התארגנו: טיפים וכלים לניהול פרויקט

בעלי עסקים קטנים, אנשי מקצוע עובדים ואפילו סטודנטים מסוימים ממלאים לעתים קרובות את תפקיד מנהל הפרויקט, גם כאשר הם לא מאומנים לחלוטין לעשות זאת. ניהול פרויקטים הוא עסק גדול ורציני, עם תארים ואישורים מתקדמים המוקדשים לנושא. אם אינך ראש ממשלה מוסמך, קל לפרויקט - והצוות המשויך שלו - תחת פיקוחך להסתובב משליטה, להעביר את המסלול ולהפוך לבלגן לא מאורגן לחלוטין. איך אתה שומר על הפרויקט שלך אם אתה לא יודע דבר על ניהול פרויקטים?

הדבר הזה קרה לי לפני כמה שנים בארגון קטן. התבקשתי לנהל מספר עיצובים מחדש של אתר והפעלה מחדש (התקבלתי לעבודה כעורך). חברי הצוות כללו כמה אנשי צוות פנימיים, כמו גם לא מעט קבלני חוץ, וכמה מתנדבים שלא שולמו. ולא ידעתי דבר על ניהול פרויקטים.

אני אדם מאוד מסודר, וזו כנראה הסיבה שהייתי אחראי על ניהול הפרויקטים מלכתחילה. אבל ארגון אישי אינו דומה לניהול פרויקטים, והפרויקט הראשון שלי התחיל נורא. הרגשתי נורא בעניין, וחוסר הביטחון שלי רק החמיר את המצב. בטח, ידעתי לאסוף מידע, לנסח לוח זמנים ולהפיץ אותו לכל הגורמים המעורבים, אבל לא היה לי מושג מה עוד אני אמור לעשות.

בסופו של דבר הזמנתי את הפרויקט והגעתי אליו כמובן, אבל זה לא היה פשוט. יש כל כך הרבה דברים שהלוואי שידעתי אז על איך לארגן ולנהל פרויקט.

לכל הנשמות הבלתי מעורערות שחייבים לנהל פרויקטים ללא היכרות, אספתי קצת חוכמה ממנהלי פרויקטים מקצועיים ושיתפתי גם כמה מהטיפים שלמדתי. כל הטיפים האלו נכתבים בשפה פשוטה, ללא ז'רגון של ראש הממשלה, ומצביעים על שיטות עבודה מומלצות כלליות, טקטיות ומעשיות.

וודא שתדירות הפגישה עובדת עבור כל הצדדים. תלוי בגודל הפרויקט ובאופן תקינותו, תדירות המפגש (או שיחה, לצוותים המופרדים גיאוגרפית) תשתנה. פגישות או שיחות שבועיות הם לרוב הנורמה, במיוחד בעת ההפעלה, אך התדירות תלויה בגודל ובציר הזמן של הפרויקט, והיא חייבת להיות נעימה וערכית לכל הצדדים. - טום ת'ראש, מנהל פרויקטים באפטרה

הפוך את הישיבות לחשובות. קבע סדר יום, היצמד לסדר היום וסיים מוקדם. בזבוז זמן של צוות פרויקט הוא אחת הדרכים המהירות ביותר לאבד את אמון הצוות. אם מדובר בפגישת סטטוס, וודא שהיא נשארת ישיבת סטטוס ואינה הופכת להיות מושב אחיזה או סיעור מוחות. והחזרת מספר דקות של זמן שכבר הוקצו היא דרך מהירה לתקשר שאתה מכבד את הקבוצה ואת זמנם. - ביל סנדרס, מנהל ב- Roebling Strauss, Inc. (פרויקט וייעוץ לניהול דיגיטלי)

בחר בכלי הפגישה הנכונים. כאשר פגישות טלפון שבועיות עם קבלן מחוץ לאתר התבררו כבלתי פרודוקטיביות, הוספתי גיליון אלקטרוני של Google Drive לתערובת. זה הראה רשימת באגים שזיהיתי בפרויקט, ודירוג כמה חשוב חשבתי שהם יתקנו. הקבלן ואני ערכנו יחד את המסמך הזה תוך שיחה בטלפון. לפעמים, הוא אפילו היה מתקן בעיות קטנות באותה תקופה. אירוח "פגישות עבודה", בהן העבודה נעשית במהלך הפגישה עצמה, הפך מאז לתוספת לא יסולא בפז לרשימת ההצעות שלי לדרכים להניע את הפרויקט. שימוש בכלים שיתופיים בזמן אמת, מערכות ועידת וידיאו ומפגשים מיושנים פנים אל פנים, מחשבים ניידים למחשב הנייד הם כל האפשרויות. ג'יל דאפי

אם "הכל בסדר", המשך לחפור. הצ'ק-אין הוא לא יסולא בפז. לעתים קרובות מאוד אני מוצא תוצאות של פגישת צ'ק-אין בתשובה של "הכל בסדר." ואז אני מוצא תגובות מעקב כמו, "זה נהדר לשמוע, אבל, באמת, אין בעיות בכלל?" יכול לגרום לך להתבלט, ואיפה אתה מקבל משוב אתה יכול להשתמש. שאלת המעקב ההיא מביאה לעתים קרובות לתגובות של "טוב, כן, X עברה יפה יפה, אבל היה ה- Y הקטן הזה ששפשף אותי בדרך הלא נכונה." יש הרבה אנשים שפשוט לא אוהבים להתלונן, לכן מנהל הפרויקט תלמד לעומק. - טום ת'ראש

לעולם אל יורה בשליח. כאשר הדברים משתבשים, והם כן, איש אינו מעוניין למסור את החדשות הרעות. אם ידוע שאתה מגיב לחדשות רעות עם כל דבר אחר שאינו חיובי, "תודה רבה שהבאת את זה לידיעה. עכשיו איך נפתור את זה?" אתה כמעט מבטיח שלעולם לא תקבל חדשות רעות מוקדם. קבלת חדשות רעות מוקדם מעניקה לך הרבה יותר זמן לפתור את הבעיות ולהפחית את ההשפעה השלילית שלהן על הפרויקט. - ביל סנדרס

תן לאחרים לחשוב שהם בשליטה. דרוש קצת תיבול לדעתי, אבל דבר אחד שמצאתי בעל ערך הוא ללמוד להיות בשליטה תוך כדי לתת לאחרים לחשוב שהם נוהגים. רבים רוצים להרגיש שהם בשליטה, וזה בסדר, אבל ראש הממשלה צריך להבין שהם בסופו של דבר אחראים לאופן בו מתגלה הפרויקט. - טום ת'ראש

בקש מהמשתמש להגדיר את קריטריוני האיכות. לכל אחד מהמשלוחים יש משתמש, יהיה זה צוות אחר או משתמש קצה בסופו של דבר. לפני שבעלי המספק הזה יוכלו להעריך במדויק את הזמן והמשאבים הדרושים להשלמתו, עליהם לדעת כיצד יימדד המספק לאיכות ולשלמות. בין אם זה ייקח צורה של מפרט טכני מלא או גיליון עבודה של קריטריונים באיכות עמוד אחד, על המשתמש להגדיר זאת מראש. זו אחת הטכניקות הפשוטות ביותר לניהול סיכונים הקיימות. - ביל סנדרס

כלים למנהלי פרויקטים

מלבד הכלים העסקיים הבסיסיים ביותר, כמו Excel ו- Outlook, יתכן כי מועדי ה- Ad-lib ימצאו שתוכנות לניהול פרויקטים המתמחות בפועל מביאות אותם לעבר שיטות עבודה מומלצות באמצעות תכונות משולבות. הקצאת אחריות, הערכת זמני סיום המשימות ושמירה על תקשורת יכולים להיות קלים יותר לזכור לבצע אם יש כלי שמוביל אותך בתנועות. הנה כמה שתוכלו להשתמש בהם לפרויקטים גדולים כקטנים:

אסאנה היא באמת מנהלת משימות, אבל היא תומכת במספר משתמשים, היא גמישה במיוחד ויכולה בקלות להכפיל כאפליקציית ניהול פרוייקטים קלה.

Basecamp, בחירת העורכים שלנו, היא תוכנת ניהול פרויקטים המשמשת בארגונים גדולים רבים. גרסה חינמית היא אפשרות זריזה וגמישה עבור צוותים בעלי אמצעים קטנים בהרבה - כל עוד הם לא זקוקים לאחסון מחובר.

Huddle הוא "כלי לשיתוף פעולה בענן", לדברי החברה, מה שאומר שהוא מציע לך מקום להציב מסמכים ברשת ולשתף פעולה סביבם. בעוד שהאדלה הייתה בעבר אפליקציית PM, היא מיועדת כעת לשימוש בשילוב עם תוכנות אחרות לניהול פרויקטים. זה נוטה לשמש על ידי אנשי שיווק יותר מכל אחד אחר.

ל- LiquidPlanner (29 דולר לחבר לחודש) חוזק עיקרי אחד: הוא מביא את התזמון לכדור הארץ. במקום לבקש מהמשתמשים להזין תאריכים רכים למועד שבו הם חושבים שעבודה תיעשה, LiquidPlanner מאפשר לראש הממשלה לתזמן לפי עדיפות. זו דרך אחרת לחשוב ולעבוד, אבל היא עשויה לעבוד בשבילך.

ישנם כלים רבים נוספים לשימוש או ביחד עם ניהול פרוייקט, ולעיתים הפשוטים ביותר מבצעים את העבודה בצורה יעילה יותר מאשר אלה החזקים והמלאי תכונות. אם יש לך טיפ נהדר לחלוק לגבי ניהול פרויקטים או תוכנית להמליץ ​​עליה, אנא השאר תגובה למטה.