התארגנו: כיצד לנהל ידיעונים והודעות דואר אלקטרוני יומיות

הקופאית בחנות המועדפת עליך מציעה 10 אחוז הנחה, כמו גם הנחות בלעדיות בעתיד, בתמורה לכתובת הדוא"ל שלך. החבר שלך ממליץ עלון עסקה יומי שיכול לעזור לך לחסוך כסף אם יופיע עסקה המתאימה לך. נרשמת לקבלת דוא"ל אוצר מילים-ביום-יום, שקראת רק בבקרים כאשר העבודה איטית. כל ההודעות הללו הן דואר גרייייל, דואר מבוקש שאולי תרצה לקרוא לפעמים, אך לעולם אינן מכריעות. Graymail שונה מספאם בכך שהאחרון אינו מבוקש, ואילו Graymail מגיע לבקשתך. בעוד שרבים מאיתנו גולשים בגביע השחור שלנו, זה יכול להיות מקור עיקרי לעומס, במיוחד אם הוא לא מסומן במשך זמן רב מדי.

להלן כמה פתרונות לניהול Graymail כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך בסימון.

צור חשבון 'דואר זבל'

אחד הפתרונות העתיקים ביותר בספר לניהול גריימייל הוא ליצור חשבון דואר אלקטרוני בחינם שבו אתה משתמש אך ורק לצורך העברת הודעות שיווק, רשימות רשימות, קופונים ודוא"ל לא חשוב אחר.

במשך שנים השתמשתי בחשבון Hotmail למטרה זו ממש, למרות שזה נראה קצת מטופש מכיוון שגם ל- Hotmail וגם ל- Outlook.com (שלא להתבלבל עם אפליקציית שולחן העבודה של Outlook) יש כמה כלים מובנים במיוחד לניהול גריימייל, נדון ביתר פירוט בהמשך. אין צורך להשתמש בכלים אלה אם אתה מזמין חשבון דוא"ל אחד לחלוטין לגריימייל, כפי שעשיתי, מכיוון שתיבת הדואר הנכנס עצמה כבר תהיה מסנן ענק אחד. בכל מקרה הקמתי את החשבון לפני כעשר שנים, לפני שהפיצ'רים היו במקום.

אני בדרך כלל נכנס לחשבון פעם ביום, אבל אני אף פעם לא חושב על זה פעמיים כשאני לא. אני אף פעם לא דואג שמסר חשוב ייקבר בין הגביעונים, מכיוון שאין הודעות חשובות בחשבון זה. זה שמור אך ורק לגרייל. תכונה חדשה יותר ב- Outlook.com מאפשרת לך ליצור כתובת דוא"ל של כינוי, שיכולה אפילו להיות חד פעמית, לדברים כמו גריימייל או התכתבויות אחרות שיהיו מוגבלות ושאינך מעוניין שאנשים יחזרו איתך שוב (נניח לפרסם בדף קרייגסליסט).

השתמש בכללים, מסננים ותיקיות

כמעט כל תוכנית דוא"ל מאפשרת לך ליצור כללים או פילטרים למיון הודעות אוטומטית בתיקיות שונות, כך שתוכל לנהל אותם בנפרד. לדוגמה, תוכל ליצור כלל האומר "אם הודעת דוא"ל היא משולח שכתובתו מסתיימת ב- 'nypl.org', אז העביר את ההודעה אוטומטית לתיקיה בשם 'הודעות ספריה' עם קבלתה.

לפני שאמשיך הלאה ותכונות ייחודיות ב- Hotmail ו- Outlook.com עבור graymail, הרשו לי רק להאר כיצד להגדיר פילטרים וכללים בשתי תוכניות הדואר האלקטרוני הגדולות האחרות בחינם, Yahoo! דואר ו- Gmail.

כיצד להוסיף מסננים ל- Yahoo! דואר

ב- Yahoo! דואר שמוצג למעלה, סמן את תיבת ההודעה (או יותר מאחת), ובחר פעולות וסנן דוא"ל כמו אלה. תיבה קופצת תאפשר למלא את הכללים כיצד לסנן ולמיין הודעות דומות.

אתה יכול ליצור תיקיות לכל מה שלבך חפץ. עיין ברשימת ההצעות שלי בסוף לקבלת רעיונות.

כיצד להוסיף מסננים ל- Gmail

התהליך דומה מאוד ב- Gmail.

סמן את התיבה משמאל להודעות שברצונך לסנן, בחר עוד ואז "סנן הודעות כאלו". לאחר מכן תוכל להחיל את מערך הכללים הראשון על המסנן, כגון מידע על השולח, או על השם "אל" או משהו בשורת הנושא. לחץ על "צור פילטר" ותוכל להחיל את השלב הבא בכלל: מה לעשות עם ההודעות שעומדות בקריטריונים (למשל, סמן כנקרא, מחק, העבר ל… וכו ').

הערה: מניסיוני, הפעלת כללים ב- Gmail אינה תמיד חלקה (לאחרונה, השימוש ב- Chrome במערכת Windows). קישורים וכפתורים לא תמיד עובדים. כניסה ויציאה שוב נדמה שמאפשרת לתקן את חוסר התגובה.

אפשרות אחת נוספת של Gmail שלא נמצאה ב- Yahoo! דואר מאפשר לך לככב אוטומטית בכל הודעה שתסמן אותה כחשובה. ואילו יאהו! יש דרך לסמן גם דואר חשוב, אתה יכול לעשות זאת רק באופן ידני, ולא באופן אוטומטי באמצעות פילטרים.

כיצד להוסיף מסננים ל- Hotmail / Outlook.com

Hotmail ו- Outlook כוללים תכונות רבות נוספות לניהול graymail. הדוגמאות בהן השתמשתי עד כה רק מרפרפות על פני השטח. כללים יכולים להיות די מורכבים, וכאשר הם כן, אפשר אותם נכון ולבדוק אם הם עובדים כפי שהתכוונת לוקח זמן - אלא אם כן אתה משתמש ב- Hotmail או Outlook.com.

כאמור, באפליקציות הדואר האלקטרוני של מיקרוסופט יש כמה כללים מוכנים המביאים כמה מהפילטרים הנפוצים ביותר שאנשים רוצים להחיל על תיבות הדואר הנכנס שלהם. חלק גדול מהאוטומציה מנוהלת באמצעות קטגוריות. לדוגמה, אתה יכול לקטלג מספר הודעות כ"ניוזלטרים "ואז לקבוע כלל למה שקורה לכל עלוני החדשות. קביעת קטגוריות מקלה הרבה יותר על ביצוע שינויים כלל מאוחר יותר והיא תחול על הודעות דומות.

מאפיין פנטסטי נוסף באמת ב- Outlook.com וב- Hotmail הוא אפשרויות ביטול המנוי והתזמון המופיעות בסוף כל הודעה שמיקרוסופט יודעת שהיא גריימייל.

קישור ביטול המנוי איננו תלוי מכל הוראות לביטול המנוי שניתנו מהשולח, ולמעשה הוא מאפשר להיפטר מהודעות לא רצויות בקלות רבה, שלעתים עדיפה על פני ניהולן. כאשר משתמשים בו, כפתור ביטול המנוי נותן לך גם את האפשרות למחוק את כל הדוא"ל הקודם מאותו שולח.

האפשרות השנייה, ניקוי לוח זמנים, מציעה כמה אפשרויות להטלת הודעות מאותו שולח שאולי נערמו לאורך זמן. הבחירה המועדפת עלי היא לשמור רק את ההודעה העדכנית ביותר מהשולח, ועשייה זו יוצרת כלל לאותה השפעה. כאשר מגיעה הודעה חדשה משולח זה, כל הישנה תימחק מתיבת הדואר הנכנס.

אתה בטח כבר יכול לדמיין את היתרונות של פיצ'ר זה למשהו כמו הודעות אימייל יומיות, שרק הדוא"ל האחרון רלוונטי עבורו.

רעיונות לתיקיות

כשאתה מנהל גרייייל, אני ממליץ ליצור כמה תיקיות עם שמות שניתן לזהות בקלות לסוגי דואר שאתה נוטה לקרוא - או שאולי "סריקה" היא המילה הנכונה - יותר מאחרים. כמה רעיונות כוללים:

• עדכוני בלוג
• דוא"ל אישור (התראות על תשלום אוטומטי וכו ')
• הכרזות על אירועים (מעקב אחר מקום, עדכוני אומן מוזיקלי וכו ')
• התראות תג / הודעה בפייסבוק
• התראות חדשות Google
• התראות לינקדאין / עדכוני עבודה
• עלוני מידע אישי (לתחביבים ואינטרסים)
• ידיעונים-מקצועיים (לפיתוח קריירה)
• קבלות
• אישור / מעקב למשלוח
• הודעות השבתה מתוזמנות
• נסיעות
• התראות בטוויטר

מצד שני, אם חשוב לך לראות את כל התראות תג הפייסבוק שלך, למשל, אל תסנן את ההודעות האלה! השאר אותו להגדיר לכוון לתיבת הדואר הנכנס שלך.

שמור על תיבת הדואר הנכנס שלך לעבוד כמו תיבת דואר נכנס

כל הרעיון שעומד מאחורי ניהול גרייייל הוא לשמור את ההודעות שאולי תרצה לראות לפעמים נפרדות מההודעות שאתה צריך לראות ברגע שהן מגיעות לתיבת הדואר הנכנס שלך. פעולה זו תמשיך לקרוא את העדכונים בשמחה מבלוגים, אתרים, מקורות חדשות, רשתות חברתיות ועוד, מבלי לפגוע ביכולתך להיות פרודוקטיבית ויעילה בשאר הזמן.

לקבלת דרכים נוספות לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך, ראה 11 טיפים לניהול דוא"ל, "5 סיבות שתיבת הדואר הנכנס שלך אינה רשימת המטלות שלך, " ו"איך להימנע מעומס על דוא"ל."