בבית עם משרד 365

כתיבה על Microsoft Office אינה כמו בדיקת מוצר; זה יותר כמו לכתוב מאמר מדעי בית ספר על "האוויר סביבנו". Office כל כך נמצא וכל כך דומיננטי בקטגוריה שלו, שכמו ב- Google לחיפוש או ב- Adobe Photoshop לעריכת תמונות, Excel, PowerPoint ו- Word של הסוויטה הפכו לקצרים עבור יישומי גיליונות אלקטרוניים, מצגות ועיבוד תמלילים.

מבחינת משרדי התאגיד, אמר לי פעם מנהל מוצר של מתחרה שיהיה (Lotus SmartSuite, שכבר מזמן לא היה), להתחרות ב- Office לא כמו לנסות להתחרות במכונות צילום Xerox או Konica Minolta. זה היה כמו לנסות להתחרות בנייר מכונת צילום.

המטאפורות אינן מדויקות. אמנם אין תחליפים לנייר או נייר צילום או מכונת צילום, אך עובדי משרד הביתי יכולים לבחור בין מספר אלטרנטיבות ל- Office, עם תכונות גאוניות מספיק כדי לזכות במבט או להשאיר את מיקרוסופט על קצות אצבעותיה. אסקור אותם, אתמקד בחלונות ולא באפליקציות מקינטוש או כף יד, בסדרה בת ארבעה חלקים שתפעל כל שבוע אחר במרחב הזה. אבל אני אתחיל היום במפלצת של מיקרוסופט, באופן ספציפי, עם האמת המבלבלת שיש יותר דרכים להשיג את אופיס מאשר יש אתרים להזמין חדר במלון.

השכרת משרדים

אתה יכול לקנות את Office 2016 כפי שרובנו קנינו את רוב התוכנות שלנו: כרכישה חד פעמית אתה מתקין במחשב אחד ומקבל תמיכה ותיקוני באגים, אך לא שדרוגים לגרסאות עתידיות. השקיעו 149.99 דולר עבור Office Home & Student 2016 ותקבלו תוכנית Excel, PowerPoint, Word והתוכנית לרישום הערות דיגיטליות של OneNote ותוכנית בחינם. Office Home & Business 2016 (229.99 $) מוסיף את מנהל הדוא"ל, לוח השנה ואנשי הקשר של Outlook, ואילו Office Professional 2016 (399.99 $) זורק את האפליקציות לפרסום שולחן העבודה של מיקרוסופט וליישומי מסד הנתונים של Access.

עם זאת, הדרך המועדפת על היום להשיג את אפליקציות Office 2016 היא באמצעות שירות מנוי בשם Office 365, שמבטיח שתמיד יהיו לך את השדרוגים והתכונות החדשים ביותר בתוספת שטח אחסון בשרתים של מיקרוסופט ורישיון לגרסאות Office כף יד כמו Office Mobile. למנויים של Office 365. Office 365 Personal (6.99 $ לחודש או 69.99 $ לשנה) משלב רישיונות למחשב אחד או Mac, טאבלט אחד וטלפון אחד עם אחסון ענן של Microsoft OneDrive ב- 1 TB.

הרשת היא גם המקום בו מיקרוסופט נתקלה בתחרות הנוקשה ביותר שלה לזכיינית האופיס בעשור האחרון, מצד שחקנים אחרים שאימצו את מודל פריסת תוכנת המנויים המבוססת על דפדפן. במרחב הפרודוקטיביות, שני שמות גדולים המחזקים את כאבי הראש של מיקרוסופט הם G Suite ו- Zoho Docs של גוגל.

הבחירה הפופולרית ביותר למשתמשים שיש להם מחשב נייד וגם שולחן עבודה, או עמית או משרד ביתי או שניים, היא Microsoft Office 365 Home, שמגדילה את האתחול לחמישה מחשבים אישיים או מחשבי מקינטוש, חמישה טאבלטים, חמישה טלפונים ואחסון 1 TB. למשתמש. שתי הגרסאות מעניקות לך גישה גם לאפליקציות Office Online בחינם, המבוססות על דפדפן, אם עליך לבצע כמה עריכות מהירות ממערכת אחרת.

רשמית, אם אתה מנהל עסק קטן (בינוני) עם מספר עובדים, המוצר עבורך הוא Office 365 Business (8.25 דולר למשתמש בחודש). לחלופין, אם אינך מרוצה מהדוא"ל של ספק שירותי האינטרנט שלך או של מארח האינטרנט שלך, עליך לבחור את Office 365 Business Premium, שמוסיף דוא"ל עם תיבת דואר של 50 ג'יגה-בייט ותמיכה במפגשי וידיאו HD תמורת 12.50 דולר למשתמש לחודש. אבל כל עוד אתה נמצא במשרד ביתי ולא בבניין משרדים, הייתי מנצל את הערך המעולה של Office 365 Home.

שתף ושתף הרבה

אז, עם כל האפשרויות האלו בדרך, מה יש ל- Office להציע? שני דברים: כמה אפליקציות חדישות, עוצמתיות עמוקה וכמה יכולות מרשימות לשיתוף פעולה בצוות. האחרון עשוי לא להיות בראש סדר העדיפויות של עובדי משרד ביתי סולו, אך זו דוגמא טובה לגישה של בחירה מרובה של מיקרוסופט: אתה יכול לשתף קובץ או תיקיה עם קריאה בלבד או זכויות עריכה באמצעות דואר אלקטרוני או קישור לחתוך והדבקה. מ- OneDrive, דרך קישור שנוצר על ידי הודעת Outlook, או הגדר עריכה מרובת משתמשים באמצעות מעקב אחר גרסאות. אתה יכול אפילו סקייפ אודיו או וידאו צ'אט בין משתפי פעולה ב- Office. OneDrive אזרחי משלב חשבונות עסקיים 'OneDrive for Business', המשתלב ב- SharePoint המוכן לארגונים.

עריכה עם אדם אחד המשתמשים ב- Office Online ואחרת באמצעות Office Desktop התבררה כאיטה עד כאב. ובשלב מסוים, לא התפללתי, לאחר שנדרשתי להתחיל בתהליך השיתוף על ידי שמירת קובץ מקומי ב- OneDrive, Word יצאה לחלוטין. אבל ברור שמיקרוסופט הפכה את עבודת הצוות לעדיפות עליונה.

דיטו למציאת מידע בתוך אופיס ומחוצה לו. תכונה 'בדיקת סמארט חכמה' מבוססת בינג מציגה הגדרות ויקיפדיה והגדרות מילון של מילים או ביטויים, ואילו שורה "תגיד לי מה אתה רוצה לעשות" מעל סרט ממשק המשתמש (UI) מציעה תכונות של תוכנית בזמן שאתה מקליד שאילתות (אם כי האחרון אינו זה לא פסיכי; אני גמגמתי את זה עם "שים תיבה סביב פיסקה" כשהייתי צריך להקליד "לשים גבול").

אפליקציות אולסטאר

באשר לרכיבי הסוויטה, הם נעים בין אלופים חסרי הערכה ובלתי מעורערים בקטגוריות שלהם ועד לאפליקציות שעליהן מעט משתמשים ממש אכפת להם. Access ו- Publisher נכללים בקטגוריה האחרונה, ולא רק בגלל שהם אינם זמינים עבור Mac.

יש לי נקודה רכה לתוכנית פריסת העמודים של מיקרוסופט, שהשתנתה מעט מאז Office 2010, מכיוון שהיא יחסית קלה לשימוש ופעם הסתמכתי עליה כדי ליצור עלוני מידע. אך אנשי המקצוע של ימינו מתעלמים מכך לטובת Adobe InDesign וה- QuarkXPress המסוגלים הרבה יותר. גישה נותרה דרך חזקה אם לא אינטואיטיבית לייצר אפליקציות למסדי נתונים קשרי משקל כבד (אני לא בטוח שיש דבר כזה אינטואיטיבי ליצור אפליקציות למסד נתונים יחסי.)

שני מדרגות גבוהות יותר בסולם הרצוי הם שני כלי freeware. Sway הוא יוצר מצגות / דפי אינטרנט פשוט שמאפשר לכם לסדר קבצים, תמונות, קישורים, מדיה וטקסט. יש לו גם כפתור Remix, שמארגן מחדש את האובייקטים באופן אמנותי ללוח סיפור גלילה או שלב אחר שלב המאוחסן בענן.

OneNote מספק מחברות ידידותיות לצוות המחולקות לקטעים המכילים קטעי טקסט מקלידים (או מקושקשים בטאבלט, אודיו, או הוקלטו וידאו או קטעי אינטרנט). כמו Evernote הארכיבלי שלה, הוא שימושי לרישום הערות במהלך שיעור או בדקות של פגישה או סתם לארגן את הפריטים המטלות והמחשבות האקראיות שלך. עם זאת, משתמשי Windows 10 יתמוהו למצוא שתי גרסאות של האפליקציה במערכות שלהם, המכונות OneNote 2016 ורק OneNote. לראשון יש יותר תכונות; האחרון צובר תכונות חדשות מדי חודש; החפיפה מבלבלת.

זה משאיר את שלוש, שלוש או שלוש וחצי ספירת הסיכויים של Outlook, שנשארים סוג של אימייל, משימות, אנשי קשר ומנהל לוח שנה באמצע הדרך, אם כי הרשימה החדשה של קבצים ששימשו לאחרונה מופיעה כאשר אתה לחץ להוסיף קובץ מצורף שימושי. PowerPoint מתווכח ללא ספק אחר Keynote של אפל בחצי צעד במירוץ להכנת מצגות המצחיקות ביותר, אך זו עדיין מעצמת מצגת. הוא מכיל דרכים רבות לארגן את השקופיות וההערות שלך, להחיל מעברים ואנימציות ולהוסיף תרשימים, תמונות או מולטימדיה. זה גם קל להפליא לשימוש.

באופן דומה, Corel WordPerfect למות קשה מתעקש שהתוכנית המועדפת עליהם תעלה על עצמם את Word 2016 לבקרה אולטרה מדויקת בפורמט וכמה סוגי מסמכים מתמחים כגון הפצרות משפטיות. אך מעבד התמלילים של מיקרוסופט הוא תקן המופעל על סופר; הוא מאיר שימוש בסגנונות ובנושאים לעיצוב מהיר ועקבי של טקסט ולטיפול בהערות שוליים והפניות (בבחירה של סגנונות APA, שיקגו, MLA וסגנונות אחרים). התפיסה היחידה שלי בעניין היא שכמה פונקציות קבורות בהכרח כמה תפריטים בעומק (התפריט 'אפשרויות קבצים' הוא אנציקלופדי במיוחד) למרות סרט הממשק וטיפי הרחף שלו.

סוף סוף יש אקסל, האפליקציה הכי דומיננטית בסוויטה דומיננטית, שהיא פשוט הגיליון האלקטרוני היחיד שחשוב. הגרפים שלה נאים ושימושיים, כמו התחזיות החזותיות החדשות שמקרינות את העתיד על סמך נתונים קיימים או התמחויות כמו תרשימי שמש או תרשימי פארטו. תיבות הדו-שיח שלה מנחות אותך דרך פעולות חד-ארעיות כגון יצירת טבלאות ציר, בעוד שארסנל של תוספות, יישומי פלאגין, וניתוחים עסקיים ולוחות מחוונים לדיווחים מקשרים את זה לכל דבר, החל מ- Google Analytics ועד MailChimp.

בין אם אתה קורא לזה Office 365 או Office 2016, החבילה של מיקרוסופט מציבה דוגמא אדירה לפתרונות פרודוקטיביות אחרים. קשה שלא לקרוא לזה 100 הדולר הראשונים שצריכים להיכנס לתקציב השנתי של משרדך, אך נראה כיצד אלטרנטיבות מסתכמות בשאר הסדרות הללו.