התארגנו: כיצד להגדיר תבניות דוא"ל

תוכן

• התארגנו: כיצד להגדיר תבניות אימייל
• שימוש בתבניות אימייל ב- Gmail

גם במקום העבודה וגם בחיינו האישיים, רבים מאיתנו שולחים שוב ושוב את מה שהוא אותו אימייל. זה יכול לומר משהו כמו "הנה מספרי המכירות השבועיים…" או "מותק, אנא זכור לשלוח את דמי השכירות לפני או לפני…"

אם אתה אדם מסודר ויעיל למדי, תוכל להעתיק ולהדביק את הדוא"ל הקודם בהודעה חדשה בכל פעם שהגיע הזמן לשלוח את הדוא"ל שנשלח באופן קבוע. זו שיטה לא רעה, אך היא אכן משאירה אותך פתוחה להצגת טעויות. אולי תשכח לעדכן את שורת הנושא, תאריך, נתון פיננסי, נקודת נתונים וכן הלאה.

כשהתחלתי את הקריירה שלי בתחומי המדיה והפרסום, הייתי בעצם עורך שורות עבור כתבי-עת אקדמיים, ועבדתי עם מכתבים שהקלדו את השינויים שסימנתי על הקבצים. הכלל החשוב ביותר שלמדתי כיצד לסמן מאמרים למכתבי כתיבה היה זה: ככל שיהיו פחות הקשות עליהם לבצע, כך יש פחות סיכוי להציג שגיאות. במילים אחרות, תפקידי היה לתקן כל שגיאת הקלדה ולהעלות את השינויים של הכותבים לדף תוך צמצום כמה הקלדת כתבי ההקלדה נאלצו לעשות.

לאורך אותם שורות, כשמשתמשים מחדש בדוא"ל ישן, עליך להזין הרבה הקשות מקשות מיותרות, כמו למחוק ואז לעדכן את שורת הנושא, לשנות פיסות מידע מרכזיות וכן הלאה.

מערכת טובה יותר היא להגדיר מיילים שתוכל להשתמש בהם שוב ושוב ביעילות רבה יותר, "תבנית דוא"ל" (מונח Microsoft Outlook) או "תגובה משומרת" (מונח גוגל)

טוען…

תבנית דוא"ל היא בדיוק מה שהיית מצפה שהיא תהיה, מתווה של דוא"ל עם שטח ריק בו יופיע מידע מעודכן. כשאתה מספק לעצמך מקום ריק במקום מספר או פיסת נתונים שיש לעדכן, אתה מבצע פחות הקשות על מקשים, ובכך מצמצם את מספר השגיאות שאתה עלול להציג. לעולם לא תשלח בטעות את מספרי הדוחות של השבוע שעבר; הדבר הגרוע ביותר שיכול לקרות הוא להשאיר משהו ריק, ובמקרה זה, הנמענים יבחינו מייד ויבקשו ממך את הנתונים החסרים. עם זאת, אם אתה שולח מידע שגוי, הנמענים עשויים לעולם לא לדעת זאת.

כך תוכל להגדיר תבניות דוא"ל בשתי מתוכניות הדוא"ל הנפוצות ביותר: Outlook ו- Gmail.

כיצד להגדיר תבנית דוא"ל ב- Outlook

Outlook מתייחס לסוגים כאלה של הודעות שנשלחות באופן קבוע כאל "תבניות דוא"ל". התכונה זמינה בתוכנית שולחן העבודה של Outlook, אך היא אינה זמינה ב- Outlook.com.

ב- Outlook 2007 . התחל הודעת דוא"ל חדשה. הקלד את גוף הדוא"ל ושורת הנושא כמידע רב ככל שתצטרך לעשות בו שימוש חוזר. הקפד להשאיר לעצמך מרווח ריק וברור בכל מקום שאתה הולך להזין מידע חדש בכל פעם שאתה שולח את ההודעה. הנה דוגמה:

	שורת נושא:		דוח צפיות בדף השבועי לסיום השבוע
	גוף:		להלן הדוח הצפיות בדף השבועי של האתר. תאריך: תצוגות דף: תודה לכולם! אנא יידע אותי אם יש לך שאלות.

בפינה השמאלית העליונה של תיבת ההודעות, עבור אל קובץ> שמור בשם.

בתיבת הדו-שיח שמופיעה, עליך לשנות את סוג הקובץ לתבנית Outlook (*.oft). לאחר מכן תוכל לתת שם לתבנית שלך כל מה שתרצה.

כשאתה מוכן לחבר הודעה חדשה באמצעות התבנית, תהליך ההגעה לתבנית הוא למעשה מעט לא יעיל, למרבה הצער.

עבור אל חדש> בחר טופס

ובתיבת הבחירה הנפתחת העליונה בחר תבניות משתמש במערכת הקבצים. תבניות ששמרת צריכות להיות שם. בחר את ההודעה הרצויה לך והיא תיפתח כהודעת דוא"ל חדשה, שתוכל לעדכן בהתאם לצורך.

ב- Microsoft Outlook 2010 . התחל הודעת דוא"ל חדשה. הקלד את גוף הדוא"ל ושורת הנושא כמידע רב ככל שתצטרך לעשות בו שימוש חוזר. הקפד להשאיר לעצמך מרווח ריק וברור בכל מקום שאתה הולך להזין מידע חדש בכל פעם שאתה שולח את ההודעה. (ראה את המדגם לעיל.)

לאחר שסיימת לעצב את התבנית שלך, עבור לכרטיסייה קובץ ובחר שמור בשם.

בתיבת הדו-שיח שמופיעה, עליך לשנות את סוג הקובץ לתבנית Outlook (*.oft). לאחר מכן תוכל לתת שם לתבנית שלך כל מה שתרצה. הכה שמור.

כשתהיה מוכן להשתמש בתבנית, עבור אל פריטים חדשים> פריטים נוספים> בחר טופס

ובתיבת הבחירה הנפתחת העליונה בחר תבניות משתמש במערכת הקבצים. תבניות ששמרת צריכות להיות שם. בחר את ההודעה הרצויה לך והיא תיפתח כהודעת דוא"ל חדשה, שתוכל לעדכן בהתאם לצורך.

רשימת תפוצה . סביר להניח שתרצו לשייך תבנית אימייל לרשימת תפוצה כך שתוכלו לשלוח את ההודעה לקבוצת אנשים בצילום אחד.

עבור לקטע אנשי קשר ב- Outlook. בחר חדש> רשימת תפוצה.

אם אתה משתמש בדוא"ל ארגוני או עסקי, כדאי מאוד לבחור בחברים במקום להשתמש בפונקציה שנקראת הוסף חדש. בחר חברים כנראה יעלה את רשימת המשתמשים הזמינים במערכת הדוא"ל של העסק שלך. מצד שני, הוסף חדש מאפשר לך להקליד כתובת דוא"ל באופן ידני.