התארגנו: מתי זה בסדר למחוק?

שמירת נתונים דיגיטליים היא דבר מצחיק. לעיתים קרובות אין שום ערך לשמור עליו (הצהרה ניתנת לוויכוח, ואני אגיע לזה), ובכל זאת מכיוון שהיא אינה תופסת מקום פיזי והמרחב הווירטואלי זול, אנו תולים עליו.

אבל יש השלכות להצלת הכל. אם אתה נאבק אם לשמור או למחוק נתונים, מקבצי עבודה לתמונות לדוא"ל, עמודה זו תעזור לך לחשוב על הדילמה הנוכחית שלך ולמצוא אסטרטגיות חדשות לניהול העומס ההולך וגדל.

פסיכולוגיה של חוסכים

בחירה לזרוק או למחוק משהו היא לרוב מצוקה פסיכולוגית או רגשית יותר מכפי שזו החלטה רציונלית. לעתים קרובות מאוד, כאשר האצבע שלנו מרחפת מעל מקש המחיקה, הדבר שמונע מאיתנו ללחוץ עליו נתפס כערך פוטנציאלי, ולא ערך ממשי. אנו חושבים, "יתכן שיש מידע בחוט הדוא"ל ההוא על הפרויקט שנגמר במשך שנתיים שאצטרך בעתיד." לחלופין, "מה אם יום אחד אני לומד להשתמש בתוכנת עריכת תמונות ולנקות את התמונות שאינן טובות ככל האפשר?"

כשאנחנו שומרים דוא"ל, תמונות, מוסיקה, תווים וקבצים אחרים, רבים מאיתנו לא מעריכים את הערך האמיתי של הנתונים כפי שהם נראים כעת. אנו חושבים על נסיבות עתידיות שעלולות להתרחש או לא. אנו תלויים בדברים כי מה הפגיעה בזה? שטח אחסון דיגיטלי זול מתמיד. אתה יכול להשיג הרבה אחסון מבוסס ענן בחינם. כוננים קשיחים חיצוניים אינם יקרים כל כך. וכמות השטח שמגיעה במחשב, טאבלט וסמארטפון ביתיים טיפוסיים - אפילו אם אתה קונה את ההקצאה הקטנה ביותר - היא הרבה יותר ממה שהייתה יכולה להיות לפני עשור.

אסכולת מחשבה אחת היא שעם כל השטח הזמין הזה, אל לנו למחוק שום דבר. ארכיון זה בסדר, אבל אין שום ערך במחיקה. טעות בצד הזהירות, ושמור הכל. אנשים במחנה זה - בואו נקרא להם חוסכים - משגשגים לרוב במושג הערך הפוטנציאלי. "מה אם העסק שלנו יגלה כיצד ניתן לכרות מידע חשוב מכל אותם דוא"ל ישנים?" סביר להניח שהם גם נוקטים גישה משמרנית: "איננו יודעים עדיין את ערך ההיסטוריה של נתונים אלה, ולכן עלינו לשמר אותם לתקופה שאנו עושים זאת."

עם זאת, כאשר החוסכים מנסים לגשת לנתונים שהשתמרו, הם בדרך כלל נתקלים בכמה בעיות מעשיות בלתי צפויות. ראשית, כפי שניסח זאת עמית שלי במחלקת ה- IT, "האחסון הוא זול, אבל התחזוקה שלו היא יקרה." יש עלות - כסף, זמן או שניהם - קשורה לאינדקס ושליפה של ארכיונים, תלוי היכן ואיך היא נשמרת. אם אתה חושב שיש לך את כל המידע שאי פעם היית זקוק לו מכיוון שאתה בארכיב בשקידה את קבצי Outlook שלך, אני כלב כפול מעז לך לנסות ולאחזר משהו ספציפי. שליחת קבצים לארכיון היא קלה. לחלץ אותם ולמצוא מה שאתה רוצה זה כאב בצוואר, ומעטים האנשים שעושים זאת. החוסכים חוסכים הכל לא בגלל שהם זקוקים לנתונים שלהם, אלא בגלל שהם אוהבים את הרעיון של היכולת לקבל את הנתונים שלהם אם הם צריכים. שאלו את עצמכם האם קבצי ה- PST אותם סירבתם למחוק בעשר השנים האחרונות אינם אלא שמיכת אבטחה.

במילים אחרות, כשאתה מארגן משהו, תלוי איפה ואיך הוא נשמר בארכיון, הוא עלול להפוך לבלתי נגיש ויותר צרות ממה ששווה לאחזר בו.

גישה מאוזנת לחיסכון וארכיון

גישה טובה יותר, לדעתי, היא הבחנה נפשית ברורה בין "קבצי עבודה" או "נתונים פעילים" לבין סוגים אחרים של נתונים. אני משתמש במונח "קבצי עבודה" כדי לתאר נתונים שאני זקוק להם בעבודה שוטפת, או עבודה שהושלמה לאחרונה, כך שאולי אצטרך לגשת אליהם בזמן הקרוב. משמעותו של "נתונים פעילים" היא למעשה אותו הדבר, אך אולי טוב יותר לתאר קבצי מחשב שאינם קשורים לעבודה, כמו תמונות משפחתיות ובידור (מוסיקה וסרטונים). יש הבדל בין מוסיקה שאתה מנגן באופן אקטיבי למוסיקה שאספת לצורך האיסוף, אך כנראה שלא תנגן… אי פעם.

גיל הקובץ לא תמיד אומר לך אם הוא פעיל. לדוגמה, אתה יכול לשקול כמה תמונות ישנות פעילות אם אתה מתכוון לשתף אותן או לשלב אותן בפרויקט, כמו היסטוריה משפחתית או לוח שנה של קיר. עם זאת, אם יש לך 18 גרסאות לאותה תצלום זהה ו -16 מהן מטושטשות, הסיכוי שתשתמש אי פעם ב -16 הצילומים האלה או שתקצור מהם ערך כלשהו הוא נמוך ביותר. כאשר הערך של קובץ הוא נמוך כל כך, הוא זבל. שחרר את הערך הפוטנציאלי המדומיין ופשוט מחק אותו.

אני גם חושב שזה עוזר לחשוב על ארכיון בדומה למחיקה, כלומר ברגע שמשהו נשמר בארכיון, זה למעשה בלתי נגיש, גם אם הוא לא נעלם לתמיד.

הנה דוגמא מאוד ברורה: ממשלת ארה"ב מכתיבה כי אמריקאים צריכים לרשום רישומי מס בשבע שנים, כך שכל הנתונים הם "פעילים" וצריך לשמור אותם בצורה כזו שהם נגישים בקלות. ככל הנראה ניתן לארכוב את רישומי המס שלך מלפני יותר משבע שנים מכיוון שלא סביר מאוד שתצטרך לגשת אליהם אי פעם, אך יש סיכוי קלוש שאתה או משפחתך, שותפים עסקיים או יועצים משפטיים עשויים להזדקק להם או רוצים אותם. עתיד.

כיצד לדעת מתי למחוק (או לארכיב)

איך אתה יודע מתי זה בסדר למחוק את נתוני המחשב והקבצים שלך? הכללים שתציב לעצמך עשויים להשתנות לפי סוג הקובץ, אז הנה כמה עצות לקבצי משרד טיפוסיים (עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים, מצגות וכו '), דוא"ל, תמונות ומוזיקה וסרטונים.

ציין את הערך. באופן מעשי, כאשר הגיע הזמן לנקות את העומס, ציין מה היית זקוק או רוצה לדעת על העבודה, הנתונים או הקובץ, והיכן היית מוצא אותו. ואז חפש מקומות שבהם הוא משוכפל - שלעתים קרובות הוא אותו מקום שתוכל להתחיל להשתמש בו במקש המחיקה.

לדוגמה, נניח שאתה שומר את הדברים הבאים: קובצי PDF של חשבוניות שנשלחו, עותקים של המחאות עבור חשבוניות ששולמו וגליון אלקטרוני של כל פעילות החשבוניות. בשלב מסוים לאחר קבלת התשלום, ייתכן שתרצה למחוק (או לארכיב) את מסמכי ה- PDF של החשבונית. העסקה נעשית, הצ'ק התנקה ויש לך תיעוד טוב של ההתקדמות.

מחק תמונות בזמן שאתה מצלם. עם תמונות, זכור כי רק מכיוון שיש לך את היכולת לשמור עשרות אלפי תמונות לא אומר שאתה צריך. היכנס להרגל למחוק תמונות שאינן ממוקדות ושאר תמונות רעות בזמן שאתה מצלם אותן (זה אחד הדברים היפים בצילום דיגיטלי אחרי הכל).

מיילים שגרתיים לאשפה. לצורך קבלת אימיילים, מחק הודעות שגרתיות ותקשורת מהירה שאינה מכילה מידע שאולי תזדקק לה בהמשך. רוב האנשים יכולים למיין לפי נמען ולדעת היכן עיקר הקבצים האלה יהיה.

שמור עותק אחד בלבד של קבצים מצורפים לדוא"ל. מחק דוא"ל עם קבצים מצורפים, אך שמור את הקובץ המצורף באופן מקומי במידת הצורך. או להפך: שמור את הדוא"ל, תעלה את הקובץ. כך או כך, קבצים מצורפים לדוא"ל הם מקום טוב לזהות כפילויות, ואתה זקוק לעותק אחד בלבד. לטיפים נוספים בנושא דוא"ל ספציפית, ראה "כיצד להימנע מעומס על דוא"ל."

הוצאת מדיה (או ארכיב) שאינך מנגן. לכל מחסני המוסיקה והווידיאו, היה ריאליסטי לגבי הקבצים שתשמיע בפועל. אם אתה משתמש מדיה כבד אמיתי, נצל את שירותי הענן המעניקים רישיון לתקשורת שבבעלותך (לה iTunes התאמה) כך שלא תצטרך לאחסן עותקים מקומיים של דברים שאתה חושב שאתה רוצה אך לעולם לא ממש משחק.

אולי זו רק האישיות שלי, אבל אני מרגיש תחושת חופש כשאני לא סובל מקבצים שאני פשוט לא צריך. התרגיל של מחיקת אפילו מעט נתונים חסרי תועלת, או קבצים שאין להם ערך אמיתי, עוזר לי להרגיש שאני מתמקד יותר בנתונים החשובים.