התארגנו: כיצד להשתמש בתוכנת שיתוף פעולה כדי למפות זרימות עבודה

ביום הראשון של התפקיד האמיתי הראשון שלי, העורך הבכיר ביותר של חברת הוצאת הספרים שהעסיק אותי לקח אותי לתרשים זרימה ענקי שהוצמד על קיר. "הנה כיצד מאמר עובר מכתוב לפרסום", אמרה. היא הובילה אותי לאורך כל התהליך, והדגישה את החלקים שבהם אני והצוות שלי היינו מעורבים. זה היה 2001, לפני שתוכנת שיתוף הפעולה הייתה זמינה בחופשיות, אך השיעורים שלמדתי באותו יום חלים גם בעידן זה של אסאנה וסלאק.

כל כתבה בכתב העת נכנסה למעטפת פולי גדולה עם פיסת נייר מודבקת לחזית. העיתון היה מקודד בצבע לכתב העת בו יופיע המאמר. קראנו לזה ג'קט ג'וב. בכל פעם שהמאמר פנה למחלקה אחרת, בין אם לעורכי ההעתקה לצורך הגהה או למחלקת הקלידים לצורך שינויים, ההיסטוריה של מסעה נרשמה על מקטורן העבודה. כאשר סיימה עובדת אחת עם זה, היא הייתה מקצה אותו למחלקה חדשה על ידי כתיבת שורה בגליון המסלול. כל מי שראה ג'קט ג'וב ידע בדיוק את כל השלבים שעבר הכתבה והיכן היה אמור לעבור הלאה.

כשחשבתי על זה, מעילי העבודה הללו היו מקדימה לביטוי פיזי של תוכנת זרימת העבודה של ימינו, כמו אסאנה. תרשים זרימת העבודה שהוצמד לקיר היה אוריינטציה מצוינת עבורי, כעובד חדש, וכל אחד אחר שעומד על הסיפון. זה נתן לי תמונה ברורה גבישית של מה שהארגון עשה ואיך.

בעולם של ימינו, בו אנו דוחפים לסביבות נטולות נייר ועברנו ברובם לקבצים ותיקיות אלקטרוניות, קל יותר לוותר על יצירת סוגים כאלה של מסמכי עבודה ושמירתם מעודכנת. אבל עבור כל העסקים ואפילו פרויקטים של עבודת צוות ברמה חובבנית, חשוב מאוד לתעד את זרימת העבודה שלך.

מדוע זרימת עבודה של מסמכים?

מדוע עליך לתעד את זרימת העבודה שלך? יש כמה סיבות קריטיות לחלוטין, כולל הדברים הבאים:

• זה עוזר לבעלי עסקים ומנהלים לחשוב באופן מלא ולהבין מה קורה בכל שלב בתהליך העסקי, ומדוע;
• זה מאפשר לזהות צעדים מיותרים ולנתק אותם מתהליכים;
• זה מזכיר לעובדים או לחברי צוות שעשויים להיות מרוחקים משלבים מסוימים של העסק מדוע הם קיימים ואיזה ערך הם מספקים;
• זה חיוני לאנשי צוות העובדים;
• זו אחת הדרכים הטובות ביותר להסביר לעמיתים, לקוחות ומשקיעים פוטנציאליים כיצד עסק פועל; ו
• זה מאפשר לצוות להתחיל בצורה יעילה יותר להשתמש בכלי שיתוף פעולה.

לנקודה האחרונה הזו כבר הזכרתי את אסאנה. אסאנה הוא כלי לניהול זרימות עבודה, דומה לרשימת מטלות בנושא סטרואידים. זה דומה מאוד למערכת ז'קט העבודה בה השתמשתי בעבודת הפרסום הראשונה שלי. אסאנה מאפשרת לך לעקוב אחר משימות שצריך לבצע ולדחוף אותן בתהליך. לכל משימה יש היסטוריה של כל השלבים, או משימות המשנה, שעברו. כאשר אדם אחד מסיים את המשנה המשמשת בהישג יד, היא או הוא מקצה אותה לשלב הבא ומכוון אותה לאדם או מחלקה שיאסוף אותה בהמשך.

ביצעתי את האנלוגיה בעבר שאסאנה היא כמו חפיסת קלפים, ואילו תוכנת ניהול פרויקטים היא כמו משחק לוח. כשאתה פותח משחק לוח, ייתכן שיהיה לך משהו כמו לוח, מגוון משחקי משחק וספר כללי כללי ברור כיצד לשחק את המשחק. כל מי שמשחק מסכים לאותם חוקים שנקבעו מראש. אתה יכול לסטות מהחוקים, אבל המשחק תוכנן להנאה מרבית כשאתה מציית לחוקים האלה, כך גם אתה עושה.

עם זאת, כשאתה משחק בקלפים, כל מי שמשחק צריך להסכים על איזה משחק ישחק ואיזה מערכת חוקים שתפעל. אתה יכול לשחק לבבות או שאתה יכול לירוק. כמה משחקי קלפים ידועים עם כללים קבועים, כמו טקסס הולדם. יש עוד משחקים שיש בהם וריאציות, כמו רמי (ג'ין רמי, רמי ישר, 500 רמי וכדומה) ואתה צריך לחשוף את החוקים עם כולם בשולחן כדי לוודא שכולכם מסכימים לגבי איך לשחק. ישנה גם אפשרות להמציא במשחק קלפים משלך, עם כללים ייחודיים שעליך ללמד לכל מי שעומד לשחק.

אסאנה (ועוד כלים רבים לשיתוף פעולה; אני אתן דוגמאות נוספות בעוד רגע), כאמור, היא כמו חפיסת קלפים. אז בכדי לגרום לאסאנה לעבוד, כולם צריכים לדעת כיצד משחק את המשחק, מהם החוקים, מה המטרה וכיצד מסתיים המשחק.

מה עם קאנבן?

לוחות Kanban הם דוגמה נוספת לכלי שיתוף פעולה הדומים יותר לחפיסת קלפים. טרלו הוא דוגמה אחת לכלי מקאנבן מקוון. צוותי פיתוח ותכנות תוכנה משתמשים לרוב בקאנבאן בצורה מוגדרת מאוד מוגדרת מראש (כמו לשחק בטקסס הולדם), ואילו אלה המשתמשים בקאנבן לשימוש אישי יכולים להמציא כללים שהם אוהבים.

אם יש לך זרימת עבודה מתועדת, תוכל למפות את זרימת העבודה הזו בקלות אל אסאנה. הרבה יותר קל להתחיל להשתמש באסאנה כאשר כבר יש לך זרימת עבודה מתועדת מכיוון שזה אומר שכבר חשבת על כל התהליך העסקי או הצוותי מלמעלה למטה. אימוץ אסאנה לוקח כמה ניסויים וטעויות לא משנה מה, אבל זה יהיה הרבה יותר מבולגן ומתסכל אם תעשה את זה בלי שתעד פעם את תזרימי העבודה שלך.

מיפוי תזרימי עבודה

עם תוכנת זרימת עבודה, לרוב יש משהו שהושלם, גם אם כל התהליך מתמשך. כל מה שניתן להשלים זה בדרך כלל המשימות או משימות המשנה שלך.

רעיון ההשלמה שונה מאוד בתוכנת ניהול פרויקטים. פרויקט בהגדרה הוא דבר שמושלם ונמסר בתאריך. אך לא כל סוגי העבודות הם פרויקטים. בבית ההוצאה לאור של כתב העת בו עבדתי, מאמר היה שלם עם הדפסתו. באופן דומה, לכל גיליון של יומן היה תאריך סיום עם מסירתו. אך עריכת העותק מעולם לא הושלמה. זו הייתה עבודה מתמשכת. זה עדיין היה צריך להיות במעקב. היו לו משימות משימות קונקרטיות - העתק ערוך מאמר זה - אך לעריכת ההעתקה עצמה לא היה תאריך סיום או ניתן למסירה.

תהליך מיפוי זרימת העבודה כרוך גם בזיהוי מדויק של תהליכים או נהלים שצריך להקצות ולעקוב במפורש. הדיוק ורמת הפירוט הזו חשובה מאוד.

חשבו על מתכון לבישול. מתכונים אינם מפרטים כל שלב אחד מכיוון שרבים מהם משתמעים או מובנים. מתכונים לא אומרים לכם לפצח ביצים, לרוקן את תכולתם ולזרוק את הקליפות מכיוון ש"הוסיפו ביצים "כבר אומר זה, וזה הופך להיות מסורבל מיותר לפרט את כל השלבים האלה. באופן דומה, בסביבת עבודה ניתן להבין כי "עריכת מאמר" פירושה "בדוק את הכותרת, בדוק את קו הקו, העתק ערוך את היצירה והשאיר כל שאלה למחבר."

עם זאת, במצבים מסוימים, ייתכן שתצטרך להיות מפורשת במידה טובה יותר. עבדתי פעם בפרסום בעיתונים, שם הייתי צריך לבדוק כותרות, כותרות תמונות, התאריך בתחתית העמוד ומספר העמודים היו צריכים להיות צעדים נפרדים מהעתקה מחדש מכיוון שלרוב התעלמו מהם.

במילים אחרות, עליכם להבין איזו רמת פירוט נחוצה. יותר מדי צעדים ואנשים המשתמשים בתוכנה מתעלמים מהנוהל. טעויות מעטות מדי וקריטיות עלולות לקרות. ככל הנראה ייקח קצת ניסוי וטעייה כדי שתצליח להיות בסדר, אך עליכם לקבל החלטות לפני שתתחילו.

מיפוי מנדטים

בעת מיפוי תזרימי עבודה, תקדישו גם זמן לחשוב כיצד הארגון שלכם חושב, באופן קולקטיבי. מה הלך הרוח של הארגון שלך לגבי פרויקטים, אנשים או נושאים מעניינים? זה רלוונטי באסאנה, כמו גם בכלים אחרים לשיתוף פעולה.

רפיון הוא דוגמא טובה. Slack הוא פלטפורמת העברת הודעות שמדגישה משיכות ולא התראות על דחיפה, כך שכולה הצטרפות להודעות שאתה רוצה לקבל. כדי ליצור פילטרים טובים להודעות אלה, עליכם להסתמך בחלקם על ערוצים. ערוצים הם כמו קבוצות, וכדי להפוך את הערוצים ביעילות, אתה צריך לדעת איך הצוות שלך חושב על, ובכן, על הכל. אתה חושב מבחינת מחלקות או פרויקטים? האם אתה חושב מבחינת נושאים או לקוחות? אם אתה מנהל חברת נדל"ן, אולי אתה חושב מבחינת שכונות, או ספי שווי נכסים, או סוכנים. עליך להבין את הלך הרוח של הצוות שלך לפני שאתה יוצר ערוצים כך שהם אפקטיביים בהקלה על עבודת צוות.

לעתים קרובות כלים לשיתוף פעולה כוללים דרכים רבות יותר לארגון מידע, כגון שימוש בקידוד צבע, תיוג ולעיתים אף תיוג עם קידוד צבע. זוכר את מעילי העבודה עם קידוד הצבע שתיארתי קודם? אותה עסקה. כאשר משתמשים בו כראוי, קידוד הצבעים הוא מסמן חזותי שמעביר מיד מידע בצורה ברורה. מסיבה זו קידוד הצבעים מגביר את הפרודוקטיביות. אני ממליץ מאוד להשתמש בקידוד צבעים בכלי לשיתוף פעולה, כל עוד תחילה תוודאו שאתם מבינים את הלך הרוח של הצוות לגבי הסיבה למשהו שצריך לקודד צבע מלכתחילה. איזה מידע צריך להעביר באופן מיידי וללא מילים? אתה צריך להבין את הלך הרוח של הצוות שלך כדי להיות מסוגל לענות על השאלה הזו.

כולל תרבות

חשוב לתעד זרימות עבודה לפני שממפים אותם לכלי שיתוף פעולה, וחשוב לא פחות להבין ולמפות את הלך הרוח. היצירה האחרונה היא תרבות.

כלי שיתוף פעולה משקפים את תרבות החברה, ולהיפך. חשוב מאוד לקבוע כללי מעורבות כלליים בנוגע למקצועיות, רמת הפורמליות, והיכן וזה לא מתאים לעבור מהנושא.

מנקודת מבטו של עובד או חבר צוות, כלי שיתוף פעולה משמשים לעתים קרובות כמקום לפוצץ קיטור. מניסיוני, אנשים ישדרו את טענותיהם ללא קשר אם כלי שיתוף הפעולה מעניקים להם מרחב ייעודי לכך. ארגונים מסוימים מעריכים דיונים פתוחים ואף דיונים סוערים על עבודה, בעוד שאחרים רואים בכך הסחת דעת ומסוכנת.

כלי שיתוף פעולה בלבד אינם יכולים להכתיב אם אנשים יתפרסו והתנגדו במקומות המתאימים. זה צריך לבוא מתרבות החברה. אנשים בתפקידי מנהיגות צריכים להבהיר אם הם רוצים שאנשי צוות ידברו עם תלונות וויכוחים במסגרת העבודה או מחוצה לה. מי צריך לדעת מתי יש בעיה? האם חברי צוות רוצים אנונימיות לפני שהם מביעים דאגה או תלונה? האם מתלוננת על קתרזיס או כדי להדגיש בעיות אפשריות בעבודה ובתזרימי העבודה? אם זה בכל מקרה יקרה (וזה), עדיף לקחת זאת בחשבון ולקבל החלטות לגביו ולא להעמיד פנים שזה לא קורה.

משאבים נוספים

משאב נוסף שמקל על זרימות עבודה הוא תוכנת מיפוי מחשבים; ראה טיפים אלה כיצד מפת מחשבים יכולה להחליט על ניהול הפרוייקט שלך. אם אתה נמצא בימים הראשונים של השימוש בתוכנת ניהול פרויקטים, ארבעת הטיפים האלה להתחלה אמורים לעזור. ולמבט מעמיק יותר על אסאנה, זה עוזר לקרוא כמה טיפים לשימוש באסאנה.