התארגנו: כיצד לבצע הפסקות טובות יותר כדי לשפר את הפרודוקטיביות

לעולם לא תהיה הכי טוב שאתה יכול להיות אם אתה שואף להיות פרודוקטיבי במאה אחוז כל הזמן. בלתי אפשרי עבור כל עובד לעבוד ללא הפסקה מבלי לשלם מחיר, בין אם מדובר בירידה באיכות, בתפוקה ובבטיחות. כולנו צריכים לקחת הפסקות.

באופן כללי, עובדי ידע (אני כלול) אחראים ללוחות הזמנים שלהם להפסקה. זה עלינו לקבוע מתי לקחת הפסקה של שתי דקות לגלוש בפייסבוק, או באיזה אט אט לטייל במסדרון כדי להשיג כוס מים.

לעתים קרובות אנשים לוקחים הפסקות על בסיס אינטואיציה, ללא כל סוג של התחשבות במשך כמה זמן הם צריכים להתאושש או מתי הם יעשו את ההפסקה הבאה שלהם. ולא לכולם אינטואיציה טובה. קל להוביל במורד ארנב באינטרנט בזמן שאתה לוקח הפסקה. זה גם קל לעצור משימה אחת בתקווה לקחת הפסקה רק כדי להיתפס בבדיקת אימיילים, וזה לא הפסקה.

תורת הפסקות

לקחת הפסקות שימושיות שמאפשרות לנו למעשה להיות פרודוקטיביים יותר, זה עוזר להבין את התיאוריה של הסיבה מדוע וכיצד הם עובדים.

כשמתארים שחיקה במקום העבודה, וזה מה שאנחנו מנסים להימנע כשאנחנו עושים הפסקות, רוב החוקרים פונים למשהו שנקרא מודל שימור המשאבים. התיאוריה, שפותחה על ידי סטיבן ה הובפול בסוף שנות השמונים, מסבירה כיצד אנשים מתמודדים עם מתח. בקיצור, כתוב שלכולנו יש משאבים פנימיים להתמודדות עם לחץ, ואנחנו יכולים להשתמש במשאבים שלנו לזמן מה, אך בשלב מסוים עלינו לבנות מחדש את המשאבים שאיבדנו.

בזמן שהובפול גילה את התיאוריה הזו, המומחים החלו להבין שהלחץ הוא קבוע ובכל מקום, ולא נגרם על ידי אירועים יחידים בלבד. במילים אחרות, אנו חווים לחץ רק על ידי עבודה. לא צריך להיות אירוע טראומטי בעבודה הגורם למתח. מתח תמיד קיים, ואנחנו תמיד משתמשים במשאבים שלנו כדי להתמודד עם זה. כשאנחנו מאמצים במשאבים והמשאבים הנותרים שלנו מאוימים, זה שחיקה.

חוקרים אחרים הטילו ספק בתנאים הדרושים לבניית משאבים שאנו מפסידים תוך כדי התמודדות עם לחץ. לדוגמה, שני חוקרים שחקרו את השפעות החופשות הגיעו למסקנה כי השתקפות חיובית בעבודה, שליטה (כלומר, עבודה על מיומנות) ורגיעה עוזרים לבנות מחדש את המשאבים. נראה כי גם חברות עם סופי שבוע עוזרת, כמו גם לא להתמודד עם טרדות הקשורות לעבודה כשאת אמורה לעבוד.

מה שאנו יכולים לקחת משם הוא שכדי להקל על לחץ בעבודה עלינו לעשות זאת

1. לא עובד ו
2. לעשות משהו מהנה.

זה אולי נשמע כמו השכל הישר, אבל אם אי פעם לקחת הפסקה ממשימת עבודה על ידי בדיקת אימיילים (שהיא עדיין עבודה וכמעט לא מהנה), לא באמת עשית הפסקה, נכון?

איזה סוג של הפסקות הכי טוב?

אם מניחים סופי שבוע וחגים, אילו סוגי הפסקות בעבודה יעילות? כלומר, מה עלינו לעשות כדי לעצור אובדן משאבים נוסף או אפילו לבנות קצת גיבוי מחדש?

מחקרים על הפסקות בעבודה, כולל ההוצאות בגלישה באינטרנט, ומה שהופך אותם ליעילים מציעים להפסקות

• קצר,
• לסירוגין, ו
• מהנה.

כאמור, ההפסקה חייבת להיות למעשה הפסקה מהעבודה ודברים הקשורים לעבודה. אימייל הוא לא הפסקה, וגם לא מתברר, הוא מתלונן על עבודה עם עמיתים לעבודה, קתרטית ככל שתהיה.

לשים מספרים על אורך ותדירות ההפסקות זה דבר מסובך. ישנם מחקרים שניסו זאת לעובדי ידע, אך אין מספר שמוסכם על מחקרים מרובים. פוסט פופולרי ולעתים קרובות שכתב מחדש בבלוג ב- 2014 ב- The Muse אומר כי לוח הזמנים של ההפסקה האידיאלי הוא לעבוד במשך 57 דקות, ואחריו הפסקה של 17 דקות, אך לא הייתי סומכת עליו יותר מדי. המספרים הללו, שמגיעים מחברת תוכנה לניטור מחשבים, אינם כוללים פרטים עשירים על הנושאים, קו עבודתם, הנתונים הגולמיים או אופן ניתוחם.

מחקר טוב יותר מצא כי משך הזמן האופטימלי להפסקות הוא כ 12 אחוז מיום העבודה, ושוב, הפסקות קצרות לסירוגין נמצאו טובות יותר מהפסקה ארוכה או שתיים. אם ניקח 12 אחוזים ונחיל אותו ביום עבודה של 8 שעות, נקבל 58 דקות של זמן הפסקה. כדוגמא, חמש הפסקות של כ -12 דקות כל אחת יעשו את העבודה.

כלים שיעזרו לכם לקחת הפסקות חכמות יותר

יש הרבה יותר לנקוט הפסקות יעילות מאשר לדעת מדוע הם מועילים, איך הם צריכים להיות ואיך לעיתים קרובות לקחת אותם. יש גם עניין של היצמדות להפסקות שאתה מחליט לקחת ולחזור לעבודה כשנגמר.

אפליקציה בה אני משתמשת מדי פעם כשאני צריכה להיות מחוברת יותר לדפוס העבודה / הפסקה שלי היא זרימת עבודה קפדנית. התוסף הזה ל- Chrome באופן רופף (אך ללא הפרה של סימן מסחרי) מיישם את טכניקת Pomodoro במחשב שלך.

טכניקת פומודורו היא שיטת עבודה המפרידה בין זמן לשלבי עבודה ושלבי שבירה. אז אתה עובד X דקות ונשבר במשך Y דקות, וחוזר על עצמו. השם בא משימוש בעיתוני מטבח, שלעתים קרובות היו בצורת עגבניות, לזמן של כל שלב. תוסף Chrome אינו אלא טיימר שמשנה את צבעו ומזמן אזעקה כאשר כל אחד מהשלבים מופעל. אחד היתרונות הנוספים של שימוש בפלאגין ולא בטיימר למטבח הוא שבזמן שאתה נמצא בשלב העבודה, אתה יכול להגדיר את זרימת העבודה הקפדנית שתחסום ממך גישה לכתובות אתרים מסוימות שעלולות להסיח את דעתך מהעבודה, כמו פייסבוק וטוויטר.

ישנם אפליקציות הפסקה אחרות הפועלות במערכת ההפעלה שלך ולא בדפדפן, כגון Time Out for Mac. הפסקת אפליקציות לא מתפנה רק לנעול אותך מאתרי אינטרנט המונעים ממך לעבוד בשלב עבודה. הם גם נועלים אותך מכל המחשב שלך במהלך ההפסקה, ומאלצים אותך להפסיק לעבוד. המסך שלך נעול רק לאחר שנגמר זמן ההפסקה שהגדרת.

בדרך כלל משתמשים באפליקציות הפסקות על ידי אנשים המנסים להימנע מפגיעות לחץ חוזרות ונשנות ומאמץ עיניים הקשורים למחשבים מכיוון שכולם פרט לתפקיד שתעזוב את תחנת העבודה שלך במהלך כל הפסקה. אם אתה נהנה לגלוש באינטרנט כחלק מההפסקה שלך, השתמש במקום זאת בפלאגין. לחלופין, קבעו לעצמכם כלל שתגלשו גלישה פנאי באינטרנט בלבד במכשיר נייד.

דרך אחת נוספת לוודא שתוסיף הפסקות ליום שלך היא לקום ולעזוב את שולחן העבודה שלך בכל פעם שהתראה סרק רוטטת על גשש הכושר שלך. לרוכבי כושר רבים יש כעת תכונה זו. במהלך חלון זמן שהגדרת, כגון 8 בבוקר עד שש בערב, אם הגשש תופס אותך יושב שקט יותר מכל כך הרבה דקות, הוא רוטט ולעיתים גם מהבהב הודעה בתצוגה. ברירת המחדל עבור רוב הגששים היא 60 דקות של סרק, אך לעתים קרובות אתה יכול להתאים אותה אישית. הגדר את זה למשך 55 דקות, כדי לתת לעצמך כמה דקות נוספות כדי לעטוף את המחשבות שלך לפני שאתה קם ולבצע הפסקה נאותה.