התארגנות: השתמש בתיקיות כדי להסיר את שולחן העבודה שלך

להתארגן ולהישאר מאורגן זה כמו לרדת במשקל. פתרונות לטווח הקצר לא עובדים. אתה צריך לבצע שינויים באורח החיים שאתה והעובדים שלך או השותפים העסקיים שלך יכולים לדבוק בהם לטווח הארוך.

בסדרה זו אספק טיפים כיצד לארגן את העסק שלך ואת הנתונים האישיים שלך. המאמר הקודם הסביר את החשיבות בהבנת האופן בו העסק שלך חושב על מידע. עכשיו אני אראה לך כיצד ליישם את הקרקע הזו עם מעשי ומבנים של שמות תיקיות מחשב. מרבית העסקים יטמיעו מבני תיקיות אלה בשרתים שלהם או בתוך חבילת ניהול פרויקטים, אך הם יפים באותה מידה על שולחן העבודה שלכם או בלקוח דואר אלקטרוני.

מה באמת תיקיות?

תיקיות הן השלד של העסק שלך. בדומה למבנה של בניין, הם תומכים בכל השאר העולה סביבם, מעיצוב יצירתי לפונקציונליות פשוטה.

עבדתי בשבעה משרדים שונים במהלך הקריירה שלי. הצוותים שהיו בעלי מבני תיקיות נקיים ומשכלים היו תמיד המוצבים הטובים ביותר להמשך הצלחה וצמיחה.

עסקים קטנים במיוחד צריכים לשים לב לעובדה זו: חברה מאורגנת היא חברה שמציבה את עצמה לצמיחה. אתם עשויים לחשוב שמכיוון שיש רק שני אנשים בחברה עכשיו, אתם יכולים לשמור הרבה מידע בראש ולא למפות אותו למבנה תיקיות. למרבה הצער, כאשר הגיע הזמן להעסיק עובדים חדשים ולהגדיל את העסק שלך, תבזבז זמן רב בללמד אותם את המערכת המפותלת שלך. תבזבזו עוד יותר זמן וכסף על תיקון טעויות, זמן וכסף שעליכם לבזבז על צמיחה.

מבנה התיקיות שלך משקף את המבנה העסקי שלך. תיקיות מקוננות בתוך תיקיות אחרות במערכת היררכית שצריכה להתאים לסדר ההיררכי של העבודה שלך.

בדיון כיצד אתה ואנשים אחרים בעסק שלך חושבים על מידע (עשית את החלק הזה, נכון?), כנראה התחלת לראות היררכיה מסוג כלשהו נפרשת. אני ממליץ לשרטט מבנה זה. לא משנה אם אתה משרטט את זה על הנייר, בנקודות תבליטים, או באפליקציה לרישום הערות כמו Evernote עבור Windows (בחינם ל- $ 45 לשנה, 4.5 כוכבים), או באמצעות תוכנת מיפוי מחשבות. הצבתו בכתב תעזור לכם לראות אם יש חוסר עקביות או חפיפה.

מבנה דוגמא

מבנה העיצוב שלך יהיה ייחודי, אך מכיוון שהוא עוזר מאוד לראות דוגמה, אני אראה לך את הבסיסי בו אני משתמש בשולחן העבודה.

ככותב אני בעיקר עובד על ביקורות על מוצרים. כשאני חושב על ביקורות, אני רואה שלוש קטגוריות בעיניי: 1) רעיונות למוצרים לסקירה, 2) מאמרים בעיצומם, ו 3) ביקורות שהסתיימו. בקטגוריית "סיימו" אני נוטה לזכור ביקורות לפי תאריך הפרסום שלהן, אותן אני מפשט לחודש ולשנה מכיוון שלעולם אין יותר מדי בתוך חודש אחד שהייתי מאבד את ראייתם. בקטגוריית "רעיונות" הדברים הם סוג של נוזלים. יש רעיונות המקיפים יותר ממוצר אחד, בעוד שאחרים מתייחסים לדבר אחד. אבל רק בגלל שהם נוזלים, זה לא אומר שאני לא יכול לקבל מערכת לשמירה על סדר. בקטגוריית "בתהליך" אני חושב על שם המוצר שאני בודק. עכשיו, איך זה מתורגם לתיקיות?

מערכת זו פועלת מכיוון שחשוב לי לראות תמונת מצב של רעיונות ודברים שמתרחשים. הם נמצאים ממש בשם התיקיות, ולכן אני רואה אותם מייד כשאני פותח את תיקיית ה"סקירה "שלי. אני לא צריך לראות את כל שמות המוצרים שסיימתי לבדוק, אז אני מחבר אותם לתיקיות לפי תאריך הפרסום שלהם. כל שמות התיקיות עקביים. כאשר הסטטוס של פרויקט משתנה ממתקיים לסיום, אני גורר ושחרר אותו לתיקיה המתאימה, ומוסכמת השמות שלו זהה לכל שאר התיקיות שנמצאות איתו. לדוגמה, אני יכול לגרור תיקיה ספרתית רומאית, כגון ii, עד לרמה של c ו- d מבלי שאצטרך לשנות את שמנה והיא תתאים ישירות למערכת.

טיפים וטריקים

מספרים. שימו לב כיצד תיקיות החודש מתחילות בארבע ספרות. שתי הספרות הראשונות הן לשנה, והשנייה קשורה לחודש. אני אוהב לראות גם שמות של חודשים, אז שמתי אותם בסוף אחרי קו תחתון. אני תומך גדול בשימוש בספרה בת ארבע או שש ספרות לתאריכים מכמה סיבות. ראשית, אני באופן אישי נוטה לזכור מתי התרחשו דברים, כך שקל לי למצוא דברים אם אוכל לחפש אותם לפי תאריך. שנית, תיקיות מופיעות תמיד לפי תאריך כשאני ממיין אותן לפי שם כיוון שבאופן אלפביתי 1101 מגיע לפני 1102 מגיע לפני 1103 וכו '.

השימוש בתאריכים הופך להיות שימושי ביותר כשאתה צריך לארכיב, עליו אדבר במאמר הקרוב בנושא ניהול דואר אלקטרוני.

תגיות. בדוגמה שלי, אני משתמש בכל אותיות רישיות עבור התיקיות שמתחילות ב- "IDEAS_" מכיוון שאני רוצה ש"רעיונות "יתייצבו זה לזה כשאני ממיין לפי שם. אני חושב על אלה כתגיות. לסקירות מתקדמות, אני לא טורח עם תג. אני רק שם את התיקיה לפי שם המוצר. אם היו לי יותר מ 20- ביקורות על מוצרים בכל פעם, כנראה הייתי משנה את מוסכמת שמות התיקיות שלי ומוסיף תג כדי לאפשר לכל הדברים שמתקדמים להיתקע זה בזה. "IN-PROGRESS_" ככל הנראה יהיה ארוך מדי, אבל אולי משהו פשוט כמו "IN_" יעבוד.

מסתבר ש" IN_ "בפרט לא היה עובד, וזו הסיבה: כשרשמתי את כל מבני התיקיות שלי, השתמשתי במילה" in "במקום אחר כדי להגיד משהו מאוד ספציפי. רואים כמה חשוב לשרטט את כל העניין קודם?

ייחודי. אחת הסיבות לשימוש בתגיות ובמספרים היא שזה עוזר לשמור על שמות קבצים ייחודיים. לעולם אינך מעוניין בשני קבצים או תיקיות בשם אותו דבר מכיוון שאם אתה גורר ושחרר אותם בטעות לאותו מיקום, אחד יכול להחליף את השני. וזה כמובן מבלבל.

תווים מיוחדים. תחתונים הם החבר הכי טוב שלי במוסכמות שמות תיקיות. הם נקיים ושומרים על קל לקרוא את הטקסט. יש אנשים המשתמשים ברווחים ומקפים בשמות התיקיות שלהם - זה תלוי בך. לא משנה מה תבחרו, הישארו מודעים לאופן שבו הדמויות משפיעות על מיון השם האלף-ביתי. לפעמים אני משתמש בקו תחתון בתחילת שם תיקיה כשאני תמיד רוצה שהתיקיה הזו תופיע בחלקה העליון, כמו "_DONE." אז אני יכול בקלות לגרור ולשחרר כל מה שהושלם לתיקיה העליונה. לחילופין, אם רציתי את זה בתחתית, הייתי יכול לקרוא לזה "z_DONE."

צבע. מערכת ההפעלה Mac נפלאה על ידי לחיצה ימנית במהירות על תיקיות קוד צבע. אתה יכול לעשות את זה במחשב אישי, אבל זה מגושם. סמכתי על קידוד צבע כשעבדתי בפרויקטים עיצוביים מאוד שיתופי - עמיתי ואני תייגנו תיקיות בשרת משותף כצהוב כשהתוכן היה חדש וטרם מלוטש, כתום לאחר שהקבצים עברו את שלב העיצוב הראשון שלהם, וכך דרך סגול, שהצביע על כך שהעבודה נעשתה.

כל מערכת שתיישם, דבק בה! עקביות היא המפתח לשמירה על סדר. זכור שלארגון, כמו להישאר בכושר, נדרש שינויים באורח החיים לטווח הארוך, לא תיקונים מהירים. כמה שיותר וכמה שזה הגיוני, נסה להשתמש באותם עקרונות בסיסיים בכל הפרויקטים, הצוותים והמחלקות בכל העסק.

קח רחוק

השלבים שיש לזכור ממאמר זה הם:

1. רישום את מבנה התיקיות שלך לפני היישום.

2. ארגן מידע בצורה היררכית, חושב על מה שתצטרך לראות ולדעת בתצוגת תמונת מצב כשאתה מסתכל בתיקיה.

3. השתמש באותיות, ספרות ותווים מיוחדים בשמות התיקיות שלך כדי לגרום להם להופיע בסדר אינטליגנטי.

4. עקבי עם מוסכמות שמות כשאתה יוצר תיקיות חדשות.