פקודות וסימני הגהה כבויים. אתה יכול לזהות שמסמך מסומן כסופי כאשר הסמל סימון כסופי מוצג בשורת המצב. " לחץ על אישור.



ערוך בכל מקרה

כשמישהו פותח את המסמך, מופיעה הודעה בראש: "MARKED AS FINAL. מחבר סימן מסמך זה כסופי כדי למנוע את העריכה." כפתור עריכה בכל מקרה מופיע גם. אם מישהו לוחץ על הכפתור, הוא או היא עדיין יכולים לערוך ולשמור מחדש את המסמך. אבל אז המסמך יראה לך ככותב ואת האדם האחר כמי ששינה אותו לאחרונה. לכן המטרה הסופית כאן היא לא למנוע ממישהו לערוך את המסמך אלא לומר לקוראים שהמסמך הוא סופי וכי עליכם להופיע גם ככותב וגם כאדם ששינה אותו לאחרונה.