עובדי משרד ביתי: צבא של עוזרים וירטואליים

זה נחמד לקבל השבוע את ההכרה בשבוע הלאומי לעסקים קטנים, אבל עובדים רבים מהבית מתגוררים בשבעה ימים בכל חיי החיים הקטנים. עם זאת, הסתקרנתי למצוא חברה שמחברת עובדים אלה לחברות שנעו בין ביתי לארגון. זה תלבושת מבוססת אטלנטה בשם eaHELP שמתאימה עובדי משרד ביתי לחברות בכל עשרות תעשיות. יש להם לקוחות עסקיים החל מקמעונאים וסוכנויות שיווק דיגיטליות ועד לעמותות ואוניברסיטאות.

שוחחתי עם נשיא החברה טרישה ססיורטינו על איך eaHELP מורטת את עוזריה הווירטואליים ומתאימה את מערך המיומנות שלהם לעסקים. דיברנו גם על אילו כלים, אסטרטגיות וסוג תרבות העבודה במשרד הביתי הנחוצה לכם על מנת להבטיח מערכת יחסים בריאה ופרודוקטיביות מרחוק בין עוזר וירטואלי למעסיק. Sciortino היה העוזר הווירטואלי הראשון שנשכר אי פעם על ידי eaHELP, ויודע ממקור ראשון כיצד לנהל את האיזון בין חיי העבודה של עובד משרד ביתי.

PCMag: ספר לי קצת על eaHELP.

Tricia Sciortino: אנו מספקים את מה שאנו מכנים פתרונות עוזר וירטואלי (VA) למנהיגים עסוקים מאוד. אנחנו מה שהייתי מחשיב כחברת כוח אדם בתחום VA. אנו עוזרים לכל סוגי המנהיגים בז'אנרים שונים - החל מהסולופרנריה והיזם ועד מנהלי התאגידים העסקיים הקטנים - עם פתרונות VA שיכולים לנוע בין תוספת קטנה מאוד של חמש שעות בשבוע ועד זמן מלא כמעט. אנו שמחים לספק עזרה המאפשרת למנהיג באמת לצאת מהחלקים הניהוליים של העסק, ולדאוג להתמקד בעסק, להתמודד עם לקוחות או ליצור תוכנית עסקית. זה מוציא אותם מדאגה לפרטים.

PCMag: זהו שבוע העסקים הקטנים הלאומי. מדוע עסק קטן יזדקק לעוזר וירטואלי?

Sciortino: הייתי אומר שרוב הלקוחות שלנו הם עסקים קטנים. בדרך כלל אנו מגלים שכחברה קטנה, ייתכן שלא תצטרך לשכור מישהו באתר למשרה מלאה עדיין; יתכן שתזדקק לחמש או 10 שעות בשבוע. נניח שזה 10 שעות. הם נכנסו בין 9:00 ל 11:00 בכל בוקר ואז הם נעלמו. אבל עם VA, שעות אלה גמישות. אתה עשוי להשתמש 30 דקות בשעה 9:00 בבוקר ואז 15 דקות בצהריים. אתה יכול להפיץ את זמנך על פני היום והשבוע, ולהשתמש בשעות עבודה חלקיות במה שמרגיש כמו סוג מלא מאוד של זמן ללא כוונה.

PCMag: איך אני אהיה VA ועבוד עבור eaHELP?

Sciortino: יש לנו בדף הקריירה שלנו בקשה שאנו מבקשים מהמועמדים שלנו להגיש וזה יתחיל את התהליך של פונה המשתלב עם צוות הרכישה שלנו. אנו לוקחים את כל הפונים אלינו בתהליך די עמוק של מיומנויות ויכולות ויטור. אנו מחלקים אותם לשתי קטגוריות: מיומנויות רכות ומיומנויות קשות. ואנחנו כן מחפשים מה שאנחנו רואים הרבה עומק בספסל שלנו, מכיוון שאנחנו מאוד מכוונים בכך שהלקוחות שלנו יתאימו ספציפית ליותר ממה שצריך להגדיר מיומנות או צורך במשימה.

כמובן שאנו מעריכים את יכולות הטכנולוגיה של מועמדים: על איזה מחשב הם עובדים, לאילו תוכניות יש להם גישה ומיומנויות, אך אנו מחפשים גם מיומנויות רכות. להיות מתקשר טוב חשוב יותר מאשר אם יש לך Microsoft Office. אנו רוצים שאנשים שהם מגיבים סופר, מתקשרים כתובים מקצועיים וכתובים - מישהו שהוא מאוד מרתק, יוזם ועתיר תושייה כדי למצוא את התשובות אם הלקוח שלהם מבקש מהם משהו שמעולם לא עשו. בנוסף, אנו מאמתים ומאמתים את הכישורים הקשים שהם אומרים שיש להם, עם כמה משימות VA נפוצות כמו ניהול לוח שנה, ניהול דוא"ל והזמנת טיול.

PCMag: מה צריך עובד במשרד הביתי בכדי להצליח?

Sciortino: הדבר הראשון הוא תמיד סביבת עבודה ייעודית. אולי אין לך חדר נוסף בבית במשרד, אבל אתה זקוק לאזור ספציפי שאתה מכנה אותו למשרד, גם אם זו פינת הסלון שלך או חדר שינה חלופי או כל דבר אחר. אתה יכול לומר, "אני בעבודה; אני נכנס לחלל המשרדים שלי." אנו בעצם מראיינים לשם כך ומבטיחים כי לעוזרים הווירטואליים שלנו יהיה מרחב ייעודי ושהם יעבדו במה שאנו מכנים "אזור נטול הסחה." אם אתה מנסה לעבוד ליד שולחן המטבח שלך ויש לך משפחה או ילדים (או חיות מחמד) שעוברים, זה לא יעבוד.

הדבר השני שהייתי אומר זה להציב גבולות לשעות העבודה שלך. קל מאוד לעבוד תמיד כשאתה עובד מהבית מכיוון שאין לך אפשרות לעזוב את המשרד; העבודה נשארת במשרד. ועכשיו, סיימתם את היום, קל מאוד לבדוק את המייל פעם נוספת בזמן שאתם מבשלים ארוחת ערב. אתה צריך למקם שעת התחלה וזמן עצירה כמיטב יכולתך, כאילו אתה עובד במשרד. עדיף שהגבולות האישיים שלך יגידו "אני אעשה עד 6:00 כל יום", כדי להימנע משחיקה או מרגיש שאתה עובד כל הזמן. היה לי את הבת שלי אומרת לי, "אמא, את פשוט עובדת כל הזמן?" ואני חשבתי, "אוש, היא צודקת." נתתי לזה לדמם.

דבר נוסף שנוכל להוסיף לזה יהיה זמן התזמון מחוץ לביתך. יתכן שזה תאריך צהריים עם השכן שלך או שזה עובד בסטארבוקס כמה שעות בשבוע. אתה תהיה קצת משוגע ומרגיש כאילו אתה מתאגרף אם… אתה כבול לשולחן שלך כל היום.

החלק האחרון הוא להיות מכוון לגבי הטכנולוגיה והכלים שלך שעוזרים לך לעבוד מרחוק, בין שיש לך מכונה שתוכל להתמודד עם עומס העבודה שלך: מחשב נהדר, תוכנה נהדרת, מכונה נקייה, מכונה חדשה יותר. אבל זה יכול להיות גם דברים כמו שימוש בתוכנה שיכולה לעזור לכם לשתף עם אנשים כמו Basecamp או Slack. הודות לטכנולוגיה טובה ולהיות ממש בנוח להשתמש במחשב וטכנולוגיות חדשות אכן מוסיף לטובת היותו עובד מרוחק.

PCMag: מה מנהל צריך בכדי להצליח לעובד משרד ביתי? בדיוק הגעתי לתוכנית ש"מטפחת אמון בין מעסיקים לעובדים ". זה לוקח צילום מסך כל שלוש דקות. זה לא נשמע אמון מדי.

Sciortino: אנו מבינים שלפעמים קשה למישהו לעבוד עם מישהו מרחוק אם הוא לא רגיל לזה; לוקח זמן לבנות את האמון הזה שהאדם בצד השני מבצע את העבודה שביקשת מהם לעשות. עם זאת, ישנם דברים שאנו ממליצים ללקוחותינו ול- VAs המשתמשים בכלי תקשורת כדי לעזור להם לאורך הדרך. אנו ממליצים לקיים פגישת וידיאו אחת לשבוע לפחות כדי לקשקש מה צריך לעשות השבוע ומה שנשאר מהשבוע שעבר תוכלו לראות פנים אל פנים, תוכלו לקרוא שפת גוף. זה פשוט משהו שאנחנו באמת מאמינים בו; אם אתה הולך לעבוד מרחוק, אתה צריך מצלמת רשת.

יש לנו גם המון כלים שאנו ממליצים לעזור לאנשים להישאר מחוברים. יש אפליקציות שונות בהן תוכלו לשתף סביבות עבודה, כמו Basecamp, Asana, Evernote ו- Wunderlist, בהן תוכלו לראות את העבודות שאנשים מבצעים במהלך היום (ולהוסיף פתק או השלמת משימה). קל מאוד לומר, "היי, בוא נראה איפה אנחנו עם הפרויקט הזה."

ואז אנו ממליצים על דברים כמו אפליקציות לטלפון שלך, להיות טקסטים בנוח באמת או להשתמש באפליקציות כמו Voxer או HeyTell (שם זה כמו מכשיר קשר מהיר לשליחת תזכיר קולי).

בכנות, אנו משתדלים לא להגיע מורכבים מדי ככל שתרבות ועידוד צוות. אנו משתמשים בדברים כמו פייסבוק, ויש לנו קבוצות פרטיות לצוות שלנו בו אנו נשארים מחוברים. הם מה שאנחנו קוראים לצידנית המים הווירטואלית שלנו, ושואלים את השאלה החד פעמית, "היי, חבר'ה, כל עצה, למישהו יש ניסיון?" הצוות ממנף אחד את השני לקבלת עזרה.

אנו מפרסמים גם סיכומי מכירות שבועיים: "היי צוות, לכאן פנינו. היי, קודואים נהדרים וצעקות." המשרד הווירטואלי שלנו הוא אותה קבוצת פייסבוק פרטית, והיא הייתה אחת ההצלחות הגדולות ביותר בבניית צוות עבורנו.