התארגנות: חשבו אחרת על נתונים

להתארגן ולהישאר מאורגן זה כמו לרדת במשקל. פתרונות לטווח הקצר לא עובדים. אתה צריך לבצע שינויים באורח החיים שאתה והעובדים שלך או השותפים העסקיים שלך יכולים לדבוק בהם לטווח הארוך.

בסדרה זו אביא עצות כיצד לארגן את העסק שלך ואת הנתונים האישיים שלך על ידי פניה:

1. כיצד העסק שלך חושב על מידע.

2. שמות מוסכמות לתיקיות וכיצד לחשוב עליהן.

3. שמות מוסכמות לקבצים.

4. שיתוף מידע.

5. כיצד לנהל דוא"ל.

תזונה להתארגנות

כשמדובר בירידה במשקל, יש אנשים שמגלים שתזונה של חמש או שש ארוחות קטנות לאורך היום עובדת עבורם, בעוד שאחרים זקוקים לשלוש ארוחות גדודיות וללא שום נשנוש בין לבין. יש אנשים שרוכשים חברות כושר (הדחף ללכת בפועל עשוי להגיע מהכסף שהם בילו) בעוד שאחרים עדיף להתאים את ההתעמלות הקטנה לשגרה היומית שלהם, כמו לעלות במדרגות במקום במעלית או לרכוב על אופניים לעבודה.

העניין הוא שאותם פתרונות לא עובדים עבור כולם. זה אותו דבר עם להיות מאורגן.

דרכי חשיבה על מידע

התארגנות והישארות חייבת להיות התחייבות לאורח החיים של העסק שלך. כל עובד ובעל עניין בפעילות היומיומית צריך להיות מסוגל לדבוק בתוכנית. המערכת שלך להיות מאורגנת צריכה להיות מורכבת משיטות המשתלבות בשגרה של כולם, בין אם זה אומר לנקוט בצעדים קטנים בעקביות, כמו למחוק קבצים מיותרים ככל שאתה הולך, או לנקוט בצעדים גדולים יותר בלוח זמנים מגודל, כמו למשל להזמין כל יום שישי אחר הצהריים לניקוי. תיבת הדואר הנכנס.

אז לפני שאתה מכניס לעצמך ולעובדיך דיאטה חדשה להתארגנות, קח רגע לחשוב כיצד העסק שלך רואה את ארגון המידע. כמה אפשרויות הן:

• לפי תאריך או חודש, למשל מתי התרחש משהו או מתוכנן להסתיים

• לפי שם הפרויקט

• בשם האחראי

• לפי רבעון כספי

התאמת פרקטיקות למציאות

חשוב לא לנסות ולהתאים אחת ממערכות הארגון הללו לעסק שלך אם זה לא משקף את אופן הפעולה של הצוות שלך. שאל את עמיתיך, אם הם היו צריכים למצוא מסמך מסוים, אולי חשבונית או חוזה, איפה הם היו נראים קודם? וחשוב מכך, איך הם היו נראים? האם הם מבצעים חיפוש במחשב שלהם או ברשת החברה לפי שם הספק, התאריך, תיאור המוצר? האם הם פותחים תיקיה ומחליקים שמות קבצים, או ממיינים לפי תאריך, או ממיינים לפי סוג קובץ? כמה זמן לוקח להם למצוא את המידע? האם הם מבזבזים זמן כי הם מחפשים בצורה שלא תעזור להם לצמצם את תוצאותיהם במהירות?

אתה לא צריך פגישה רשמית כדי לעשות זאת. פשוט צצה ליד ושאל. זה ייקח לך שתי דקות.

יכול להיות שיש יותר מתשובה אחת. לעיתים, אולי אתה זוכר את החודש והשנה שבהם הושק פרויקט, ואילו עמיתך עשוי לקבע את שם הפרויקט. ובשני המקרים, המידע אינו בהכרח סטטי. אולי לפרויקט היה שם קוד במהלך פיתוחו, ואולי הוא הושק באיחור. במאמר הבא על מוסכמות שמות תיקיות, אסביר כיצד ליישם מערכת שיכולה להתמודד עם אי-התאמות מסוג זה.

לישון על זה

ביצוע תרגיל זה אמור לעזור לעצב את ההבנה שלך כיצד העסק שלך צריך לבנות את המידע שלו - אך ישן עליו יום-יומיים, ואז נסה אותו שוב לפני שתקבל החלטות או שינויים במבנה הקיים שלך. לפעמים אנו שוכחים מדוע נוהגים מסוימים להתקיים, ושינוי בפתאומיות עלול להשמיד בטעות את הרציונל העסקי האחר.

לדוגמה, פעם עבדתי במשרד שבו חוזים פרילנסרים מתואמים לשתי תיקיות קבצים תלויים בפועל, אחת לחשבוניות ואחת לטפסים. נראה היה לי הגיוני הרבה יותר למזג אותם לאחד. מדוע שני ארונות קבצים ושתי תיקיות שכותרתם שניהם "Doe, Jane?" בכל פעם שהייתי צריך גישה לחשבוניות, בדרך כלל הייתי צריך לחפש את פרטי המס של הפרילנסר. מדוע לא פשוט לפשט את המערכת? סיבה אחת שברור לי כעת, אך לא הייתה באותה עת, היא שאנשים רבים בארגון נזקקו לגישה לחשבוניות, אך מעטים אנשים צריכים לקבל גישה לנתונים האישיים, כמו מספרי ביטוח לאומי. טוב שהמנהל שלי הבין את הרציונל הזה והצליח להסביר לי את זה לפני שארגנתי מחדש את המערכת כולה.

קח רחוק

הצעדים הראשונים לנטילה ממאמר זה הם:

1. שאל את הקולגות שלך ואת עצמך: "איך אני חושב על המידע שלנו?"

2. תנו לתשובות להסתובב בראשכם יום-יומיים לפני שתגיעו למסקנות כלשהן.

3. מבנה מסוג כלשהו צריך להתחיל לצוץ. כשתוכלו לראות את זה, אל תדאגו להגיב עליו עדיין.

זכרו שהתארגנות זה כמו להישאר בכושר. שום דבר לא ישתנה בן לילה, וחשוב יותר לבצע את השינויים הנכונים באורח החיים עבורך ועבור הארגון שלך - שינויים שיישארו.