כיצד להרוג דוא"ל עם תוכנת ניהול הפרויקטים הנכונה

אימייל מגביר מתח, יוצר עבודה מיותרת וגורם לאנשים להרגיש המומים. אף אחד לא יכול להיות הגרסה הטובה ביותר של עצמם בעבודה בתנאים אלה. בשנים האחרונות ארגונים החלו להתרחק מהודעות דוא"ל לטובת אפליקציות העברת צוות, כמו Slack וכלי תקשורת אחרים במקום העבודה. מציאת הכלי המתאים, או מערכת הכלים, משפיעה על הצוות שלך יוכלו לוותר על תיבות הדואר הנכנס המסורתיות שלהם. עבור צוותים רבים, תוכנת ניהול פרויקטים צריכה להיות חלק מהפתרון.

מה תוכנת ניהול פרויקטים?

תוכנת ניהול פרויקטים, הנקראת גם אפליקציות לניהול פרויקטים, הם כלים מקוונים בהם משתמשים הצוותים כדי לעקוב אחר העבודה. במובן הרחב ביותר, אפליקציית ניהול פרויקטים יכולה להיות כל דבר, החל מחיבור תוכנה מורכב לניהול עבודה, כמו Microsoft Project, ועד אפליקציה בסיסית למשימה. האפליקציות הבהירות ביותר כוללות כלים עסקיים אחרים לניהול משאבים, מעקב אחר זמן שהושקע במשימה או אפילו חיוב.

לעתים קרובות אנו מבדילים סוגים שונים של כלי שיתוף פעולה מאפליקציות לניהול פרויקטים כדי להקל על ההמלצה על האפליקציה הנכונה למטרה הנכונה. עם זאת, שתי הקטגוריות הללו וכמה אחרות (כמו אפליקציות לוח קאנבן ואפליקציות לניהול עבודה) חופפות באופן משמעותי. כך שלמרות שלעיתים אני טוען כי אפליקציות כמו אסאנה, טרלו, איירטבלט ובאסקאמפ אינן אפליקציות לניהול פרויקטים בלבד , אך אנו יכולים לכלול אותן כאן.

מה אתה עושה בתוכנת ניהול פרויקטים?

כל אפליקציה לניהול פרויקטים היא מעט שונה, אך רובם מאפשרים לכם לראות היבטים שונים של עבודת הצוות שלכם מבלי לדרוש מכם לשאול את חבריכם.

כשאתה מתחבר, אתה רואה את כל המשימות שעל הצוות שלך לבצע ואת מועדי המועד. אתה רואה מי הוטל לאיזו משימה, אם ומתי הם השלימו אותה והאם היו להם הערות לגביו. אם אחד הקולגות שלך לא נמצא באופן בלתי צפוי, אתה יכול להיכנס לאפליקציית ניהול הפרויקטים ולבדוק אם היה להם משהו דחוף שהוקצה היום שאיש צוות אחר צריך לאסוף. אם אתה משתמש כעת בדוא"ל כדי לספר למישהו שביצעה משימה, לשאול שאלות על משימה או לשלוח משהו לאישור, סביר להניח שתפיק תועלת מאפליקציית ניהול פרויקטים.

יש בזה יותר מזה. כאשר אתה ועמיתיך משתמשים באפליקציה לניהול פרויקטים, האפליקציה שומרת על ספירת העבודה שמתבצעת. כמה משימות הושלמו בזמן? האם הפרויקט בכללותו עדיין על מסלול סיום המועד האחרון שלו? אפליקציות ניהול פרויקטים חזקות מגיעות עם כל מיני תרשימים וגרפים שיעזרו לכם לפקוח על סוג זה. ככה, אם הפרויקט מתחיל להחליק, תוכלו לאתר אותו מוקדם ולעבוד למניעתו. אבל בואו לא נתפס בצד. בואו נצמד לאופן בו אפליקציות לניהול פרויקטים עוזרות לאנשים לתקשר.

מה עושה מנהל פרויקטים?

פרויקט הוא סדרת משימות. מנהל פרויקט הוא האדם שיודע מהן כל המשימות הללו - או לכל הפחות מפקח עליהם. לפעמים מנהל הפרויקט שולל את המשימות או מכניס אותם לבריכה שאנשים יטענו בהם. לאחר מכן מנהל הפרוייקט עוקב אחר המשימות והאנשים שמבצעים אותם עד שכולם מסתיימים.

לא לכל צוות מנהל פרויקט כשלעצמו, אך לרוב יש מישהו האחראי עליו. זה יכול להיות בעל עסק, מנהל או צוות צוות. מי שהוא איש הנקודה שלך או מקבל ההחלטות היומיומי, זה מנהל הפרויקט שלך.

מדוע אימייל רע לפרויקטים

אימייל הוא דואר אלקטרוני, שאני יודע שזה נשמע מובן מאליו, אבל הישאר איתי כאן. דואר הוא שדרה נוראה להקצאת עבודה. דמיין אם המטלות שלך הגיעו אליך בדואר חילזון. זה כמעט מגוחך. עם זאת הדוא"ל אינו שונה כל כך מדואר רגיל, אלא שהוא מהיר יותר.

חשוב על איזה אימייל טוב לספק:

• תקשורת אסינכרונית עם שובל נייר
• מסירת מסמך

עכשיו חשוב על מה שמנהל פרויקטים צריך לדעת כשהוא מנהל סדרת משימות:

• מי זמין
• כמה עבודה הקצה להם כל עובד ומתי הוא אמור להגיע
• התקדמות העבודה שכבר הוקצתה (למשל, "לג'ון יש שתי משימות שהוקצו לו ושניהם נעשים 90 אחוז")
• לוח זמנים של מועדים
• היכולת לתעדף ולתעדף מחדש משימות על פי צרכי הפרויקט

ביצוע עבודות מסוג זה בדואר זה מצחיק.

חשוב מכך, האופן בו רוב עובדי המשרדים משתמשים בדוא"ל יוצר הפרעות. כאשר הודעות דוא"ל חדשות מגיעות עם צלצולים או התראות קופצות, עובדים בדרך כלל מוודאים שההודעה הנכנסת אינה דחופה. ואז הם חוזרים למה שעשינו עד ההפרעה הבאה. אנשים עושים זאת כל היום, בודקים וסורקים את הדוא"ל שלהם. מספר מחקרים מראים כי השימוש בדוא"ל גוזל כשלושים אחוז מיום עובד העובד, והזמן מתפזר באופן שווה לאורך היום, במקום להיות בתוך נתחים נפרדים. במילים אחרות, אימייל קוטע אותנו ללא הרף.

להפרעות בדרך כלל יש השפעה שלילית נטו, אם כי יתכן שזה לא כפי שאתה מניח. הפרעות גורמות לאנשים להרגיש לחוצים יותר וכמו שיש להם עומס עבודה גדול יותר מאשר בפועל. אנשים חשים גם תסכול ולחץ זמן רב יותר.

האופן שבו אנשים מתקשרים עם דוא"ל מוביל גם לבזבוז זמן. אנו מאבדים זמן כשאנחנו צריכים לקרוא מחדש את אותו אימייל שסרקנו מוקדם יותר היום מכיוון ששכחנו מה הוא אמר. אם שכחת מה התאריך של מפתח הניתן למסירה, חפירתו מהדוא"ל לוקח זמן. ומה אם המייל שאתה מחפש הוא ישן והתאריך עבר מאז קדימה שבוע?

כל זה אומר שמייל לא תוכנן לניהול משימות. זה הכלי הלא נכון לתפקיד הזה.

תקשורת עם שירות לניהול פרויקטים

ניהול פרוייקטים כרוך בלהטוטים עם אנשים ומשאבים, פיקוח על הזמן, והפצה מחדש או קביעת עדיפות מחדש של משימות ככל שהמצב משתנה. תוכנת ניהול פרוייקטים תוכננה לטפל בסוגי סוגים כאלה ואחרים המופיעים בדרך כלל במהלך הפרויקט.

איך זה לתקשר באפליקציית ניהול פרויקטים לעומת אימיילים? זה כמו ההבדל בין לראות משהו במו עיניך לבין לקרוא תיאור של זה. בתרחיש הראשון, יש לך שליטה על מה שאתה רוצה לראות ומתי. בשני, אתה סומך על אנשים אחרים להקליד הודעות שאומרים לך מה הם חושבים שהכי חשוב - או גרוע מכך, מה הם חושבים שאתה רוצה לשמוע.

לאפליקציות שונות לניהול פרויקטים יש כלים שונים לתקשורת. כמעט כולם תומכים ב- @ אזכורים, למשל. כאשר היישומים Slack ויישומי העברת צוות אחרים הפכו פופולריים כל כך, לעתים קרובות תוכלו לחבר אותם ליישום ניהול הפרויקטים שלכם, ובכך לייעל את השיחות שלכם למקום אחד. אם אין לך כבר אפליקציית צ'אט בצוות, אתה יכול לדלג עליה ובמקום זאת לחפש אפליקציית ניהול פרויקטים הכוללת תיבת צ'אט בתוך האפליקציה. פרויקטים Zoho ו- ProofHub מציעים את שניהם.

נניח שלפרויקט המדובר יש המון אלמנטים חזותיים, והצוות שעובד עליו צריך לדון בהם. החיים שלך יהיו הרבה יותר קלים אם יש לך כלים לסימון תמונות באפליקציית ניהול הפרויקטים שלך. בדרך זו אתה יכול לשרבט באופן אלקטרוני ולצרף הערות, וכך להקל על כל אחד מהצוות שלך לתת משוב ולהבין אותו. Volerro הוא דוגמה אחת ליישום לניהול פרויקטים עם כלי סימון.

כאמור, אפליקציות לניהול פרויקטים מטפלות בכל הדברים הבסיסיים הדרושים לך כדי ללהטט ולעקוב אחריהם, כמו משימות, מועדים, התקדמות ומעצבים. כל המידע הזה גלוי למי שזקוק לו. במובן זה, יש פחות צורך לתקשר על עניינים מסוג זה. אתה אף פעם לא צריך לשלוח דוא"ל למישהו ולמועצה לחצי תריסר אנשים כדי לדעת אם הם כמעט סיימו משימה כשאתה יכול להתחבר למערכת ולראות שהיא מסומנת כ- 75% כביצוע. הרבה מהדברים הדורשים לקרוא בין השורות בעת שימוש בדוא"ל לניהול משימות הופכים לפתע צלולים כשמשתמשים בתוכנת ניהול פרויקטים.

פחות זמן דוא"ל פירושו זמן עבודה רב יותר

היתרונות של העברת צוות בדואר אלקטרוני ואפליקציה לניהול פרויקטים לתקשורת יכולים להיות עצומים. הפחתה בדוא"ל בלבד היא בטח משמחת את כולם, אך זה מתבהר בהשוואה לערך המוסף של ראות גבוהה יותר לגבי מי שעושה מה, מה עוד הם עושים ומצב של כל משימה. זה מקל הרבה יותר על קבלת מידע מדויק בזמן שאתה עובד, כך שמקבלי ההחלטות יוכלו לקבל החלטות טובות.

לקבלת טיפים ספציפיים יותר לעבודה עם אפליקציה לניהול פרויקטים, ראה 7 דרכים לפשט ניהול פרויקטים בפרויקטים של עבודת צוות ו -5 תכונות פרוייקטים של Zoho לארגון העסק שלך.