התארגנות: טיפים מעולים לשמות קבצים טובים יותר

האופן בו אתה וחבריך לעבודה נותנים שם לקבצים שלך חשוב לא פחות מהאופן שבו אתה שם את התיקיות שלך. ביצוע זה בצורה מושכלת, שיטתית והגיונית מההתחלה ממצב את העסק שלך להצלחה, צמיחה לטווח הארוך ויציבות.

לעסקים רבים השוקלים דחיפה ארגונית חדשה יש כנראה צבר עצום של קבצים ישנים שהם לא ירצו לשנות את שמם (לפחות לא מייד). זה בסדר. אתה צריך להתחיל מתישהו.

במקרים רבים, הגיוני להטמיע מערכת חדשה בעת פתיחת פרויקט, צוות, רבעון או שנה חדשים - כל ציוני הדרך העיקריים שיש לעסק שלך. הגיוני להתחיל מנקודת זמן משמעותית בחלקה בגלל ההתמודדות עם הארכיונים הלא מסודרים. בעוד שנה תוכל למצוא ולנהל את כל מה שאתה זקוק לו ללא מאמץ, אך לא תוכל למצוא דברים ישנים יותר שקדמו למערכת החדשה שלך באותה קלות. אני אתן לך כמה טריקים לטיפול בארכיונים האלה מבלי לבזבז חודשים (או נער של מתמחה) בשינוי שם לכולם.

שמות קבצים

בדומה לתיקיות, שמות הקבצים חייבים להיות:

• ייחודי

• מציין מה הקובץ מכיל

• בהתאם לאופן בו העסק שלך חושב על מידע

• ניתן לסריקה (בעין האנושית) בהתאם לאופן בו אתה ועובדיך מוצאים מידע

• מסודרים באופן טבעי לפי האלף-בית

• עקבי!

ייחודי. זה חיוני ביותר ששמות קבצים יהיו ייחודיים, במיוחד אם אתה עובד בסביבה שיתופית, ובמיוחד אם אתה מעתיק קבצים לשרת לעתים קרובות. אם אין לך מערכת כיצד לשמור על שמות קבצים ייחודיים, אתה מסתכן להחליף אותם ולאבד את כל הנתונים שלך. בסביבות שיתופי פעולה, מקובל להחליף קבצים בכוונה תחילה. אם, כמוני, התבצעתם באזהרה המוקפצת ("האם אתה בטוח שברצונך להחליף את הקובץ הקיים בקובץ החדש יותר?"), שום דבר לא ימנע ממך להחליף את הקובץ הלא נכון אם יש בו אותו שם.

לדוגמא, נניח שיש לי חשבונית חדשה של אלקטרוניקה של גריי בשם Grays-invoice.pdf, מיום אתמול. אני יכול להדביק אותו בשרת בתיקיית חשבוניות, ואולי אזהרה שקובץ בשם זה כבר קיים. אני יכול גם להניח שמאז שהחשבונית נכנסה אתמול, מישהו אחר שם אותה שם - אבל פשוט היה לי שהמחלקה לחשבונאות תחתום על החשבונית הזו, כך שלי חייבת להיות האחרונה האחרונה, אז אחליף את החשבונית הישנה. כל העניין מתפרק כשמישהו מבקש ממני מאוחר יותר באותו יום לשלוף את החשבונית הקודמת של גריי, אתה יודע, זה מלפני חודשיים… זה עם אותו שם קובץ, שכעת נעלם.

מעיד. נראה מטופש לקבוע ששמות קבצים צריכים לציין את מה שהם מכילים, אבל ראיתי שזה משתבש לא מעט פעמים. אנשים רבים מניחים שכאשר הם מקננים בתוך תיקיה, התיקיה דואגת לשם הקטגוריה הגדול יותר. הם גם מניחים שקרית כי התוכן הרלוונטי ביותר של קובץ עבורם יהיה ברור גם לכל אחד אחר שצריך לגשת לקובץ. בוא ניקח שוב את דוגמת החשבונית. נניח שמחלקת הנהלת החשבונות מוצאת חשבוניות בשלוש דרכים: מספר חשבונית, מזהה מס וחודש כספי בו שולמה. לחשבונאות לא היה אכפת פחות מכך שמדובר ב"חשבונית של גריי ".

אני אישית משתמש בשני מזהים עיקריים עבור כל הקבצים שלי: תאריכים וקודים מספריים. בבית אני בלוג מספר פעמים בחודש. כל קבצי הטקסט והתמונות שבהם אני משתמש בבלוג שלי מסווגים עם תאריך בן ארבע ספרות (YR MO) והמסווג "bg" ל"בלוג ". תמונה של שוק במונטריאול שצולמה במהלך טיול בספטמבר 2010 נקראת 1009bg_montreal_market.jpg. הספרות בעלת ארבע הספרות עובדות עבור קבצי הבלוג שלי מכיוון שאני כותבת רק ארבעה או חמישה פוסטים בממוצע בחודש.

לפעמים, עם זאת, אולי יש לי עשרות תמונות מחודש מסוים. במקרה כזה, אני מקודד אותם עם מספר בן שש ספרות, מוסיף את היום לסוף, או שאני מקצר מסמן אחר לשמירת תווים כדי שאוכל להוסיף טקסט תיאורי יותר לשמות הקבצים. לדוגמה:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

אני יודע עוד לפני שאני פותח את הקבצים כי מדובר בשני תמונות של פלפלים שפרסמתי בבלוג שלי (bg) שצולמו בספטמבר 2010 (1009), במונטריאול (מרל), בשוק (mrkt).

טריק נוסף, אם אתם נוסעים הרבה, אז השתמשו בקוד שדה התעופה כדי לציין את המיקום: YUL למונטריאול, LAX ללוס אנג’לס, LHR או LGW ללונדון וכן הלאה.

בקו אחד עם תהליך המחשבה העסקית. כפי שאולי ניחשתם מהדוגמה שלמעלה, אני יודע שאני יכול לסמוך על הזיכרון שלי שיאסוף מידע לפי תאריך. בעת ההחלטה כיצד יפעלו מוסכמות השמות שלך, עליך לדעת כיצד העסק שלך זוכר מידע. אך תמרים הורגים גם שתי ציפורים באבן אחת. הם מקודדים את הקובץ למועד בו התרחש או שהיה משמעותי ומקבלים אותך באמצע הדרך לשמות ייחודיים. לעולם לא אפתח בטעות תמונות מהטיול שלי במונטריאול משנת 2006 כשאני באמת רוצה את התמונות משנת 2010, אפילו אם צילמתי תמונות בשווקים בשתי הפעמים.

אני ממליץ בהחלט לכלול תאריך בשמות הקבצים שלך. השאלה האמיתית היחידה היא, איזה תאריך הכי שימושי לעסק שלך? התאריך בו נשלחה או עובדה חשבונית, או תאריך סיום העבודות או חתימת החוזה? בעלי עסקים, מנהיגי צוותים ומנהלי מחלקות צריכים לבצע את השיחה הסופית, אך מדברים עם האנשים שעושים את העבודה הכי יום יומית קודם. הם אלה שיידעו מה באמת הגיוני.

ניתן לסריקה. כשאתה פותח תיקיה, אתה רוצה לדעת את תוכנה מייד, מבלי לפתוח קבצים או לפזול בתצוגות הממוזערות. השימוש באמנת שמות הקבצים הנכונים כוללת להבין מה המידע העיקרי בכל מסמך. אני מתכווץ כשאני רואה את המחשב של מישהו עם הקובץ resume.doc. איזה קורות חיים זה? מתי זה עודכן? האם מדובר בגרסה ארוכה או בגרסה קצרה? לאן זה יישלח? 1102_CV_marketing_digital.doc עשוי להיות קורות החיים המדגישים את חווית השיווק הדיגיטלי שלך, ואילו 1102_CV_short.doc עשוי להיות קורות החיים המקצועיים הגנריים שאתה מתכוון לעדכן כשאתם פונים לבית ספר למשפטים.

רק חשוב על כמה פרודוקטיבי יותר אתה ועמיתיך יכול להיות שאתה יודע בוודאות גבוהה מה כל קובץ מכיל לפני שפתחת אותו.

מסודר באופן טבעי. סיבה נוספת לכך שאני רוצה להשתמש בתאריכים כמזהים היא מכיוון שהכל ייפול בסדר כרונולוגי כאשר התיקיה ממיינת קבצים לפי שם, שהוא בדרך כלל ברירת המחדל. מיון לפי תאריך קובץ בפועל מודיע לך רק מתי קבצים עודכנו לאחרונה, וזה לא סביר שזה הדבר העיקרי שאתה רוצה או שאתה צריך לדעת. אם אתה תמיד מציב את YR MO DA בתחילת שם הקובץ, תמיד תהיה לך סדר.

עקביות. בעבר עשיתי את האנלוגיה שלהארגן זה כמו להישאר בכושר. שינוי לא קורה בן לילה. תגמולים מגיעים לטווח הארוך, ולא לטווח הקצר. אתה צריך לבצע שינויים המתאימים לך וזה יימשך, ולא לקפוץ על דיאטה אופנתית. כשאתה מבין שהמצאת פיתרון שאתה יכול לחיות איתו, היצמד אליו!

התמודדות עם ארכיונים או קבצים ישנים באופן אינטליגנטי

איש אינו מצפה מארגון מחדש ושינוי שמו של כל ארכיון הנתונים. זו לא דרך חשובה לבלות את זמנך, ומגוחך לחשוב שאפשר אפילו למשוך אותה. אז מה עליכם לעשות עם כל אותם קבצים ותיקיות לא מאורגנים מהעבר?

חשיבה על כל הקבצים שלך בבת אחת אינה ניתנת לניהול. זו הסיבה שהם לא מאורגנים! הדרך הקלה ביותר להתחיל להתמודד עם הארכיונים שלך היא לחשוב על שתי קבוצות: ישנות ובאמת ישנות. איך שאתה מגדיר ישן ובאמת ישן תלוי בך.

מבחינתי, "ישן באמת" פירושו שאני בטוח יותר מ- 99 אחוז שלא אגש שוב לקובץ - אבל זה יכול לקרות. דברים "ממש ישנים" בשבילי צריכים להיות לפחות בני שלוש. קבצים העונים על שני הקריטריונים מוכנים לארכיב לתקליטור.

בדרך כלל "ישן" מתייחס בדרך כלל לקבצים שעבדתי עליהם לפני שנה ושלוש. אלה נשארים על הכונן הקשיח או השרת שלי, שם אוכל לגשת אליהם אם אני צריך, אך נזרקים לתיקיות השנה. יש לי תיקיות שכותרות "2010", "2009, " ו- "2008."

הכנסת תוכן ישן לתיקיות לפי שנה מאפשר לך לבצע ניקוי באביב. האם ניסית פעם לנקות את הארון ביסודיות מבלי לרוקן אותו? זה לא עובד. כדי להתארגן אתה צריך התחלה חדשה. החלקה של כל הקבצים שלך לתיקיות לפי שנה מעניקה לך התחלה נקייה מבלי להסיר כל מה שאתה באמת צריך. אתה צריך לראות חלון נקי ומסודר לפני שתוכל להתארגן!

מה עושים עם קובץ שנמשך מספר שנים? הדבק אותו בתיקיית השנה האחרונה. עבדת על זה בשנה שעברה? ואז זה אמור להיות בתיקיות של השנה שעברה. אם אתה מודאג לא תוכל למצוא את זה, מדוע? הקבצים שלך הם כבר בלגן! סביר להניח שאתה צריך לחפש את הקובץ בכל מקרה, אז מה זה משנה אם הוא מקנן בתיקיה אחת נוספת?

קח רחוק

נקודות המוצא החשובות ממאמר זה הן:

1. אמנת שמות הקבצים בהם העסק שלך משתמש משתמש צריכה להיות מובנת לכל מי בארגון.

2. מוסכמות של שמות קבצים צריכות לעזור לאנשים למצוא מידע במהירות על ידי סריקת שמות או על ידי חיפוש אחר תאריכים או מסמנים אחרים בשם.

3. קל יותר לסרוק ולמיין קבצים ש"הוזמנו באופן טבעי ".

4. להיות בקנה אחד עם מוסכמות שמות.

5. הימנע מפרויקט שיפוץ אדיר על ידי ארכוב נתונים ישנים יותר לפי שנה.