התארגנו: כיצד לבטל את שליחת Outlook ג'יל דאפי

לפעמים, הדרך הטובה ביותר להיות פרודוקטיבית בדוא"ל היא לא לשלוח הודעה בכלל, במיוחד אם תוכנה אינו שגוי או שלא הוערך. לאחר שבדקה את לחצן 'בטל שליחה' בקרב קבוצת opt-in של משתמשי Gmail במשך שנים, גוגל הפכה את התכונה האהובה הזו לזמינה לכל. ביטול שליחה הוא כישלון כושל שמאפשר לך לשלוש שניות לבטל שליחת דוא"ל. זה בדיוק מספיק זמן להתנשף, לשלוף את כף הרגל מהפה ולוודא שההודעה לעולם לא תראה את אור היום. לא כולם מבינים של- Microsoft Outlook יש גם מספר הגדרות ואפשרויות לזכור הודעה, לעכב את שליחת ההודעה וכן הלאה - אולי מכיוון שלא קל למצוא אותם ולהבין אותם. יש אפשרות הדומה לכפתור ביטול השליחה של Gmail, אך היא לא אינטואיטיבית למצוא או להשתמש בה. להלן איך זה עובד ואיך להגדיר אותו.

איך מבטל שליחה פועלת

כדי להבין כיצד ביטול השליחה פועל ב- Outlook, זה עוזר להבין תחילה איך זה עובד ב- Gmail. כדי לקבל את כפתור 'בטל שליחה' ב- Gmail, עליך להפעיל את התכונה ולבחור פרק זמן שאתה רוצה להקדיש לעצמך כדי שתוכל לעצור את שליחת ההודעה. משך הזמן המרבי הוא 30 שניות, וזו האופציה עליה אני ממליץ.

כשאתה מאפשר את ההגדרה, מה שאתה באמת עושה הוא ליצור דוכן אוטומטי או עיכוב לכל הודעה שנשלחת, מה שבתורו יוצר לך חלון הזדמנות לבטל אותה. אז אתם לא ממש מבטלים שום דבר. אתה פשוט מפסיק פעולה לפני שהיא תתחיל. כמובן ש"בטל שליחה "הוא תמציתי וקל יותר להבנה מאשר" לעכב שליחה עם הזדמנות מוגבלת לזמן לבטל."

מיקרוסופט, בהיעדר האגרופן האופייני לה, מציעה את אותו הדבר ב- Outlook, למעט מדובר בתהליך דו-שלבי ודורש התקנת עבודה רבה יותר.

כיצד להגדיר בטל שליחה ב- Outlook

כאמור, הגדרת המקבילה לכפתור ביטול השליחה של ג'ימייל ב- Outlook היא תהליך דו-שלבי. ראשית, עליך ליצור כלל המעכב את כל ההודעות מהשליחה. אסכם את ההוראות כאן:

1. עבור אל קובץ> ניהול כללים והתראות> כלל חדש.
2. הנה, הסתכל תחת התחל מכלל ריק. בחר "החל הכלל על הודעות שאני שולח." אל תוסיף כללים אחרים (כלומר השאר את תיבות הסימון ריקות).
3. ברשימת הפעולות בחר "לדחות מסירה במספר דקות." אתה יכול לעכב את המסירה עד 120 דקות, אך זה ארוך מדי. אני ממליץ על דקה אחת, אז הזן את "1" (או כמה דקות שאתה רוצה) במקום בו כתוב "מספר."
4. עקוב אחר ההנחיות לשמירה ושמו של הכלל, והקפד לבחור בתיבת הסימון עבור "הפעל כלל זה" לפני שאתה יוצא.

השלב הבא הוא זה שאתה לוקח כשאתה בטעות מכה על שלח בהודעה ורוצה להפסיק אותו לפני שהוא אכן יעבור.

ההודעה שלך תהיה בתיבת הדואר הנכנס שלך. שם זה מסתובב בזמן ההשהיה של דקה.

הדרך המהירה ביותר לוודא שזה לא הולך לשום מקום היא ללחוץ על כפתור העבודה במצב לא מקוון (תחת הכרטיסייה שלח / קבל). כעת אתה יכול לגרור את ההודעה לתיקיית הטיוטות שלך כדי לערוך אותה עוד קצת, או לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ההודעה ולמחוק אותה.

מי יכול להשתמש בטל שליחה?

לרוע המזל, התכונה בטל שליחה של Outlook אינה זמינה לכולם. אפליקציית ה- Mac של Outlook פשוט אין את זה. עם זאת, זה זמין ב- Outlook עבור Windows 2016, 2013, ו- 2010.

ציינתי בעבר של- Outlook יש אפשרויות אחרות "לזכור" הודעות. מדוע לא פשוט להשתמש בזה במקום בשיטת העיכוב והמחיקה? יש כמה תשובות טובות מאוד.

ראשית, לא לכל משתמשי Outlook יש תכונות לזכירה העומדות לרשותם. בחשבונות Microsoft Exchange, על המנהל להפוך את האפשרויות לזמינות. ארגונים רבים בוחרים להשמיט זאת, ובהגנתם, מדובר בתכונה די מבלבלת. שנית, אתה יכול רק להיזכר בהודעות שנשלחו לאנשים אחרים בארגון שלך, כך שהיא לא תעבוד בכל מקום, בכל מקרה. שלישית, אם הנמענים כבר פתחו את ההודעה, אין לך מזל. רביעית, נמענים יכולים לאפשר תכונה משלהם שמבטלת למעשה את ההיזכרות מתרחשת.

אני מקווה שדי בכך שעסק מבלבל של הודעות שנזכרו בכדי לשכנע אותך להפעיל במקום זאת את תכונת הודעת העיכוב ולהשתמש בהן לטובתך. זו האפשרות הטובה יותר וזה יכול לחסוך לך הרבה צער!

לטיפים נוספים בנושא דואר אלקטרוני תוכלו לקרוא גם 5 דרכים לשלוח דוא"ל טוב יותר, כיצד להרוג דוא"ל באמצעות אפליקציית ניהול הפרויקטים הנכונה ולהפסיק להילחם בדוא"ל באמצעות דוא"ל נוסף.