התארגנו: הפסיקו להילחם בדוא"ל עם עוד דוא"ל

עומס יתר על ידי אימיילים הוא בעיית פריון עצומה במקום העבודה. אני פוגש אנשים כל הזמן שמתלוננים על אימיילים, אומרים שזה מכריע אותם, מייחל שהיה מתג כבוי לכל ההודעות החדשות שנשפכות לתיבת הדואר הנכנס.

עם זאת, רבים מאותם אנשים מקבעים באימייל בצורה כזו שהם בסופו של דבר מחמירים את הבעיה. מה שאני רואה הם אנשים שמנסים להילחם בדוא"ל באמצעות יותר אימיילים, שבתורם מייצרים יותר ויותר דוא"ל. מכיוון שהם קשורים באומללות בדוא"ל, הם בדרך כלל לא יכולים לראות מה קורה בבירור, ולכן אין להם מושג שהם מחמירים את המצב.

ישנן כמה דרכים בהן הבחנתי שאנשים יורים בעצמם בכף הרגל בזמן שהם מנסים להתמודד עם עומס יתר בדוא"ל.

אל תשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת מטלות

הדוגמה הראשונה לאנשים שמחמירים את בעיות הדוא"ל שלהם הם רשימת מטלות , כמו שאני רוצה לקרוא להם. רשימות מטלות משאירות דוא"ל בתיבות הדואר הנכנס כאשר ההודעה מכילה משימה או מפעילה את הזיכרון של משימה שהוקצתה. במילים אחרות, הם משתמשים בתיבת הדואר הנכנס כרשימת מטלות.

חשוב על איך אנשים בדרך כלל מקצים משימות באמצעות דואר אלקטרוני. לעיתים נדירות המשימה נאמרת בבירור בשורת הנושא. על המקלט לפתוח ולקרוא את הדוא"ל בכדי לדעת את פרטי המשימה. עם זאת, סביר יותר להניח שההודעה לא תכלול את כל המידע הדרוש למקלט, כגון תאריך יעד או פרטים אחרים אודות המשימה. החלפת הודעות קדימה ואחורה מבהירה את המשימה, והיא בסופו של דבר יוצרת פיסת דוא"ל חדשה בכל פעם שהיא מתרחשת. בקיצור, תיבות הדואר האלקטרוני הן רשימות מטלות דלות מאוד.

בעיה נוספת היא שמאזיני המטלות צריכים לבדוק כל דואר אלקטרוני שנכנס כדי לראות אם הוא מכיל משימה, ואם זה לא, הם נפטרים מייד מהדואר. מאזינים למטלות בסופו של דבר נכשלים ללא הרף.

גרוע מכך, מאזיני המטלות מתרגלים לבדוק בתיבות הדואר הנכנס שלהם את המשימות היומיומיות שלהם, ולעתים קרובות הם בדרך כלל שולחים לעצמם דוא"ל לתזכורות לדברים אחרים שהם רוצים לעשות.

אם דוא"ל הוא בעיה, מדוע תרצה ליצור דוא"ל נוסף בדרך זו?

עם זאת, בעובי הקורה, מאזיני המטלות אינם יכולים לראות כיצד המערכת שלהם מחמירה את העניין. לעיתים קרובות הם טוענים כי השימוש בתיבת הדואר הנכנס כרשימת מטלות זה הדבר היחיד שעובד. אבל אם אותו אדם מרגיש המום באמצעות דואר אלקטרוני, ברור שהוא לא עובד. יש כמה פתרונות, ואני אגיע אליהם ברגע.

תפסיק לשלוח Nudgemail

דיברתי בנסיגה של התאגיד לאחרונה על ניהול דוא"ל. כדי להתכונן לשיחה דיברתי עם כמה עובדים ולמדתי שהרבה מהם מנהלים כמויות אדירות של אימיילים, לפעמים 1, 000 הודעות ביום, באמצעות Nudgemail. הם חשבו שזו דרך שפויה לחלוטין לניהול הזרם.

Nudgemail הוא כלי freemium שמאפשר לך בעצם לשהות דוא"ל על ידי קביעת זמן בו הוא יופיע שוב בתיבת הדואר הנכנס שלך כהודעה חדשה. "בעיקרון" זו מילה חשובה מאוד כאן.

רוב פונקציות הנודניק, כמו אלו שב- SaneBox או כמה מאפליקציות הדוא"ל הטובות ביותר, מסתירות את ההודעה המקורית מתיבת הדואר הנכנס שלך ואז גורמות לה להופיע מחדש כעל דואר חדש שלא נקרא ברגע שתבחר. Nudgemail עובד קצת אחרת. כשאתה משתמש בו כדי להשהות דואר, הדוא"ל המקורי נשאר בתיבת הדואר הנכנס שלך והודעה חדשה מופיעה בראש תיבת הדואר הנכנס, כאשר כל החוט של ההודעה המקורית מצוטטת.

אל תבינו אותי לא נכון. Nudgemail הוא כלי משובח, וזה פיתרון נהדר בנסיבות מסוימות. מי שרואה בתיבת הדואר הנכנס זרם של מידע ולא נקודת איסוף לתקשורת שצריך לעבד, עשוי לעשות כן להשתמש בו. אבל כאשר העובדים אומרים לי שהמספר העצום של ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם לא משאיר להם אפשרות לבצע את עבודתם, ו -20 אחוז מההודעות שלהם הם הודעות חוזרות בצורת Nudgemails, זו בעיה.

מרשימות המטלות יכולות להכחיש את העובדה שהמערכת שלהם מקולקלת, חלק ממשתמשי Nudgemail הופכים אותה לקביעה. הם כל כך תקועים בהרגלים הנוכחיים שלהם שהם לא יכולים לחזות פיתרון טוב יותר.

אל תשיב כל כך מהר

לעתים קרובות מאוד, מענה לדוא"ל הוא דרך להכיר את ההודעה של מישהו אחר מבלי להעביר את השיחה בפועל. דמיין לעצמך דוא"ל לעבודה לשאול את דעתך על מצגת. עוד לא בדקת במצגת. תלוי במקום העבודה שלך, יתכן שיהיה מקובל יותר לענות במהירות עם "אני לא יודע. עוד לא הסתכלתי", מאשר לחכות שעתיים עד שתסתכל ותגבש דעה. כשאתם קופצים לענות במהירות, גם אם ההודעה אינה מהותית, אתם מייצרים דוא"ל עודף. אם תרבות החברה דוחפת אותך לעבר ההתנהגות הזו, כדאי שתאמין שאנשים אחרים גם עושים לך את זה.

אדם שאינו להשיב לדוא"ל עשוי להיתפס כעצלן או לא להיות שחקן קבוצתי, גם אם המתנה לתשובה לדוא"ל היא דרך הגיונית ופרודוקטיבית בהרבה. אבל זה לגמרי לאחור, ואתה צריך להתנתק מזה אם אתה מרגיש מוצף באמצעות הדוא"ל.

מה שבסופו של דבר קורה הוא שאנשים משיבים להודעות רק כדי לעבור את הכסף. נניח שראג 'שואל את דעתה של שרה על משהו, והיא עונה, "לא בטוח. מה אתה חושב?" כעת הכדור חוזר למגרש של ראג ', והאונוס מוטל עליו להשיב ולו רק כדי שלשרה תהיה הודעה חדשה שלא נקראה בתיבת הדואר הנכנס שלה, שמזכירה לה לענות הפעם בפועל.

דוגמה נוספת הנפוצה בקרב אנשים במחלקות התמיכה, כמו IT, היא שהם יגדירו לעצמם כתובת דוא"ל גנרית שתגיש כרטיסי עזרה, כמו כאשר עובדת מתחרפנת שהמחשב שלה שבור, לעומת זאת, והיא צריכה קבל עזרה במהירות, היא עשויה לשכוח את הדוא"ל הגנרי ובמקום זאת לשלוח דוא"ל לאדם שהיא מכירה ב- IT. האם על אותו איש IT לטפל בבעיה? להתעלם מהדוא"ל? השב ואמר לעובד שהיא צריכה להשתמש בכתובת הנכונה לעזרת ה- IT? CC הבוס שלה? מה הדבר הנכון לעשות?

לעתים קרובות התגובה, המופעלת על ידי פאניקה ותסכול, פשוט מייצרת דוא"ל נוסף (ויוצרת מתח). שוב, זו דוגמה לכך שתרבות החברה יוצרת ציפיות לתגובה מהירה העומדת בבעיית השורש. אבל אתה יכול להתנתק מדפוס זה מבלי להפריע לשלום וליצור פחות מיילים כתוצאה מכך.

פתרונות לדוא"ל מופרז

איך מפסיקים לייצר מיילים מוגזמים? חלק מהפתרונות הם פשוטים ומהירים, ואדם יכול לבצע אותם ללא תמיכה של החברה.

בדוגמה הקודמת, ייתכן שאנשי ה- IT יוכלו לנגוס את הבעיה באיבו על ידי שיחה פנים אל פנים (או שיחת טלפון עם עובד מרוחק), במקום להשיב באמצעות דואר אלקטרוני. אם איש ה- IT משיב בדוא"ל, קרוב לוודאי שעמית העבודה הזקוקה לקרוא אותו לא מקרוב בכל מקרה. זכור, היא כבר לחוצה בגלל בעיית המחשבים שלה. זה אולי נשמע מאוד טק אבל התמודדות עם העובדת פנים אל פנים, ברוגע ובמקצועיות, תעזור לה לזכור את הפרוטוקול הנכון להגשת כרטיסי עזרה בעתיד, במיוחד אם איש ה- IT מסביר את כל המשרות האחרות שקיבלו עדיפות רגע. ההסבר באופן אישי עובר דרך ארוכה.

דרך נוספת להפסיק לייצר לעצמך דוא"ל מופרז היא למצוא כלים עוזרים לדוא"ל טובים שיעזרו לך לקצץ בדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס, ולא להפיץ אותו, כפי שעושה Nudgemail. SaneBox (בערך 7 $ לחודש) הוא הפיתרון שאני ממליץ עליו. Mailbird הוא אפליקציית לקוח דוא"ל שמגיעה עם אפשרות של נודניק ותכונות אחרות שעשויות לעזור גם כן.

הפסק להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת המטלות שלך, הן למשימות אישיות והן למשימות הקשורות לעבודה. יש עכשיו כל כך הרבה כלים נהדרים שהרבה יותר טובים בהקצאת משימות, מעקב אחריהם, עדכון הפרטים עליהם וכדומה, שאינם מסתמכים על דואר אלקטרוני. אני אוהב את טודואיסט, למרות ש- Wunderlist היא גם אפליקציה נהדרת.

אם אתה יכול לשכנע את צוות העבודה או מחלקתך להרים כלי טוב יותר למשימות משימות, אתה באמת יהיה במצב הרבה יותר טוב. מלבד אפליקציות לניהול פרויקטים בכוח מלא, ישנם יישומי שיתוף פעולה אחרים שהם קלים, קלים לשימוש, מהירים יותר להגדרה, והם עשויים להוות פיתרון טוב יותר לאתגרים של הצוות שלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין בטיפים האחרים שלי להפחתת עומס הדואר האלקטרוני במשרד.