התארגנות: שיתוף נתונים חכם יותר

תקשורת היא אורך החיים של כל עסק. עם זאת, יותר מדי מנהיגים עסקיים, שנקלעו לאתגרים היום-יומיים, מתעלמים מהצורך לתת לעובדים דרכים מעשיות לחלוק מידע.

כוונתי ב"שיתוף מידע "כוללת תקשורת בעל פה, תיעוד כתוב, שמירה על שרת, כתיבת דוא"ל ועוד. לצורך מאמר זה, אתמקד במסמכים אלקטרוניים, אך חשוב מאוד לקחת בחשבון כיצד שיתוף המידע מתרחש ברחבי הארגון ובכל הרמות.

חשיבות השיתוף

מדוע חשוב לשתף מידע? ככל ששיתוף המידע טוב יותר, העסק שלך יפעל בצורה יעילה יותר. מתן לעובדים את המידע הדרוש להם בכדי להצליח בעבודתם ולעשות אותם טוב יותר מגדיל גם את שביעות הרצון שלהם.

כאשר המידע אינו משותף היטב, עסקים מנהלים פחות יעילות ומבזבזים כסף. בכל פעם שעובד חדש מצטרף לצוות - בין אם כמחליף קבוע, זמני (נכות, חופשת לידה, שבתון), או בתפקיד חדש - אותו אדם צריך ללמוד סכום עצום על תפקידו, או כיצד העסק פועל. כאשר עובדים חולקים מידע טוב, חברי צוות חדשים לומדים את מה שהם צריכים לדעת מהר יותר. ומה שהם באמת צריכים לדעת זה איך ואיפה למצוא מידע, ולא תשובות ספציפיות לשאלות. זהו העיקרון "למד אדם לדוג".

אחת העלויות היקרות ביותר בעסק היא גיוס עובדים בגלל הזמן שאבד לו בהעלאת עובדים חדשים למהירות. ככל שהעובדים מהירים יותר להבין כיצד לענות על שאלותיהם שלהם, כך מוקדם יותר יוכלו לתרום תרומה משמעותית לשורה התחתונה שלך. המטרה שלך בשיפור שיתוף המידע ברחבי החברה היא להקל על אנשים לפתור את הבעיות שלהם. מטרה נוספת היא לצמצם את מספר הפעמים שאנשים חוזרים על אותן טעויות. תאר לעצמך כמה בצורה יותר חלקה ורווחית העסק שלך יכול לפעול אם אתה מצמצם את העלויות הללו.

סוגי מידע העובדים משתפים

הבה נבחן כמה סוגים ספציפיים של מידע שיש לשתף: תיעוד פרוצדוראלי, תרשימים של ארגון הצוות, תרשימי זרימת עבודה, מידע ליצירת קשר עם הצוות, פרטי קשר עם לקוחות וטפסים של משאבי אנוש. ככל הנראה, העסק שלך הפך נגיש בקלות לטפסים של HR לכל העובדים - בדרך כלל מכיוון שהחוק מחייב זאת. בכל הנוגע לכל אותם מסמכים אחרים, עם זאת, רוב הסיכויים שהם לא מעודכנים או שהם בכלל לא קיימים.

במקום זאת, חלק גדול מהמידע שצריך לרשום מאוחסן בראשו של מישהו, וזה בעייתי מכמה סיבות. בתור התחלה, אדם אחד לעולם לא צריך להיות השומר היחיד של כל מידע קריטי לעסקים. זה פשוט מסוכן מדי. אם אותו אדם חולה, יעזוב את הארגון או יבוא להתרעם על אנשים או על פרקטיקות בתוך הארגון, זה יכול להחזיר את העסק שנים לאחור! שנית, כאשר מידע מאוחסן בראשו של מישהו ולא במקום גלוי, אף אחד אחר לא יכול לתרום לו. שלישית, אנשים אחרים הזקוקים למידע לעולם אינם בטוחים אם יש להם את הגרסה המעודכנת ביותר. הסיבות נמשכות ונמשכות.

אחד הנכסים המדהימים ביותר של כוח העבודה ברמת הכניסה הוא שהם יודעים לחפש דברים. אם הם צריכים לדעת משהו (למשל כיצד לכתוב נוסחאות ב- Excel) ויכולים להבין את המונחים הבסיסיים המשמשים לתיאורו (למשל, סכום, מוצר, גיליונות אלקטרוניים מקושרים), הם יכולים למצוא את התשובה באופן מקוון.

לעתים קרובות מדי עסקים אינם נועדו לתמוך בסוג עצמי זה. במקום העבודה, אתה לא תמיד יכול לחפש את התשובה. לפעמים צריך לצוד אנשים ולנער מהם את המידע הדרוש לך, כפי שציינתי בסעיף הקודם. התשובות לא נשמרות במקום שניתן לחפש. אבל הם צריכים להיות!

לגרום לאנשים לשתף

אם אתה קורא מאמר זה וחושב, "העסק שלי נמצא בעשבים שוטפים. לעולם לא יהיה לנו את הזמן או המשאבים לבצע עבודות מסוג זה של כניסה אחורית", אל תפחד. הנה איך אתה מחלק אותו לפרויקט הניתן לניהול של ארבעה שלבים.

1. הסבירו את חשיבות השיתוף. ספר באופן בוטה לאנשים בארגון שלך, בפגישה של 15 דקות, מדוע חשוב למסור מסמכים משותפים.

2. הקדישו חצי יום לפרויקט התיעוד. קנו לכולם ארוחת צהריים אם עליכם להמתיק את העסקה.

3. אם העסק שלך מסודר לצוותים, כל צוות צריך להיפגש כדי לדון באילו מסמכים הם צריכים להרכיב או לעדכן. הם יכולים גם לתעדף את המסמכים החשובים ביותר ליצור על סמך הידע שחי רק בראשו של אדם אחד.

4. במהלך הפרויקט של חצי יום, כל אחד יהיה אחראי למסמך אחד בלבד. לתהליכים מורכבים, שני אנשים או יותר יכולים להיות אחראיים. מטרת הפרויקט היא להגדיר את המסמכים הדרושים לעסק - לא לסיים כל אחד לחלוטין באותו היום.

בתום הפרויקט של חצי יום, חברי הצוות (או הארגון כולו, אם העסק שלך קטן) צריכים לשתף אחד את השני במה שהם יצרו וכמה רחוק הם הגיעו. וודאו שכולם מבינים שכל המסמכים נועדו להפוך למסמכים חיים.

הצעד האחרון הזה הוא קריטי וראוי למילה או שתיים של הסבר.

מסמכים חיים

מסמך חי הוא כזה שמשתנה עם הזמן ובדרך כלל ניתן לשנות אותו על ידי קבוצת אנשים, ולא רק מנהל אחד. חשוב כי לכל מי שנפגע מהמסמכים יש סיכוי להכביד על אופן הטיפול בהם ומה יש בהם, אפילו צוות זוטר, שאולי למעשה הם האנשים הכי בקיאים במשימות מסוימות.

כל מטרתם של מסמכי המחיה היא להפוך אותם פתוחים ושקופים לכל האנשים הזקוקים לגישה אליהם - ולא רק לעובדים קיימים, אלא גם לעתיד לעתיד.

לאחרונה, חבר שלי היה צריך לתקן גיליון אלקטרוני בו הארגון שלו השתמש בכדי לחשב עלויות במחלקה. בגיליון האלקטרוני היו נוסחאות שגויות, ומי שהקים אותו נעל את הקובץ - ופרש כמה שנים קודם לכן. לאחר קצת התבוננות בשרת משותף, ידידי מצא מסמך שרק הצוות הבכיר יכול היה לגשת אליו ובו הסיסמה. היה לו מזל מאוד שהעובד הקודם חשב קדימה לשים את המידע הזה במקום בו האנשים הנכונים יכלו למצוא אותו. עם זאת, אפילו במקרה זה, היה עדיף אילו ידידי (וכל הצוות הבכיר) ידעו מראש כי המסמך הזה עם הסיסמה קיים, היכן הוא נמצא, וכינוי שמו.

עקביות

ניתן לשמור מסמכים חיים בשרתים משותפים או לנהל אותם כוויקי. אם הקבצים מתארחים בשרת, יהיה עליכם לפרוס את ההנחיות לגבי שמות מוסכמות כך שכאשר אנשים מוסיפים לשרת קבצים ותיקיות חדשים (או בארכיון קבצים ישנים יותר), הם עושים זאת באופן עקבי. אם כולם נמצאים באותו דף, השמות יהיו עקביים, וכולם יוכלו למצוא את מה שהם צריכים במהירות.

השלב האחרון בשיתוף מידע הוא הפיכת מסמכי המחייה לזמינים לאנשים הזקוקים להם, ולשם כך תצטרך לחזור למוסכמות שמות הקבצים והתיקיות. גם אם תיצור ויקי, תרצה שיהיה תקן כלשהו לאופן בו העמודים נקבעים ומסודרים באתר.

הקפידו להסביר לכל העובדים באילו מוסכמות שמות משתמשים ומדוע. היה ברור מה אתה רוצה שיעשו ומדוע. להלן כמה נקודות מפתח להדגיש:

1. להיות מאורגן עוזר לנו להצליח כעסק וכצוות.

2. השימוש במוסכמות שמות עקבית מחזיק את כולנו באותו עמוד ומשפר את המנטליות של הצוות שלנו.

3. השימוש במערכת חוסך לך זמן מכיוון שתוכל למצוא דברים במהירות.

4. תמעיט בשגיאות משלך, כגון מחיקת נתונים או קביעת קבצים.

5. ככל שהארגון יגדל, נוכל להתמודד עם עסקים חדשים בצורה יעילה יותר.

6. כשאנחנו שוכרים עובדים חדשים, הכשרתם תיקח פחות זמן והכניסה אליהם לדפוס החשיבה שלנו תתרחש מהר יותר.

קח רחוק

הרעיונות החשובים שיש לקחת ממאמר זה הם:

1. שיתוף מידע הוא קריטי להצלחה עסקית ומחייב השתתפות של כולם.

2. מסמכים חיים יכולים וצריכים להשתנות לאורך זמן; מסמכים חיים חייבים להיות נגישים למספר אנשים המסוגלים לשנותם, כמו גם גלויים לכל האנשים הסומכים עליהם, אך בהווה ובעתיד.

3. קל למצוא מסמכים שמתויגים ומאוחסנים באופן עקבי, וכך ישמשו למעשה.