התכונן לתקנות חדשות בנושא דיווח על פגיעות במקום העבודה

ברוק זימט יודע ממקור ראשון איך זה להתעסק במילוי טופסי בטיחות במקום העבודה. כיום, זימט היא חברה לניהול משאבי אנוש (SHRM), מוסמכת בכירה בתחום משאבי אנוש מקצועיים (HR), ובעליה של TalentShip LLC בפורטלנד, עפרה. אך בתפקידה הראשון כעוזרת משאבי אנוש, נקנס מעסיקיה בגלל שזימט לא היה לימדו אותי להשלים כראוי את רשומות מינהל הבטיחות והבריאות התעסוקתית (OSHA) כאשר העובדים חלו או נפגעו בעבודה. ביקורת מפתיעה של פקחי OSHA חשפה את טעויותיה. "אם זה מעולם לא קרה לפני כן, יש כל כך הרבה שאתה לא מבין שאתה צריך לדעת, " אמר צימט.

החל משנת 2017 יהיה חשוב עוד יותר לחברות לקבל נכון את תיעוד הבטיחות במקום העבודה. זה הרגע בו נכנסת תקנה חדשה של OSHA המחייבת כ- 750, 000 מעסיקים להגיש באופן אלקטרוני אלקטרונית דוחות מחלה ופגיעות עובדים לסוכנות, שתפרסם את הנתונים באתר שלה.

למעסיקים זה לא צריך להיות קשה מדי. אך כפי שלמדתי מספקי טק ומעורבי פנים בתעשייה, חברות אינן יכולות להסתמך אך ורק על תוכנת משאבי אנוש שתעשה את העבודה. וטעויות - או אפילו להיות יסודי מדי - יכול לחזור לנגוס בך.

ספקי טק HR גורמים עדכוני תוכנה

התקנה החדשה של OSHA, שהושלמה בתחילת מאי, משפיעה על חברות אמריקאיות המעסיקות יותר מ- 250 עובדים, כמו גם חברות עם 20 עובדים ומעלה בכמה עשרות תעשיות בסיכון גבוה, כולל בנייה, חנויות מכולת, ייצור ובתי אבות.

על פי הדרישה החדשה, OSHA תפרסם את נתוני הבטיחות של העובדים באתר האינטרנט שלה, בציפייה כי "חשיפה פומבית של נתוני פגיעות בעבודה תעודד את המעסיקים להגדיל את מאמציהם למניעת פגיעות ומחלות הקשורות לעבודה", על פי הצהרת הסוכנות. הכלל החדש מכוון את המעסיקים ליידע את העובדים כיצד הם יכולים לדווח על פגיעות ומונע מהם תגמול שוב לעובדים על כך.

לאחר ש- OSHA פרסמה את התקנות המעודכנות, בדקתי אצל יותר מחצי תריסר ספקי טק, כולל ספקים של ניהול מקומי וניהול משאבי אנוש מבוססי ענן ותוכנות זמן ונוכחות. רציתי לדעת אם הם מתכננים עדכונים שיעזרו ללקוחות לעמוד בה.

קיבלתי מגוון תשובות. ADP עובדת על הוספת היכולת, לפי דובר ענקית עיבוד השכר. דובר ב- SAP SuccessFactors מבצע דובר תגמול אומר כי ניתן להגדיר את מודול "עובדים ומרכז זמן נוכחות מרכזי" של החברה כך שתוכל לעקוב אחר ולהכין היעדרויות לפי סוג, כולל מחלות ופגיעות הקשורות לעבודה. עם זאת, המשתמשים יצטרכו להוריד את הנתונים לפורמט אלקטרוני מקובל על OSHA כדי להעביר אותם לסוכנות.

ספקי טכנולוגיית משאבי אנוש אחרים עדיין מבינים מה הם הולכים לעשות. ג'ונתן רייחולץ ', מנהל מוצר בכיר ב- BambooHR, רוצה לראות אם לקוחות חושבים שזו תכונה חשובה לפני שהם נוקטים בפעולה כלשהי. תוכנת Ultimate נוקטת גם בגישה להמתנה ורואים לפני שתחליט אם לשדרג את שירות ניהול ה- UltiPro HR שלה או לא. Kronos בודק את המוצר שלהם מ- Kronos SaaShr. PlanSource, המציעה בעיקר תוכנות לניהול הטבות, מדברת עם ספקי הטכנולוגיות עימן היא משתפת פעולה עם פונקציות HR אחרות כדי לקבוע כיצד להתמודד עם המצב בצורה הטובה ביותר. ניר ליבוביץ ', מנכ"ל חברת GoCo, סטארט-אפ עם פלטפורמת HR מבוססת פרמיום המתחרה ב- Zenefits, מנסה להעריך על כמה מלקוחותיו שהרגולציה תשפיע עליהם. בדרך כלל מעסיקים לקוחות GoCo חמישה עד 300 עובדים, ולייבוביץ 'אומר שהוא לא הצליח למצוא נתונים על כמה עסקים בסדר גודל זה נכנסים לייעוד התעשייה בסיכון הגבוה של OSHA.

הסופר והנואם הטכנולוגי, פיל סיימון, אומר כי יצרני תוכנות משאבי אנוש יוסיפו את הפונקציה אם הם רוצים להיתפס כמתחרים לגיטימיים כמו ADP, אורקל, יום העבודה ושמות גדולים אחרים בתעשייה. מצד שני, "אני בטוח שיהיו הרבה חברות ששומרות את זה בגיליון אלקטרוני או שאינן יודעות שהטכנולוגיה שלהן יכולה לעשות זאת", אמר סיימון, שבעבר עבד אצל ספקית ה- HR הטכנולוגית Lawson Software (כעת חלק מאינפור).

ניקוי נתונים, קבל הדרכה ודרכים אחרות להכנה

מעסיקים אינם שקועים לחלוטין אם ספק הטכנולוגיה של משאבי אנוש ממנה הם קונים אינו מעדכן את תוכנתו כך שתתאים לכלל הדיווח האלקטרוני החדש. בדומה ל- SAP SuccessFactors לבצע ולתגמל, הרבה תכנון משאבים ארגוניים (ERP) ותוכנות ניהול מערכות HR וניהול מערכות כבר מייצרים דוחות היעדרות. משם, חברות יצטרכו לנקוט בצעד הנוסף של חילוץ הנתונים הרלוונטיים מהמערכת ולצורה שהיא מקבלת OSHA.

לפני שחברות יכולות להגיש נתונים, עליהן לוודא שהן נקיות. ההגעה לנקודה זו יכולה להיות קשה ממה שזה נשמע. בארגונים מסוימים, כאשר עובד נפצע, מפקח או מנהל בקומת המפעל ממלא דוח אירוע או ממתין לשירות כוח אדם שיגיד להם מה לעשות. כתוצאה מכך, לעיתים טפסים אינם ממולאים כראוי או שאינם שלמים. "תשעים וחמישה אחוז מהזמן מהניסיון שלי, המערכת לא עובדת כמו שצריך מכיוון שמישהו לא שם לב לאיכות הנתונים", אמר סיימון.

כדי לוודא שזה לא יקרה בעתיד, חברות יכולות להכניס כוח אדם שממלא באופן שגרתי טפסי בטיחות במקום העבודה באמצעות הכשרה רלוונטית. סוכנויות בטיחות לעובדי מדינה כמו אורגון OSHA מציעות שיעורים מקוונים. כך גם OSHA, באמצעות מרכזי חינוך של מכון ההכשרה של OSHA, היא רשת לאומית של מלכ"רים המציעה שיעורים מורשים על ידי סוכנויות.

זימט אומר כי ארגונים צריכים גם להקפיד על כמות המידע שהם חולקים. לפני השינוי, המעסיקים טועים בצד הזהירות ודיווחו יתר על המידה. "אבל אם תעשה את זה עכשיו, " הזהירה, "אתה יכול להיענש. אתה לא רוצה שיהיו הרבה מקרים ותאונות כי זה יגרום לבדיקה."

אם לעסקים קטנים יש מתחרים גדולים יותר שצריכים לעמוד בתקנות החדשות, זימט טוענת כי היא עשויה לפתוח בחקירות נוספות של OSHA בענף שלהם. "אז החבר'ה הקטנים צריכים להישאר תואמים גם הם, " אמרה.

זימט עבד על צוות עובדים (או על חוזה) עבור מספר חברות בתחום שירותי הבריאות והחינוך לגיל הרך, שתי תעשיות OSHA מחשיבות סיכון גבוה למחלות ופגיעות במקום העבודה, ולכן בודקות לעתים קרובות יותר. היא מעריכה שהיא עברה לפחות שמונה בדיקות לאורך השנים. אם כלל הדיווח המקוון החדש מפעיל ביקורת של OSHA, היא מציעה לחברות ליצור רשימת בדיקה שאליה יכולות הרשומות להפנות. רשימת הבדיקה צריכה לכלול הנחיות למקום בו מאוחסנים נתונים ושאלות ש OSHA שואל בדרך כלל בביקורות. "זה יכול להיות פשוט כמו להחזיק מדור בטיחות באינטראנט של החברה או ליצור וויקי, " אמרה. "כל כך הרבה חברות מכילות את הדברים האלה בקלסרים.